Dokument Erstellung

In der Gruppe "Dokument Erstellung" (Menüband "Start") finden sich folgende Funktionen:

• Neues Dokument
• Die Stapelverarbeitung
• Die Druckaufträge
• Die Komposition
• Seite(n) scannen
• Dokument-Eigenschaften

Neues Dokument

Wenn Sie die Kanzleisoftware Winmacs oder Insomacs einsetzen und in diesem Programm ein gescanntes Dokument einfügen wollen (also z. B. für eine Winmacs-Akte), gehen Sie so vor:

• Wenn Sie sich in Winmacs befinden:
  Öffnen Sie in Winmacs die betreffende Akte. Klicken Sie auf Button WM Doku (Menüband "Start" > Gruppe "Rummel"). Dadurch wird WM Doku gestartet und dort in der Dokumentenliste ein Filter gesetzt, so dass nur Dokumente aufgelistet werden, die der Winmacs-Akte zugeordnet sind. Dies geschieht dadurch, dass in das Eingabefeld Akte die Winmacs-Registernummer eingetragen ist.
  Um nun der (Winmacs-) Akte ein neues Dokument (in WM Doku) hinzuzufügen, öffnen Sie ein neues Dokumenteigenschaften-Fenster (Mausklick auf Button Neues Dokument auf dem Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Erstellung"). Das Feld Akte ist bereits ausgefüllt mit der Winmacs-Registernummer. Scannen Sie das Dokument mit Button Scannen und füllen Sie die anderen Felder aus, bevor Sie Ihre Eingaben mit Button EXIT abspeichern.
  Innerhalb weniger Sekunden ist so ein Schriftstück zu einer Akte in WM Doku erfasst und auch in Winmacs verfügbar. Übrigens: WM Doku sorgt auch für einen automatischen Eintrag in der Aktenhistorie in Winmacs!

• Wenn Sie sich in WM Doku befinden:
  Es ist auch möglich, direkt in WM Doku ein Dokument zu einer Winmacs-Akte hinzuzufügen. Öffnen Sie dazu in WM Doku ein neues Dokumenteneigenschaften-Fenster (Mausklick auf Button Neues Dokument auf dem Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Erstellung") und klicken Sie dort auf die Button (Lupe) hinter dem Eingabefeld Akte. Es öffnet sich das Winmacs-Suchfenster für Akten. Wählen Sie die betreffende Akte aus. Verfahren Sie mit den übrigen Eingabefeldern des Dokumenteigenschaften-Fensters wie gewohnt, und scannen Sie wie gewohnt das Dokument mit Button Scannen ein. Das eingefügte Dokument ist automatisch mit der gewählte Akte verknüpft und wird in Winmacs auch in der Aktenhistorie angezeigt.

Übersicht

• Wordtext-Dokument einbinden
• E-Mail importieren

Wordtext-Dokument einbinden

Möchten Sie z. B. ein bestehendes Wordtext-Dokument (*.doc) in WM Doku einbinden, klicken Sie auf den Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Erstellung" > Drop-down-Menü Button Neues Dokument > "Neues Dokument mit Datei-Anhang (OLE-Objekt)".

Wählen Sie im Fenster "Bitte Datei wählen" das entsprechende Word-Dokument aus und bestätigen Sie mit Button Öffnen. Wenn Sie sich für eine der auszuführenden Aktionen entschieden haben, bestätigen Sie die Eingabe mit Button OK.

Wenn Sie das Word-Dokument in WM Doku zur Bearbeitung öffnen wollen, klicken Sie auf den Button Bearbeiten. Es öffnet sich Word.

