Der Reportgenerator

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Suche" > Drop-down-Menü Button Recherche > "Reportgenerator"

Der Reportgenerator ist ein mächtiges Auswertungsinstrument. Er ist nur zugänglich für Winmacs-Nutzer mit den entsprechenden Benutzerrechten. Erstellen Sie mit ihm selbstdefinierte Abfragen über die Datenbestände Akten, Adressen, Anwaltskanzleien, Versicherungen, Gerichte und Buchungsjournal, die Sie zur Wiederverwendung abspeichern können. Legen Sie bei diesen Abfragen fest, welche Felder in der Ergebnisliste erscheinen sollen und welche Kriterien für die Auswahl der Datensätze gelten sollen. Eine wesentliche Funktion ist das Erstellen von Serienbriefen für zuvor herausgefilterte Adressen.

Zunächst öffnet sich das Fenster "Suche Reportgenerator". In diesem Fenster werden, sofern vorhanden, bereits gespeicherte Reportgenerator-Abfragen angezeigt.

Durchsuchen Sie diese mit Texteingaben im Feld Suchbegriff.

• Der Suchtyp "beginnt mit" ist der voreingestellte Standard. Der blaue Markierungsbalken wird auf den ersten Datensatz, der mit dem Suchtext beginnt, positioniert.
• Der Suchtyp "enthält" entspricht dagegen einem Filter. Es werden dann nur noch die Datensätze angezeigt, die den Suchtext enthalten.

Standard-Suchtyp festlegen
Legen Sie einen Standard- Such-Typ fest: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > System-Parameter > Button Programm > Registerkarte "Textprogramm". Die Einstellung betrifft auch das Fenster "Suche Rohtext".

Klicken Sie zum Öffnen eines markierten Datensatzes doppelt oder auf den Button Ja, diesen; zum Erstellen einer neuen Abfrage auf den Button Neu. In beiden Fällen öffnet sich das nun abgebildete Fenster – mit bzw. ohne Einträgen.

Jede Abfrage erhält einen Suchbegriff. Die Verwaltung der Abfragen erfolgt wie unter Adressen verwalten beschrieben. Gruppieren Sie die einzelnen Abfragen im Suchfenster mit Hilfe einer Baumstruktur.

Ins Feld Beschreibung kommt die Kurzbeschreibung dieser Abfrage als Information für andere Anwender.

Das Feld Typ ist nur sichtbar, wenn Sie das Benutzerrecht "SQL-Report bearbeiten" besitzen. Dieses wird in RAG User vergeben. Damit ist es möglich, eine Abfrage nicht wie nachfolgend beschrieben, sondern direkt über die Datenbanksprache SQL zu definieren. Dazu muss die SQL-Syntax verwendet werden, die sich je nach zugrunde liegender SQL-Datenbank unterscheiden kann.

Wählen Sie oberhalb der SQL-Anweisung im Drop-down-Menü Datenbank eine Datenquelle aus. Geben Sie im Textfeld AutoRel den Namen des zugehörigen Primärschlüssels dieser Daten ein. Dadurch steht die gesamte Funktionalität des Reportgenerators auch bei SQL-Abfragen zur Verfügung.

Tragen Sie in das Feld Datenbank die Datenquelle ein, die für die Abfrage genutzt werden soll. Dabei haben Sie jederzeit die Möglichkeit, den Datenbestand der Adressen, Akten und Kanzleien auszuwählen. Achten Sie darauf, immer die richtige Datenquelle für Ihre Suchabfrage einzugeben! Andernfalls wird ggf. eine Fehlermeldung angezeigt.

Bestimmen Sie mit dem Drop-down-Menü Sortiert die Reihenfolge der Datensätze in der Ergebnisliste. Für jeden Datenbereich sind unterschiedliche Einstellungen möglich. Wählen Sie z. B. bei einer Auswertung über Adressen, ob nach "Suchbegriff" oder "Postleitzahl" sortiert werden soll.

Eintragungen im Feld Titel erscheinen als Überschrift. Oft kann hier der Feldinhalt von Beschreibung übernommen werden.

