Dokument Weiterleitung

In der Gruppe "Dokument Weiterleitung" (Menüband "Start") können Sie Dokumente

• Dokument versenden
• Drucken
• Exportieren
• und in Ihren Posteingang bzw. den eines anderen Benutzers legen.

Dokument versenden

Es ist möglich, ein Dokument oder einzelne Seiten daraus per E-Mail zu verschicken. Benötigt wird dazu das E-Mail-Programm Microsoft Outlook.

Um eine neue E-Mail vorzubereiten, öffnen Sie das Fenster zum Verschicken eines Dokuments. Dazu gibt es verschiedene Vorgehensweisen:

• Markieren Sie das Dokument in der Dokumentenliste und öffnen durch einen Rechtsklick das Kontextmenü. Dort klicken Sie auf "Dokument senden".
• Sie gehen auf Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Weiterleitung" > Button Versenden.

1. Dateianhang erzeugen

a) Versenden eines Word-Dokuments, das über den Winmacs- bzw. Insomacs-Textprozessor erstellt wurde

Es öffnen sich zwei übereinandergelegte Fenster:

Standardmäßig wird Ihnen im oberen Fenster der Name des Dokuments aus der Dokumentenliste als Anhangs-Bezeichnung vorgeschlagen. Wenn Sie diese beibehalten haben oder geändert haben, schließen Sie das Fenster mit dem Button OK.
Sie werden gefragt, ob das Word-Dokument in ein PDF-Dokument umgewandelt werden soll. I. d. R. bestätigen Sie dies mit dem Button Ja.
Das untere Fenster wird vollständig sichtbar. In der Kommunikationszentrale liegt nun das PDF-Dokument, das Sie gerade erzeugt haben.

b) Versenden von gescannten Seiten

Es öffnen sich zwei übereinandergelegte Fenster; allerdings sieht das obere Fenster anders als im Fall a) aus.

Das aktuell in der Dokumentenliste markierte Dokument kann als E-Mail-Anhang herangezogen werden. Folgende Einstellmöglichkeiten bestehen:

Bereich "Seiten"

Sie haben die Wahl, alle Seiten eines Dokuments, nur eine bestimmte Seite oder ein Intervall von Seiten x bis y zu exportieren.

Bereich "Dateiformat"

Wenn Sie PDF markieren, werden alle Seiten des Dokuments in eine einzige PDF-Datei exportiert. Dies funktioniert jedoch nicht bei Word-Texten oder OLE-Objekten. Markierungen, Anmerkungen und Schwärzungen werden zuverlässig exportiert. Voraussetzung für die automatische PDF-Erzeugung ist, dass Sie das Open-Source-Programm "PDF Creator" auf dem Rechner installiert haben.

Wenn TIFF (Multipage) markiert ist, wird das ganze Dokumente in eine einzige, mehrseitige TIFF-Datei exportiert. Markierungen, Anmerkungen und Schwärzungen werden zuverlässig übernommen.

Bereich "Optionen"

Sie können Dokumente mit Anmerkungen, Markierungen und Stempeln exportieren.

Die automatische Standardeinstellung für die PDF Größe ist “normal”; “komprimiert” reicht normalerweise für die Anzeige am Bildschirm aus.

Die Verkleinerung durch Komprimierung ist nur mit Qualitätsverlust möglich!

Wenn die Check-Box Schwärzungen weiß “" ist, werden die geschwärzten Text-Passagen nur weiß "abgedeckt", bleiben also nach wie vor unlesbar.

Unterm Strich

Um neben oder anstelle der Bildseiten auch die Originaldatei oder die Textseiten zu exportieren, stehen die Optionen zum Export als Textseiten (als RTF) bzw. als Dateianhänge zur Verfügung.

Die Benennung der erzeugten Dateien erfolgt nach ihrem WM-Doku-Suchbegriff. Werden die Dokumentseiten einzeln exportiert, wird an den Dateinamen "_Seite_xxxx" angehängt, wobei "xxxx" der Seitennummer entspricht.