Hinweis bei lokal gespeicherten Word-Dokumenten
Haben Sie ein Word-Dokument ausgewählt, das lokal auf Ihrem Rechner gespeichert ist, werden Sie darauf hingewiesen, dass andere Benutzer das Dokument nur dann betrachten können, wenn es allgemein im Netzwerk zur Verfügung steht. Im diesem Fenster können Sie gleichzeitig festlegen, ob Sie die Datei zu diesem Zweck auf ein Netzlaufwerk kopieren möchten. Die Dokumenteigenschaften zu dem Word-Dokument sind im Übrigen identisch zu den anderen WM‑Doku-Dokumenten.

E-Mail importieren

Um den Text einer E-Mail und/ oder deren Anhang nach WM Doku zu übernehmen, rufen Sie den Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Erstellung" > Drop-down-Menü Button Neues Dokument > "E-Mail importieren" auf. Diese Funktion wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie über das Zusatzmodul WM Mailimport verfügen.

Ablösung WM Mailimport durch WM Smartmail
Das Zusatzmodul WM Mailimport ist ein Auslauf-Modell. Verwenden Sie besser WM Smartmail.

Funktion erst nach Aktivierung verfügbar
Diese Funktion steht erst dann zur Verfügung, nachdem sie in den globalen Programm-Optionen aktiviert wurde.

WM Doku stellt eine Verbindung zum Posteingangsordner des E-Mail-Programms her und zeigt alle darin enthaltenen Mails an. Standardmäßig wird die Posteingangsliste nach Datum sortiert. Über einen Klick auf einen Begriff der Kopfzeile ("Von", "Betreff" oder "Eingang") wird nach diesem Kriterium auf- oder absteigend sortiert.

Der Button Import importiert die markierte E-Mail in ein neues WM-Doku-Dokument. Erst wenn die E-Mail markiert ist, wird der Button aktiv!

Der Button neu laden aktualisiert die Einträge in der Liste mittels erneuter Abfrage des Posteingangsordners des E-Mail-Programms.

Wenn die Check-Box E-Mail-Anhänge importieren "aktiviert" ist, fügt WM Doku für jede E-Mail-Anlage nach dem E-Mail-Text eine Seite im Dokument mit dem OLE-Objekt an.

Wenn die Check-Box E-Mail nach Import löschen "aktiviert" ist, wird die importierte E-Mail aus dem Posteingang des E-Mail-Programms entfernt.

Wenn die Check-Box Namen mit Mailadressen "aktiviert" ist, wird bei einem Import von E-Mails im Dokumenttext nur der Namen oder die Namen samt Mailadressen angezeigt.

E-Mail-Import ohne Formatierungen
Es wird nur der reine Text einer E-Mail importiert. Eventuelle Formatierungen werden nicht übernommen.

Anmerkungen aus E‑Mail-Anhang aus Sender-WM-Doku importieren
Wenn Sie einen Mail-Anhang importieren, den ein anderer WM-Doku-Nutzer verschickt hat (Neue E‑Mail versenden), können Sie sogar dessen Anmerkungen importieren, sofern er sie mitgeschickt hat.

Dokumente, die als E-Mail-Anhänge bestimmt sind, werden mit Button Versenden (Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Weiterleitung") an Ihr E-Mail-Programm übergeben.

Die Stapelverarbeitung

Scannen Sie mehrere Dokumente mit der Stapelverarbeitung in einem Zug ein oder importieren Sie diese. Erst danach stellen Sie die Zuordnung der einzelnen, aufeinander folgenden Seiten zu neuen WM-Doku-Dokumenten her. Öffnen Sie den Stapelverarbeitungs-Dialog über den Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Erstellung" > Button Stapelverarbeitung.

Mindestauflösung für Barcode-Scans
Bitte beachten Sie, dass bei Barcodescans mindestens Scanner DPI 300 als Scanqualität eingestellt ist: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Scanner".

Stapelverarbeitung Schritt für Schritt

1. Mit dem Button Scannen scannen Sie entweder alle Dokumente mit Ihrem Scanner ein, oder mit dem Button Importieren holen Sie bereits gescannte Dokumente aus dem Importverzeichnis.