Abhängig von der ausgewählten Datenquelle ist das Drop-down-Menü Funktion nach dem Ausführen einer Abfrage sichtbar, damit Sie mit dem Ergebnis der Abfrage eine Sonderfunktion, z. B. das Ausdrucken vom Handaktenbogen, durchführen zu können. Wählen Sie die von Ihnen gewünschte Sonderfunktion aus und klicken Sie anschließend auf den Button Sonder, um den Vorgang zu starten.

Die nachfolgenden Komponenten im Formular dienen der Definition der Abfrage:

Das Drop-down-Menü Datenfeld enthält eine Auswahl aller verfügbaren Datenfelder zum eingestellten Datenbank-Bereich. Die Datenfelder können im Reportgenerator entweder in der Ergebnisliste angezeigt oder als Filterkriterium verwendet werden. Mit anderen Worten: Das Drop-down-Menü bietet die (derzeit) wichtigsten Platzhalter des zuvor ausgewählten Datenbereichs zum Eintragen an.

Erschließbarkeit fehlender Platzhalter
Werden weitere Platzhalter zu den Datenbereichen benötigt, lassen sich diese anhand des Textgenerators für eine manuelle Eingabe erschließen.

Beispiel für die Auswertung eines Datenfelds des Datenbereichs Akte:
Im Textgenerator gibt es für das Feld Risikoanalyse nach GwG in den Stammdaten der Akte den Platzhalter ^FAkte.Geldwaesche^.
Im Winmacs-Reportgenerator entspricht die Einstellung Datenbank "Akte" der Textgenerator-Information FAkte.
Ins Datenfeld ist dementsprechend nur Geldwaesche einzugeben.
So kann der Text einer Reportgenerator-Abfrage mit dem genannten Platzhalter aussehen:
Zeige Regnr Und Sache Und Geldwaesche Wobei Geldwaesche <> Ungeprüft Und Geldwaesche <> kein Risiko
Im Reportgenerator können auf diese Weise alle Platzhalter zu FAkte verwendet werden. Zusätzliche Platzhalter zu den übrigen Reportgenerator-Datenbereiche lassen sich auf dieselbe Weise erschließen.

Check-Box-Platzhalter mit J und N
Steht ein Platzhalter für eine Check-Box, wird es über "J" (ja, Check-Box markiert) und "N" (nein, nicht markiert) abgefragt (z. B.: Feld "PKH" in bei "Akten"). Ausnahme ist das Feld "FallKat" (Fallkategorie, Bereich "Akten") liefert "U" für Unfallsachen und "F" für Familiensachen.

Die folgenden Buttons dienen dazu, in den Definitionstext die entsprechenden Feldbezeichnungen, Schlüsselwörter oder Vergleichsoperatoren einzufügen.

Direkte Eingabe des Definitionstexts möglich
Selbstverständlich kann auch der Definitionstext auch direkt eingegeben werden. Für geübte Anwender ist dies sicher die schnellere Methode. Die Groß-/ Kleinschreibung muss nicht beachtet werden.

Mit dem Button Einfügen kann die Bezeichnung des zuvor in Feld ausgewählten Datenelements in den Definitionstext eingefügt werden.

Jeder dieser Buttons fügt seine Beschriftung in den Definitionstext ein.

Es folgt der große Eingabebereich für den Definitionstext, der im nachfolgenden Kapitel beschrieben ist.

Darunter sehen Sie die Liste der Suchergebnisse, nachdem Sie mit dem Button Filtern eine Abfrage gestartet haben.

Buttons am oberen Fensterrand

Der Button Druck öffnet den Druck-Dialog zum Ausdrucken der fertigen Ergebnisliste aus, und zwar in dem Umfang wie sie gerade am Bildschirm zu sehen ist.

Mehr zum Button Export finden Sie im Kapitel Exportdatei erzeugen.

Wenn die Definitionsabfrage fertig gestellt ist, starten Sie mit dem Button Filtern die Abfrage. Die Ergebnisse erscheinen zeilenweise im unteren Fensterbereich.

Der Button Abbruch bricht einen laufenden Filtervorgang ab. Bei größeren Datenmengen kann das Filtern eine längere Zeit beanspruchen.

Mehr zum Button Serienbrief finden Sie im Kapitel Serienbrief erzeugen.

