Die Eigenschaften eines Dokuments werden in seinen Dokumenteigenschaften gespeichert, z. B. Name, Datum, Zugehörigkeit zu Akten und Adressen sowie seine Einordnung in der Wissensdatenbank usw.
Dokumenteigenschaften öffnen
Das Fenster der Dokumenteigenschaften öffnet sich automatisch, wenn Sie ein neues Dokument anlegen. Sie können das Fenster aber auch später jederzeit öffnen, indem Sie
- in der Dokumentenliste einen Doppelklick auf einen Dokumentnamen ausführen, oder
- das gewünschte Dokument markieren und Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Erstellung" > Button Eigenschaften anklicken, oder
- oder im Kontextmenü der Dokumentliste auf "Dokumenteigenschaften" klicken
- das gewünschte Dokument markieren und die Tastenkombination [Strg]+[B] drücken.
Die Registerkarte "Eigenschaften"
Lassen Sie sich durch die vielen Eingabemöglichkeiten im Dokumenteigenschaften-Fenster nicht verunsichern. Es müssen auf der Registerkarte "Eigenschaften" nicht alle Felder gefüllt werden, um ein Dokument in WM Doku zu erfassen. Nur die Vergabe eines Suchbegriffs ist zwingend notwendig. Wenn Sie mit Winmacs oder Insomacs arbeiten, ordnen Sie ein Dokument sinnvollerweise auch einer Akte zu. Das erleichtert ein späteres Wiederfinden (Dokument suchen und finden).
Der Suchbegriff eines Dokuments ist eine Kurz-Beschreibung in möglichst wenigen Worten. Über diesen wird das Dokument identifiziert.
Hinter dem Suchbegriff befindet sich der
Button (Dokumentvorlage anwenden) für Dokumentvorlage.
Geben Sie in das Feld Datum/ Zeit das Datum/ die Uhrzeit ein, von dem das Dokument stammt. Bei Schriftsätzen bzw. Briefen empfiehlt es sich, nicht das Empfangsdatum einzusetzen, sondern das Datum, das im Dokument eingedruckt ist. Grund: Dokumente können auch nach dem Datum gesucht werden. Für Eingaben gelten die Regeln für Datumsfelder.
Das Feld erstellt zeigt unabänderlich das Datum an, an dem das Dokument in WM Doku eingefügt wurde.
Anstelle des Begriffs "Akte" kann fürs Feld "Akte" auch eine andere Bezeichnung, insbesondere "Adresse", verwendet werden. Die so zugeordneten Akten bzw. Adressen werden im Feld darunter aufgelistet. Diese Funktion kann folgendermaßen verwendet werden:
beim Einsatz von Winmacs oder Insomacs: Dann wird hier die Winmacs- oder Insomacs-Aktennummer eingetragen, indem Sie auf den Button (Lupe) klicken. Das Suchfenster des anderen Programms öffnet sich und Sie können dort den Suchbegriff der Akte bzw. Adresse auswählen.
Wenn nur WM Doku genutzt wird, kann direkt in WM Doku eine eigene Akten-Struktur aufgebaut werden. Der Klick auf den Button (Lupe) öffnet hier ein Fenster, in dem Sie diese Struktur, unabhängig von einem eventuellen anderen Programm, aufbauen können.
Benutzerrecht für Zurodnung von Dokument zu Akte erforderlich
Das Dokument kann nur dann Akten zugeordnet werden, wenn der anlegende Benutzer das entsprechende Benutzerrecht besitzt.
Der Button (Entfernen) löscht die Zuordnung der markierten Akte.
Unterakten oder Historienstruktur (wenn für die markierte Akte vorhanden)
Der
Button (Hinzufügen) öffnet ein Fenster "Unterakten zu
..." oder "Neue Strukturzuordnung zu ..."
Der Button (Entfernen) löscht die Zuordnung der markierten Unterakte bzw. Historienstruktur.
Tragen Sie ins Feld Aufbewahrt die Bezeichnung des Orts ein, an dem das Original-Papier aufbewahrt wird: Da es sich um ein Schlüsselfeld handelt, können Sie z. B. "K02" für Keller, Aktenschrank 2, "EG201" für Erdgeschoss, Zimmer 20, Schrank 1 oder ein anderes Kürzel hinterlegen.
Stellen Sie bei Art ein, ob das Dokument empfangen ("Eingang") oder ob es abgesendet wurde ("Ausgang").
Die Check-Box OCR erkennen ist nur von Bedeutung, wenn Sie das OCR-Modul installiert haben. Wenn die Check-Box "aktiviert" ist, wird das gesamte Dokument in die Volltextindizierung des OCR-Servers einbezogen, so dass es später bei einer entsprechenden Volltextsuche gefunden werden kann. Nicht sinnvoll ist die Markierung etwa bei handschriftlichen Notizen oder Texten mit Fotos, da hier eine Texterkennung nicht möglich ist.
Soll nur eine einzelne Seite nicht OCR-erkannt werden, markieren Sie diese Seite in der Seitensteuerung. Ob das Dokument bereits OCR-erfasst wurde, erkennen Sie im Fenster der Dokumenteigenschaften an einem grünen Haken hinter dieser Check-Box. Fehlt es, wurde das Dokument noch nicht vom OCR durchlaufen.