2a. Manuell (Scan ohne Trennseiten): Markieren Sie auf der linken Seite jeweils die letzte Seite eines zusammengehörigen Schriftstücks durch einen Mausklick und

• betätigen Sie den Button Neues Dokument oder
• entfernen die nicht benötigten Seiten mit dem Button Seiten löschen aus der Stapelverarbeitung.

2b. Oder automatisch (Scan mit Trennseiten): Nutzen Sie eine dieser beiden Buttons:

• Der Button Auto Neu legt das erste Dokument automatisch bis zur ersten Trennseite an.
• Der Button Auto Alles teilt automatisch den kompletten Seitenstapel anhand der Trennseiten in Dokumente auf.

3. Ergänzen Sie die Dokumenteigenschaften. Dabei werden die eingestellten Button Vorgaben zuvor eingesetzt.

4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 bis alle eingescannten Seiten verarbeitet sind.

Automatische Namensvergabe beim Einscannen änderbar
Falls beim Einscannen kein passender Suchbegriff für das Dokument eingegeben wird, sondern nur ein Platzhalter, z. B. über Automatische Namensvergabe, können Sie diesen auch später noch bequem ändern (Posteingang: Dokumenteigenschaften direkt bearbeiten).

Das Fenster der Stapelverarbeitung im Einzelnen

Mit dem Button Scannen scannen Sie alle Seiten, die sich im Dokumenteneinzug des Scanners befinden.

Statt Papierblätter einzuscannen, können Sie auch bereits früher digitalisierte und als Grafikdatei vorliegende Seiten einfügen. Der Button Importieren importiert alle tif-Bild-Dateien aus dem in den Programm-Optionen angegebenen Import-Verzeichnis hierher. Anschließend werden die importierten Dateien gelöscht.

Mit dem Button Neues Dokument werden aus den gescannten Seiten neue WM-Doku-Dokumente zusammengestellt. Markieren Sie in der Übersicht links jeweils die letzte Seite des neu zu erstellenden Dokument, indem Sie darauf klicken. Klicken Sie anschließend auf den Button Neues Dokument. Dadurch werden alle Seiten vor der markierten Seite inklusive dieser zu einem neuen Dokument zusammengefasst.

Im nachfolgend erscheinenden Fenster legen Sie noch die Dokumenteigenschaften für dieses neue Dokument fest. Anschließend landen Sie wieder im Stapelverarbeitungsfenster und können die restlichen Seiten, sofern vorhanden, in weitere WM-Doku-Dokumente verwandeln.

Der Button Seiten löschen entfernt unwiderruflich Seiten aus der Stapelverarbeitung. Alle Seiten, die vor der markierten Seite liegen, bis einschließlich dieser, werden gelöscht.

Wenn Sie den Button Auto Neu verwenden, erkennt WM Doku anhand der ersten Trennseite, welche Seiten davor zusammengehören und erzeugt daraus ein neues Dokument. Dann können Sie im Fenster der Dokumenteigenschaften einen Namen und ggf. andere Eigenschaften festlegen.

Voraussetzung ist, dass Sie mit Trennseiten arbeiten und diese vor dem Einscannen zwischen die verschiedenen Dokumente gelegt haben. WM Doku ordnet dann ein Dokument von der ersten Seite in der Stapelverarbeitung bis zur ersten Trennseite zu.

Der Button Auto Alles entspricht dem Button Auto Neu, nur dass er den gesamten Stapel mit Hilfe der Trennseiten automatisch verarbeitet wird: Alle Seiten bis zur nächsten Trennseite werden zu einem Dokument zusammengefasst und angelegt. Voraussetzung ist, dass die Check-Box automat. Namensvergabe aktiviert ist.

Ein eingescanntes Dokument mit Akten-Info im QR-Code wird durch die Betätigung des Button Barcodescan automatisch der passenden Winmacs- bzw. Insomacs-Akte zugeordnet.

