Überweisung

Das Zahlungsmodul unterstützt Sie bei der Abwicklung Ihres Zahlungsverkehrs. Dabei wird zwischen zwei grundsätzlichen Verarbeitungsformen unterschieden, die parallel angewendet werden können:

1. DTA-Zahlungen per Datenaustausch

Arbeitsweise/ technische Voraussetzungen

Grundprinzip des DTA-Verfahrens ist, dass die Daten, die üblicherweise auf einem Überweisungsträger stehen, für alle auszuführenden Aufträge in einer einzigen Datei mit der Standardbezeichnung DTAUS1.TXT zusammengefasst werden. Abweichende Dateinamen sind möglich, müssen jedoch gesondert konfiguriert werden. Diese Datei wird anschließend der Bank zur Verfügung gestellt, damit sie von ihr verarbeitet werden kann.

Die Übergabe dieser Datei an die Bank erfolgt per Internet: Für die Übertragung per DFÜ ist neben einem Internetzugang eine spezielle Software Ihrer Bank erforderlich. Diese in der Regel kostenlose Software dient in diesem Fall nur dazu, die von Winmacs-DTA bereitgestellte Datei DTAUS1.TXT an die Bank mit all den dabei verfügbaren Schutzmechanismen wie PIN, TAN, Passwort usw. zu übermitteln.

2. Formularverarbeitung

Für den Ausdruck von Überweisungsbelegen und/ oder Schecks sind geeignete Kombinationen von Drucker und Formular erforderlich.

Der Ausdruck wird über die entsprechenden Rohtexte gesteuert, die jeweils an das von der Bank bereitgestellte Formular angepasst werden müssen. Als Standardmuster sind die Rohtexte Scheck.rtf und uberweis.rtf vorhanden.

Verfahren in Winmacs definieren

Diejenigen oben genannten Verfahren, die Sie einsetzen möchten, definieren Sie im Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Eigene Konten.

Überweisungs- oder Zahlungsauftrag in Winmacs einstellen

Um in Winmacs, egal für welches der oben genannten Verfahren Sie sich entschieden haben, einen Überweisungs- oder Zahlungsauftrag anzuweisen, rufen Sie das Hauptfenster-Menüband "Buchhaltung" > Gruppe "Sonstiges" > Button Überweisung auf.

Geben Sie dort die erforderlichen Daten ein und sammeln Sie die Aufträge. Wenn Sie alle Aufträge erfasst haben, klicken Sie auf den Button Alle erstellen. Näheres erfahren Sie in den folgenden Unterkapiteln.

Die Liste der vorbereiteten Zahlungsaufträge können Sie durchsuchen, indem Sie im Suchfeld Suche nach einen Text eingeben und anschließend (ggf. wiederholt) auf den zum Suchfeld gehörende Button klicken. In der Liste wird dann der nächste Eintrag markiert, der Ihrem Suchtext unter Berücksichtigung Ihrer Auswahl in den Drop-down-Menüs In Spalte und Bedingung entspricht.

Manuelle Aktualisierung bei großen Listen empfohlen
Standardmäßig aktualisiert sich die Liste von selbst. Bei vielen Einträgen kann dies jedoch etwas dauern. Wenn Sie dann oft mehrere Anzeigekriterien gleichzeitig ändern, schalten Sie besser in den Optionen die manuelle Aktualisierung ein (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung" > Bereich “Aktualisierung) und verwenden den Button Aktualisieren.

Übersicht

• Zahlungsaufträge erfassen
• Zahlungsaufträge weiterleiten

Zahlungsaufträge erfassen

Im Überweisungsfenster können Sie mit dem Button Neu, dem Button Bearbeiten und dem Button Entfernen neue Zahlungsaufträge erfassen, diese nachträglich nochmals bearbeiten oder wieder löschen. In der Tabelle im unteren Bereich sehen Sie, welche Zahlungsaufträge bereits erfasst sind und zur Weiterverarbeitung (Druck, DTA) anstehen.