Mehr zum Button Etiketten finden Sie im Kapitel Etiketten erzeugen.

Der Button Sonder startet die in dem Drop-down-Menü Funktion ausgewählte Sonderfunktion. Dieser Button ist nur sichtbar, wenn auch das genannte Drop-down-Menü angezeigt wird.

Die untere Fensterhälfte enthält die Ergebnisliste, also alle Datensätze, die den definierten Filterkriterien entsprechen. Ein Doppelklick auf eine Zeile in dieser Liste öffnet den entsprechenden Datensatz.

Der Definitionstext

Die Sache steht und fällt mit dem Inhalt des Definitionstextes. Definieren Sie mit ihm, welchen Inhalt und welche Gestaltung die Ergebnisliste des Reportgenerators hat.

Der Definitionstext besteht aus zwei Teilen, nämlich dem Gestaltungs- und dem Filterteil.

Eine Abfrage gestalten (Gestaltungsteil)

Der Gestaltungsteil eines Definitionstextes für den Reportgenerator beginnt immer mit dem Schlüsselwort Zeige. Danach folgen alle Bezeichnungen für die Felder, die in der Ergebnisliste erscheinen sollen. Verketten Sie die einzelnen Bezeichnungen mit dem Schlüsselwort und.

Wenn Sie eine Adressenliste haben möchten, welche z. B. die Felder Vorname, Name1, Name2, Strasse, PLZ und Ort enthält, müssen Sie:

• das Drop-down-Menü Datenbank auf "Adressen" stellen
• den Gestaltungsteil des Definitionstextes folgendermaßen konstruieren: Zeige Vorname und Name1 und Name2 und Strasse und PLZ und Ort
• den Button Filtern drücken, um die Ergebnisliste zu erhalten.

Die Spaltenbreite ändern/ definieren

Für jedes Feld wird in der Ergebnisliste eine Spalte eingerichtet, die eine bestimmte, konstante Breite hat. Verschieben Sie ggf. die Trennlinien zwischen den Spalten der aufgebauten Ergebnisliste nach rechts bzw. links bei (darauf) gedrückt gehaltener, linker Maustaste.

Bei geplanter Wiederverwendung der Abfrage empfehlen wir bereits im Definitionstext die Breite der Spalten zu definieren. Schreiben Sie hinter die jeweilige Feldbezeichnung, mit einem Komma getrennt, die Anzahl der Zeichen, die in eine Spalten-"Zeile" passen sollen.

Beispiel:

Zeige Vorname und Name1 und Name2 und Strasse und PLZ,6 und Ort

Hier wird die ansonsten erhebliche Breite der Spalte für die Postleitzahl auf 6 Zeichen begrenzt und damit die Spalte schmaler angezeigt.

Die Ausrichtung der Spalten

Eine weitere Gestaltungsmöglichkeit besteht darin, die Ausrichtung der Spalteninhalte zu definieren. Die Standardeinstellung ist linksbündig.

Handelt es sich beim Spalteninhalt um Zahlenbeträge, dann ist eine rechtsbündige Ausrichtung übersichtlicher. Dies wird dadurch erreicht, dass an die Feldbezeichnung, durch ein Komma getrennt, der Buchstabe "R" angehängt wird.

Beispiel (für den Datenbereich "Akten"):

Zeige Regnr und Sache und SaldoFG,R,15 wobei SaldoFG > 0,00

Bei dieser Abfrage über die Akten wird von allen Akten mit einem Fremdgeldbestand neben der Registernummer und dem Kurzrubrum (Sache) der Saldo Fremdgeld rechtsbündig und mit 15‑stelliger Breite dargestellt.

Der Filterteil

Der Filterteil im Definitionstext einer Reportgenerator-Abfrage beginnt stets mit dem Schlüsselwort wobei. Im Gegensatz zum Gestaltungsteil muss ein Filterteil nicht notwendigerweise definiert werden. Ohne einen Filterteil werden eben alle Datensätze des entsprechenden Datenbereiches in die Ergebnisliste aufgenommen.