Übernehmen Sie zum Schluss die Angaben mit dem Button OK. Falls das angezeigte Dokument nicht in die E-Mail übernommen werden soll, klicken Sie auf den Button Abbrechen.

2. E-Mail erzeugen

Eingabefelder unterhalb der Buttons am oberen Fensterrand

Wenn Sie den Button (Lupe) vom Datenbankfeld Akte betätigen, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Wahl haben, welchen DDE-Server Sie ansprechen wollen (Button WinMACS oder Button InsoMACS). Wenn Sie als Benutzer des Zusatzmoduls WM Notar Winmacs wählen, werden Sie nach der Aktenart gefragt (Button Anwalt oder Button Notariat).

Der Betreff wird zunächst automatisch mit dem Titel des Dokuments vom Anhang gefüllt. Sobald Sie eine Akte ausgewählt haben, wird der Dokumenttitel durch die Bezeichnung der Akte (Registernummer: Sache) ersetzt. Wenn Sie einen anderen Betreff für die E‑Mail wünschen, können Sie ihn manuell abändern.

Buttons am rechten Fensterrand

Der Button Aktuelles hinzu hängt das aktuelle Dokument an die E-Mail an. Markieren Sie das anzuhängende Dokument in der Dokumentenliste des Hauptfensters (auch wenn das E-Mail-Fenster bereits geöffnet ist). Nach einem Klick auf den Button öffnet sich das oben dargestellte Fenster zum Erzeugen des Dateianhangs.

Drag-and-drop-Import für externe Dateien
Dateien außerhalb von WM Doku können ebenfalls eingefügt werden: Ziehen Sie die Datei einfach per Drag-and-drop z. B. vom Desktop in den Anhang-Bereich dieses Fensters.
Fügen Sie ebenso Dokumente aus Winmacs oder Insomacs per Drag-and-drop ein, z. B. direkt aus der Historie. Drag-and-drop funktioniert aber auch umgekehrt: Um vorbereitete Anhänge quasi zu exportieren, ziehen Sie sie per Drag-and-drop aus dem Anhang-Bereich z. B. auf den Windows-Desktop.

Der Button Anzeigen öffnet einen bereits hinzugefügten Dateianhang im Standardprogramm, wenn Sie ihn markiert haben. Damit lassen sich die Inhalte vor dem Erzeugen einer E-Mail kontrollieren.

Der Button Entfernen löscht den in der Liste markierten Dateianhang.

Wenn Sie den Button Umbenennen betätigen, kann der Dateiname des in der Liste markierten Anhangs geändert werden.

Buttons im Fenster oben

Wenn Sie alle Einstellungen getroffen haben, erzeugen Sie mit dem Button E‑Mail am oberen Fensterrand eine E-Mail. Sind zu der Akte E-Mail-Adressen gespeichert, öffnet sich das Fenster "E‑Mail – Adressen", in dem eine Liste möglicher Empfänger angezeigt werden. Diese können Sie mittels Check-Boxen als An-, CC- oder BCC-Empfänger markieren. Sobald Sie die Markierungen gesetzt haben, bestätigen Sie diese mit dem Button Ja, diese und es öffnet sich Outlook. Sollten in der Liste nicht der gewünschte Empfänger enthalten sein, gehen Sie auf den Button Freie Eingabe. Dann öffnet sich Outlook und Sie geben dort den oder die Empfänger der Mail ein.
Wenn Sie im Fenster Kommunikationszentrale noch keinen Betreff eingegeben haben, können Sie dies in Microsoft Outlook nachholen. Vergessen Sie auch nicht, vor dem Abschicken einen Begleittext zu verfassen. Ein automatischer Versand durch WM Doku ist nicht möglich.

