Fristen und Vorfristen

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Ereignisse" > Button Vorfristen bzw. Button Fristen.

Die Fristen- und Vorfristen-Listen zeigen aktenübergreifend und für einen bestimmten Zeitraum an, welche Fristen bzw. Vorfristen anstehen. Da sich die Bedienung der Vorfristen-Liste nicht von der Fristen-Liste unterscheidet, werden beide Fenster hier gemeinsam erläutert.

Zugriff und Aktualisierung der Fristenliste
Die Fristenliste dürfen alle Benutzer aufrufen, die das entsprechende Benutzerrecht besitzen. Ist die Auflistung im unteren Teil des Fensters nicht sichtbar, müssen Sie zunächst auf den Button Aktualisieren klicken. Legen Sie fest, ob Sie stattdessen einen automatischen Listenaufbau bevorzugen (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung" > Bereich "Aktualisierung" > Fristen-Liste manuell "deaktiviert").

Hinweis auf unerledigte Fristen beim Programmende
Sie können einstellen, dass Winmacs Ihnen beim Schließen des Programms anzeigt, ob noch unerledigte Fristen vorhanden sind: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Benutzer > Registerkarte "Einstellung" > Unterregisterkarte "Anzeige und Steuerung" > Fristen prüfen (Programmende) "aktiviert".

Fristen mit Fettschrift und grauem Zeilenhintergrund weisen darauf hin, dass ihr Ablaufdatum vor dem aktuellen Filterzeitraum (Datumsfeld von) liegt und sie noch nicht erledigt sind.

Die Liste der angezeigten Fristen bzw. Vorfristen sortieren Sie per Kopfklick.

Mit den Datumsfeldern Anzeige von und Anzeige bis stellen Sie den Zeitraum ein, für den die Fristen bzw. Vorfristen angezeigt werden. Als Standardeinstellung ist in beiden Feldern der aktuelle Tag vorgegeben.

Wenn die Check-Box erledigte ausblenden "aktiviert" ist, werden erledigte Fristen bzw. Vorfristen aus der Liste ausgeblendet.

Wenn die Check-Box unerledigte vor dem [Anzeige von] anzeigen "aktiviert" ist, werden unerledigte Fristen bzw. Vorfristen vor dem eingestellten Zeitraum zusätzlich in der Liste angezeigt.

Geben Sie in das Datenbankfeld Sachbearbeiter das Kürzel des Sachbearbeiters direkt ein oder wählen Sie über den Button (Lupe) einen Sachbearbeiter aus.

Treffen Sie eine Auswahl in der Liste. Mit einem Doppelklick oder dem Button Ja, diesen bestätigen Sie die Auswahl für die markierte Person. Das Fenster schließt sich und Sie bekommen die entsprechende Fristen- bzw. Vorfristen-Liste angezeigt.

Wollen Sie Fristen bzw. Vorfristen weiterer KollegInnen angezeigt bekommen, öffnen Sie über den Button (Lupe) erneut das Fenster und markieren eine Person. Dann betätigen Sie den Button Hinzu. Dieser Vorgang ist zu wiederholen, bis alle benötigten Personen in der Fristen- bzw. Vorfristen-Liste berücksichtigt werden.

Alternativ können Kürzel hintereinander mit Semikolon getrennt direkt in das Suchfeld eingetragen werden.

Automatische Speicherung der Fristenliste
Winmacs speichert die gewählte Filtereinstellung und zeigt die Fristen- bzw. Vorfristen-Liste beim nächsten Öffnen entsprechend gefiltert an.

Fehlt der Name eines Sachbearbeiters, sind die Berechtigungen in RAG User zu prüfen und ggf. zu korrigieren.

Winmacs speichert die markierten Aktenarten im Aktenfilter. Die Filtereinstellung bestimmt die Anzeige beim nächsten Öffnen des Fensters.

Ist die Check-Box Referat "aktiviert", listet Akten mit Vorfristen bzw. Fristen auf, die dem eingestellten Referat zugeordnet sind.

Die Check-Box Fristen (InsO) ist nur sichtbar, wenn Sie Insomacs einsetzen. Wird sie "aktiviert", zeigt Winmacs die Insomacs-Fristarten an.

