Die Zusammenarbeit von WM Doku mit anderen Programmen

WM Doku arbeitet eng mit Winmacs, Insomacs und WM Voice zusammen. Notwendig ist insbesondere die Benutzerverwaltung, in der auch für WM Doku wichtige Einstellungen getroffen werden.

Die Benutzerverwaltung

Die Zugriffsberechtigungen und Benutzerrechte zu WM Doku werden im Wesentlichen in RAG User verwaltet, dem separaten Programm zur Benutzerverwaltung für WM Doku, Winmacs, Insomacs und WM Voice, u. a. Für jeden, der sich in WM Doku anmelden kann und mit WM Doku arbeitet, muss in RAG User ein Benutzerprofil angelegt werden. WM Doku, Winmacs, Insomacs und WM Voice greifen auf diese Einstellungen zu.

Wie Sie in der Benutzerverwaltung Benutzer oder Benutzergruppen anlegen, löschen und Ihnen Rechte zuweisen können, entnehmen Sie bitte der Dokumentation von RAG User.

Jeder Nutzer von WM Doku muss also in RAG User registriert sein. Neben Login-Kürzel und Passwort wird dort in den Benutzerrechten festgelegt, welche Befugnisse jeder Nutzer besitzt. Eine Beschreibung der Benutzerrechte für WM Doku finden Sie im folgenden Kapitel. Die genaue Beschreibung der anderen Punkte entnehmen Sie bitte der Hilfe zur Benutzerverwaltung.

Benutzerrechte

Die Verwaltung der Benutzerrechte von WM Doku ist ausgegliedert in das separate Programm der Benutzerverwaltung, RAG User. Dort müssen Sie jedem WM-Doku-Nutzer die ihm zustehenden Rechte erteilen.

Rufen Sie die Benutzerverwaltung und dort den Benutzer auf. Wechseln Sie zur Registerkarte "Rechte" und stellen Sie als Produkt "WM Doku" ein. Die allgemeinen Regeln zur Bedienung dieser Seite lesen Sie bitte in der Benutzerverwaltung nach. Die Einträge (= Registerkarte "Rechte") bedeuten folgendes:

Allgemein

  • "Arbeiten mit WM Doku": ist notwendig, um WM Doku überhaupt starten und öffnen zu können. Wenn dieses Recht nicht gewährt wird, schlägt eine Anmeldung zu WM Doku fehl.
  • "Archivieren": Recht zum Archivieren von Dokumenten auf Jukebox
  • "Scannen": Recht zum Scannen von Dokumenten (vgl. u. a. Kapitel Seite(n) scannen)
  • "Unteraktenbaum ändern": Recht zum Bearbeiten der Baumstruktur einer Unterakte (Struktur von Unterakten definieren)
  • "Unteraktenvorlage ändern": Recht zum Bearbeiten der Baumstruktur in einer Unterakten-Vorlage (Struktur von Unterakten definieren)
  • "Wissensdatenbank ändern": Recht zum Bearbeiten der Baumstruktur der Wissensdatenbank
  • "Wissensdatenbank öffnen/ Dokumente zuordnen": Recht zum Aufrufen der Wissensdatenbank und zum Zuordnen von Dokumenten zur Wissensdatenbank

OCR-Server

  • "OCR-Server administrieren": Recht zum Aufrufen des OCR-Server-Protokolls und -Statusberichts über Menüband "Service" > Gruppe "OCR-Server" > Button Protokoll

Posteingang

  • "Allgem. Posteingang Dokumente direkt bearbeiten": Recht zum direkten Bearbeiten der Dokumenteigenschaften im Posteingang
  • "Allgemeinen Posteingang anzeigen": Darf der Nutzer neben seinem eigenen Posteingang auch den allgemeinen Posteingangskorb einsehen?
  • "Allgemeinen Posteingang bereinigen": Recht, den allgemeinen Posteingang um gelesene Dokumente zu bereinigen
  • "Posteingang anderer Benutzer anzeigen": Dürfen neben dem eigenen Posteingang auch die individuellen Posteingänge der anderen Nutzern eingesehen werden?
  • "Posteingang anderer Benutzer bereinigen": Dürfen neben dem eigenen Posteingang auch die individuellen Posteingänge der anderen Nutzern bereinigt werden?

Verwendbarkeit eines neuen Rechts
Vor der Zuweisung des Rechts muss die aktuelle Programm-Version mindestens einmal gelaufen sein, da nur so das neue Recht in die Datenbank eingetragen wird, um es in der Benutzerverwaltung zuweisen zu können.

Sicherheit

  • "Akten/ Unterakten von Dokumenten ändern": Recht zum Ändern der Zuordnung eines Dokuments zu Akten oder Unterakten (vgl. Dokumenteigenschaften)
  • "Aktive Benutzer freigeben": Das Freigeben von Benutzern, z. B. nach einem Systemabsturz zum erneuten Anmelden, ist nur mit diesem Benutzerrecht möglich (vgl. Aktive Benutzer und Nachrichten)
  • "Dokumente/ Seiten löschen": Recht zum Löschen eines Dokuments oder von Seiten daraus
  • "Dokumente mit Passwort schützen": Recht zur Vergabe eines Passwortes für einzelne Dokumente, um sie vor unberechtigtem Zugriff zu schützen (Dokument schützen)
  • "Globale Optionen bearbeiten": Recht zum Einsehen und Bearbeiten der globalen, systemweiten Programm-Optionen (Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Global (System)")
  • "Optionen bearbeiten": Recht zum Bearbeiten des Menübands "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen
  • "Stempelvorlagen bearbeiten": Recht zum Bearbeiten der Stempelvorlagen
  • "Wissensdatenbank mit Passwort: Recht zur Vergabe eines Passwortes für einen Zweig in der Wissensdatenbank

Existenz von Anwenderrechten
Weitere Benutzerrechte können in der Form von Anwenderrechte in WM Doku vergeben werden.

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