Im Filterteil wird eine Einschränkung der zu berücksichtigenden Datensätze dadurch vorgenommen, dass Vergleichsoperationen definiert werden. Jeder Datensatz des Datenbereiches wird daraufhin untersucht, ob er den Filterkriterien entspricht, er also in die Ergebnisliste aufgenommen werden soll oder nicht. Verglichen wird stets ein Feldinhalt mit einem Referenzwert, wobei durch den Operator dazwischen die Art des Vergleichs festgelegt wird.

Beispiel:

SaldoFG > 0,00

Hierbei ist "SaldoFG" der Bezeichner für das Feld "Saldo Fremdgeld" einer Akte, der Operator ist ">" (größer als) und der Referenzwert ist "0,00". Es werden also nur die Akten berücksichtigt, deren Fremdgeldsaldo größer als 0 ist.

Kombinieren Sie Filterbedingungen. Nur solche Datensätze, die allen Filterbedingungen entsprechen, werden in die Ergebnisliste aufgenommen.

Mögliche Filterbedingungen/ Vergleichsoperatoren sind:

= Einfacher Vergleich auf Übereinstimmung.

Bei Textfeldern (z. B. "Name1", "Vorname"; nicht bei Zahlenfeldern) wird überprüft, ob der Referenzwert am Anfang des Feldinhalts übereinstimmt.<br> Beispiel: ... wobei Name1 = Müller<br> Hier werden neben "Müller" auch Datensätze akzeptiert, die mit "Müller" beginnen, also z. B. auch "Müllermann" und "Müllermeier".

== Erweiterter Vergleich auf Übereinstimmung.

Der Feldinhalt des Datensatzes muss exakt dem Referenzwert entsprechen.

Beispiel: ... wobei Name1 == Müller

dann werden nur alle Adressen mit Name1 "Müller" akzeptiert. Die Datensätze mit "Müllermann", "Müllermeier" werden nicht akzeptiert.

> Vergleich auf "größer als".

Beispiel: ... wobei UmsatzHon > 1000,00

sucht alle Akten, in denen mehr als 1.000,00 Umsatz gemacht wurde.

< Vergleich auf "kleiner als".

Beispiel: ... wobei SaldoSFA < -100,00

sucht alle Akten, deren Saldo Steuerfreie Auslagen kleiner ist als ‑100,00. Das sind alle Akten, in denen eine Forderung bezüglich der steuerfreien Auslagen von mehr als 100,00 besteht. Sicher auf den ersten Blick etwas überraschend, dass hier der Vergleichsoperator "kleiner als" lautet und mit einem negativen Referenzwert gearbeitet wird – man möge sich an den "Zahlenstrahl" in der Mathematikstunde erinnern!

enthalten durchsucht alle Adressen bzw. Akten nach beliebigen Wortelementen.

Dabei ist es unerhebelich, in welchem Feld, z. B. "Sache", "Notiz", "Aktenzeichen" usw., und an welcher Stelle das Wort vorkommt.

• Beispiel 1: Zeige RegNr und Sache wobei enthalten "Grundstück"
  sucht alle Akten (bzw. Adressen), in denen an irgendeiner Stelle das Wort/ der Wortteil "Grundstück" steht. Der Filtervorgang kann je nach Umfang Ihres Adress- bzw. Aktenbestandes etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen.

• Beispiel 2: Zeige Suchbegriff Wobei Familienstand=undefiniert
  zeigt alle Adressen an, in denen auf der Registerkarte "Sonstiges" kein Familienstand eingetragen ist. Mögliche Werte für das Feld Familienstand sind: ledig, verheiratet, geschieden, verwitwet, undefiniert.

Achtung: Nach dem = darf bei dieser Abfrage kein Leerzeichen vorhanden sein!

Joker

In einigen Fällen ist ein Vergleich nur bestimmter Teile einer Zeichenfolge sinnvoll. Das Zeichen, das beim Vergleich nicht ausgewertet werden soll, wird durch ein ? ersetzt.

