Volltextsuche

Die Volltextsuche ermöglicht das Durchsuchen aller erfassten Dokumente nach beliebigen Wörtern oder Wortkombinationen. Dank flexibler Suchoptionen stehen Ihnen vielfältige Möglichkeiten zur Verfügung. Voraussetzung ist, dass das Dokument zuvor die OCR-Texterkennung durchlaufen hat.

Volltextsuche nur mit OCR-Modul möglich
Für die Volltextsuche ist das WM-Doku-OCR-Zusatzmodul erforderlich. Ohne dieses Modul ist diese Funktion nicht nutzbar. Die unten erläuterten "Zusätzlichen Optionen" stehen jedoch stets bereit und ermöglichen z. B. das Finden umgewandelter Textseiten, Wissenseinträge oder Suchbegriffe, auch beim Arbeiten ohne OCR-Server.

Mit dem Volltextindex erübrigt sich die Verschlagwortung der Dokumente (vgl. Dokumenteigenschaften) fast vollständig, da alle aussagekräftigen Wörter und Begriffe im Volltextindex erfasst und mit der Volltextsuche gefunden werden können.

Sie beginnen eine Volltextsuche, indem Sie

• dem Pfad Menüband "Start" > Gruppe "Wissen/ Suchen" > Button Volltext folgen,
• oder die Tastenkombination [Strg]+[F3] eingeben,
• oder in der Dokumentauswahl auf dem Register "Suche" über das Eingabefeld Suche nach bzw. den Button (Lupe) suchen.

Volltextsuche von Qualität der Texterkennung abhängig
Das Suchergebnis ist abhängig von der Qualität der gescannten Dokumente sowie der OCR-Erkennung und unterliegt daher gewissen Unschärfen.

Geben Sie im Feld Suchwörter die Wörter oder auch Zahlen ein, nach denen Sie suchen wollen. Trennen Sie alle zu suchende Begriffe mit einem Leerschritt. Für die Suche ist es unerheblich, ob die gesuchten Begriffe im Text isoliert stehen oder verbunden sind. Auch die Groß- und Kleinschreibung findet bei der Suche keine Berücksichtigung.

Bereich "Suchoptionen"

Verknüpfung der Wörter gibt Ihnen die Möglichkeit zu bestimmen, ob die angegebenen Suchbegriffe alle zusammen ("UND") oder einzeln ("ODER") in jeweils einem Dokument vorkommen sollen.

Wenn die Check-Box Wörter müssen unmittelbar hintereinander stehen "aktiviert" ist, zeigt die Volltextsuche nur Dokumente an, in denen die Suchbegriffe unmittelbar hintereinander auftreten. Die Reihenfolge der Suchbegriffe spielt hier keine Rolle.

Die Check-Box Ähnliche Wörter berücksichtigen (Fuzzy Logic) erweitert die Suche um das Auffinden ähnlich klingender Wörter. Wenn die Check-Box "aktiviert" ist, finden Sie mit der Eingabe des Suchbegriffes "meier" auch Dokumente, die z. B. "meyer" oder "Maier" enthalten.

Wenn die Check-Box Suche ganzen Ausdruck "aktiviert" wird, sucht WM Doku exakt nach der Phrase, so wie Sie sie in Suchwörter eingegeben haben.

Wenn die Check-Box Nur in aktuellem Dokument suchen "aktiviert" wird, beschränkt sich die Suche auf das aktuell angezeigte Dokument. Dies ist praktisch z. B. bei besonders langen Dokumenten.

Bereich "zusätzliche Optionen"

Wenn die Check-Box Nur in aktueller Auswahl suchen "aktiviert" wird und in der Dokumentenliste bereits ein Filter gesetzt wurde (z. B. nur Dokumente zu einer bestimmten Akte angezeigt werden), können Sie die Volltextsuche auf diesen Dokumentenkreis beschränken. Werden in der Dokumentenliste alle Dokumente ohne Auswahl angezeigt, kann diese Option nicht ausgeführt werden.

Wenn die Check-Box Umgewandelte Textseiten durchsuchen "aktiviert" ist, wird der jeweils zur (Bild-)Seite abgespeicherte Text durchsucht. Dies ist der Hauptanwendungsfall der Volltextsuche.

Wenn die Check-Box Suchbegriffe der Dokumente durchsuchen "aktiviert" wird, sucht WM Doku im Suchbegriff des Dokuments nach einer Übereinstimmung.

Wenn die Check-Box Suchbegriffe von Wissenseinträgen durchsuchen "aktiviert" ist und der Name eines Wissensdatenbank-Zweigs mit dem Such-Text übereinstimmt, werden im neu eingeblendeten Fenster "Erweitertes Suchergebnis" die gefundenen Wissensdatenbank-Zweige angezeigt.

Wenn die Check-Box Anmerkungen durchsuchen "aktiviert" ist, werden die Anmerkungen zu den Dokumenten durchsucht.

Wenn die Check-Box Oberbegriffe durchsuchen "aktiviert" ist, sucht WM Doku nach dem Suchtext auch in den Oberbegriffen, die in den Dokumenteigenschaften festgelegt werden können. Dokumente, die diesen Kriterien entsprechen, werden in einem neuen Fenster "Erweitertes Suchergebnis" angezeigt.

Wenn die Check-Box Schlagworte durchsuchen "aktiviert" ist, sucht WM Doku nach dem Suchtext auch in den Schlagworten, die in den Dokumenteigenschaften festgelegt werden können. Übereinstimmende Dokumente werden im neuen Fenster "Erweitertes Suchergebnis" angezeigt.

Wenn von Ihnen die Check-Box Suchparameter merken "aktiviert" wird, schlägt Ihnen WM Doku die getroffenen Einstellungen und markierten Optionen (alle markierten Check-Boxen) auch für die nächsten Suchen vor.

Bereich "Historiendokumente"

Wenn Historiendokumente der DDE-Partner Winmacs und/ oder Insomacs durchsucht werden, können auch selbsterstellte Dateien und PDF-Dateien mit Seitentext, der nicht das Ergebnis einer OCR-Texterkennung in WM Doku ist, ausgewertet werden.

Vorgaben konfigurierbar
Sollen bestimmte Haken im Bereich zusätzliche Optionen standardmäßig gesetzt sein, legen Sie dies in den Optionen auf der Registerkarte "OCR/ Volltextsuche" fest.

Der Button Suchen startet die Volltextsuche. Zur Ergebnisliste siehe Navigieren durch die Ergebnisse.

Suchstart-Bestätigung im Nachrichtenfenster
Eventuell müssen Sie einige Momente auf das Suchergebnis warten, wenn die Suche über den OCR-Server abgewickelt wird. Die Bestätigung, dass sie gestartet wurde, können Sie aber im Nachrichtenfenster ablesen.

Der Button Abbrechen bricht die Suche ab und schließt das Fenster.