Im Wissensdatenbank-Fenster können Dokumente direkt in der Wissensdatenbank gesucht werden. Auch die Zweige der Wissensdatenbank selbst werden hier definiert.
Benutzerrecht für Bearbeitung
der Wissensdatenbank-Struktur erforderlich
Die
Struktur der Wissensdatenbank kann nur von solchen Benutzern bearbeitet
werden, denen das entsprechende Benutzerrecht
zugewiesen wurde.
Mit den Buttons bearbeiten Sie die Zweige der Wissensdatenbank:
Button (Zweig hinzufügen)
Markieren Sie im Wissensdatenbank-Fenster einen Zweig und klicken auf den Button Eintrag hinzufügen – oder klicken Sie auf einen Zweig und öffnen per Rechtsklick das Kontextmenü, dort "Neuer Eintrag".
Wählen Sie die Art des Zweigs aus, den Sie erstellen wollen:
- auf gleicher Ebene
- einen Untereintrag zum markierten Zweig
Geben Sie in Name den neuen Begriff für einen Zweig ein und bestätigen Sie mit dem Button OK.
Wollen Sie einen bestehenden Zweig umbenennen, verwenden Sie den
Button (Zweig bearbeiten), und geben Sie den neuen Text
ein – oder klicken Sie auf diesen Zweig und öffnen per Rechtsklick das
Kontextmenü und wählen dort "Eintrag bearbeiten".
Durch die Namensänderung eines Zweigs bleiben die Zuordnungen der Dokumente zu diesem Zweig selbstverständlich unberührt.
Mit dem
Button (Zweig entfernen) löschen Sie einen Zweig aus
der Wissensdatenbank – oder klicken Sie auf diesen Zweig und öffnen per
Rechtsklick das Kontextmenü und wählen dort "Eintrag
löschen".
Beim Löschen eines Zweigs werden auch alle zugehörigen Unterzweige gelöscht. Damit gehen die bei den Dokumenten hinterlegten Verknüpfungen zu diesem Wissensdatenbank-Zweig verloren, nicht jedoch die Dokumente selbst.
Altaktenlöschung zur
DSGVO-Umsetzung
Wenn Sie Altakten löschen wollen, um
der Datenschutzgrundverordnung genüge zu leisten, verwenden Sie die
entsprechenden Vorrichtungen in Winmacs: Hauptfenster-Menüband
"Service" > Gruppe "Altdaten" > Button
Altakten löschen. Natürlich müssen Sie über die
entsprechenden Rechte für die Durchführung der Maßnahme über RAG User
erhalten haben.
Button (Eintrag mit Passwort schützen): Jeder Zweig der
Wissensdatenbank und somit alle diesem zugeordneten Dokumente können
gegen unbefugtes Betrachten geschützt werden. Sie öffnen das
nachfolgende Fenster, indem Sie den zu schützenden Zweig markieren und
auf den Button (Schloss) klicken. Verwenden Sie
alternativ im Kontextmenü die Option "Eintrag mit Passwort
schützen".
Der Aufbau dieses Fensters ist dem Passwortschutz in den Dokumenteigenschaften sehr ähnlich (Dokumenteigenschaften: Dokument schützen). Die Optionen hier noch einmal in Kürze:
Wählen Sie eines der Optionsfelder unter Dokumentschutz im Wissensknoten festlegen:
"Kein Schutz (für alle sichtbar)": In dieser Standardeinstellung ist der gewählte Zweig der Wissensdatenbank nebst den enthaltenen Zweigen für alle sichtbar.
"mit Passwort schützen": Der Zweig einschließlich seiner Unterzweige kann nur geöffnet werden, wenn das korrekte Passwort eingegeben wird. Damit die im definierten Zweig enthaltenen Dokumente umfassend geschützt werden, ist zu ihrer Anzeige immer das Passwort einzugeben, selbst wenn das Dokument z. B. aus der allgemeinen Auswahl heraus oder aus dem Posteingang aufgerufen wird.
"nur für diesen Benutzer sichtbar": Der Zweig und seine Unterzweige sind ausschließlich für den hier eingestellten Benutzer sichtbar. Allen anderen Benutzern bleibt er verborgen.
