Dokument Bearbeitung

Aus der Gruppe "Dokument Bearbeitung" können Sie auf die wichtigsten Funktionen zur Bearbeitung von Dokumenten zugreifen:

Aus der Gruppe “Dokument Bearbeitung” können Sie auf die wichtigsten Funktionen zur Bearbeitung von Dokumenten zugreifen:

• Neue Anmerkung
• Stempeln
• Markieren
• Schwärzen

Wenn Sie den Button Verschieben betätigen, können Anmerkungen, Stempel, Markierungen und eigene Schwärzungen verschoben werden. Sind diese korrekt positioniert, bewirkt ein weiterer Klick auf den Button, dass sie nicht mehr frei beweglich sind. Nach erneuter Betätigung des Buttons lassen sich die verschobenen Objekte wieder bewegen. Zudem können die Objekte in ihrer Größe verändert werden.

Neue Anmerkung

Pfad: Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Bearbeitung" > Button Neue Anmerkung

Alternativ: Tastenkombination [Strg]+[A] oder Kontextmenü des Ansichtsbereichs > "Neue Anmerkung"

"Kleben" Sie in WM Doku elektronische Haftnotizzettel in verschiedenen Farben auf die Dokumente. Bedienen Sie sich dazu des Button Neue Anmerkung.

Es erscheint ein gelber Kasten, in dem die Eingabemarke blinkt. Geben Sie hier Ihre Anmerkung ein.

Wenn Sie nun später mit der Maus auf eine Anmerkung zeigen, erscheint ein kleines, gelbes Hinweisfenster als "Quickinfo", in dem das Benutzerkürzel des Erstellers und das Erstellungsdatum anzeigt werden:

Anmerkungen als Sprungmarken benutzen
Anmerkungen dienen auch als Sprungmarken zu den markierten Textstellen, funktionieren ähnlich wie Internet-Links. Im Informationsfenster, das alle Anmerkungen des Dokuments aufgelistet, kann man mittels Doppelklicks schnell zu den Anmerkungen des angezeigten Dokuments navigieren. Ausführlicher im Kapitel Informationsfenster: Anmerkungen.

Anmerkungen ein- und ausblenden

Zur besseren Übersichtlichkeit kann es sinnvoll sein, Anmerkungen zeitweise auszublenden. Dies geschieht durch einen einfachen Klick auf den Button Anmerkungen im Menüband "Start" > Gruppe "Ansicht". Ein erneuter Klick blendet alle Anmerkungen wieder ein. Ob die Anmerkungen auch auf einem Ausdruck erscheinen sollen, regeln Sie im Druck-Dialog.

Verändern der Größe/ Position

Sowohl die Position einer Anmerkung als auch ihre Größe können Sie verändern, indem Sie den Verschieben-Modus einschalten. Dies kann auf zwei Weisen geschehen:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Anmerkung und wählen Sie im Kontextmenü "Anmerkung verschieben" aus.

• Aktivieren Sie den Verschieben-Modus, indem Sie auf dem Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Bearbeitung" auf Button Verschieben klicken. Solange das Verschieben-Symbol gedrückt dargestellt wird, können Sie die Position der Anmerkung mit der Maus ändern, indem Sie hineinklicken und sie bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle ziehen. Zusätzlich lässt sich die Größe anpassen, indem Sie mit der Maus an den rechten oder unteren Rand fahren und die Ränder bei gedrückter Maustaste neu festlegen.

Farbe anpassen

Ein Rechtsklick auf die markierte Anmerkung öffnet ein Kontextmenü. Wählen Sie unter "Farbe" die gewünschte aus. Es steht "Gelb", "Rot", "Grün" oder "Blau" zur Verfügung.

Voreinstellung für Anmerkungsfarbe
Standardmäßig werden Anmerkungen in gelb angelegt. Wenn Sie von vornherein eine andere Farbe verwenden möchten, können Sie die Vorgabe auf dem Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Programm" ändern.

Schriftgröße anpassen

Die Schriftgröße für den Anmerkungstext kann in vier Stufen eingestellt werden. Öffnen Sie dazu das Kontextmenü mit einem Rechtsklick auf die Anmerkung und wählen dort "Schriftgröße" aus.