Beispiel:

Angenommen, Sie haben Ihre Adressen über den Feldinhalt Code wie folgt kodiert:

1. Stelle: "M" für Mandanten, "G" für Gegner, "D" für Drittbeteiligte usw.

2. Stelle: bei Mandanten "P" für private Mandanten, "F" für Firmenmandanten

3. Stelle: "Qualität" der Mandanten, z. B. "0" für wenig wichtige ... bis "9" für VIPs

Setzen Sie den Datenbereich auf "Adressen" und geben Sie als Text ein:

Zeige Vorname und Name1 und Name2 wobei Code = M?9

Diese Beispiel-Abfrage filtert dann die Adressen aller VIP-Mandanten heraus, unabhängig von der Frage, ob es sich um einen Privat- oder Firmenmandanten handelt.

Beteiligte an einer bestimmten Akte

Bei Akten mit sehr vielen Beteiligten kann es erforderlich werden, dass z. B. alle Mandanten in dieser Akte einen Serienbrief erhalten. Mit der Abfrage "Partei in" wird jede Adresse daraufhin überprüft, ob sie an der danach benannten Aktennummer beteiligt ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie als Mandant, Gegner oder Drittbeteiligter geführt wird. Diese weitere Selektion kann über das Feld "Code" vorgenommen werden (wenn Sie "Code" entsprechend einsetzen, vgl. Personenadressen > Registerkarte "Anschrift").

Beispiel für den Datenbereich "Adressen":

Zeige Suchbegriff wobei Partei in 05/000456 = J und Code=M

listet alle Mandanten (anhand des Suchbegriffs, also des Namens) der Akte 05/000456 auf.

Addition von numerischen Feldern

Bei einigen Listen werden Spalten mit numerischen Werten angefordert, z. B. eine Fremdgeldliste aller Akten mit Fremdgeldbestand. Zusätzlich kann nun über die gesamte Spalte eine Summe gebildet werden. Das Schlüsselwort ist Addiere, gefolgt von der Bezeichnung der zu addierenden Spalte.

Beispiel für den Datenbereich "Akten":

Zeige RegNr und Sache und SaldoFG wobei SaldoFG>0 Addiere SaldoFG

Als letzte Zeile der Tabelle wird nun "Summe" eingefügt. Dort steht in der Spalte, die mit "Addiere" gekennzeichnet wurde, die Gesamtsumme.

Wenn Sie versuchen eine Spalte addieren zu lassen, die keine numerischen Werte enthält, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

Variable Datumsabfragen

In einigen Listen ist als Filterbedingung ein Datumsvergleich sinnvoll, z. B. eine Liste mit allen Mandanten, die bald Geburtstag haben, eine Liste mit allen Akten, die in einem bestimmten Zeitraum angelegt wurden usw. Damit die entsprechenden Vergleichswerte nicht bei jeder Verwendung der Abfrage neu angepasst werden müssen, sind eine Reihe von variablen Vergleichswerten und zwei weitere Vergleichsoperatoren vorhanden:

Vergleichsoperatoren

• InMonat prüft, ob ein Datum in einem bestimmten Kalendermonat liegt.
  
  Beispiele (alle im Datenbereich "Akten"):
  Zeige Regnr Und Sache Und AnlageAm Wobei AnlageAm InMonat @Juni zeigt alle Akten, die im Kalendermonat "@Juni" angelegt wurden.
  Zeige Suchbegriff Und Geburtstag Wobei Geburtstag inMonat @LfdMonat zeigt alle Adressen, die im laufenden Monat Geburtstag haben.

• InJahr prüft, ob ein Datum in einem bestimmten Jahr liegt.
  
  Beispiele:
  Zeige Regnr Und Sache Und AnlageAm Wobei AnlageAm InJahr 2004 zeigt alle Akten, die im Jahr 2004 angelegt wurden.
  Zeige Regnr Und Sache Und AnlageAm Wobei AnlageAm inMonat @lfdMonat und AnlageAm inJahr @LfdJahr zeigt alle Akten, die jetzt gerade im laufenden Monat angelegt wurden.

