In der Gruppe "Verwaltung" erreichen Sie folgende Funktionen:
Die Anwenderrechte
Pfad: Menüband "Service" > Gruppe "Verwaltung" > Button Anwenderrechte
Hier können bestimmte Berechtigungen festgelegt werden, zusätzlich zu den Benutzerrechten.
Für folgende Bereiche können Berechtigungen gesetzt werden:
- Posteingang: verhindert die Einsichtnahme in bestimmte fremde Posteingänge.
- Stempel: verhindert das Verwenden bestimmter Stempel.
Das Vorgehen für die jeweilige Berechtigungsvergabe ist identisch:
1. Markieren Sie zuerst auf der linken Fensterseite den Bereich, den Sie bearbeiten wollen: "Posteingang" oder "Stempel".
2. Nehmen Sie dann die gewünschten Einstellungen im rechten Bereich
vor:
Definieren Sie zunächst oben den
Posteingang /
Stempel, für den Sie Einstellungen treffen
möchten.
Der Button (Lupe) öffnet das Fenster
"Benutzer auswählen" bzw. "Suche StempelVorlagen".
Mit dem
Button Ja, dieser wählen Sie aus der Liste den
gesuchten Posteingang bzw. Stempel aus; mit dem Button
Abbruch beenden Sie den Vorgang ohne Auswahl.
3. In den Bereich "Sichtbar für" / "Darf verwendet werden von" müssen nun die berechtigten Benutzer eingewählt werden.
Hierzu dienen die Buttons unterhalb des Listenbereichs.
Der Button (Benutzer auswählen, die den Posteingang sehen
dürfen) öffnet das Fenster "Benutzer auswählen". Wählen Sie
mittels Check-Boxen einen oder mehrere der gelisteten Benutzer aus.
Bestätigen Sie ihre Wahl mit dem Button Ja, dieser.
Der Button (ausgewählten Benutzer aus Liste entfernen)
entfernt den markierten Benutzer aus der Liste der Berechtigten.
Der Button (Alle Posteingangszuordnungen als CSV-Datei
exportieren) exportiert die Zuordnungen von Posteingängen und
Stempelrechten als csv.-Datei. Es öffnet sich der Windows-Explorer. Sie
können den vorgeschlagenen Dateinamen und den Speicherort der csv.-Datei
ggf. verändern. Die exportierte Liste soll bei sehr umfangreichen
Zuordnungen von Posteingängen bzw. Stempelrechten für einen Überblick
sorgen.
Rechtevergabe auf Kosten
anderer Nutzer
Sobald der erste Benutzer berechtigt
ist, einen Posteingang einzusehen oder Stempel zu setzen, verlieren die
übrigen Nutzer automatisch den Zugriff auf die jeweilige Anwendung,
sofern sie ebenfalls keine entsprechende Berechtigung erhalten.
Eine Zugangssperre setzen
Die Zugangssperre verhindert eine Anmeldung von Benutzern an WM Doku, wenn z. B. wichtige Arbeiten im Programm den exklusiven Zugang zur Datenbank erfordern. Der Benutzer, der sich während der Sperrzeit anmelden möchte, erhält einen Hinweis auf die Sperre, und wer sie gesetzt hat.
Sie setzen eine Sperre und heben diese auf über Menüband "Service" > Gruppe "Verwaltung" > Button Zugangssperre setzen bzw. Button Zugangssperre aufheben.
Nur ein Benutzer mit Super-Administrator-Rechten, die in der Benutzerverwaltung RAG User hinterlegt werden, kann eine Zugangssperre zu WM Doku einrichten, aufheben und sich trotz einer Sperre anmelden. Dies ist z. B. auch deshalb erforderlich, um nach einem Rechnerabsturz wieder in das System zu kommen.
OLE-Dokumente überprüfen
Pfad: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Verwaltung" > "OLE-Dokumente überprüfen"
Hier kontrollieren Sie, ob die Verknüpfung zu allen eingebundenen OLE-Dokumente noch korrekt sind. Alle nicht korrekten Verknüpfungen werden aufgelistet. Diese Funktion können nur Benutzer mit Super-Administrator-Rechten, die in der Benutzerverwaltung RAG User hinterlegt werden, nutzen.
Der Button Überprüfen startet den Vorgang. Alle OLE-Objekte, die nicht mehr richtig verknüpft sind, werden aufgelistet.
Um eine Verknüpfung zu korrigieren, markieren Sie das entsprechende OLE-Dokument in der Liste und klicken auf den Button Datei ändern. Geben Sie dann in das Eingabefeld Datei den korrekten bzw. neuen Pfad und Dateinamen ein. Klicken Sie dazu auf den Button (Lupe) dahinter, und wählen Sie die Eingaben per Maus aus.
Wenn fehlerhafte Verknüpfungen auf einem verschobenen Ordner beruhen, lässt sich dieses Verzeichnis nach Betätigung des Button Verz. ändern leicht ändern. Geben Sie das Alte Verzeichnis und Neues Verzeichnis ein. Nach einem Klick auf den Button Speichern werden sämtliche OLE-Objekte mit dem alten Pfad in den neuen Pfad umgeändert.
Mit dem Button OK übernehmen Sie die Änderungen.
Der Button Abbruch verwirft die Änderungen.
OLE Datei-Mover
Diese Funktion sieht nur der Systemadministrator und sollte nur in Rücksprache mit dem Support von Septeo bedient werden, wenn keine anderen Benutzer aktiv sind – und eine Datensicherung zuvor vorgenommen wurde.
Verknüpfung mit