Wiedervorlagen

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Ereignisse" > Button Wiedervorlagen

Die Wiedervorlagen-Liste zeigt einen aktenübergreifenden Überblick über alle anstehenden Wiedervorlagen in einem bestimmten Zeitraum an.

Benutzerrechte zum Aufruf der Wiedervorlagen erforderlich
Die Liste der Wiedervorlagen können alle Benutzer aufrufen, die das entsprechende Benutzerrecht besitzen (vgl. Benutzerverwaltung, Registerkarte "Rechte"). Wenn die Auflistung im unteren Teil des Fensters nicht sichtbar ist, müssen Sie zunächst auf den Button Aktualisieren klicken. Legen Sie fest, ob Sie stattdessen einen automatischen Listenaufbau bevorzugen (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung" > Bereich "Aktualisierung" > Check-Box WV-Liste manuell).

Grau hinterlegte Zeilen in der Tabelle machen auf Wiedervorlagen aufmerksam, die verstrichen und noch immer nicht erledigt sind.

Sortieren Sie die Liste der angezeigten Wiedervorlagen per Kopfklick.

Eine Mehrfachauswahl von Wiedervorlagen ist mittels der anzuklickenden Check-Boxen am linken Listen-Rand möglich.

Anzeige von und Anzeige bis sind zwei Datumsfelder, mit denen der Zeitraum festgelegt wird, für den die Wiedervorlagen angezeigt werden. In beiden Datumsfeldern ist standardmäßig der aktuelle Tag eingestellt. Wenn Sie in den Datumsfeldern auf den Text klicken, öffnet sich das Fenster "Auswahl Datum".

Alle als erledigt gekennzeichneten Wiedervorlagen werden ausgeblendet, wenn Sie die Check-Boxen erledigte ausblenden "aktiviert" haben.

Wenn die Check-Box unerledigte vor dem [Anzeige von] anzeigen "aktiviert" ist, werden unerledigte Wiedervorlagen vor dem oben eingestellten Zeitraum mit angezeigt.

Geben Sie das Kürzel des Sachbearbeiters direkt in das Datenbankfeld Sachbearbeiter ein oder wählen Sie dieses über den Button (Lupe) aus.

Treffen Sie in der Liste eine Auswahl. Bestätigen Sie die Auswahl für die markierte Person mit einem Doppelklick oder über den Button Ja, diesen. Das Fenster schließt sich und die entsprechende Wiedervorlagen-Liste wird angezeigt.

Wollen Sie Wiedervorlagen weiterer Nutzer angezeigt bekommen, öffnen Sie über den Button (Lupe) erneut das Fenster und markieren eine Person. Dann betätigen Sie den Button Hinzu. Dieser Vorgang ist zu wiederholen, bis alle benötigten Personen in der Wiedervorlagen-Liste berücksichtigt werden.

Tragen Sie alternativ die Kürzel hintereinander, getrennt mit Semikolon, direkt in das Suchfeld ein.

Speicherung der getroffenen Filter-Einstellungen
Das Programm speichert die getroffene Filter-Einstellung. Die Wiedervorlagen-Liste wird beim nächsten Öffnen entsprechend gefiltert angezeigt.

Falls der Name eines Sachbearbeiters hier nicht erscheint, ist die Vergabe der Berechtigungen in RAG User zu prüfen und ggf. zu korrigieren.

Referat listet Akten mit Wiedervorlagen auf, die dem eingestellten Referat zugeordnet sind.

Winmacs speichert die markierten Aktenarten im Aktenfilter. Die Filtereinstellung bestimmt die Anzeige beim nächsten Öffnen des Fensters.

Bereich "Druckoption"

Treffen Sie hier Einstellungen für einen Ausdruck der Liste:

Wählen Sie die Auswertung "gemeinsam" oder "pro Sachbearbeiter".

Die Auflistung kann "nur belegte Tage" oder "alle Tage" enthalten.

Bereich "Markierte verschieben/ zuweisen"

Dieser Bereich wird erst eingeblendet, wenn Sie mehr als nur eine Wiedervorlage in der Liste mittels Check-Box markiert haben.

Tragen Sie in das Datumsfeld zu Datum den Tag ein, auf den Sie die Wiedervorlagen verschieben wollen.

Der Button (Verschieben) verschiebt die markierten Wiedervorlagen (nach einer bejahten Sicherheitsabfrage) auf den Tag, den Sie im Feld zu Datum eingetragen haben.

Alternative
Wenn Ihnen der Button zu klein ist, klicken Sie in der Button-Leiste des Fensters auf den Button (Verschieben).

Geben Sie in das Feld zu Sachbearbeiter das Benutzer-Kürzel des Sachbearbeiters ein oder wählen Sie ihn mit dem Button (Lupe) aus.

Der Button (Zuweisen) weist die markierten Wiedervorlagen (nach einer bejahten Sicherheitsabfrage) dem Sachbearbeiter zu, der in dem Eingabefeld zu Sachbearbeiter eingetragen worden ist.