Vergleichswerte

• @heute liefert als Ergebnis das aktuelle Tagesdatum, d. h. das Systemdatum des PC.
• @heute+14 (wobei "14" selbstverständlich durch jede andere Zahl ersetzt werden kann) liefert einen entsprechenden Tag in der Zukunft. Wichtig ist, dass das "+"-Zeichen ohne Abstand eingefügt ist!
• @lfdMonat liefert den laufenden Monat laut Systemdatum des PC als Vergleichswert in Verbindung mit dem Vergleichsoperator inMonat.
• @Januar bis @Dezember liefert einen konkreten Kalendermonat (für ein Beispiel vgl. oben inMonat)
• @lfdJahr liefert das laufende Kalenderjahr laut Systemdatum des PC als Vergleichswert in Verbindung mit dem Vergleichsoperator inJahr (für ein Beispiel vgl. oben inJahr)

Beispiel für eine geschickte Kombination

Welches Ergebnis liefert die folgende Suchabfrage (im Datenbereich "Adressen")?

Zeige Suchbegriff und Geburtstag wobei Geburtstag inMonat @lfdMonat und Code=M

Sie liefert den Suchbegriff, d. h. den Namen, und das Geburtsdatum,
- wenn die Person im laufenden Monat Geburtstag feiert - und wenn es sich um einen Mandanten handelt.
Eine solche Abfrage eignet sich z. B. ideal als Grundlage für einen Serienbrief.

Serienbrief erzeugen

Bei Datenbereichen mit Adress-Charakter, derzeit "Adressen", "Anwaltskanzleien", "Versicherung" und "Gerichte", kann für die in der Ergebnisliste stehenden Adressen im Reportgenerator ein Serienbrief erstellt und mit Hilfe von Word ausgedruckt werden.

1. Definitionstext (Abfrage) erstellen

Erstellen Sie dazu zunächst eine "normale" Reportgenerator-Abfrage, so dass Sie die Empfänger-Adressen in einer Ergebnisliste erhalten. Dabei ist es an dieser Stelle nicht entscheidend, dass alle Felder, auf die der Serienbrief zugreift, in der Liste als Feldwert dargestellt werden. Wichtig ist lediglich, dass die erforderlichen Adressen in der Datensatz-Liste enthalten sind, ggf. auch ausschließlich über das Feld Suchbegriff.

2. Feinauswahl der Empfänger

Eine Feinauswahl der Empfänger ist über die Spalte "SerBr." in der Ergebnisliste möglich: Nur solche Datensätze (Zeilen), die hier mit einem Pfeil ("»") markiert sind, werden bei der Erstellung des Serienbriefes berücksichtigt. Standardmäßig sind alle gefundenen Datensätze so markiert.

Damit können Sie zunächst mithilfe der normalen Filterbedingungen eine Vorauswahl treffen und anschließend für jede einzelne Adresse entscheiden, ob sie tatsächlich verarbeitet werden soll. Nach dem Filtervorgang sind zunächst alle Zeilen markiert, d. h. alle würden beim Serienbrief berücksichtigt werden. Sie schalten die Markierung durch einen Mausklick auf das Markierungssymbol ein und aus.

3. Serienbrief an Word übergeben

Klicken Sie auf den Button Serienbrief, der nur für die Datenbereiche "Adressen", "Anwaltskanzleien", "Versicherung" und "Gerichte" zur Verfügung steht.

Wählen Sie dann in der angebotenen Liste den Rohtext aus, der mit den individuellen Adressdaten versehen an jeden der Empfänger verschickt werden soll.

Rohtext für Serienbrief vorhanden
Im Lieferumfang gibt es einen Rohtext ALLG SERIENBRIEF MUSTER, aus dem ein von Ihnen gewünschter und sinnvoller Serienbrief abgeleitet werden kann.

Aktenplatzhalter im Serienbrief ausgeschlossen
In dem hier zu verwendeten Serienbrief-Rohtext darf kein Bezug zu einer Akte als Platzhalter enthalten sein. Denn hier ist keine Verbindung zu den Akten, sondern nur zu Adressen verfügbar!

Es öffnet sich daraufhin Word, und es wird ein einziges Dokument erzeugt, in dem die individualisierten Anschreiben direkt hintereinander folgen. Drucken Sie dieses Dokument aus.

