Das Honorar-Fenster (2021)

Das neue Honorar-Fenster öffnet sich beim Erstellen der Rechnung nur, wenn Sie auf der Notariatsakten-Registerkarte "Honorar" als Vorgabe Grundlage "GNotKG 2021" eingestellt haben.

Die Button-Leiste

Der Button Textprozessor übergibt die Rechnung an den Textprozessor. Falls sich im Auslagenkonto oder im Kopienkonto der Akte nicht abgerechnete Einträge befinden, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Winmacs schlägt Ihnen zudem das Hinzufügen der Endpositionen vor, sofern Sie diese Funktionalität auf der Registerkarte "Rechnungspositionen" für die aktuelle Rechnung noch nicht verwendet haben. Nach der Auswahl des passenden Rohtextes öffnen sich MS Word und die Historie.

Tipp:
In Abhängigkeit von Ihren Eingaben im Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Honorar" > Unterregisterkarte "Rechnungen (Neuentwicklung 2018/ 2021)" > Bereich "Textvorschläge" schlägt der Textprozessor Ihnen einen Rohtext vor.

Der Button XRechnung dient der Erstellung einer X-Rechnung. Es öffnet sich die Historie der Notarakte, damit Sie mit dem Button OK die XRechnung in diese speichern.

Der Button OP buchen verbucht die Rechnung als Offenen Posten, sobald Sie die folgende Abfrage mit dem Button Ja beantwortet haben: "Soll zu dieser Rechnung ein neuer offener Posten mit den folgenden Werten gebucht werden? ..." Gebühren werden als Honorar und steuerfreie Auslagen als Auslagen übernommen.

Wie mit steuerpflichtigen Auslagen umgegangen wird, hängt von den Voreinstellungen des Programms ab:

• Wenn Sie in den Programm-Parametern (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Honorar" > Unterregisterkarte "Rechnungen (Neuentwicklung 2018/ 2021)" > Bereich "Sonstige") die Check-Box bei im OP alle stpfl. Auslagen als Honorar buchen aktivieren, werden alle steuerpflichtigen Auslagen als Honorar verbucht.

• Ist diese Check-Box deaktiviert, werden die steuerpflichtigen Auslagen auf Honorar und Auslagen verteilt. Die Einzelheiten zur Aufteilung sind bei der Einstellung dokumentiert, die im vorangegangenen Punkt genannt worden ist.
  
  Hinweis:
  Die Gebühren, stpfl. Auslagen und stfr. Auslagen werden Ihnen auf der Honorar-Fenster-Registerkarte "Rechnungspositionen" im Bereich "Zusammenfassung" angezeigt.
  Hinweis:
  Sie können einstellen, dass ein Hinweis eingeblendet wird, wenn das Rechnungsfenster ohne Erstellung eines Offenen Postens verlassen wird: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Honorar" > Hinweis, wenn nicht OP gebucht "aktiviert".

Den Button Gutschrift buchen sieht man anstelle des Button OP buchen, wenn im Bereich "Rechnung" die Check-Box als Gutschrift aktiviert ist. Damit Sie eine Gutschrift verrechnen können, muss mindestens ein Offener Posten vorhanden sein. Zudem muss der Betrag, der gutgeschrieben werden soll, für eine geeignete Rechnungsposition (z. B. Button Neu und freie Eingabe, sowie "Steuerpflichtige Auslagen (freie Eingabe)" oder "Steuerfreie Auslagen (freie Eingabe)" aus dem Gebührenkatalog) mit einem negativen Vorzeichen erfasst werden. Dazu geben Sie bei der Gebühr ein Minus nach (!) dem Betrag in dem Eingabefeld ein. Sofort erscheint das negative Vorzeichen vor der Zahl. Wenn Sie diese Eingabe mit dem Button OK bestätigt haben, sehen Sie auch unten im Bereich "Zusammenfassung" die Werte mit negativen Vorzeichen, schwarz dargestellt. Positive Werte werden rot angezeigt, da sonst keine Gutschrift zustande kommt.

Wenn Sie nun den Button Gutschrift buchen betätigen, öffnet sich ein Fenster, in dem die Offenen Posten angezeigt werden. Wenn Sie hier den Button Verrechnen betätigen, wird auf den markierten Offenen Posten die Gutschrift verrechnet. Der markierte Offene Posten reduziert sich um den Betrag der Gutschrift und der Button Verrechnen verschwindet.

Hinweis:
Das Offene-Posten-Fenster mit den Bearbeitungsfunktionen erreichen Sie nach wie vor über den Button OP im Info-Block der Akte.