Der Button Komm.Zen. übergibt das künftige Anhang-Dokument an die Kommunikationszentrale in Winmacs bzw. Insomacs.

Im Drop-down-Menü des Button Job stehen folgende Optionen zur Auswahl:

• "Neu"
• "Signieren": Dieser Job kann nur in Winmacs oder Insomacs bearbeitet werden.
• "Versenden": Dieser Job kann nur in Winmacs oder Insomacs bearbeitet werden, da nur in diesen Programmen die Kommunikationszentrale über eine beA-Schnittstelle verfügen. Versenden-Jobs stehen immer in Verbindung mit signierten Dokumenten, die an beA übergeben werden.

Der Button Historie trägt den Vorgang in die Historie der zugeordneten Akte in Winmacs oder Insomacs ein.

Um E-Mails aus Ihrem Mail-Programm werden nach WM Doku zu importieren, folgen Sie diesem Pfad: Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Erstellung" > Drop-down-Menü Button Neues Dokument > "E-Mail importieren".

E-Mail-Verarbeitung mit WM Smartmail
Benutzen Sie besser das Outlook-Add-In WM Smartmail zum Importieren von E-Mails nach WM Doku.

Dokument drucken

Pfad: Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Weiterleitung" > Button Drucken

Alternativ: Drücken Sie die Tastenkombination [Strg]+[P] im Vorschau-Bereich des gewünschten Dokuments.

Im dann erscheinenden "Drucken"-Fenster lassen sich Einstellungen treffen.

Bereich "Drucker"

Wählen Sie in dem Drop-down-Menü Drucker den Drucker aus, auf dem das Dokument ausgegeben werden soll.

Der Button Einstellungen öffnet die Druckereinstellungen von Windows für den gewählten Drucker.

Bereich "Druckbereich"

Legen Sie über das Drop-down-Menü den Druckbereich des Dokuments fest:

• "gesamtes Dokument" druckt alle Seiten des gewählten Dokuments.
• "aktuelle Seite" druckt nur die Seite aus, die gerade auf dem Bildschirm angezeigt wird.
• "Seiten ... bis ...": Geben Sie hier zusätzlich in die Felder dahinter ein, von welcher Seite bis zu welcher Seite das gewählte Dokument ausgedruckt werden soll.

Bereich "weitere Optionen"

Wenn im Dokument Anmerkungen vorhanden sind und die Check-Box Anmerkungen drucken "aktiviert" ist, werden diese jeweils auch ausgedruckt. Ob die Check-Box standardmäßig aktiviert sein soll oder nicht, stellen Sie im Menüband ein: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Import / Export".

Wenn die Check-Box Stempel drucken "aktiviert" ist, werden ggf. vorhandene Stempel ausgedruckt.

Wenn die Check-Box Markierungen drucken "aktiviert" ist, werden ggf. vorhandene Markierungen gedruckt.

Wenn die Check-Box Schwärzungen weiß "aktiviert" ist, werden die geschwärzten Text-Passagen weiß "abgedeckt", bleiben also nach wie vor unlesbar.

Wenn die Check-Box farbig drucken "aktiviert" ist, erfolgt der Ausdruck in Farbe. Die Voreinstellung für diese Option kann im Menüband verändert werden: Reiter "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Sonstiges" > farbig drucken.

Bereich "Größe"

Bestimmen Sie über die Optionen des Drop-down-Menüs die Größe des auszudruckenden Dokuments:

• "auf Seitengröße strecken": Eine Seite des Dokuments füllt die ganze Druckseite.
• "in Originalgröße": Das Dokument wird in seiner ursprünglichen Größe gedruckt, weder vergrößert noch verkleinert.
• "ohne Streckfaktor": Einige wenige Scanner liefern leider falsche Angaben über die verwendete Auflösung, was einen Ausdruck in Originalgröße verhindert. Verwenden Sie dann diese Option.

