Projekte

Das Zusatzmodul WM Project unterstützt Sie bei der Planung und Durchführung verschiedener Veranstaltungen, bei deren zur Vor- oder Nachbereitung üblicherweise vordefinierte Aufgaben abzuarbeiten sind, an der Durchführung mitwirkende Personen und deren Bedürfnisse koordiniert werden müssen, der Kreis der teilnehmenden Personen einschließlich Teilnahmekosten zu verwalten ist und allgemein alle Ideen, Kosten und weiteren Informationen an einer Stelle auffindbar sein sollen. Dies betrifft z. B. Seminare, berufliche Zusammenkünfte, Repräsentationsveranstaltungen und Jubiläumsfeiern.

WM Project nur mit Lizenz
Für die Nutzung der Winmacs-Erweiterung WM Project ist eine entsprechende Lizenz erforderlich. Weiterhin muss für den jeweiligen Winmacs-Benutzer das zugehörige Recht in der Benutzerverwaltung RAG User vergeben sein.

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Kanzlei" > Gruppe "Daten" > Button Projekte

Es öffnet sich ein leeres Projektfenster.

Nutzen Sie anschließend das darin enthaltene Datenbankfeld Suchbegriff, um ein neues Projekt anzulegen oder ein vorhandenes Projekt zu öffnen.

Standardmäßig ist die Check-Box nur laufende Projekte im Suchfenster aktiviert.

Mit dem Button Ja, diesen oder einem Doppelklick öffnen Sie das markierte Projekt in der Datensatzliste. Der Button Letzte Auswahl ruft die letzte Auswahl auf. Der Button Neu legt ein neues Projekt an.

Das Projekt-Fenster besteht aus fünf Registerkarten und einer Button-Leiste.

Übersicht

• Die Button-Leiste des Projektfensters.
• Die Registerkarte "Info"
• Die Registerkarte "Mitwirkende"
• Die Registerkarte "Teilnehmer"
• Die Registerkarte "Jobs/ Aufgaben"
• Die Registerkarte "Ideen/ Anregungen/ Dateien"

Die Button-Leiste des Projektfensters

Das Projektfenster enthält am oberen Rand eine Button-Leiste.

Der Button Druck öffnet den Druck-Dialog für eine Projekt-Übersicht.

Der Button Textprozessor und der Button S-Brief (Serienbrief) sind aktiv, wenn Sie die Registerkarte "Mitwirkende" oder "Teilnehmer" aufrufen. Erstellen Sie unter Verwendung der jeweiligen Adressdaten Texte und Serienbriefe, wie Sie es vom Aktenfenster kennen.

Empfängerauswahl über Adresslisten-Spalte
Klicken Sie auf die erste Spalte der jeweiligen Adressliste,um die beim Erstellen eines Serienbriefs zu berücksichtigenden Adressen auszuwählen.

Der Button Historie öffnet eine eigene Projekt-Historie für zugeordnete Dokumente und Notizen, die wie die Akten-Historie funktioniert. Zusätzlich steht die von der Historie getrennte Registerkarte "Ideen, Anregungen und Dateien" zur Verfügung.

Der Button Kosten öffnet das Fenster zur Erfassung der Projekt-Kosten. In diesem Fenster werden auch diejenigen Kosten angezeigt, die Sie in den Unterakten der Mitwirkenden eingetragen haben.

Mit dem Button Neu, dem Button Bearbeiten und dem Button Entfernen können Sie eine Kostenposition neu erstellen, bearbeiten oder löschen. Der Button Druck ermöglicht Ihnen das Ausdrucken der Kostenliste.

Zu allen Kostenpositionen müssen Sie ein Datum und einen Betrag angeben. Im Schlüsselfeld Text beschreiben Sie, weshalb die Kosten angefallen sind. Optional können Sie auch noch die Adresse eines Beteiligten im gleichnamigen Datenbankfeld zuordnen. Die Daten bestätigen Sie mit dem Button OK oder verwerfen Sie mit dem Button Abbruch.

Button Export; Button E-Mail: Speichern Sie die Adressdaten der Mitwirkenden und Teilnehmer ausführlich oder als E‑Mail-Liste im CSV-Format in einen auszuwählenden Ordner. Winmacs öffnet die Datei anschließend in Microsoft Excel. Die Buttons sind nur aktiv, wenn die Registerkarte "Mitwirkende" oder "Teilnehmer" ausgewählt ist.

Die Registerkarte "Info"

Auf der Registerkarte "Info" des Projektfensters geben Sie die grundlegenden Informationen zu Ihrem Projekt ein.

Hinterlegen Sie im Textfeld Bezeichnung eine aussagekräftige Bezeichnung für das Projekt.

Bestimmen Sie für die potenziellen Teilnehmer der geplanten Veranstaltung das Ende der Anmeldefrist.

Projekt-Start, (Start-)Zeit und Projekt-Ende sind Datumsfelder.

Wählen Sie im Datenbankfeld Leiter den Winmacs-Nutzer, der für die gesamte Planung und Durchführung des Projekts zuständig ist.

Event-Start, (Start-)Zeit, Event-Ende und (End-)Zeit sind zum Teil Datumsfelder. Legen Sie mit ihnen den Zeitraum der im Rahmen des Projekts organisierten Veranstaltung fest.

Ins Feld Event Ort kommt der Veranstaltungsort.

Tragen Sie ins Datumsfeld abgeschlossen am das Enddatum des Projekts ein.

Wenn Sie die Check-Box abgesagt "aktiviert" haben, können Sie einen Absagegrund erfassen.