Alternative
Wem der Button zu klein ist, kann auch in der Button-Leiste des Fensters auf den Button (Zuweisen) klicken.

Eine Gruppierung, z. B. nach "Datum", ist möglich.

Über das Drop-down-Menü Spalten ein-/ ausblenden blenden Sie per Check-Box-Haken Spalten in der Tabelle dauerhaft ein- bzw. aus: "Referat", "wegen","Aufbewahrungsort", "Bemerkung", "Eintrag", "letzte Änderung" und "Erledigung".

Die Check-Box Kleine Schriftart wirkt sich auf die Darstellung der Wiedervorlagen-Liste aus.

Kanzleiweite Vorlagen für Wiedervorlagenlisten
Legen Sie für die Ansicht der Wiedervorlagen-Liste eine kanzleiweite Vorlage oder gleich mehrere an. Lesen Sie dazu das Kapitel Auswertungen verwalten.
Stellen Sie bitte hinterher die Vorlage in dem Fenster ein, in dem sie zum Einsatz kommen soll, selbst wenn Sie nur eine Vorlage erstellt haben. Das dafür notwendige Drop-down-Menü finden Sie nach Erstellung der Vorlage links, direkt über der Kopfzeile der Wiedervorlagen-Liste.

Der Button Druck öffnet den Druck-Dialog für die aktuell angezeigte Liste.

Der Button Export exportiert die Wiedervorlagen-Liste als Excel-Datei.

Der Button Aktualisieren baut die Wiedervorlagenliste neu auf. Die ist insbesondere von Bedeutung, wenn die Anzeigeoptionen verändert wurden.

Manuelle Aktualisierung für große Listen empfohlen
Standardmäßig aktualisiert sich die Liste von selbst. Bei vielen Einträgen kann dies jedoch etwas dauern. Wenn Sie dann oft mehrere Anzeigekriterien gleichzeitig ändern, schalten Sie besser in den Optionen die manuelle Aktualisierung ein (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung") und verwenden den Button Aktualisieren.

Der Button Abbruch bricht das Aktualisieren oder den Aufbau des Fensters ab, wenn der Vorgang zu lange dauert.

Um eine Wiedervorlage zu ändern, markieren Sie diese in der Liste und verwenden einen der nun beschriebenen Buttons. Um mehrere Wiedervorlagen gleichzeitig zu ändern, markieren Sie diese zuvor durch einen Mausklick in die Spalte "Mark.". Benutzen Sie dann den Button WV ändern oder verwenden Sie alternativ die rechte Maustaste. Häufig kann schon aufgrund der Angabe Grund entschieden werden, dass die betreffenden Akten doch nicht benötigt werden, sondern nur mit einer neuen Wiedervorlage versehen im Schrank verbleiben und damit der Aktenumlauf reduziert werden kann. Geben Sie deshalb hier direkt ein neues WV-Datum ein oder passen Sie den Grund an. Dadurch überschreiben Sie die ursprünglichen Werte.

Mehrere Wiedervorlagen ändern
Der Button WV ändern steht lediglich für die Änderung einer Wiedervorlage zur Verfügung. Für die Veränderung mehrerer Wiedervorlagen sind der Button (Verschieben) und der Button (Zuweisen) zu verwenden.

Der Button Erledigt oder die Tastenkombination [Alt]+[E] kennzeichnet die ausgewählte(n) Wiedervorlagen(n) als abgearbeitet und entfernt sie aus der Liste, es sei denn die Check-Box auch erledigte ist aktiviert. Eine Sicherheitsabfrage muss dazu bestätigt werden.

Der Button Akte oder ein Doppelklick auf die Akte ruft die Akte zur markierten Wiedervorlage auf.

Falls Sie Winmacs zusammen mit WM Doku einsetzen, öffnen Sie mit dem Button WM Doku das Dokumenten-Management-System. Dort wird die Winmacs-Akte bzw. verknüpfte Akte mit der Wiedervorlage geöffnet, die der gewählten Wiedervorlage zugeordnet ist, und alle ihre Dokumente werden angezeigt.

Der Button Alle markiert alle Wiedervorlagen.

Der Button Keine hebt die Markierungen der Wiedervorlagen auf.

Der Button Umdrehen dreht die Markierungen von Wiedervorlagen um: Markierte Wiedervorlagen verlieren ihre Markierung; unmarkierte werden markiert.

Der Button verschieben ist nur sichtbar bei der Mehrfachauswahl von Wiedervorlagen: Der Button verschiebt die markierten Wiedervorlagen nach Sicherheitsabfrage auf das im Bereich "Markierte verschieben/ zuweisen" angegeben Datum.

Der Button zuweisen ist nur sichtbar bei Mehrfachauswahl von Wiedervorlagen: Der Button weist die markierten Wiedervorlagen nach Sicherheitsabfrage dem im Bereich "Markierte verschieben/ zuweisen" eingetragenen Sachbearbeiter zu.