Das Honorar-Fenster besteht aus mehreren Registerkarten, die nachfolgend detaillierter beschrieben werden.

Übersicht

• Die Registerkarte "Allgemeine Daten"
• Die Registerkarte "Rechnungspositionen"

Die Registerkarte "Allgemeine Daten"

Auf der Registerkarte "Allgemeine Daten" tragen Sie u. a. die Bezeichnung der Kostennote ein, wählen den Rechnungsempfänger aus oder geben einen Geschäftswert vor.

Bereich "Rechnung"

Bei Rechnungsart ist die derzeit einzige Option: "Notarrechnung (allgemein)" voreingestellt.

Bei Rechtsgrundlage ist die die derzeit einzige Option "GNotKG (Fassung 2021)" voreingestellt.

Das Rechnungsdatum wird automatisch mit dem aktuellen Datum ausgefüllt, wenn Sie auf der Notariatsakten-Registerkarte "Honorar" den Button Neu betätigen. Das angezeigte Datum kann manuell abgeändert werden.

Fest eingestellt ist der Notar aus der Akte.

Hinweis:
Soll hier ein anderer Notar stehen, ist dies beim Erzeugen einer neuen Rechnung auf der Akten-Registerkarte "Honorar" gleich zu berücksichtigen. Drücken Sie die Taste [Strg], während Sie auf den Button Neu drücken. Es öffnet sich dann ein Fenster zur Auswahl des Notariats.

Winmacs füllt das Eingabefeld Rechnungsnummer aus, sobald Sie die Rechnung über den Button Textprozessor erstellen. Dies ist erst möglich, wenn alle dafür notwendigen Eingabefelder ausgefüllt sind. Winmacs informiert Sie darüber, was noch fehlt.

Das Schlüsselfeld Bezeichnung bietet alternativ die Möglichkeit zur freien Eingabe.

Wird die Check-Box ohne Rechnungsnummer erstellen "aktiviert", wird bei Betätigung des Button Textprozessor nicht automatisch eine Rechnungsnummer vergeben.

Die Check-Box als Gutschrift wirkt sich auf die Offenen Posten aus. Statt des Button Offene Posten wird der Button Gutschrift buchen angezeigt. Näheres zu diesem Button siehe unter Die Button-Leiste
Der Haken der Check-Box wird abhängig von der Summe der Zusammenfassung (Registerkarte "Rechnungspositionen" > Bereich "Zusammenfassung") automatisch gesetzt oder entfernt. Ändert sich die Summe von einem Wert ≥ 0 zu einem Wert < 0, setzt Winmacs den Haken, damit eine Gutschrift gebucht werden kann. Entsprechend wird der Haken bei einer Änderung von einem Wert ≤ 0 zu einem Wert > 0 entfernt.

Das Feld Empfänger | Zahlung bis wird automatisch mit dem Rechnungsdatum + die Zeitspanne bis zur Fälligkeit der Zahlung ausgefüllt.

Hinweis: Geben Sie die Zeitspanne im Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter > Registerkarte "Sonstiges" > Vorgabe Tage bis Fälligkeit RE ein. Eine manuelle Änderung des Zahlungstermins ist hier trotzdem möglich.

Bereich "Empfänger"

Wählen Sie zwischen der Empfängerart "Beteiligter" und "Drittbeteiligter".

Je nach eingestellter Empfängerart, stehen die eingetragenen Personen auf der Notariatsakten-Registerkarte "Beteiligter" bzw. "Drittbeteiligter" als Empfänger zur Wahl.

Bereich "Umsatzsteuer"

Wählen Sie im Drop-down-Menü Umsatzsteuer % den zutreffenden Umsatzsteuersatz aus. Eine bereits vorhandene Rechnungsposition wird entsprechend angepasst.

Hinweis: Alle festgelegten Umsatzsteuer-Schlüssel sind verfügbar: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Rechtsgrundlagen" > Button Steuerschlüssel.

Bei der üblichen Berechnung der Umsatzsteuer rundet Winmacs das Ergebnis. Wenn die Check-Box Abschneiden statt Runden (2 Nachkommastellen) "aktiviert" wird, erfolgt keine Berücksichtigung der dritten Nachkommastelle. Es lassen sich dann Rechnungen erstellen, in denen z. B. ein Bruttobetrag von exakt 45,00 einschließlich 19,00 % Umsatzsteuer abgerechnet wird (andernfalls gilt 37,82 netto + 7,19 USt = 45,01).