Auch die darin enthaltenen Dokumente sind für alle anderen Benutzer in anderen Ansichten, z. B. allg. Auswahl und Posteingang, nicht sichtbar. Ein Super-Administrator, angelegt in der Benutzerverwaltung RAG User, kann der Zweig zwar sehen, ihn aber nicht öffnen. Das Gleiche gilt für das darin enthaltene Dokument in anderen Ansichten."nur für diese Benutzergruppe sichtbar": Nur die Mitglieder der angegebenen Benutzergruppe aus der Benutzerverwaltung RAG User sehen den Zweig.
Die Zweige der Wissensdatenbank lassen sich mit dem
Button (Wissensdatenbank drucken) so ausdrucken, wie
Sie im Wissensdatenbank-Fenster erscheinen. Wählen Sie im Dialogfeld
"Drucken", ob alle Zweige (Alles) ausgedruckt
werden sollen, oder nur der gerade markierte samt Untereinträge
(Markierung).
Vorm Drucken an den Umfang des
Ausdrucks denken
Bei einer großen Wissensdatenbank
und der Option Alles kann der Ausdruck sehr
lang werden.
Wenn Sie die Struktur Ihrer Wissensdatenbank nachträglich ändern möchten, können Sie die Zweige in der Wissensdatenbank per Drag-and-drop verschieben. Dazu muss mit dem Button (Drag-and-drop-Modus/ Einträge verschieben) in den Drag-and-drop-Modus umgeschaltet werden. Sie erkennen den eingeschalteten Drag-and-drop-Modus an der rötlichen Hinterlegung des Wissensdatenbank-Fensters.
Um einen Zweig zu verschieben, halten Sie die linke Maustaste auf seinem Namen gedrückt, schieben den Zweig an seine neue Position, d. h. auf den neuen übergeordneten Zweig, und lassen dort die Maustaste wieder los.
Verschieben von Zweigen auf die
erste Ebene
Um einen Zweig auf die erste Ebene zu
verschieben, ziehen Sie ihn unter den letzten Eintrag auf eine freie
Fläche in der Wissensdatenbank.
Leere Dokumentliste beim
Drag-and-drop-Modus
Solange der Drag-and-drop-Modus
eingeschaltet ist, zeigt die Dokumentenliste keine Einträge.
Wenn der Button (Anzahl der Dokumente anzeigen)
gedrückt ist, wird zu Informationszwecken hinter jedem Zweig angezeigt,
wie viele Dokumente dort enthalten sind:
Die erste Zahl in der
Klammer sagt aus, wie viele Dokumente in genau diesem
Wissensdatenbank-Eintrag enthalten sind. Die zweite Zahl zeigt an, wie
viele Dokumente in diesem Zweig und seinen Unterzweigen enthalten sind.
Zweige, die nicht fett gedruckt sind, enthalten gar keine Dokumente.
Wenn die Check-Box Dokumente untergeordneter Einträge anzeigen "aktiviert" ist, zeigt WM Doku nicht nur die Dokumente des gewählten Zweigs an, sondern auch die Dokumente aus den Unterzweigen.
Kontextmenü
Neben den Funktionen, die über die oben dargestellten Buttons verfügbar sind, können Sie weitere Funktionen über das Kontextmenü aufrufen, das Sie mit einem Klick mit einem Rechtsklick im Wissensdatenbank-Fenster öffnen. Zusätzlich verfügbar sind:
- "Knoten hier duplizieren": Der markierte Zweig der Wissensdatenbank wird samt Unterzweigen kopiert und neu in die Wissensdatenbank in der gleichen Ebene unter dem Namen "Kopie von ..." eingefügt. Es wird jedoch nur die Struktur der Wissensdatenbank kopiert, nicht die eingefügten Dokumente als Inhalt.
- "Knoten kopieren" und "kopierten Knoten einfügen": Auch mit diesen Funktionen können Sie Zweige samt Unterzweigen kopieren und in anderen Ebenen wieder einfügen.
- "Eintrag mit Dokumenten duplizieren": Es wird nicht nur der Knoten auf derselben Ebene unter dem Namen "Kopie von ..." dupliziert, sondern auch alle darin enthaltenen Dokumente.
Verknüpfung mit