Trennseiten sind Blätter, die vor dem Einscannen zwischen die einzelnen Dokumente gelegt werden. Damit fällt das spätere Zusammenfassen der einzelnen Seiten zu Dokumenten leichter. Ist die Check-Box Trennseiten verwenden "aktiviert", werden die eingescannten Trennseiten verworfen. Sie können Trennseiten in der Seitenübersicht als solche markieren (über einen Rechtsklick und "Trennseite umschalten"). Wenn Sie mit der System-Trennseite arbeiten, können Sie diese automatisch erkennen und hervorheben lassen, indem Sie auf den Button (Fernglas) hinter Trennseite verwenden klicken. Dieser erscheint erst, wenn die Check-Box aktiviert wurde.

Zum Ausdrucken von standardisierten Trennseiten verwenden Sie den Befehl Menüband "Start" > Gruppe "Sonstiges" > Button Drucke Trennseite. Ob die Check-Box im Fenster "WM Doku Stapelverarbeitung" vorab markiert ist oder nicht, kann in den sonstigen Einstellungen festgelegt werden.

Wenn die Check-Box automat. Namensvergabe "aktiviert" ist, weist WM Doku jedem neuen Dokument automatisch einen Namen (Suchbegriff) in der Form "Stapel-Dokument <Benutzerkürzel> <lfd. Nr.>" zu. Vorteil: Das Abspeichern der Dokumente geht dadurch noch schneller vonstatten, da das Fenster der Dokumenteigenschaften nicht mehr ausgefüllt werden muss.

Die Check-Box automatische Namensvergabe nach Muster ist nur sichtbar, wenn die Check-Box automatische Namensvergabe aktiviert ist. Es besteht dann die Möglichkeit, die Namensvergabe durch einen individuellen Präfix, z. B. der Abkürzung der betreffenden Abteilung, zu ergänzen. Der Name des Dokuments, d. h. Suchbegriff, setzt sich dann folgendermaßen zusammen: "<Präfix><Datum>-<lfd. Nr.>"

Beispiel: BuHa20120903-001

Diese Namenseinstellungen überschreiben übrigens die Vorgaben einer eventuell gewählten Dokumentvorlage. Vorgaben für beide Möglichkeiten der automatischen Namensvergabe können in den Programm-Optionen unter Sonstiges eingestellt werden. Natürlich lässt sich der Suchbegriff jederzeit nachträglich abändern.

Wenn die Check-Box in Posteingang legen "aktiviert" ist, wird das Dokument in einen Posteingang gelegt (sofern das Benutzerrecht besteht), und zwar je nach Einstellung im Drop-down-Menü dahinter entweder in den allgemeinen oder in den persönlichen Posteingang eines Nutzers (in den sonstigen Optionen kann eine Voreinstellung hinterlegt werden). Ist die Check-Box dagegen "deaktiviert", erscheint das Dokument später ausschließlich in der allgemeinen Registerkarte "Auswahl".

Wenn eine Akte im Auswahlbereich geöffnet ist und die Check-Box zu Sachbearbeiter Akte "aktiviert" ist, wird das neue Dokument automatisch in den persönlichen Posteingang des Akten-Sachbearbeiters gelegt (das heißt, der in der Akte als zuständiger Sachbearbeiter eingetragen ist). Ob diese Check-Box vorab aktiviert ist oder nicht, kann in den sonstigen Optionen eingestellt werden.

Unter Vorlage verbergen sich nützliche Dokumentvorlagen für typische Eintragungen im Dokumenteigenschaften-Fenster. So gehen Sie vor: Wählen Sie per Mausklick auf den Button (Dokumentvorlage anwenden) eine Dokumentvorlage aus. Wenn Sie dann auf den Button Neues Dokument klicken und sich das Dokumenteigenschaften-Fenster öffnet, sind dort die entsprechenden Felder gemäß der Vorlage bereits ausgefüllt.