Bereich "Basisvorgaben"

Die Wertvorgabe bestimmt, welcher Geschäftswert für neu zur Rechnung hinzugefügte Rechnungspositionen verwendet werden soll.

Die Wertvorgabe können Sie ebenfalls auf der Registerkarte "Rechnungspositionen" im Bereich "Allgemein" der Fenster-Erweiterungen "Gebührenkatalog" und "Vorlagen" anpassen.

Bereich "Vorgaben für vereinbarte Kosten"

Bitte beachten Sie, dass bisher im Kopienkonto eingetragene Kopien unter der Art "S/W-Kopien allgemein" gespeichert sind. Vor Übernahme dieser Kopien in die Rechnung ist es erforderlich, die Kopien der jeweiligen Kopien-Art (nach KV-Nummer) zuzuweisen. Andernfalls werden die Kopien mit dem Betrag 0,00 Euro in die Rechnung übernommen.

Bitte beachten Sie ebenfalls, dass im Auslagen- und Kostenkonto neue Auslagen-Arten eingefügt worden sind, und zwar zu den Bezifferungen 061 bis 072. Die bisher unter der Kategorie Sonstige mit Umsatzsteuer und Sonstige ohne Umsatzsteuer angelegten Auslagen und Kosten werden mit dem neuen Kostenmodul in die Rechnung übernommen. Alle weiteren Auslagen und Kosten müssen vorab hinsichtlich der Auslagen-Art angepasst werden, um in die Rechnung übernommen zu werden. Es empfiehlt sich, künftig die neuen Auslagen-Arten zu verwenden.

Bereich "Ermäßigung"

Wenn die Check-Box Berechnung der Wertgebühren mit Gebührenermäßigung § 91 GNotKG "aktiviert" ist, werden alle Wertgebühren mit der Ermäßigung berechnet, für die § 91 GNotKG gilt. Dies wirkt sich auf die gesamte Rechnung aus.

Hinweis:
Bitte beachten Sie beim Erstellen von Vorlagen, dass dieses Merkmal mit abgespeichert wird. Sie sehen es in der Spalte "Besonderheiten".

Die Registerkarte "Rechnungspositionen"

Auf der Registerkarte "Rechnungspositionen" stellen Sie Ihre Rechnungspositionen zusammen. Dazu stehen Ihnen ein Gebührenkatalog, Vorlagen und Konten der Akten zur Verfügung.

Hinweis:
Vorlagen für Rechnungspositionen-Listen werden in der entsprechenden Fenster-Erweiterung bearbeitet (s. u.).

Bereich "Schnellerfassung"

Geben Sie bei Neu hinzufügen (Nr./ Abk.) eine Nummer des Gebührenkatalogs oder eine Abkürzung, z. B. ABTI, ABSU, etc., ein.
Die Taste [Enter] fügt diese am Ende der Liste hinzu. Die Tastenkombination [Strg]+[Enter] setzt sie unterhalb der aktuell ausgewählten Rechnungsposition ein.
Die Taste [Einfg] führt zum selben Resultat wie der Button Neu.
Mit dem Button (Lupe) klappen Sie den Gebührenkatalog auf. Befördern Sie dann auf einem der dort beschriebenen Wege die Gebühr in die Liste der Rechnungspositionen.
Im Bereich "Hinzufügen" bearbeiten Sie die eingefügte Rechnungsposition. Mit dem Button OK bestätigen Sie diese.
Wenn Sie die Rechnungsposition nicht bearbeiten wollen, aktivieren Sie vorher die Check-Box gleich unverändert hinzufügen.

Wenn die Check-Box gleich unverändert hinzufügen "aktiviert" ist und Sie bei Neu hinzufügen (Nr./ Abk.) eine Nummer oder Abkürzung einfügen, laden Sie mit der Taste [Enter] diese sogleich in die Liste der Rechnungspositionen.

Bereich "Bearbeiten"/ Bereich "Hinzufügen"

Die Bereich-Bezeichnung lautet "Bearbeiten" oder "Hinzufügen". Dies hängt von der Situation ab. Wenn Sie eine vorhandene Rechnungsposition verändern wollen und dazu den Button Bearbeiten gedrückt haben, heißt der Bereich "Bearbeiten". Wenn Sie den Button Neu gedrückt haben, um eine neue Rechnungsposition zu erstellen, steht über den folgenden Eingabemöglichkeiten "Hinzufügen".

Bearbeiten Sie in dem Bereich "Bearbeiten" bzw. "Hinzufügen" eine ausgewählte Gebühr aus den Rechnungspositionen bzw. dem Gebührenkatalog. Das abschließende Drücken der Taste [Enter] setzt den Fokus auf den Button OK.