Voreinstellung der Textgröße für Anmerkungen
Standardmäßig werden Anmerkungen in der Textgröße "Normal" angelegt. Wenn Sie von vornherein eine andere Schriftgröße verwenden möchten, können Sie die Vorgabe auf dem Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Programm" ändern.

Textinhalt ändern

Ein erstellter Anmerkungstext lässt sich später nach einem Doppelklick in die Anmerkung editieren. Alternativ können Sie auch auf der Anmerkung einen Rechtsklick ausführen und im Kontextmenü den Befehl "Anmerkungstext bearbeiten" aufrufen.

Text kopieren oder einfügen

Um den erfassten Text auch in einem anderen Windows-Programm zu nutzen, kopieren Sie ihn über das Kontextmenü, Befehl "Anmerkungstext kopieren" in die Zwischenablage. Um einen Text aus der Zwischenablage in eine Anmerkung einzufügen, wählen Sie im Kontextmenü "Anmerkungstext einfügen" aus.

Anmerkung löschen

Um eine Markierung zu löschen, öffnen Sie das Kontextmenü über der Markierung mit einem Klick auf die rechte Maustaste und wählen "Anmerkung löschen". Falls Sie möchten, dass vor dem Löschen eine Sicherheitsabfrage bestätigt werden muss, aktivieren Sie diese Option in den globalen Programmeinstellungen.

Standardgröße festlegen

Sie können für zukünftige Anmerkungen die Standard-Höhe und -Breite festlegen. Dazu weisen Sie einer bereits vorhandenen Anmerkung die passende Größe zu. Öffnen Sie dann das Kontextmenü über dieser Anmerkung mit einem Klick auf die rechte Maustaste und wählen "Standardgröße festlegen". Wenn Sie nun zukünftig eine neue Anmerkung einfügen, wird diese mit der definierten Höhe und Breite dargestellt.

Stempeln

In WM Doku können Sie Dokumente mit einem Stempel versehen, z. B. mit dem Aufdruck "Neue Fassung", "Vertraulich" oder "Entwurf". Sie können beliebig viele Stempel auf beliebige Stellen der Dokumentseiten platzieren und problemlos wieder entfernen.

Stempel erstmalig anlegen

Ein Stempel muss vor dem ersten Einsatz angelegt werden: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Vorlagen" > Button Stempelvorlagen.

Stempel im Dokument anbringen

Zum Setzen eines Stempels stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Einmaliges Stempeln per Kontextmenü:
  Klicken Sie im Anzeigenbereich des Dokuments auf die rechte Maustaste und wählen im Kontextmenü den Befehl "Stempel setzen". Im Untermenü werden die vier zuletzt verwendeten Stempel zur schnellen Auswahl angeboten. Ist der gewünschte Stempel nicht darunter, klicken Sie im Untermenü auf den untersten Eintrag "weitere ...". Dadurch öffnet sich das Stempel-Suchfenster, in dem aus allen angelegten Stempeln einer gewählt werden kann.

• Mehrmaliges Stempeln per Stempelmodus in verschiedenen Dokumenten:
  Um den gleichen Stempel mehrfach und schnell zu setzen, können Sie den Stempelmodus verwenden. Wenn der Stempelmodus durch das Drücken des Button Stempeln auf dem Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Erstellung" eingeschaltet wird, verändert sich der Mauszeiger in einen Stempel. Es genügt ein Klick an eine Stelle im angezeigten Dokument, um den definierten Stempel anzubringen. Dieser Schritt kann so lange wiederholt werden, bis der Stempelmodus durch einen erneuten Klick auf den Button ausgeschaltet wird.
  Rechts des Buttons befindet sich ein winziger Pfeil. Klicken Sie auf diesen, können Sie die Auswahl des Stempels ändern. Auch beim ersten Öffnen des Stempelmodus werden Sie automatisch gefragt, welcher Stempel verwendet werden soll.

Der Stempel erscheint als ein über das Dokument gelegtes Bild. Sie können den Stempel mit gedrückter Maustaste an eine andere Position verschieben.

Stempel bearbeiten

Um das Stempel-Bild nachträglich mit der Maus verschieben zu können, muss der Stempel-Modus abgeschaltet und der Verschieben-Modus aktiviert werden:

• Klicken Sie dazu entweder mit der rechten Maustaste auf den Stempel und wählen Sie im Kontextmenü "Stempel verschieben" aus.