Bereich "Duplex-Druck"

Wenn die Check-Box kein Duplexdruck "aktiviert" ist, wird das Dokument einseitig ausgedruckt.

Wenn die Check-Box Duplex – lange Kante "aktiviert" ist und dies der Drucker unterstützt, wird das Dokument beidseitig ausgedruckt. Das Blatt wird über die lange Seite gewendet (Hochkant-Druck).

Wenn die Check-Box Duplex – kurze Kante "aktiviert" ist und dies der Drucker unterstützt, wird das Dokument beidseitig ausgedruckt. Das Blatt wird über die kurze Seite gewendet (Querformat-Druck).

Geben Sie die Anzahl Exemplare von den oben eingestellten Seiten an, die ausgedruckt werden sollen. Der vorbelegte Wert ist "1" und kann bei Bedarf geändert werden.

Dokument exportieren

Sie können ein Dokument, d. h. alle seine Seiten, als Grafik und/ oder als Textdatei auf der Festplatte speichern, z. B. um sie in anderen Anwendungen weiter zu verarbeiten. Für den gezielten Export einer einzelnen Seite aus einem Dokument siehe Exportieren einer Seite.

Betätigen Sie im Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Weiterleitung" den Button Exportieren.

Geben Sie im Fenster "Dokument exportieren" zuerst den Ordner vom Zielverzeichnis an, in dem die zu exportierenden Dateien gespeichert werden sollen. Den Pfad, der hier standardmäßig vorgeschlagen wird, können Sie vorbelegen – unter dem Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte “Programm” > Bereich “Verzeichnisse” > Export-Verzeichnis.

Bereich "Seiten"

Sie haben die Wahl, alle Seiten eines Dokuments, nur eine bestimmte Seite oder ein Intervall von Seiten x bis y zu exportieren.

Bereich "Dateiformat"

Wenn die Check-Box PDF ist, werden alle Seiten des Dokuments in eine einzige PDF-Datei exportiert. Dies funktioniert jedoch nicht bei Word-Texten oder OLE-Objekten. Anmerkungen, Markierungen und Stempeln werden zuverlässig exportiert. Voraussetzung für die automatische PDF-Erzeugung ist, dass Sie das Open-Source-Programm “PDF Creator” auf dem Rechner “haben".

Wenn die Check-Box TIFF (Multipage) "aktiviert" ist, wird das gesamte Dokument in eine einzige, mehrseitige TIFF-Datei exportiert. Anmerkungen, Markierungen und Stempeln werden zuverlässig übernommen.

Bereich "Optionen"

Sie können Dokumente mit Anmerkungen, Markierungen und Stempeln exportieren.

Die automatische Standardeinstellung für PDF Größe ist "normal"; "komprimiert" reicht normalerweise für die Anzeige am Bildschirm aus.
Die Verkleinerung durch Komprimierung ist nur mit Qualitätsverlust möglich!

Wenn die Check-Box Schwärzungen weiß "aktiviert" ist, werden die geschwärzten Text-Passagen weiß "abgedeckt", bleiben also nach wie vor unlesbar.

Unterm Strich

Um neben oder anstelle der Bildseiten auch die Originaldatei oder die Textseiten zu exportieren, stehen folgende Optionen zur Verfügung: als Textseiten (als RTF) und Dateianhänge exportieren.

Die Benennung der erzeugten Dateien erfolgt übrigens nach ihrem WM-Doku-Suchbegriff. Werden die Dokumentseiten einzeln exportiert, wird an den Dateinamen "_Seite_xxxx" angehängt, wobei "xxxx" der Seitennummer entspricht.

Das vorgeschlagene Zielverzeichnis richtet sich nach den Voreinstellungen: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen” > Button Optionen > Registerkarte "Programm" > Export-Verzeichnis. Klicken Sie ggf. auf den Button rechts neben dem Feld, um einen alternatives Exportziel für den aktuellen Export im Windows-Explorer auszuwählen.