Das Informationsfenster

Pfad: Menüband "Start" > Gruppe "Ansicht" > Button Informationen

Im Fenster "Informationen" werden nähere Angaben zum gerade in der Dokumentenliste ausgewählten Dokument angezeigt.

Es enthält weitere Informationen zum Dokument wie

• Aufgaben,
• Kommentare,
• Anmerkungen und die
• Dokumenthistorie. Die Button-Leiste ändert sich je nach angezeigter Registerkarte und passt sich daran an.

Eine eventuell vorhandene Zahl in Klammern hinter der Beschriftung der Registerkarte zeigt an, wie viele Einträge auf der jeweiligen Registerkarte vorhanden sind (in der Abbildung drei Einträge unter Registerkarte "Aufgaben"). Wenn bereits ein Kommentar vorhanden ist, wird ein Ausrufezeichen an die Beschriftung der Registerkarte "Kommentar" angefügt.

Standardmäßig wird dieses Fenster immer dann eingeblendet, wenn ein Dokument angezeigt wird, das Aufgaben, Kommentare oder Anmerkungen enthält (änderbar in den Anzeigeoptionen).

Darf sich das Informationsfenster nicht automatisch einblenden, erscheint ein Button (Info) rechts über der Dokumentvorschau, mit dem Sie das Informationsfenster öffnen können.

Die Registerkarte "Aufgaben"

Eine Übersicht über alle Aufgaben zum Dokument finden Sie im Informationsfenster auf der ersten Registerkarte "Aufgaben".

In der obersten Zeile dieser Registerkarte werden Details zu der in der Liste markierten Aufgabe angezeigt. Dazu gehören die Information, an wen die Aufgabe gerichtet ist, bis wann sie ggf. zu erledigen ist, ob eine automatische Rückmeldung an den Aufgabensteller erfolgen soll sowie die Möglichkeit, die ausführliche Aufgabenbeschreibung über den Button Details anzuzeigen.

Im Übrigen ist den Aufgaben ist ein eigenes Kapitel gewidmet, dem Sie weitergehende Erläuterung entnehmen können.

Ansicht des Fensters bei gemeinsamer Jobverwaltung mit Winmacs/ Insomacs

Wenn Sie die gemeinsame Jobverwaltung mit Winmacs/ Insomacs verwenden (Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Global (System)" > Unterregisterkarte "Aufgaben" > DDE-Partner verwalten) und auf einem Eintrag der Dokumentenliste mit dem Mauszeiger stehen, werden Ihnen ggf. vorhandene externe Jobs aus Winmacs und/ oder Insomacs automatisch im Informationsfenster auf der Registerkarte "Aufgaben" angezeigt.

In der reduzierten Button-Leiste können Sie einen Job mit dem Button Neu erstellen und bereits vorhandene Aufgaben bearbeiten (Button Bearbeiten).

Es öffnet sich Winmacs bzw. Insomacs, inklusive dem zum Programm gehörigen Job-Fenster. Wenn Sie in diesem den neuen bzw. den bearbeiteten Job durch den Button EXIT gespeichert haben, bekommen Sie diesen nach dem Aktualisieren (Button Aktualisieren) des Informationsfensters auch in WM Doku angezeigt.

Oder: Nach dem Speichern des Jobs klicken Sie irgendwo in die Dokumentenliste und kehren auf das gerade verwaltete Dokument zurück. Das Informationsfenster öffnet sich erneut in aktualisiertem Zustand.

Die Registerkarte "Kommentar"

Auf der Registerkarte "Kommentar" des Informationsfensters wird der ggf. vorhandene Inhalt der gleichnamigen Registerkarte des Dokumenteigenschaften-Fensters angezeigt. Wenn ein Kommentar vorhanden ist, wird nach dem Speichern mit dem EXIT-Button hinter der Reiter-Beschriftung ein "(!)" angefügt.