Bereich "Druckoption"

Stellen Sie in diesem Bereich ein, ob eine gemeinsame Liste für alle Sachbearbeiter oder nach Sachbearbeiter getrennte Listen gedruckt werden sollen. Diese Option ist nur aktiv, wenn bei der Auswahl der Sachbearbeiter "Alle" eingestellt ist.

Im Drop-down-Menü Auswertung stehen folgende Optionen zur Wahl:

• "gemeinsam"
• "pro Sachbearbeiter"

Im Drop-down-Menü Auflistung stehen folgende Optionen zur Wahl:

• "nur belegte Tage"
• "alle Tage"

Eine Gruppierung ist nach "Ablauf" möglich.

Blenden Sie über das Drop-down-Menü Spalten ein-/ ausblenden bestimmte Spalten ein bzw. aus. Das Programm speichert die Einstellung. Beim nächsten Öffnen dieses Fensters sehen Sie die Liste in derselben Ansicht.

Die Check-Box Kleine Schriftart wirkt sich auf die Darstellung der Fristen bzw. Vorfristen-Liste aus.

Kanzleiweite Vorlagen für Fristenlisten erstellen
Legen Sie für die Ansicht der Fristen- bzw. Vorfristen-Liste eine kanzleiweite Vorlage oder gleich mehrere an. Lesen Sie dazu das Kapitel Auswertungen verwalten.
Stellen Sie bitte hinterher die Vorlage in dem Fenster ein, in dem sie zum Einsatz kommen soll, selbst wenn Sie nur eine Vorlage erstellt haben. Das dafür notwendige Drop-down-Menü finden Sie nach Erstellung der Vorlage links, direkt über der Kopfzeile der Fristen- bzw. Vorfristen-Liste.

Der Button Druck öffnet den Druck-Dialog zum Ausdrucken der Fristenliste mit allen Einträgen, die gerade in der Liste angezeigt werden

Der Button Export exportiert die aufgelisteten Daten in eine Datei mit dem Namen Fristen Auswertung.txt, die z. B. in Excel geöffnet werden kann. Sie werden zuerst gefragt, in welchem Ordner die Datei abgespeichert werden soll und danach, ob die Inhalte gleich in Excel angezeigt werden sollen.

Der Button Aktualisieren aktualisiert die Inhalte der Liste.

Automatische Aktualisierung deaktivierbar
Standardmäßig aktualisiert sich die Liste von selbst. Bei vielen Einträgen kann dies jedoch etwas dauern. Wenn Sie dann oft mehrere Anzeigekriterien gleichzeitig ändern, schalten Sie besser in den Optionen die manuelle Aktualisierung ein (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung") und verwenden den Button Aktualisieren.

Der Button Akte öffnet die Akte zur Bearbeitung, die zu der markierten Frist in der Liste gehört. Alternativ doppelklicken Sie auf die Frist.

Falls Sie Winmacs zusammen mit WM Doku einsetzen, öffnen Sie mit dem Button WM Doku das Dokumenten-Management-System. Dort wird die Winmacs-Akte geöffnet, die der gewählten Frist zugeordnet ist, und alle ihre Dokumente werden angezeigt.

Der Button Nachricht versendet zu einer Frist eine automatische Nachricht an den Sachbearbeiter.

Der Button Erledigt bzw. Tastenkombination [Alt]+[E] kennzeichnet in der Liste die markierte Frist nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage als erledigt.

Der Button Protokoll zeigt alle Änderungen in Fristeinträgen an, die an einem bestimmten Tag vorgenommen wurden. Dieser ist nur verfügbar für die Fristen-Liste, nicht für die Vorfristen-Liste.

Fristen-Check beim Schließen von Winmacs aktivierbar
Wenn Winmacs Sie beim Beenden automatisch auf noch unerledigte Fristen hinweisen soll, aktivieren Sie in der Benutzerverwaltung > Registerkarte "Einstellung" > Unterregisterkarte "Anzeige und Steuerung" die Check-Box Fristen prüfen (Programmende).