Dazwischen werden die Angaben für den einzelnen Zahlungsauftrag erfasst oder bearbeitet. Im linken Bereich werden Angaben zum eigenen Konto und für die eigene Buchhaltung erfasst, im rechten Bereich Angaben zum Empfänger. Im Einzelnen befinden sich im linken Bereich folgende Eingabefelder:

Wählen Sie bei Zahlart aus, wie diese Zahlung erfolgen soll. Dabei stehen die vorher hinterlegten Verfahren zur Auswahl: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Eigene Konten. Abhängig von der Grundform (Scheck, Überweisung, DTA) des gewählten Verfahrens wird dann das weitere Formular ausgefüllt, d. h. bei Schecks die Anschrift bzw. bei DTA/ Überweisungen die Bankverbindung.

Stellen Sie bei Aktenart ggf. ein, ob es um eine Anwalts- oder Notarakte handelt.

Im Datenbankfeld zu Akte wählen Sie das Winmacs-Aktenzeichen aus.

Stellen Sie die Adressart des Empfängers ein (aus den Datenbereichen Adresse, Versicherung, Kanzlei oder Gericht). Mit einem Klick auf Button Empfänger wählen erscheint das Suchfenster mit allen Adressen aus der eingestellten Akte, die der gewählten Adressart entsprechen. Wählen Sie in diesem den zutreffenden Empfänger aus.

Geben Sie bei Betrag den Geldbetrag ein.

Füllen Sie den Ausführungstermin mit dem Datum aus, an dem die Überweisung von der Bank durchgeführt werden soll (nur bei Konto mit SEPA-Überweisung).

Als Verwendungs-Zweck sind das Winmacs-Aktenzeichen und die Bezeichnung der Sache voreingetragen.

Ins Feld Konto kommt das Gegenkonto aus dem Winmacs-Kontenrahmen, auf dem der Zahlungsauftrag später für die eigene Buchhaltung verbucht werden kann. Dies erleichtert die Arbeit beim Verarbeiten des Buchungsstapel mit dem Buchungsassistenten.

Das Feld Buch.-Text ist für den Buchungstext im Journal vorgesehen.

Über den Button Akte am oberen Fensterrand ist es möglich, die zugehörige Akte zu öffnen, um z. B. das Fremdgeld zu kontrollieren.

Über den Button Adresse ist es möglich, die zugehörige Adresse zu öffnen und ggf. die Bankdaten zu korrigieren. Ist eine Buchung in Bearbeitung, werden die Bankdaten aktualisiert.

Über den Button Verarbeitete zeigen Sie bereits verarbeitete Zahlungsanweisungen an. Die Tabelle listet alle Überweisungen im angegebenen Zeitraum auf. Vorgegeben ist der aktuelle Tag. Wurde an diesem nur ein Zahlungslauf getätigt, erscheinen alle Buchungen automatisch in blauer Schrift. Wenn mehrere Zahlungsläufe (Sammelüberweisungen) an diesem Tag getätigt worden sind, dann werden alle Überweisungen blau dargestellt, die sich im selben Zahlungslauf wie die markierte Überweisung befunden haben. Erzeugen Sie mit dem Button Stapel einen Buchungsstapel für den Buchungsassistenten; dieser enthält alle Buchungen, die durch blaue Schrift markiert sind.

Zahlungsaufträge weiterleiten

Die angesammelten Zahlungsaufträge sollten in der Regel gegen Ende des Arbeitstages verarbeitet werden, also die Überweisungen und Schecks gedruckt und ggf. die DTA-Datei erstellt und versandt werden.

Zahlungsverkehr nur mit Benutzerrecht möglich
Nur Winmacs-Benutzer mit dem Benutzerrecht "Zahlungsverkehr ausführen" (Vergabe über die Benutzerverwaltung RAG User) können die nachfolgend erläuterten Buttons nutzen, um eine Datei für die Übergabe an die Bank bzw. Bankensoftware zu erstellen. Sie dürfen auch alle eingestellten Überweisungen bearbeiten oder löschen. Alle anderen Benutzer ohne dieses Recht ist es nur möglich, die von ihnen selbst eingestellten Überweisungen zu bearbeiten oder löschen.

Mit dem Button ZA löschen werden alle Zahlungsaufträge (ZA) einer bestimmten Zahlungsart gelöscht, mit dem Button Alle löschen die Aufträge aller Zahlungsarten, also de facto alle in der Liste stehenden Zahlungsaufträge entfernt. Dies ist nur möglich vor einer Verarbeitung der Aufträge.

