Die Wochenübersicht (Personen)

In einem Übersichtsfenster des Kalenders erhalten Sie eine grafische Darstellung der Termine im zeitlichen Verlauf eines Tages oder einer Woche, die bestimmte Personen oder Ressourcen betreffen. Jede Terminklasse wird in einer eigenen Farbe dargestellt. Sich zeitlich überschneidende Termine hebt ein roter Streifen auf der linken Seite hervor. Im Übersichtsfenster lassen sich Termine anlegen, bearbeiten, entfernen und mit weiteren Funktionen verwalten.

Öffnen eines Übersichtsfensters mit einer Tages- oder Wochenansicht

Es gibt verschiedene Wege, ein neues Übersichtsfenster des Kalenders aufzurufen. Im Winmacs-Hauptfenster sind hierzu zwei Buttons enthalten (Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Kalender").

Beim Button Personen klicken Sie auf das Symbol über der Beschriftung "Personen", um eine Wochenansicht Ihrer eigenen Termine zu öffnen. Wenn Sie beim Klicken die Taste [Strg] gedrückt halten, wird stattdessen eine Tagesansicht für alle im Kalender zu berücksichtigende Benutzer angezeigt. In einer dritten Variante gelangen Sie mit der Tastenkombination [Shift]+[Strg] zur Tagesansicht gemäß Ihrer persönlichen Auswahlliste.

Persönliche Auswahlliste im Kalender verwalten
Eine Auswahlliste mit der Bezeichnung "Persönliche Auswahl" erstellen und bearbeiten Sie in Ihren Benutzereinstellungen (Hauptfenster-Menüband "Datei" > Button Mein Profil > Registerkarte "Einstellung" > Unterregisterkarte "Kalender" > Reiter "Auswahllisten").

Durch Klicken auf die Beschriftung "Personen" rufen Sie eine Liste auf, mit deren Hilfe Sie eine Wochenansicht für alle im Kalender zu berücksichtigende Benutzer oder einen konkreten Benutzer öffnen können.

Der Button Terminkalender öffnet zunächst ein Auswahlfenster, in dem alle Tage des aktuellen Monats und zusätzlich zwei Listen mit Personen und Ressourcen angezeigt werden. Wählen Sie somit aus, wessen Termine Sie sehen wollen und dann eine diesbezügliche Tages- oder Wochenansicht aufrufen.

Sie haben auch die Möglichkeit, in einem bereits geöffneten Übersichtsfenster doppelt auf eine Spaltenüberschrift der Termindarstellung zu klicken. Abhängig davon, ob Sie den Doppelklick auf einem Namen, einem Namenskürzel oder einem Datum ausführen, öffnen Sie eine neue Wochenansicht zum angeklickten Benutzer oder eine neue Tagesansicht zum angeklickten Datum.

Anpassen der Darstellung eines bereits geöffneten Übersichtsfensters

Im rechten Teil des Übersichtsfensters, betitelt mit "Ansicht & Auswahl", haben Sie zahlreiche Möglichkeiten, die Termindarstellung des Fensters anzupassen.

Greifen Sie mit dem Drop-down-Menü oben im Fenster schnell auf vordefinierte Auswahllisten für Personen und Ressourcen zu. Sobald Sie eine dieser Listen ausgewählt haben, ändert sich die Termindarstellung entsprechend.

Persönliche Auswahlliste im Kalender verwalten
Verschiedene Auswahllisten erstellen und bearbeiten Sie in Ihren Benutzereinstellungen (Hauptfenster-Menüband "Datei" > Button Mein Profil > Registerkarte "Einstellung" > Unterregisterkarte "Kalender" > Reiter "Auswahllisten" am unteren Rand des Fensters).

Direkt darunter befinden sich vier Buttons zum Wechseln der Kalender-Ansichten.

Der Button (Umschalten zur Tagesübersicht) schaltet Tagesübersicht zur Wochenübersicht um.

Der Button (Umschalten zur Wochenübersicht) schaltet Wochenübersicht zur Tagesübersicht um.

Der Button (Wochenende einblenden)/ (Ohne Wochenende: Die Spalten für Samstag und Sonntag ausblenden) blendet das Wochenende (Samstag und Sonntag) aus bzw. ein.

Der Button (Terminhistorie anzeigen) zeigt zusätzlich frühere Termine an, die verschoben oder gelöscht worden sind.

Blenden Sie mit einem Klick auf den Button Personen oder den Button Ressourcen die zugehörigen Listen mit allen im Kalender zu berücksichtigenden Benutzern oder allen Ressourcen ein. Hier haben diejenigen Listeneinträge einen Haken, deren Termine links im Übersichtsfenster dargestellt werden. Durch das Setzen weiterer oder das Entfernen vorhandener Haken passen Sie die Termindarstellung an Ihre jeweiligen Bedürfnisse an. Direkt unter der Liste befinden sich (ausgehend von links) ein Button zum Entfernen aller Haken und ein Button zum Umschalten der Listensortierung (aufsteigend nach der Reihenfolge oder dem Alphabet; die Reihenfolge ist durch die Auswahlliste oder die Reihenfolgenummer definiert).

Anzeigen von ergänzenden Informationen

Zusätzlich sind im rechten Teil des Übersichtsfensters auch ergänzende Informationen zur Termindarstellung für Sie verfügbar. Ein Klick auf den Button Termininfo blendet die Zusammenfassung zu dem aktuell markierten Termin in der linken Termindarstellung ein.