• Oder aktivieren Sie den Verschieben-Modus, indem Sie im Menüband auf den Reiter "Start" > Gruppe "Dokument Bearbeitung" > Button Verschieben klicken.

Um einen Stempelabdruck zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen im Kontextmenü "Stempel löschen".

Um zu sehen, wer den Stempel wann angebracht hat, positionieren Sie den Mauszeiger über dem Stempel, bis ein Pop-up mit Benutzername und Datum angezeigt wird.

Anwenderrechte für Stempel möglich
Falls Sie einen Stempel nicht einfügen oder löschen können, wurden Anwenderrechte vergeben, welche die Verwendung des Stempels verhindern.

Markieren von Ausschnitten

Pfad: Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Bearbeitung" > Button Markieren

Alternativ: Kontextmenü des Ansichtsbereichs > "Markieren"

Ähnlich zu einem Textmarker auf Papier lassen sich in WM Doku wichtige Textstellen farbig unterlegen (markieren). Klicken Sie auf Button Markieren.

Markierung setzen

Der Mauszeiger verwandelt sich in die breite Spitze eines Textmarkers. Bewegen Sie diese bei gedrückter Maustaste über den zu markierenden Bereich. Beim Loslassen der Maustaste wird der Bereich farbig unterlegt.

"Ausschnitte markieren" bleibt so lange aktiv, bis Sie die Funktion erneut anwählen oder die Taste [Esc] drücken. Den aktuellen Status erkennen Sie am Mauszeiger oder am Button im Menüband: Solange sie gedrückt erscheint, ist die Funktion "Markieren" noch aktiv.

Nachträgliches Verändern der Größe/ Position

Sie können sowohl die Position der Markierung als auch ihre Größe nachträglich verändern, indem Sie den Verschieben-Modus einschalten. Klicken Sie dazu im Menüband auf Button Verschieben. Solange dieses Symbol eingedrückt erscheint, können Sie mit der Maus

• die Position verändern (hineinklicken und mit gedrückter Maustaste an die neue Stelle ziehen)
• die Größe anpassen (mit der Maus an den rechten oder unteren Rand fahren und mit gedrückter Maustaste die Ränder neu bestimmen)

Farbe anpassen

Ein Rechtsklick mit der Maus auf den markierten Ausschnitt öffnet ein Kontextmenü. Wählen Sie unter "Farbe" die gewünschte aus.

Schwärzen ist eigene Funktion
Wenn Sie einen Bereich mit schwarzer Farbe markieren möchten, um ihn unleserlich zu machen, dann verwenden Sie die Funktion “Schwärzen”.

Begründung erfassen

Sie können einen kurzen, einzeiligen Kommentar verfassen, z. B. weshalb Sie diese Stelle markieren. Die Begründung wird als Quickinfo angezeigt, wenn der Betrachter mit dem Mauszeiger auf dem Ausschnitt verweilt.

Um eine Begründung hinzuzufügen, öffnen Sie das Kontextmenü über der Markierung mit einem Klick auf die rechte Maustaste und wählen "Begründung".

Markierung löschen

Um eine Markierung zu löschen, öffnen Sie das Kontextmenü über der Markierung mit einem Klick auf die rechte Maustaste und wählen "Markierung löschen".

Schwärzen

In WM Doku lassen sich Namen oder andere Passagen eines eingescannten Dokuments leicht schwärzen. Sie können dann, analog der Vorgehensweise beim Markieren, einen Bereich per gedrückter Maustaste markieren, der mit einer schwarzen Farbe überdeckt wird.

Sie können die Funktion auf verschiedene Weisen aufrufen:

• über das Kontextmenü (rechter Mausklick auf die Vorschau des Dokuments) und den Befehl "Schwärzen".
• über Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Bearbeitung" > Button Schwärzen.

Das Verschieben oder Entfernen einer Schwärzung erfolgt wie beim Markieren: Öffnen Sie über der Schwärzung das Kontextmenü mit einem Klick auf die rechte Maustaste und wählen den entsprechenden Befehl aus.

Schwärzungen bei Export und Druck aktiv
Schwärzungen werden generell bei jedem Ausdruck oder Export berücksichtigt.

Grundsätzlich gilt, dass der Superadmin Anmerkungen, Stempel und Markierungen von anderen Benutzern löschen kann. Schwärzungen kann nur die Person verschieben und entfernen, die sie vorgenommen hat.