Die Text-Eingabe und -Bearbeitung des Kommentars ist in beiden Fenstern möglich. WM Doku setzt der Länge eines Kommentars keine Grenzen. Sinnvollerweise bezieht er sich auf das komplette Dokument.

Der Button Entfernen löscht den eingegebenen Kommentar komplett.

Automatische Anzeige des Informatonsfensters bei Kommentaren
Stellen Sie ein, dass sich beim Anzeigen eines Dokuments automatisch das Informationsfenster öffnet, wenn ein Kommentar vorhanden ist: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Registerkarte "Anzeige" > wenn Kommentar vorhanden ist "aktiviert".

Die Registerkarte "Anmerkungen" mit Sprungliste

Eine Anmerkung entspricht einem virtuellen Haftnotizzettel. Es lassen sich in WM Doku Passagen zielgerichtet kommentieren.

Die Registerkarte "Anmerkungen" im Informationsfenster zeigt alle Anmerkungen des aktuellen Dokuments in einer Liste an. Jede Anmerkung wird in einer eigenen Zeile dargestellt und mit der Hintergrundfarbe angezeigt, mit der sie erstellt wurde. Davor steht die Seitenzahl, auf der sich die Anmerkung befindet. Ist dort auch eine Seite als Icon zu sehen und das Wort Seite zu einem S abgekürzt , bedeutet dies, dass diese Seite gerade angezeigt wird.

Das Praktische an den Anmerkungen im Informationsfenster ist, dass sie auch als Sprungmarken dienen. Ein Doppelklick auf eine Zeile ruft direkt die dazugehörige Seite im Ansichtsbereich auf. So können Sie schnell zu wichtigen Stellen innerhalb des Dokuments navigieren.

Automatische Anzeige des Informatonsfensters bei Anmerkungen
Stellen Sie ein, dass sich beim Anzeigen eines Dokuments automatisch das Informationsfenster öffnet, wenn eine Amerkungvorhanden ist: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Registerkarte "Anzeige" > wenn Anemerkungen vorhanden sind "aktiviert".

Der Button Entfernen löscht eine in der Liste markierte Anmerkung.

Der Button alle Anmerkungen listet alle Anmerkungen auf, nicht nur die des aktuellen Dokuments, sondern die aller Dokumente, die sich aktuell in der Dokumentauswahl befinden, unabhängig davon, ob Sie sich dort gerade auf den Registerkarten "Posteingang", "Aufgaben" o. ä. befinden.

Der Button Export öffnet den Windows-Explorer. Wählen Sie das Verzeichnis aus, in das eine CSV-Datei mit den Daten der aufgelisteten Anmerkungen gespeichert werden soll. WM Doku bietet Ihnen anschließend das Öffnen dieser Datei in Microsoft Excel an.

Um alle Anmerkungen im Dokument auszublenden, klicken Sie auf den Button Informationen im Menüband "Start" > Gruppe "Ansicht".

Die Registerkarte "Historie"

Auf der Registerkarte "Historie" im Informationsfenster können Sie den Überblick behalten, wann das Dokument angelegt und bearbeitet wurde. Gelistet sind wichtige Ereignisse, um den Workflow nachvollziehen zu können. Sie können diese Übersicht direkt öffnen, indem Sie in der Dokumentenliste einen Dokument-Eintrag mit der rechten Maustaste an und rufen dann im Kontextmenü den Befehl "Dokument-Historie" auf.

Die Einträge werden automatisch erstellt, z. B., wann und von wem das Dokument in ein Postfach gelegt wird. Sie können jedoch auch beliebige Einträge manuell hinzufügen, indem Sie auf den Button Neu klicken. Eine Änderung von Einträgen in der Historie ist nicht möglich.

Mit dem Button Neu können Sie zusätzlich zu den automatischen Einträgen eigene Einträge erstellen.

Der Button Entfernen entfernt den Eintrag aus der Historie, wenn Sie das nötige Löschrecht in RAG User zugewiesen bekommen haben.