Sie müssen keine Dokumentvorlagen verwenden, sparen mit ihnen jedoch viel Zeit, wenn Sie häufig mit ähnlichen Dokumenten arbeiten. Eine Dokumentvorlage enthält typische Vorgaben für die Formular-Inhalte des Dokumenteigenschaften-Fensters. Geben Sie die typischen Einträge vorab in einem Muster-Fenster ein und speichern Sie diese. Wenn Sie später ein Dokument neu anlegen, tragen Sie nicht die Dokumenteigenschaften "von Hand" ein, sondern verwenden die Vorlage und nehmen ggf. nur noch individuelle Anpassungen vor.
Besonders praktisch ist dies, wenn Sie häufig Dokumente zu einem gleichen Thema einscannen. In diesem Fall können Sie z. B. Oberbegriff, Aufbewahrungsort, Schlagworte, die Zuweisung zur Wissensdatenbank sowie die Zuordnung zu einem Posteingang vorab definieren. Mit einem Mausklick übernehmen Sie diese Mustereingaben anschließend für die jeweiligen Dokumente.
Legen Sie beliebig viele Dokumentvorlagen an:
1. Dokumentvorlage anlegen (d. h. Muster erzeugen)
Öffnen Sie dazu das Suchfenster für die Dokumentvorlagen, indem Sie
- im Dokumenteigenschaften-Fenster hinter dem Dokumenten-Suchbegriff auf den Button (Dokumentvorlage anwenden) klicken, oder
- das Fenster der Stapelverarbeitung öffnen (Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Erstellung" > Button Scannen Stapelverarbeitung) und dort auf den Button (Dokumentvorlage anwenden) klicken.
Fügen Sie mit dem Button Neu wie in jedem
Suchfenster einen neuen Eintrag hinzu, hier die Dokumentvorlage. Es
erscheint das Musterfenster einer Dokumentvorlage:
Geben Sie unter
Suchbegriff einen möglichst aussagekräftigen
Namen für diese Vorlage ein, d. h. nicht für das zukünftige Dokument.
Die restlichen Felder sind identisch zum Dokumenteigenschaften-Fenster.
Sämtliche Eingaben, die Sie hier vornehmen, werden bei der späteren Verwendung der Dokumentvorlage übernommen. Ausnahme: Besitzt das Dokument bereits einen Suchbegriff, wird dieser nicht ersetzt. Verlassen Sie das Fenster und speichern Sie Ihre Eingaben wie immer mit dem Button EXIT. Es lassen sich beliebige viele Dokumentvorlagen erstellen und unter jeweils einem eigenem Suchbegriff speichern.
2. Dokumentvorlage anwenden (d. h. im Einzelfall übernehmen)
Es gibt zwei Orte, an denen eine Dokumentvorlage übernommen werden kann:
Im Dokumenteigenschaften-Fenster des jeweiligen Dokuments, unabhängig davon, ob es gerade angelegt wird oder bereits besteht. Klicken Sie dort hinter dem Dokumenten-Suchbegriff auf den Button (Dokumentvorlage anwenden), wählen Sie im Vorlagen-Suchfenster die passende Dokumentvorlage aus, und bestätigen Sie mit dem Button Ja, diesen. Damit werden sämtliche Mustereingaben übernommen, außer dem Dokumenten-Suchbegriff, sofern dort bereits einer eingetragen war. Sie können die Angaben auch individuell verändern und ergänzen. Beim Verlassen des Dokumenteigenschaften-Fensters über den Button EXIT werden alle Eingaben zum Dokument gespeichert.
Sehr sinnvoll ist die Verwendung dieser Funktion auch in der Stapelverarbeitung. Dann müssen Sie nämlich keine zusätzliche Eingabe in den Dokumenteigenschaften mehr vornehmen.
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