Sie können mit dem Button ZA erstellen eine bestimmte, dann zu wählende Zahlungsart erstellen lassen, z. B. alle Schecks bezüglich der Bank A drucken lassen, während die Schecks von Bank B und die DTA-Aufträge noch nicht verarbeitet werden sollen. Es ist damit möglich, relativ häufig die gerade angesammelten Schecks zu verarbeiten, während die Überweisungen und DTA-Aufträge nur einmal am Ende des Bürotages verarbeitet werden.

Mit Button Alle erstellen werden nacheinander die einzelnen Zahlungsauftragsarten verarbeitet, z. B. erst die Schecks von Bank A, dann die von Bank B, danach die DTA-Aufträge von Bank C usw.

Ablauf

Der konkrete Ablauf der Verarbeitung ist bei den Zahlungsarten mit Belegdruck (Überweisung, Scheck) und DTA selbstverständlich unterschiedlich.

Die nachfolgend beschriebene Verarbeitung ist bei der Einzelverarbeitung mit dem Button ZA erstellen und der gesammelten Verarbeitung dem Button Alle erstellen praktisch identisch.

• Zahlung per Datenträgeraustausch (DTA): Wenn Sie DTA per Datenträger nutzen, sollten Sie vor Beginn der Verarbeitung einen leeren und entsprechend beschrifteten Datenträger verwenden. Datenträger, die bereits für dieses DTA-Verfahren eingesetzt wurden, können wiederverwendet werden, ohne sie zuvor zu löschen. Die noch vorhandene ältere Datei DTAUS1.TXT wird dabei automatisch überschrieben.
  Der Vorgang zur Erstellung der Datei DTAUS1.TXT wird am Bildschirm schrittweise angezeigt. In welches Verzeichnis bzw. auf welchen Datenträger die Datei geschrieben wird, hängt von der Konfiguration der Zahlungsart ab.

• Zahlungsarten mit Belegdruck: Es wird ein "Seriendokument" an das Textprogramm übergeben, das für jeden Zahlungsauftrag eine eigene Seite enthält. Der Ausdruck erfolgt direkt aus dem Textprogramm heraus.
  Nach der Rückkehr zu Winmacs wird vorgeschlagen, das Auftragsprotokoll zu drucken. Dieses enthält eine Übersicht aller Zahlungsaufträge, die mit diesem Auftrag verarbeitet wurden.
  Zum Abschluss erscheint die Abfrage, ob die soeben verarbeiteten Aufträge gelöscht werden können. Diese ist üblicherweise mit dem Button Ja zu beantworten, da ein weiterer Verarbeitungslauf, z. B. ein erneuter Druck der Schecks, nicht vorgesehen ist. Vor der Bestätigung sollten Sie jedoch prüfen, ob der Ausdruck erfolgreich war, und die Abfrage ggf. so lange am Bildschirm stehen lassen, bis der Ausdruck vollständig abgeschlossen ist.

Verifizierung nach Dateischreiben ergänzt
Nach dem Schreiben der Datei auf den Zieldatenträger wird der Inhalt verifiziert, d. h. nochmals eingelesen und mit der Quelle verglichen. Damit soll sichergestellt werden, dass der Inhalt der Datei unbeschädigt und in Ordnung ist – zumindest unmittelbar nach diesem Vorgang. Eine etwa vorhandene Beschädigung des Datenträgers würde sofort bemerkt und gemeldet.

Sobald die Datei erstellt ist, wird der Ausdruck des DTAUS-Protokolls vorgeschlagen. Dieses Protokoll muss bei DTA per Datenträger zwingend ausgedruckt, unterschrieben und zusammen mit der Diskette der Bank geliefert werden.

Anschließend wird, wie beim Belegdruck, ein Auftragsprotokoll erstellt, in dem jede einzelne Zahlung dokumentiert ist, die mit diesem DTA-Lauf veranlasst wurde. Zum Abschluss wird ebenfalls analog zum Belegdruck abgefragt, ob die soeben verarbeiteten Zahlungsaufträge gelöscht werden sollen.