Stellen Sie den zu verwendenden Scanner ein, ehe Sie den Button Scannen betätigen.

Über das Drop-down-Menü Dreh lässt sich die in der Vorschau angezeigte Seite drehen. Die eingestellte Drehung wird auch nach dem Import angezeigt.

Tragen Sie im Feld Zoom freihändig eine Prozentangaben für die vergrößerte/ verkleinerte Darstellung der angezeigten Seite im Vorschaubereich ein (vgl. Zoom). Diese Funktion wirkt sich nur hier im Vorschau-Bereich aus.

Die Druckaufträge

Mit Hilfe des WM-Doku-Druckertreibers ist es möglich, direkt in WM Doku "hinein zu drucken" anstelle auf Papier. Es handelt sich um einen virtuellen Drucker, um digitale Dateien ohne Papierausdruck direkt in WM Doku einzubinden. Wie Sie WM-Doku-Dokumente auf Papier ausdrucken, lesen Sie das Kapitel Dokumente drucken.

Der WM-Doku-Drucker stellt eine weitere Möglichkeit dar, Dokumente in WM Doku zu erstellen oder weitere Seiten zu bestehenden Dokumenten hinzuzufügen. Drucken Sie dazu aus einem beliebigen anderen Windows-Programm und verwenden Sie den Drucker mit dem Namen "An WM Doku senden" anstelle eines "echten" Druckers.

WM Doku als Druckziel auswählen
In vielen Anwendungen, z. B. Word, wird automatisch der Standarddrucker des Betriebssystems verwendet. Um stattdessen den WM-Doku-Druckertreiber auszuwählen und zu verwenden, wählen Sie in dem jeweiligen Programm im "Datei"-Menü den "Drucken..."-Befehl. In einer geöffneten beA-Nachricht steht für Sie der Button WM Doku zur Verfügung. Mit diesem drucken Sie die beA-Nachricht nach WM Doku.

Um auf diese Art und Weise zu drucken, muss WM Doku nicht geöffnet sein. Die durchgeführten Druckeraufträge werden solange gespeichert, bis WM Doku das nächste Mal an diesem Arbeitsplatz gestartet wird.

Das nachfolgende Fenster der Druckaufträge öffnet sich

• automatisch, wenn ein Dokument mit dem WM-Doku-Druckertreiber gedruckt wird (Standard-Einstellung)

• über den Button Druckaufträge (Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Erstellung"), falls das automatische Öffnen den: sonstigen Optionen unterbunden ist oder das Druckauftrag-Fenster geschlossen wurde.

Im Druckauftrags-Fenster werden alle vorhandenen Druckaufträge des Benutzers aufgelistet. Neu hinzugefügte Drucke sind fett dargestellt. Bereits angesehene Drucke, die zurückgestellt und noch nicht übernommen wurden, sind in normaler Schrift zu sehen.

Vor den gelisteten Druckaufträgen sehen Sie jeweils zwei Check-Boxen. Wenn Sie z. B. eine E-Mail, bestehend aus Anschreiben und Anhängen, als ein Dokument nach WM Doku übernehmen wollen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Das Anschreiben wird als übergeordneter WM-Doku-Eintrag links markiert; die einzeln aufgelisteten Anhänge sind rechts auszuwählen.

Übernahme als WM-Doku-Dokument

Um einen Druckauftrag nach WM Doku zu übernehmen, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
1. Eine direkt Übernahme mittels des Button neues Dok bzw. dem Button Hinzu.
2. Eine vorherige Ansicht des Dokuments mittels des Button Anzeige mit Möglichkeiten zum Editieren.

