Pfad: Hauptfenster-Menüband "Kanzlei" > Gruppe "Erfassung" > Button Postausgangsbuch
Gerade für große Kanzleien kann es sinnvoll sein, ein elektronisches Postausgangsbuch in Winmacs zu führen. Dort werden alle ausgehenden Briefe mit Versanddatum, Versandart und ggf. Porto verzeichnet. Die Erfassung der ausgehenden Briefe erfolgt über einen aufgedruckten Barcode (Strichcode) im Dokument und einen Barcode-Handscanner.
Vorbereitungen:
- Aktivieren Sie die Funktion des Postausgangsbuchs über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung" > Bereich "Sonstiges" > Postausgangsbuch (Barcode) "aktiviert".
- Passen Sie die Rohtexte an: Auf Briefen ist mit dem Platzhalter ^FBarcode^ ein Strichcode auszugeben, der die Akten-Registernummer, der Empfänger und der Dateiname des Dokuments im Format eines linearen Barcodes CODE-128 enthält. Soweit auch das Porto über das Postausgangsbuch erfasst werden soll, ist der Platzhalter aus den Rohtexten zu entfernen, der direkt nach dem Erzeugen/ Drucken eines Dokuments fragt, ob das Porto verbucht werden soll.
- Installieren Sie einen Barcode-Handscanner am Rechner, der den linearen Barcode CODE-128 einlesen kann.
Führen des Postausgangsbuchs:
1. Öffnen Sie das Postausgangsbuch
über das Hauptfenster-Menüband "Kanzlei" > Gruppe
"Erfassung" > Button Postausgangsbuch.
2.
Erfassen Sie zunächst die Einstellungen
für den Versand (Versandart, z. B. per
Deutscher Post AG oder UPS) und das Porto.
Dies geschieht durch das Einscannen der zutreffenden Musterwerte von
einem Vorlagendokument. Ein solches Vorlagendokument können Sie selbst
einfach erstellen, indem Sie mit den folgenden Platzhaltern Strichcodes
erzeugen:
^BARCODE.PORTO=0,55^ für die Höhe des Portos (hier: 0,55
€)
^BARCODE.VERSAND=POST AG^ für die Versandart (hier: Post AG)
^BARCODE=STORNO^ für die Stornierung des jeweils letzten Scans
3.
Nun werden alle Briefe erfasst, auf die diese Werte zutreffen. Bei
Änderungen der Vorgaben, z. B. anderes Porto oder andere Versandart, ist
zunächst der Barcode mit dem neuen Wert einzulesen. Auch eine
Stornierung des jeweils letzten Vorgangs ist möglich.
Um später nachvollziehen zu können, wer welche Briefe abgeschickt hat, greifen Sie auf die Auswertung im Hauptfenster-Menüband "Kanzlei" > Gruppe "Auswertung" > Button Postausgangsbuch zurück. Die Spalten sind per Kopfklick zu sortieren.
Spalte für laufende Nummer im
Posteingangsbuch aktivieren
Falls Sie das
Postausgangsbuch mit laufender Nummer führen wollen, aktivieren Sie
diese Spalte über die Programm-Einstellungen.
Da in Winmacs das Datum unveränderlich ist, können Sie auf die Vergabe
von laufenden Nummern auch verzichten.
Kanzleiweite Vorlage für
Postausgangsbuch erstellen
Legen Sie für die Ansicht
Postausgangsbuchs eine kanzleiweite Vorlage oder gleich mehrere an.
Lesen Sie dazu das Kapitel Auswertungen
verwalten. Stellen Sie bitte hinterher die Vorlage
in dem Fenster ein, in dem sie zum Einsatz kommen soll, selbst wenn Sie
nur eine Vorlage erstellt haben. Das dafür notwendige Drop-down-Menü
finden Sie nach Erstellung der Vorlage links, direkt
über der Kopfzeile des Postausgangsbuchs.
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