WM Doku besitzt zwei Arten des Posteingangs: einen allgemeinen sowie für jeden Nutzer jeweils einen persönlichen Posteingang. Um diese anzuzeigen, wählen Sie das Register "Posteingang" und markieren dort Allgemein oder Benutzer.
Persönlicher Posteingang
Jeder WM-Doku-Benutzer erhält ein persönliches "Postfach", das Dokumente von anderen Benutzern oder einer internen Poststelle aufnehmen kann. Der persönliche Posteingang wird geöffnet, indem man auf dem Register "Posteingang" den Eintrag Benutzer markiert. Standardmäßig ist dann das eigene Kürzel bereits automatisch eingetragen.
Noch ungelesene Dokumente werden in fetter Schrift dargestellt. Falls zusätzlich eine oder mehrere Aufgaben mit dem Dokument verbunden sind, ist das erste Kästchen ("erledigt") farblich hinterlegt, und zwar in der Farbe der jeweiligen Aufgaben-Prioritätsstufe (bei mehreren Aufgaben: mit der Farbe der höchsten Prioritätsstufe).
Persönlicher Posteingang
optional abschalten
Falls in kleinen Kanzleien/
Firmen ein einziger Posteingang reicht, lässt sich die Funktion
"Persönlicher Posteingang" in den globalen
Programm-Optionen über die Check-Box
Einfacher Posteingang abschalten. Es steht
dann nur noch der allgemeine Posteingang zur Verfügung.
Benutzerkürzel in
Dokumentenliste einblenden
Falls Sie auf einen Blick
sehen möchten, in welchen anderen persönlichen Posteingängen das
Dokument auch noch liegt, können Sie sich die Benutzerkürzel in der
Dokumentenliste einblenden
lassen.
Falls Sie den persönlichen Posteingang von anderen Benutzern nicht aufrufen können, kann dies an zwei Gründen liegen: Entweder Sie besitzen nicht das entsprechende Benutzerrecht oder es wurden Anwenderrechte vergeben, welche die Einsichtnahme verhindern.
Allgemeiner Posteingang
Den Allgemeinen Posteingang kann jeder einsehen und Dokumente von hier in einen persönlichen Posteingang weiterleiten, d. h. zu sich selbst oder einem anderen Mitarbeiter. Diese Funktion ist insbesondere dann sinnvoll, wenn der die Eingangspost scannende Mitarbeiter nicht weiß, an wen das Dokument weiterzuleiten ist. Im allgemeinen Posteingang sollten sich deshalb nur tagesaktuelle oder noch nicht verteilte Dokumente befinden.
Allgemeiner Posteingang nur für
Berechtigte
Der allgemeine Posteingang kann nur von
solchen Benutzern eingesehen werden, denen das entsprechende Benutzerrecht
zugewiesen wurde.
Verschieben vom allgemeinen in den persönlichem Posteingang
Um das angezeigte Dokument vom allgemeinen Posteingang in einen persönlichen Posteingang zu verschieben, gibt es zwei Wege:
Der Button (aktuelles Dokument in meinen Posteingang
legen) verschiebt das Dokument in den eigenen Posteingang. Dies
bewirkt auch die Taste [F4].
Der Button (aktuelles Dokument in Posteingang legen
(weiterleiten)) leitet das Dokument in andere Posteingänge
weiter.
Auch die Tastenkombination [Shift]+[F4] öffnet das Benutzer-Auswahlfenster, in dem Sie einen oder mehrere Benutzer als Empfänger auswählen. Detailliertere Informationen zum Verteilen von Dokumenten in Posteingänge finden Sie im nachfolgenden Kapitel.
Nach dem Verschieben eines Dokuments aus dem allgemeinen Posteingang
heraus in ein Mitarbeiter-Postfach ist es mit dem Status "erledigt"
gekennzeichnet, d. h. für den allgemeinen Postausgang gilt es als
"erledigt". Außerdem ist die Zeile des Dokuments kursiv geschrieben. So
erkennen alle Benutzer, dass dieses Dokument bereits an einen bestimmten
Benutzer weitergeleitet wurde – sie können dies aber ggf. noch
rückgängig machen und stattdessen an jemand anderen weiterleiten.
Dokumente suchen
Bei sehr vielen Dokumenten im Posteingang kann über das Eingabefeld Filter ("enthält" oder "beginnt mit") nach Datum, Suchbegriff, Registernummer, Akte Sache und Adresse gefiltert werden.
Verknüpfung mit