Exportdatei erzeugen

Lassen Sie die über den Reportgenerator ausgefilterten Daten in eine Datei schreiben, um sie einem anderen Programm zur Weiterverarbeitung zu übergeben. So können Sie z. B. Buchhaltungsdaten an Excel übergeben oder Adressdaten an Word (falls Sie die Winmacs-eigene Serienbrief-Funktion nicht nutzen möchten, um etwa Umschläge, Etiketten o. ä. mit Word-Bordmitteln zu erstellen).

1. Definitionstext (Abfrage) erstellen

Erstellen Sie dazu zunächst eine "normale" Reportgenerator-Abfrage, so dass Sie die zu exportierenden Daten in der Ergebnisliste erhalten. Achten Sie darauf, dass die Ergebnisliste alle benötigten Felder (Spalten) enthält, und zwar in genau der Reihenfolge, wie Sie diese in der Exportdatei benötigen.

2. Feinauswahl der Datensätze

Eine Feinauswahl der angezeigten Datensätze ist über die Spalte SerBr. in der Ergebnisliste möglich. Berücksichtigt werden bei der Erstellung der Steuerdatei nur die Datensätze, die dort mit dem Symbol "»" markiert sind. Standardmäßig sind alle gefundenen Datensätze entsprechend markiert. Auf diese Weise können Sie zunächst mithilfe der Filterbedingungen eine Vorauswahl treffen und anschließend für jeden einzelnen Datensatz festlegen, ob er tatsächlich verarbeitet werden soll. Nach dem Filtervorgang sind zunächst alle Zeilen markiert, d. h., alle würden beim Datenexport berücksichtigt werden. Die Markierung lässt sich durch einen Mausklick auf das Markierungssymbol "»" ein- oder ausschalten.

3. Steuerdatei ausgeben

Klicken Sie auf den Button Export am oberen Fensterrand, um den Speicherpfad auszuwählen. Winmacs erzeugt nun eine Datei, die folgendermaßen aufgebaut ist:

• Als erster Datensatz werden die Spaltenüberschriften ausgegeben, entsprechend dem Standard der Word-Steuerdatei.
• Als Trennzeichen zwischen den Feldern wird eine Tabulator-Schaltung verwendet, als Trennzeichen zwischen Datensätzen eine Zeilenschaltung.

Diese Datei wird unter dem Namen ExportResult.txt in dem definierten Pfad gespeichert. Direkt im Anschluss fragt Winmacs Sie, ob Sie diese Datei in Excel öffnen möchten.

Etiketten erzeugen

Drucken Sie die über den Reportgenerator ausgefilterten Adressen auf Adress-Etiketten aus. Die Adressen werden dabei pro DIN-A4-Blatt in zwei Spalten mit je fünf Reihen ausgegeben. Dies ergibt pro Adresse eine Fläche von 96 x 50,8 mm und ist z. B. geeignet für Zweckform 4744-Etiketten.

1. Definitionstext (Abfrage) erstellen

Erstellen Sie dazu zunächst eine "normale" Reportgenerator-Abfrage, so dass Sie die Empfänger-Adressen in der Ergebnisliste erhalten. Dabei ist es an dieser Stelle nicht entscheidend, dass alle Felder, auf die der Serienbrief zugreift, in der Liste als Feldwert dargestellt werden. Es ist nur wichtig, dass die notwendigen Adress-Datensätze in der Liste repräsentiert sind, ggf. nur durch das Feld Suchbegriff.

2. Feinauswahl der Empfänger

Eine Feinauswahl ist dann noch über die Spalte "SerBr." in der Ergebnisliste möglich: Nur solche Datensatz-Zeilen, die hier mit einem "»" markiert sind, werden bei der Erstellung des Etikettendrucks berücksichtigt. Standardmäßig sind alle gefundenen Datensätze markiert.

Damit ist es möglich, dass Sie mit den normalen Filterbedingungen zunächst eine Vorauswahl treffen und dann bei jeder einzelnen Adresse noch entscheiden können, ob diese tatsächlich verarbeitet werden soll oder nicht. Nach dem Filtervorgang sind zunächst alle Zeilen markiert, d. h. alle würden beim Serienbrief berücksichtigt werden. Sie schalten die Markierung durch einen Mausklick auf das Markierungssymbol ein und aus.

