Das Terminfenster

Sobald Sie einen neuen Termin anlegen oder einen vorhandenen Termin bearbeiten, öffnet sich ein Terminfenster des Kalenders. Passen Sie in diesem Fenster alle zum Termin gehörenden Informationen an. Einen der vier vorhandenen Teilbereiche des Fensters wählen Sie mit den Buttons am oberen Rand.

Allgemeine Termindetails

Ein neu geöffnetes Terminfenster zeigt die allgemeinen Termindetails, die Sie auch durch Klicken auf den Button Termin erreichen.

In dem Drop-down-Menü Klasse bestimmen Sie die Terminklasse (z. B. Besprechung, Gericht mit Anwesenheit, Gericht ohne Anwesenheit, Auswärtstermin, Telefontermin).

Terminklassen individuell anpassen
Die Einstellungen zum Kalender bieten Ihnen die Möglichkeit, die Bezeichnungen und Farben der Terminklassen an die Bedürfnisse Ihrer Kanzlei anzupassen (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Kalender").

SB (Sachbearbeiter; datenabhängig auch mit Bezeichnung Person oder Ressource) ist ein Datenbankfeld.

Geben Sie das Kürzel des Benutzers oder der Ressource an, für den/ die der Termin bestimmt ist.

Ist die Check-Box privat "aktiviert", kann nur der als Sachbearbeiter zugeordnete Benutzer den Termin öffnen. Alle anderen Benutzer sehen nur einen privaten Termin als Eintrag in dem Zeitraum.

Das Textfeld wegen dient einer Kurzbeschreibung des Termins. Ausführliche Anmerkungen und Notizen gehören ins große Textfeld rechts daneben.

Beginn und Ende sind Datumsfelder. Ihnen sind Uhrzeit-Felder zugeordnet, mit denen sich der Start- und Endzeitpunkt des Termins präzisieren lässt. Wenn Sie eine Uhrzeit ändern verschiebt sich entsprechend die Zeitangabe für Anfang oder Ende des Termins. Die Uhrzeitfelder sind nur sichtbar, wenn kein ganztägiger Termin vorliegt. Das Datumsfeld Beginn ist inaktiv, falls der Termin die Serienfunktionalität verwendet.

Einstellen von Uhrzeiten mit der Tastatur
Die Uhrzeiten können Sie jeweils auch mit der Tastatur einstellen, indem Sie den Cursor in ein Uhrzeitfeld bewegen und die Zeit mit Taste [nach oben] oder Taste [nach unten] um eine Stunde verändern. Mit den Tastenkombinationen [Shift]+[nach oben], [Shift]+[nach unten], Taste [Strg]+[nach oben], [Strg]+[nach unten],Taste [Shift]+[Strg]+[nach oben] oder [Shift]+[Strg]+[nach unten] erreichen Sie eine Änderung der Minuten um den Wert 1, 15 oder 30. Durch Drücken der Tastenkombination [Alt]+[nach oben] oder [Alt]+[nach unten] ändern Sie die Zeit entsprechend dem in den Einstellungen zum Kalender gesetzten Vorschlag für die Dauer eines Termins.

Bestimmen Sie mit der Check-Box Ganztägiges Ereignis, ob der Termin nur mit einem Beginn- und Enddatum für ganze Tage erfasst werden soll.
Wird sie "aktiviert", können nur Daten für Beginn und Ende, ohne Uhrzeit-Eingabe eingetragen werden. Im deaktivierten Zustand blendet Winmacs hinter den Feldern Beginn und Ende die Eingabemöglichkeit für eine Uhrzeit ein, sowie das Feld Dauer.

Die Dauer errechnet sich aus der zeitlichen Differenz der Felder: Beginn – Uhrzeit und Ende – Uhrzeit.
In den Programm-Parametern kann eine Standard-Dauer hinterlegt werden, die auf Beginn – Uhrzeit gerechnet wird.

Durch Ihre Angaben in Feldern vorher und/ oder danach sperren Sie die Zeiträume unmittelbar vor oder nach einem Termin für eine bestimmte Anzahl von Stunden und Minuten, damit die benötigte Zeit für Vorbereitungen oder Ortswechsel zur Verfügung steht.

Einstellen von Uhrzeiten mit der Tastatur
Die oben erläuterten Tasten für Zeitänderungen sind hier ebenfalls verwendbar.

Wenn Winmacs dem Sachbearbeiter eines Termins eine bestimmte Zeit vor Termin-Beginn eine Erinnerung anzeigen soll, wählen Sie im Drop-down-Menü die gewünschte Zeitspanne.

Termin-Erinnerungen einstellbar
Erinnerungen werden einem Benutzer nur dann angezeigt, wenn in seinen Benutzereinstellungen die zugehörige Check-Box aktiviert ist (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Benutzer > Auswahl eines Benutzers im Datenbankfeld Suchbegr. > Registerkarte "Einstellung" > Unterregisterkarte "Kalender" > Terminerinnerungen).

Wählen Sie im Drop-down-Menü (Verknüpfung mit) "InsoAkte", "Anwaltsakte" oder "Notarakte" als Akten-Art: Über den Button (Lupe) verknüpfen Sie den Termin mit einer bestimmten Akte aus dem gewählten Aktenbestand.