Die Buttons im Einzelnen

Der Button neues Dok fügt den in der Liste markierten Druckauftrag als neues Dokument ein. Ein Doppelklick auf einen Druckauftrag in der Liste bewirkt dasselbe. Sie können auch mehrere Druckaufträge gleichzeitig als neue Dokumente einfügen: Markieren Sie dazu bei allen entsprechenden Druckaufträgen die erste Check-Box in der Zeile und klicken danach auf den Button neues Dok. Es erscheinen dann nacheinander die Dokumenteigenschaften-Fenster für die jeweils neu angelegten Dokumente.

Der Button Hinzu hängt den markierten Druckauftrag an ein bestehendes Dokument an, und zwar an dasjenige, das aktuell in der Dokumentenliste markiert ist. Wenn Sie mehrere Druckaufträge gleichzeitig an das eine Hauptdokument in der Dokumentenliste anhängen möchten, gehen Sie so vor: Markieren Sie bei allen entsprechenden Druckaufträgen die zweite Check-Box in der Zeile und klicken dann auf den Button Hinzu.

Der Button Anzeigen zeigt den markierten Druckauftrag in einem Vorschaufenster an, in dem er editiert werden kann.

Wenn Sie den Button Bearbeiten drücken, kann der Name des Druckauftrags geändert werden. Er wird als Dokumentnamen übernommen, kann aber später jederzeit über die Dokumenteigenschaften angepasst werden.

Der Button Entfernen löscht den markierten Druckauftrag, der Button Alle entfernen alle markierten Druckaufträge.

Der Button Aktualisieren baut die Liste der Druckaufträge neu auf und fügt ggf. in der Zwischenzeit neu hinzugekommene Druckaufträge hinzu.

Aktualisierung bei Auto-Import aktiv
Befindet sich das Fenster im Zustand "Auto-Import aktiv", erkennbar an der Anzeige am unteren Fensterrand, gibt es beim Aktualisieren zwei Fälle.

• Wenn die letzte Datenübergabe vor weniger als 15 Minuten eingeleitet und noch nicht abgeschlossen worden ist, fragt WM Doku den Benutzer, ob dennoch der aktuelle Stand geladen werden soll.
• Liegt der Zeitpunkt schon weiter in der Vergangenheit, verlässt WM Doku ohne weitere Rückfrage sofort den Zustand "Auto-Import aktiv" und lädt den aktuellen Stand.

Das Kontextmenü des Druckaufträge-Fensters

Öffnen Sie das Kontextmenü des Druckaufträge-Fensters mit einem Rechtsklick auf einen der angezeigten Druckaufträge.

Sämtliche Optionen beziehen sich auf den zuvor angeklickten Druckauftrag bzw. die gesamte Druckaufträge-Liste.

Markierungsoptionen für Dokumentaufteilung
Bitte beachten Sie besonders die folgenden beiden Optionen:

• Ab hier als "neues Dok" markieren
• Ab hier als "hinzu" markieren

WM Doku setzt dann die Haken in den Check-Boxen entsprechend der ausgewählten Option.

Anzeige eines Druckauftrags

Wenn im Fenster der Druckaufträge ein Dokument angezeigt wird, öffnet sich die Ansicht im Druckimport-Fenster.

Der Button neues Dokument fügt alle Seiten des Drucks als neues Dokument in WM Doku ein.

Der Button aktuelles Dokument hängt alle Seiten des Drucks an das Dokument an, das aktuell in der Dokumentenliste markiert ist.

Der Button Löschen entfernt den Druck mit allen seinen Seiten ersatzlos.

Der Button Seitenansicht blendet die Seitenübersicht links aus und wieder ein, so dass ggf. mehr Platz für die Seitendarstellung verfügbar ist.

Darunter folgen Buttons, um zu einer anderen Seite im Vorschau-Dokument zu wechseln.

Geben Sie eine Seitenzahl ins Feld Seite ein. WM Doku zeigt die angegebene Seite in einem mehrseitigen Druckauftrag an. Statt eine Seitenzahl einzugeben, kann auch über die (Pfeil)-Buttons oder durch einen Klick direkt auf das Vorschaubild zu einer anderen Seite gesprungen werden.