3. Etiketten erstellen

Klicken Sie auf den Button Etiketten. Sie sehen dann eine Zusammenfassung des Ausdrucks in einem neuen Fenster mit einer Übersicht aller Adressen, die auf Etiketten gedruckt werden.

Fügen Sie eine weitere Adresse hinzu, indem Sie auf den Button + klicken. Tragen Sie die Adressdaten dann direkt in der Tabelle ein. Es lässt sich auch eine Adresse aus der Tabelle entfernen: Markieren Sie diese und betätigen Sie den Button X. Kontrollieren Sie zum Schluss die Angaben, legen Sie die Vorlage in den Drucker ein und klicken Sie auf den Button Druck.

Struktur in Abfragen bringen

Fassen Sie einen größeren Bestand gespeicherter Suchabfragen des Reportgenerators übersichtlich in einer Baumstruktur zusammen. Dabei kann eine Abfrage immer nur einem Zweig oder Unterzweig zugeordnet werden.

Beispiel: Richten Sie in der Baumstruktur einen Zweig "Suche nach Akten" mit den Unterzweigen "angelegt am" und "Suche nach Beteiligten" ein. Verknüpfen Sie anschließen die jeweils passenden Suchabfragen mit den entsprechenden Zweigen.

Verwaltet werden die Zuordnungen über das Suchfenster der Abfragen, aufzurufen über den Button (Lupe) hinter dem Feld Suchbegriff. In diesem Fenster befindet sich in der rechten oberen Ecke ein Bereich, der aus zwei Registerkarten besteht:

Die Registerkarte "Zuordnung"

Zeigen Sie hierüber alle Suchabfragen an, die einem Zweig zugeordnet sind. Auch die Zuordnung von Suchabfragen zu einem Zweig erfolgt hier.

Der Button Filter zeigt nur noch diejenigen Suchabfragen an, die dem markierten Zweig der Baumstruktur zugewiesen sind. Alle anderen Abfragen werden ausgeblendet. Als sichtbares Zeichen, dass nicht alle Suchabfragen angezeigt werden, erhält die Baumstruktur einen roten Hintergrund.

Der Button Hinzu fügt die aktuell markierte Suchabfrage links dem aktuell markierten Zweig rechts hinzu. Setzen Sie zuerst beide Markierungen und klicken Sie danach auf den Button.

Der Button Entfernen entfernt die Verknüpfung einer Suchabfrage von dem markierten Zweig. Der Button ist nur verfügbar, wenn die markierte Abfrage links auch tatsächlich mit dem markierten Zweig rechts verknüpft ist.

Die Registerkarte "Struktur ändern"

Legen Sie auf dieser Registerkarte eine Baumstruktur an oder passen Sie die vorhandene an.

Der Button Neu fügt einen neuen Zweig in die Baumstruktur ein.

Der Button Bearbeiten ermöglicht eine Namensänderung des markierten Zweigs.

Der Button Entfernen löscht einen markierten Zweig.

Der Button OK und der Button Abbruch speichert den jeweiligen Vorgang ab oder bricht ihn ab.

Jeder Zweig der Baumstruktur benötigt eine Bezeichnung.

Untereintrag erstellen

Markieren Sie einen Zweig, zu dem Sie einen Untereintrag machen wollen. Aktivieren Sie dann die Check-Box Untereintrag von. Klicken Sie dann auf den Button Neu, um eine Bezeichnung für den neuen Unterzweig einzugeben. Klicken Sie dann auf den Button OK.

Anpassen der Baumstruktur von bereits vorhandenen Zweigen per Drag-and-drop.

Um einen vorhandenen Zweig an eine andere Stelle innerhalb der Baumstruktur zu verschieben, können Sie auch mit der Maus arbeiten: Halten Sie die Taste [Strg] gedrückt. Fahren Sie gleichzeitig mit der Maus auf einen Zweignamen, drücken Sie die Maustaste und halten Sie diese solange gedrückt, bis der Mauszeiger über dem neuen Zielort steht. Lassen Sie die Maustaste los und damit den Zweig "fallen".

Um einen Unterzweig wieder zu einem Zweig erster Ordnung zu machen, lassen Sie ihn auf eine freie Stelle unterhalb des letzten Zweigs fallen.