Die Aktensalden

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Eine Übersicht über Aktensalden (pro Akte und aufaddiert) erhalten Sie im Fenster der Aktensalden.

Benutzerrecht für die Anzeige von Aktensalden erforderlich
Die Aktensalden können alle Benutzer aufrufen, die das entsprechende Recht besitzen (Auswertung > Aktensalden). Buchhaltungsrechte sind nicht erforderlich (vgl. Benutzerverwaltung, Registerkarte "Rechte").

Stellen Sie mit dem Filter unter der Button-Leiste ein, welche Akten aufgelistet werden sollen. Klicken Sie dann auf den Button Liste aufbauen. Die gefundenen Akten erscheinen im Listen-Bereich des Fensters. Darunter zeigt Winmacs die aufaddierten Summen für Auslagen, Honorar und Fremdgeld für alle aufgelisteten Akten an. Die Summe für noch nicht abgerechnetes Honorar kann optional angezeigt werden, wenn dies in den Programm-Parametern (Registerkarte "Mahnverfahren") eingestellt ist.

Das Filter

Entscheiden Sie mit Hilfe des Drop-down-Menüs Referat, ob Sie den gesamten Aktenbestand ("alle") oder nur den eines bestimmten Referats berücksichtigen wollen. Mit "alle zu SB" werden alle Akten zu Referaten des Sachbearbeiters ausgewählt. Wenn mehrere Buchhaltungen bestehen, werden nur die Referate der aktuell geöffneten Buchhaltung aufgeführt (Ausnahme: Bei der Option "alle" werden tatsächlich alle Referate angezeigt).

Stellen Sie im Drop-down-Menü Sachbearbeiter das Kürzel des Sachbearbeiters, dessen Akten hier aufgelistet werden sollen.

Werten Sie durch Eingabe von Registernummern in die Felder ab RegNr. und bis RegNr. nur einen Teil des Aktenbestands aus.

Im Drop-down-Menü Aktenart stellen Sie ein, ob nur Anwaltsakten, nur Notarakten oder beide Aktenarten ("alle") ausgewertet werden sollen.

Im Drop-down-Menü Status stehen folgende Optionen zur Auswahl: "alle", "nur aktive" (Voreinstellung – nur Akten werden ausgewertet, die noch nicht abgelegt sind) und "nur ruhende" Akten.

Grenzen Sie mit dem Drop-down-Menü Vorgabe die aufzulistenden Akten noch weiter ein:

• "alle Akten" listet alle Akten auf, die den zuvor eingestellten Kriterien entsprechen (ohne weitere Eingrenzung).
• "Fremdgeldliste" listet nur Akten auf, die zusätzlich einen Fremdgeldbestand aufweisen.
• "Auslagenliste" listet nur Akten auf, die zusätzlich Auslagen enthalten.
• "alle mit Saldo <> 0" listet Akten auf, die Auslagen, Honorar oder Fremdgeld enthalten.

Das Datumsfeld Stichtag stellt die Liste zu dem angegebenen Tag zusammen. Buchungen nach dem Stichtag werden ignoriert. Die Voreinstellung "00.00.0000" schaltet diesen Filter ab.

Soweit Kostenstellen in der Akte verarbeitet werden, können Kostenstellen als Selektionskriterium verwenden.

Entscheiden Sie mit den Optionsfeldern Sortierung, ob Winmacs die Ergebnisliste wird in Reihenfolge der "Registernr." (Registernummer) oder alphabetisch nach "Sache" darstellen soll.

Nach jeder Änderung muss die Liste neu zusammengestellt werden über den Button Liste aufbauen.

Außerdem stehen folgende Buttons am oberen Fensterrand zur Verfügung:

Der Button Druck öffnet den Druck-Dialog für die aktuell sichtbare Auswertung. Der Button wird erst nach dem Aufbau der Liste aktiv. Beim Ausdruck werden alle Kriterien (Referat, Sachbearbeiter, Bereich Registernummern, Stichtag, Kostenstellen) im Listenkopf kompakt ausgegeben. Zusätzlich werden "Honorarsalden" als eigenständige Liste ausgegeben.

Der Button Abbruch stoppt die Aktualisierung, falls es hierbei zu Verzögerungen kommt.

Der Button Export ist erst nach dem Aufbau der Liste aktiv. Exportieren Sie mit ihm die angezeigten Werte in die Datei AktenSalden.csv für eine Verarbeitung in anderen Programmen, z. B. einer Tabellenkalkulation. Nach dem Export fragt Winmacs, ob Excel gestartet werden soll und die Daten darin anzeigen sollen.

Der Button Konto öffnet das Mandantenkonto zur gerade markierten Akte.

Mit dieser Auswertung können Sie Ihre Buchhaltung auf ihre Konsistenz prüfen:

Wenn Sie diese Auswertung für jedes Referat einzeln ausführen lassen, dann muss sich zwangsläufig folgendes Bild ergeben – wenn Ihre Buchhaltung in sich stimmig ist: Pro Referat wird am unteren Formular-Rand der Saldo für die Bereiche Auslagen, Honorar und Fremdgeld dargestellt – wie er sich unter Berücksichtigung aller Buchungen in den Akten ergibt.
Stimmt alles, dann müssen diese Werte exakt mit den entsprechenden Sachkonten in der Saldenliste übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, ist zu vermuten, dass die Eröffnungsbuchungen in den Sachkonten nicht korrekt ausgeführt wurden.