Die Dokumenteigenschaften direkt bearbeiten

Im Posteingang können Sie einige Angaben zu den Dokumenteigenschaften ändern, ohne das Fenster "Dokumenteigenschaften" öffnen zu müssen. Sobald Sie den Bearbeitungsmodus eingeschaltet haben, können Sie direkt in der Dokumentenliste die Angaben verändern, insbesondere den Suchbegriff als Dokumentnamen, die zugeordnete Registernummer oder den Oberbegriff.

Direkte Bearbeitung nur mit Benutzerrecht
Die direkte Bearbeitungsfunktion kann nur von solchen Benutzern durchgeführt werden, denen das entsprechende Benutzerrecht zugewiesen wurde.

Um den Bearbeitungsmodus einzuschalten, gibt es zwei Möglichkeiten:

• Entweder über den Button (Dokumenteigenschaften direkt bearbeiten) in der Symbolleiste des Registers "Posteingang",
• oder durch zweimaliges Drücken von der Taste [F2].

Zur Erkennung, dass der Bearbeitungsmodus eingeschaltet ist, verfärbt sich der Hintergrund der bearbeitbaren Angabe in violett. Sobald Sie den bestehenden Inhalt überschreiben (!) verwandelt sich die Farbe der hinterlegten Zeile in ein dunkles rosa. Wichtig! Beenden Sie die Eingabe mit der Taste [Enter], um das Eingegebene zu übernehmen. Der Bearbeitungsmodus wird beendet durch einen erneuten Klick auf den Button (Dokumenteigenschaften direkt bearbeiten) oder der Taste [Esc].

OCR-gestützte Übernahme von Dokumentdaten
Sparen Sie sich die Tipparbeit bei der Erfassung der Dokumenteigenschaften, indem Sie die Angaben direkt aus der Dokumentvorschau übernehmen lassen. Dazu benötigen Sie das OCR-Modul:
1. Klicken Sie mit der Maus in die Zelle der Dokumentenliste, deren Angaben Sie treffen möchten, so dass sie rot hinterlegt ist.
2. Rahmen Sie dann mit gedrückter Maustaste in der Dokumentansicht die zu übernehmenden Wörter ein, während Sie gleichzeitig die Taste [Strg]+[Shift] gedrückt halten.
3. Der markierte Bereich wird nun per OCR in Text übersetzt und automatisch in die markierte Zelle eingetragen.
Diese Methode funktioniert auch für das Feld Registernr., das die Winmacs-Akte enthält. Wenn Winmacs läuft, wird das einzufügende Aktenzeichen bzw. der Suchbegriff automatisch überprüft, validiert und der entsprechenden Akte zugeordnet. Zusätzlich wird das Dokument in den persönlichen Posteingang desjenigen Benutzers gelegt, der in der Akte als Sachbearbeiter eingetragen ist.

Gehört zu einem Feld der Button (Lupe), klicken Sie darauf, um in einem Suchfenster aus der Liste aller möglicher Eingaben die zutreffende auszuwählen.

In obigen Bild wird gerade der Suchbegriff "Eingabe" verändert.

Alternativ können Sie die Dokumenteigenschaften weiterhin im Fenster "Dokumenteigenschaften" ändern. Dazu genügt ein Doppelklick auf den Dokumentnamen in der Dokumentenliste.

Spaltenbreite in Dokumentliste anpassen
Wird eine Spalte, z. B. die Spalte "Suchbegriff", zu schmal angezeigt, können Sie diese vergrößern, indem Sie mit gedrückter Maustaste die Spaltengrenze in der Titelzeile nach rechts verschieben.