Die Optionen im Drop-down-Menü Dreh drehen die gewählte Seite des Dokuments in 90-Grad-Schritten. Die Drehung wird auch bei der Übernahme des Dokuments beibehalten. Die Vorschaubilder zeigen eine Drehung jedoch nicht an.

Die Einstellung des Zooms betrifft nur die Darstellung im großen Vorschaubild und hat keinen Einfluss auf das später eingefügte Dokument.

Die Komposition

Stellen Sie mit der Funktion "Komposition" bestehende Seiten neu zusammenstellen. Die Seiten können dabei in neue oder bestehende Dokumente verschoben oder kopiert werden.

Grob gesagt wird das Ursprungsdokument in einem zusätzlichen Fenster angezeigt. Das Zieldokument wird in der "normalen" Dokumentenliste aufgerufen. Dann bestimmen Sie, welche Seiten des Ursprungsdokuments an welche Stelle im Zieldokument eingefügt werden sollen.

So gehen Sie im Einzelnen vor:

1. Ursprungsdokument öffnen:
Rufen Sie zuerst das Quelldokument auf, aus dem Sie Seiten entnehmen möchten. Öffnen Sie dann das Fenster der Dokumentenkomposition über den Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Erstellung" > Button Komposition (oder über einen Rechtsklick in den Vorschau-Bereich, dort im Kontextmenü "Komposition"). Es öffnet sich das folgende zusätzliche Fenster:



Dieses Fenster zeigt links die verkleinerte Darstellung aller Seiten in der Seitenübersicht), rechts die markierte Seite in Vergrößerung zum Überprüfen. Die weiteren Elemente des Fensters werden unten beschrieben.

2. Zieldokument öffnen:
Öffnen Sie das Zieldokument in der normalen Dokumentliste. Im Hauptfenster befindet sich nun auch eine Übersichtsspalte über alle Seiten des Zieldokuments.

3. Seiten im Quelldokument markieren:
Stellen Sie im Fenster des Quelldokuments zuerst ein, ob Sie die Seiten kopieren (duplizieren) oder verschieben (aus dem Quelldokument entfernen) möchten. Anschließend markieren Sie dort die betreffenden Seiten, indem Sie unter das zugehörige Vorschaubild einen Haken setzen. Alternativ können Sie mit Hilfe des Kontextmenüs der Übersichtsspalte, welches mit einem Klick auf die rechte Maustaste geöffnet wird, alle Seiten ab oder bis zu einer konkreten Seite mit einem Haken markieren.

4. Seiten im Zieldokument einfügen:
Im Zieldokument (im Hauptfenster) stehen über der Übersichtsspalte folgende Buttons zur Verfügung. Entscheiden Sie sich für eine dieser drei Möglichkeiten.

Markieren Sie im Zieldokument eine Seite in der Übersichtsspalte. Mit einem Klick auf den Button (vor aktueller Seite einfügen) werden die Quellseiten davor eingefügt.

Markieren Sie im Zieldokument eine Seite in der Übersichtsspalte. Mit einem Klick auf den Button (nach aktueller Seite einfügen) werden die Quellseiten danach eingefügt.

Button (in neues Dokument einfügen) legt ein neues Dokument an und die Quellseiten dort eingefügt (unabhängig davon, welches Zieldokument eingestellt ist).

Alternativ erreichen Sie diese Befehle auch über das Kontextmenü, das Sie über einen Klick auf die rechte Maustaste öffnen.

5. Wiederholen Sie ggf. alle oder einige der Schritte 1 bis 4, um Seiten an anderen Stellen einzufügen.

Nachfolgend finden Sie die Beschreibung der weiteren Elemente im Kompositionsfenster:

Der Button alle markieren markiert alle Seiten im Kompositionsfenster, d. h. versieht sie mit einem Haken.