Vor- und Zurückblättern der Seitenanzeige im Hintergrund: Somit muss
das Dokumenteigenschafts-Fenster nicht geschlossen werden, um eine
andere Seite, z. B. das Titelblatt, aufzurufen.
Alternativ können
Sie auch die folgenden Tastenkombinationen verwenden:
[Strg]+[Bild nach oben] und [Strg]+[Bild nach
unten].
Der obere Button (Zoom) sorgt dafür, dass Sie die
komplette Seite sehen. Alternativ: Tastenkombination
[Strg]+[F6].
Der untere Button (Zoom)
zeigt das Dokument auf Seitenbreite an. Alternativ: Taste
[F6].
Die Registerkarte "Katalogisierung"
Der Oberbegriff sollte ein aussagekräftiger Name für mehrere oder viele gleichartige Dokumente sein. Pro Dokument kann nur ein Oberbegriff vergeben werden. Eine Struktur der Oberbegriffe sollte bereits vor dem produktiven Einsatz festgelegt werden, um eine durchdachte und einfach zu handhabende Anordnung zu gewährleisten.
Beispiele für Oberbegriffe: "Eingang Gerichtspost", "Ausgangspost Mandant", "Rechnung", ...
Katalogisierungen
kombinieren
Der Clou besteht in der kombinierten
Verwendung von Akte und
Oberbegriff.
Beispiel: Sie scannen die Beauftragungen von Mandanten in WM Doku ein. In den Dokumenteigenschaften weisen Sie jeder Beauftragung die zugehörige Winmacs-Aktennummer zu und in Oberbegriff tragen Sie "Beauftragung" ein. Wenn Sie nun die Dokumentenliste nach einer bestimmten Aktennummer filtern und zusätzlich noch nach dem Oberbegriff "Beauftragung", sehen Sie sofort alle Beauftragungen dieses Mandanten.
Anzeige des Oberergriffs im
Dokument-Hint
Lassen Sie sich den Oberbegriff im
Kurzhinweis anzeigen, der erscheint, wenn Sie das Dokument in der
Dokumentliste mit der Maus berühren: Menüband
"Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" >
Button Optionen > Registerkarte "Dokumentliste"
> Oberbegriff
"aktiviert".
Sie können jedem Dokument beliebig viele
Schlagworte zuordnen, z. B. "Familienrecht",
"Sorgerecht", "BGB § xx" oder ähnliches. Damit ist es möglich, Dokumente
später leichter zu finden.
Um einem Dokument Schlagworte zuzuordnen,
klicken Sie auf den Button Hinzu. Dadurch öffnet sich
das Suchfenster für Schlagworte.
Wählen Sie
dort ein passendes Wort aus, bestätigen Sie mit Button Ja,
diesen und wiederholen Sie den Vorgang ggf., um weitere
Schlagworte hinzuzufügen.
Um neue Schlagworte im Suchfenster
hinzuzufügen, damit sie für Dokumente ausgewählt werden können, öffnen
Sie das Schlagwort-Suchfenster über den Button Hinzu
und klicken anschließend auf den Button Neu.
Schlagworte mit
Zusätzen
Um Schlagworte, die immer alphabetisch
sortiert dargestellt werden, dennoch thematisch zu gruppieren, können
Sie den einzelnen Schlagworten Zusätze voranstellen, z. B.:
- Artikel – Focus
- Artikel – Spiegel
- Privat – Haus
- Privat – Rechnungen
Dadurch werden thematisch zusammengehörige Schlagworte direkt übereinander angezeigt und können leichter gefunden werden.
Anzeige des Oberergriffs im Dokument-Hint
Lassen Sie sich den Oberbegriff im Kurzhinweis anzeigen, der erscheint, wenn Sie das Dokument in der Dokumentliste mit der Maus berühren: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Dokumentliste" > Schlagworte "aktiviert".
Die Verwendung von Schlagworten und Oberbegriffen ist optional. Falls Sie den OCR-Server mit der Möglichkeit zur Volltextsuche verwenden, können Sie über diese Möglichkeit im Einzelfall meist noch schneller Dokumente finden.
Weitere Registerkarten
Die Inhalte der weiteren Registerkarten "Kommentar" und "Historie" sind identisch zu denen des Informationsfensters.
Button-Leiste
Starten Sie mit dem Button Scannen den Scan-Vorgang, bei dem die in den Scanner eingelegten Seiten digitalisiert und in WM Doku eingefügt werden.
Button Aufgaben: siehe Kapitel Aufgaben
Button Import: siehe Kapitel Seite importieren: Der Button fügt Seiten aus einer Bilddatei an das Ende des aktuellen Dokuments an.
Button Wissen: siehe Kapitel Zuordnung von Dokumenten zur Wissensdatenbank
Button Unterakten: siehe Kapitel Unterakten: Der Button ist nur aktiv, wenn diese Funktion in den globalen Programm-Optionen freigeschaltet ist.
Button Posteingang: siehe Kapitel Dokument in Posteingang legen
Button Passwort: siehe Kapitel Dokument schützen
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