Eine ausführliche Beschreibung des Projekt-Inhalts und -Gegenstands ist möglich.

Das Textfeld Memo ist für Ihre internen Notizen vorgesehen.

Die Registerkarte "Mitwirkende"

Die am Projekt mitwirkenden Personen sind an der Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung in irgendeiner Form beteiligt, z. B. als: Vermieter von Veranstaltungsräumen, Anbieter von Transport-, Übernachtungs- und Verpflegungsleistungen, Anbieter von Servicepersonal und Dozenten.

Alle Mitwirkenden verwalten Sie auf der gleichnamigen Registerkarte des Projektfensters.

Die Nummernfelder links direkt unter der Liste geben an, wie viele Mitwirkende, Zusagen und Absagen es gibt. Filtern Sie mit Hilfe des Drop-down-Menüs von Teilnahme den Listeninhalt.

Am unteren Fensterrand befinden sich mehrere Buttons. Mit dem Button Neu und dem Button Entfernen fügen Sie Adressen zur Liste hinzu oder entfernen diese. Mit dem Button Adresse oder einem Doppelklick auf eine Listeneintrag zeigen Sie die entsprechenden Adressdaten an.

Markieren Sie einen vollständigen Datensatz, wenn Sie mit einem Mitwirkenden kommunizieren wollen. Klicken Sie auf den auf den Button Wahl, um die angezeigte Telefonnummer zu wählen; klicken Sie auf den Button E-Mail, um eine E-Mail an die hinterlegte Adresse zu erstellen. Der Button Druck führt in den Druck-Dialog.

Jedem Mitwirkenden ist eine Unterakte zugeordnet, die der Button Unterakte öffnet. Neben allgemeinen Informationen zum Mitwirkenden erfassen Sie dort auch, welche Kosten durch die Mitwirkung entstanden sind. Die Kosten werden auch vom Button Kosten in der Button-Leiste des Projektfensters angezeigt angezeigt.

Erstellen Sie mit den Buttons des Projektfensters Texte und Serienbriefe. Auch das Exportieren der Daten ist möglich.

Die Registerkarte "Teilnehmer"

Die Registerkarte "Teilnehmer" des Projektfensters enthält eine Auflistung der an der Veranstaltung teilnehmenden Personen und ist der Auflistung der Mitwirkenden ziemlich ähnlich.

Filtern Sie den Listeninhalt mit Hilfe der Drop-down-Menüs Teilnahme, bezahlt und Adressart mitten unter der Liste.

Am unteren Fensterrand befinden sich mehrere Buttons. Mit dem Button Neu und den Button Entfernen fügen Sie Adressen zur Liste hinzu oder entfernen diese. Mit dem Button Adresse oder einem Doppelklick auf eine Listenzeile zeigen Sie die entsprechenden Adressdaten an. Durch einen Klick auf den Button Wahl oder den Button E-Mail rufen Sie die in der markierten Listenzeile angezeigte Telefonnummer an oder erstellen eine neue E‑Mail an den jeweiligen Empfänger. Mit dem Button Druck gelangen Sie zum Druck-Dialog für die angezeigte Liste.

Jedem Teilnehmer ist eine Unterakte zugeordnet, die der Button Unterakte öffnet. Erfassen Sie in dieser weitere Informationen zum Teilnehmer.

Mit den Buttons in der Button-Leiste des Projektfensters erstellen Sie Texte und Serienbriefe. Weiterhin ist das Exportieren der Daten möglich.

Die Registerkarte "Jobs/ Aufgaben"

Alle im Rahmen des Projekts zu erledigenden Aufgaben verwalten Sie auf der Registerkarte "Jobs/ Aufgaben" des Projektfensters.

Klicken Sie auf den Button Neu, den Button Bearbeiten oder den Button Entfernen, um eine Aufgabe anzulegen, zu bearbeiten oder zu löschen. Es öffnet sich dann das auch in anderen Teilen von Winmacs verwendete Jobfenster.

Mit dem Button Druck gelangen Sie in den Druck-Dialog für die Aufgaben-Liste.

Wenn Sie für Ihre Projekte immer wieder die gleichen Aufgaben benötigen, legen Sie diese als Aufgabengruppe an (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Aufgabengruppen) und übernehmen Sie mit dem Button Import in das aktuelle Projekt.

Die Registerkarte "Ideen/ Anregungen/ Dateien"

Verwalten Sie auf der Registerkarte "Ideen/ Anregungen/ Dateien" Notizen und Dateien getrennt von der Projekt-Historie.

Fügen Sie per Drag-and-drop eine Datei in die Liste am unteren Fensterrand ein. Abhängig von der aktuellen Auswahl im Drop-down-Menü DragDrop-Modus wird die Datei kopiert, verschoben oder verknüpft. Öffnen Sie den beim Kopieren und Verschieben verwendeten Zielordner mit dem Button Standard.

Mit dem Button Neu legen Sie eine neue Notiz an. Passen Sie mit dem Button Bearbeiten einen markierten Listeneintrag an: das Datum, den Eintrag-Typ oder die Bezeichnung der Notiz. Die geänderten Daten bestätigen Sie anschließend mit dem Button OK oder verwerfen die Änderung mit dem Button Abbruch. Der Button Entfernen löscht den aktuell markierten Listeneintrag.

Der Button Öffnen ist aktiv, wenn dem markierten Listeneintrag eine Datei zugeordnet ist.

Wenn Sie die Liste ausdrucken möchten, betätigen Sie den Button Druck.