Alternativ zeigen Sie dieselbe Zusammenfassung an, indem Sie den Mauszeiger auf die grafische Darstellung des Termins bewegen. Sie erscheint dann in einem kleinen Hinweisfenster.

Hinweisfenster im Kalender deaktivierbar
Das Deaktivieren dieser Hinweisfenster ist in Ihren Benutzereinstellungen möglich (Hauptfenster-Menüband "Datei" > Button Mein Profil > Registerkarte "Einstellung" > Unterregisterkarte "Kalender" > Kalender mit dynam. Memo).

Ein Klick auf den Button Legende zeigt, welche Farben den verschiedenen Terminklassen zugeordnet sind oder anderweitig in der Termindarstellung verwendet werden.

Verwalten von Terminen und weitere Funktionen

Am oberen Rand eines Übersichtsfensters befindet sich eine Button-Leiste, deren Buttons das Verwalten von Terminen und den Aufruf weiterer Programmfunktionen ermöglichen.

Klicken Sie auf Button Neu, um einen neuen Termin anzulegen, den Button Bearbeiten, um einen markierten Termin zu bearbeiten oder den Button Entfernen, um einen markierten Termin zu entfernen. Die zum Termin gehörenden Informationen erfassen und bearbeiten Sie innerhalb eines Terminfensters. Für einen neuen Termin wird der in der Termindarstellung markierte Zeitpunkt und Benutzer als Vorschlag übernommen.

Terminbearbeitung nach Doppelklick möglich
Zum Bearbeiten können Sie den Termin alternativ auch doppelt anklicken.

Termine für mehrere Personen
Wenn Sie mehrere Personen in der Wochenübersicht anzeigen, verwandelt sich der Button Neu in einen Splitt-Button. Wenn Sie auf den Button (Pfeil) klicken, öffnet sich ein Drop-down-Menü, in dem man nur "für Alle" auswählen kann. Wenn Sie diese Option anklicken, öffnet sich das Terminfenster zum Ausfüllen. Der abgespeicherte Termin wird dann in die Terminkalender aller zuvor angezeigten Personen eingetragen.

Mit einem Klick auf den Button Ausschneiden oder den Button Kopieren stellen Sie einen markierten Termin zum Einfügen bereit. Beim Ausschneiden wird der ursprüngliche Termin zugleich aus der Termindarstellung entfernt. Anschließend können Sie den für das Einfügen zu verwendenden Zeitpunkt und Benutzer in der Termindarstellung markieren und dann auf den Button Einfügen klicken, damit der Termin am gewählten Ziel eingefügt wird.

Mit dem Button Akte und dem Button Adresse öffnen Sie zu dem markierten Termin die verknüpfte Akte bzw. Adresse.

Mit einem Klick auf den Button Nachricht senden Sie eine Nachricht mit einer Termininformation an den Benutzer, für den der markierte Termin eingetragen ist. Ein diesem Benutzer organisatorisch zugeordneter anderer Benutzer, üblicherweise jemand im Sekretariat, erhält diese Nachricht ebenfalls.

Interne Nachricht aus Kalender versenden
Auf diese Weise kann ein Mitarbeiter im Empfangsbereich der Kanzlei die zuständigen Personen darüber informieren, dass Teilnehmer eines Termins soeben in der Kanzlei eingetroffen sind.

Organisatorische Zuordnung von Benutzern
Nehmen Sie die organisatorische Zuordnung eines Benutzers zu einem anderen Benutzer in den Benutzereinstellungen vor: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Benutzer > Auswahl eines Benutzers im Datenbankfeld Suchbegriff > Registerkarte "Organisation" > zuständ. Sekretärin.

Der Button Wählen ruft den zum Termin hinterlegten Ansprechpartner direkt aus dem Übersichtsfenster an, wenn zu diesem eine Telefonnummer erfasst worden ist.

Der Button Auswahl blendet einen kleinen Monatskalender ein, mit dessen Hilfe Sie ein Datum für die Termindarstellung auswählen können. Näheres zur Bedienung entnehmen Sie bitte dem Kapitel Datumsfeld.

Der Button Export erstellt eine Microsoft-Excel-Tabelle der Termindarstellung, die dann gleich in Microsoft Excel geöffnet wird.

Wenn Sie auf die Pfeile im Steuerelement rechts neben den vorstehend erläuterten Buttons klicken, blättert die Tagesansicht einen Tag oder die Wochenansicht eine Woche vor oder zurück. Mit einem Doppelklick auf den Text zwischen den Pfeilen (Datum oder Kalenderwoche) öffnen Sie ein Datumsfeld, in welchem Sie das in der Termindarstellung anzuzeigende Datum direkt eingeben können.

Einige der in der Button-Leiste verfügbaren Befehle sind auch im Kontextmenü enthalten, welches angezeigt wird, sobald Sie mit der rechten Maustaste in die Termindarstellung klicken. Zusätzlich können Sie mit Hilfe des Kontextmenüs einen Terminbericht zu einem einzelnen Termin drucken.

Für den Fall, dass Sie einzelne Termine mit der Maus verschieben möchten, unterstützt die Termindarstellung auch Drag-and-drop.