Wählen Sie im (Drop-down-Menü Adresse, Kanzlei, Versicherung, StA als Verknüpfungsziel. Die letzte Auswahlmöglichkeit "Staatsanwaltschaft" ist ein Datenbankfeld)

Abhängig von Ihrer Auswahl kann der Termin auch mit einer allgemeinen Adresse oder der Adresse einer Kanzlei, Versicherung oder Staatsanwaltschaft verknüpft werden. Wenn Sie zugleich eine Verknüpfung zu einer Akte angelegt haben, werden für die beiden zuerst genannten Adressarten zunächst nur die der jeweiligen Akte zugeordneten Adressen angezeigt. Entfernen Sie dann oben rechts im Suchfenster den Haken in der Check-Box, um alle Adressen anzuzeigen.

Hinterlegen Sie auch einen Ansprechpartner und eine Telefonnummer. Mit dem Button (Telefon) kann die hinterlegte Nummer direkt angerufen werden.

Für Terminklassen, die Gerichtstermine betreffen, stellen Sie in dem Datenbankfeld Gericht eine Verknüpfung zur Gerichtsadresse her. Sofern Sie zuvor eine Akte mit dem Termin verknüpft haben, wird das dort angegebene Gericht als Vorschlag übernommen.

Datenbankfeld abhängig von Terminklasse aktiv
Das Datenbankfeld ist nur bei entsprechender Einstellung für die gewählte Termin-Klasse aktiv (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Kalender" > Unterregister "Terminklassen" > mit Auswahl Gericht). Der rechts neben dem Datenbankfeld platzierte Button (Fernglas) ist nur sichtbar, wenn Sie für die Gerichtsterminprüfung eine entsprechende Auswahl getroffen haben.

Erfassen Sie in dem Textfeld Ort/Zi. (Ort/ Zimmer) ggf. zusätzlich zu den Adressangaben weitere Informationen zum Ort des Termins (z. B. den Gerichtssaal, die Zimmernummer des Büros oder die Bezeichnung des Konferenzraums).

Einstellungen für Serientermine

Blenden Sie mit einem Klick auf den Button SerienTyp Steuerelemente zur Anpassung eines sich in regelmäßigen Abständen wiederholenden Termins ein. Bevor Sie die Einzelheiten einstellen können, müssen Sie für den Termin die Serienfunktionalität durch Klicken auf den Button Verwenden unten links im Terminfenster aktivieren. Mit dem Button Entfernen direkt daneben lassen sich die Wiederholungen des Termins auch wieder deaktivieren.

Bereich "Serienmuster"

Mit der Auswahl eines der Optionsfelder Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich bestimmen Sie, ob Sie den Zeitabstand zwischen den einzelnen Wiederholungen des Termins in Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren angeben möchten. Auf der rechten Seite des Bereich "Serienmuster" sind dann jeweils verschiedene Auswahl- und Eingabemöglichkeiten sichtbar.

Bereich "Seriendauer"

In dem Datumsfeld Beginn tragen Sie ein, wann der Termin zum ersten Mal stattfindet.

Über die optionalen Datumsfelder Kein Enddatum, Endet nach, und Endet am können Sie steuern, ob ein Termin unbegrenzt wiederholt wird, nach einer bestimmten Anzahl von Wiederholungen endet oder an einem festgelegten Datum abgeschlossen wird.

Die Teilnehmerliste

Wenn Sie auf den Button Teilnehmer klicken, wird die Liste aller am Termin teilnehmenden Benutzer angezeigt.

Legen Sie durch das Setzen oder Entfernen der Haken in den Check-Boxen der Liste fest, welche im Kalender zu berücksichtigende Benutzer am Termin teilnehmen. Der Haken des in den allgemeinen Termindetails als Sachbearbeiter zugeordneten Benutzers kann nicht entfernt werden. Unten rechts im Terminfenster befinden sich, ausgehend von links, noch drei Buttons zum Auswählen aller Benutzer, Entfernen aller Benutzer mit Ausnahme des Sachbearbeiters und Entfernen eines Benutzers, der dem Termin bereits zu einem früheren Bearbeitungszeitpunkt zugeordnet wurde. Im zuletzt genannten Fall führt das Klicken auf den Haken in der Liste lediglich dazu, dass die Änderungen des Termins für den jeweiligen Benutzer nicht übernommen werden, symbolisiert durch ein ausgefülltes Rechteck in der Check-Box.

Die Ressourcenliste

Erstellung der Ressourcenliste
Damit die Ressourcen in der Liste angezeigt werden, müssen Sie diese zuvor anlegen: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Ressourcen.

Klicken Sie auf den Button Ressource, um zur Liste aller für den Termin benötigten Ressourcen zu wechseln.

Ordnen Sie die in Ihrer Kanzlei vorhandenen Ressourcen, z. B. Fahrzeuge, Konferenzräume oder Beamer, dem Termin zu und kennzeichnen somit, dass die jeweilige Ressource für die Zeit des Termins verwendet werden soll. Ein Termin kann auch ausschließlich für eine oder mehrere Ressourcen erfasst werden.

Nehmen Sie die Zuordnung der Ressourcen in derselben Weise vor wie die zuvor beschriebene Zuordnung der teilnehmenden Benutzer. Legen Sie für jede dem Termin zugeordnete Ressource fest, ob diese den Status Fest gebucht oder Reserviert haben soll. Markieren Sie hierzu eine Ressource und passen Sie ggf. die Auswahl im Bereich "Status" an. Der Haken einer in den allgemeinen Termindetails als "Sachbearbeiter" zugeordneten Ressource kann nicht entfernt werden.

Zum Verändern des Ressourcen-Bestands, begeben Sie sich auf das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Ressourcen.