Der Button Markierung umkehren invertiert die Seiten-Markierungen. Ein gesetzter wird durch einen nicht gesetzten Haken ausgetauscht und umgekehrt.

Der Button Seiten aktualisieren baut die Ansicht neu auf, soweit erforderlich.

Der Button Seitenübersicht dient dem Ein- und Ausblenden der Seitenübersicht im Kompositionsfenster.

Der Button in neues Dokument erzeugt aus den markierten Seiten ein neues Dokument. Dieses wird unter dem Namen "Seiten aus Dokumentenkomposition" in der Dokumentenliste eingefügt. Es handelt sich dabei um ein alternatives Vorgehen zu der oben beschriebenen Vorgehensweise.

Der Button Seiten löschen löscht die in der Komposition markierten Seiten (nur möglich mit dem Benutzerrecht "Dokumente/ Seiten löschen"). Werden alle Seiten gelöscht, wird dadurch automatisch auch das Dokument unwiderruflich gelöscht.

Wenn das Optionsfeld kopieren selektiert ist, werden die gewählten Seiten kopiert (dupliziert). Sie bleiben im Quelldokument erhalten.

Wenn das Optionsfeld verschieben selektiert ist, werden die gewählten Seiten ausgeschnitten und in das neue Dokument eingefügt. Sie werden aus dem Quelldokument entfernt.

Die Einstellung im Drop-down-Menü Dreh dient nur der Ansicht im Kompositionsfenster und sorgt dort für eine Drehung der Seiten.

Die Einstellung im Drop-down-Menü Zoom sorgt für eine vergrößerte oder verkleinerte Darstellung der Seiten. Diese Einstellung dient nur der Ansicht im Kompositionsfenster.

Tragen Sie in die Felder Seiten markieren: von ... bis ... Anfang und Ende des Seitenintervalls ein, das Sie markieren wollen. Mit dem hinter den Eingabefeldern befindlichen Button (Seitenmarkierungen setzen) markieren Sie das entsprechende Seitenintervall. Beachten Sie, dass ein weiterer Klick auf den Button die gesetzten Markierungen in der Seitenvorschau nicht wieder aufhebt.

Über die Check-Box zeige Seitenvorschau wird die Seitenbildervorschau ein- bzw. ausgeblendet. Sie sehen in der Komposition immer eine Seitenvorschau. Im einen Fall sehen Sie in starker Verkleinerung, wie die Seite "bedruckt" ist, im anderen ein scheinbar leeres Blatt. Diese Funktion wurde entwickelt, um bei besonders großen Dokumenten lange Ladezeiten durch das Ausschalten der Seitenbildervorschau zu verhindern.

Seite(n) scannen

Es ist möglich, einem Dokument nachträglich zu scannende Seiten anzufügen. Klicken Sie dazu auf den Button Seite(n) scannen (Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Erstellung") oder drücken Sie die Tastenkombination [Strg]+[S]. Daraufhin werden das Dokument eingescannt und die Seiten an das bestehende Dokument angefügt.

Falls Sie vor dem Scannen den Scannerdialog angezeigt bekommen möchten, um ggf. die Auflösung oder das Papierformat anzupassen:

• nur im Einzelfall: Halten Sie die Taste [Strg] gedrückt, während Sie auf den Button Seite(n) scannen klicken

• generell vor jedem Einscannen: Öffnen Sie den Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen > Button Optionen > Registerkarte "Scanner" und aktivieren Sie die Check-Box Scannerdialog immer anzeigen.

Sind die einzufügenden Seiten schon als Bilddateien im PC vorhanden, d. h. sie müssen nicht mehr eingescannt werden, verwenden Sie stattdessen die Funktion Importieren einer Seite.

Benutzerrechte für Scan-Funktion erforderlich
Die Funktion "Seite scanne(n)" steht nur zur Verfügung, wenn das entsprechende Benutzerrechte zugewiesen wurde.