Je nach gewählter Gebühr werden einzelne Eingabefelder sichtbar oder aktiv. Bei einer Fahrtkosten-Gebühr erscheinen z. B. Kilometer, bei Kopien erscheint das Eingabefeld Seiten.

Mehr zum Thema Aufträge, z. B. bei GNotKG KV 26002, 32006, 32008 finden Sie im Kapitel Auslagenkonto.

x in Position, z. B. bei Rahmengebühren, Festgebühren und GNotKG KV 25102: x ist die Zahl gleichartiger Gebühren in einer Rechnungsposition.

Die Check-Box Berechnung Kommunikation gibt an, ob Winmacs eine Gebühr bei der Berechnung einer Pauschale für Post/ Telekommunikation berücksichtigt.
Aktivieren Sie die Check-Box ggf. bei frei eingegebenen Gebühren. Ansonsten wird das Merkmal bei bestimmten Gebühren aus dem Katalog automatisch gesetzt. Ein Entfernen des Hakens ist dann möglich.

Hinweis:
Beim Bearbeiten von Rechnungspositionen für Dateien (GNotKG KV 32002) das Eingabefeld Gebühr direkt geändert werden, um im Zusammenhang mit dem vorherigen Scannen von Dokumenten mehr als 5,00 € abrechnen zu können.

Die Liste der Rechnungspositionen

In der linken Spalte wird Ihnen beim Bearbeiten der Liste folgendes Zeichen angezeigt werden: ">". Mit dem Zeichen werden die Rechnungspositionen markiert, die durch den augenblicklich letzten Bearbeitungsschritt hinzugefügt oder verändert worden sind.

Tipp:
Wenn Sie auf eine eingefügte Rechnungsposition mit der rechten Maustaste klicken, wird Ihnen die komplette Bezeichnung derselben angezeigt.

Die Button-Leiste unterhalb der Liste der Rechnungspositionen

Der Button Neu, der Button OK und Button Abbruch dienen der Anlage, dem Abspeichern und dem Entfernen neuer Rechnungspositionen.

Taste [Strg] + Button Neu erstellt die neue Rechnungsposition unterhalb der markierten Rechnungsposition.

Der Button Bearbeiten bzw. die Taste [Enter] aktiviert den Bereich "Bearbeiten" für die aktuell markierte Rechnungsposition in der Liste. Ein Doppelklick auf die Rechnungsposition ist ebenfalls möglich.

Wenn Sie mit dem Button Entfernen (bzw. dem Button Alle Entfernen) Rechnungspositionen aus der Liste werfen, die aus den Akten-Konten für Kopien oder Auslagen/ Kosten stammen, werden diese wieder in den rechts einstellbaren Herkunfts-"Konten" angezeigt. Mehrere aufeinanderfolgende Rechnungspositionen markieren Sie en bloc zum Entfernen (Button Entfernen), indem Sie bei gedrückt gehaltener Taste [Shift] die Anfangs- und die Endzeile anklicken.

Tipp:
Wenn Sie aus dem Kopien- oder Auslagen/ Kostenkonto der Akte eingefügte Rechnungspositionen entfernen, die mit der Rechnung noch nicht abgespeichert worden sind, sind diese sofort wieder rechts in der Fenster-Erweiterung "Konten" verfügbar.
Wenn Sie z. B. beim Nachbearbeiten einer gespeicherten Rechnung, Rechnungspositionen entfernen, erscheinen diese wieder rechts in der Fenster-Erweiterung "Konten".
In der Spalte "abgerechnet am" steht so lange noch ein Datum, bis die Rechnung erneut gespeichert worden ist. Wenn Sie nach dem Speichern der Rechnung wieder aus dem Honorar-Fenster auf das Auslagen- oder Kopien-Konto zugreifen, steht "nein" in der Spalte "abgerechnet am".

Taste [Strg] + Button (aufwärts bzw. abwärts) verschiebt eine einzelne markierte Rechnungsposition genauso wie einen Block von markierten Rechnungspositionen innerhalb der Liste nach oben bzw. unten.

Mit dem Button Wertgrundlagen geben Sie eine Wertgrundlage zu einer Gebühr an. Wiederholen Sie den nun beschriebenen Vorgang, wenn Sie mehrere Wertgrundlagen für eine Gebühr erfassen wollen.
Der Button ist nur aktiv, wenn in der Liste der Rechnungspositionen eine Wertgebühr, eine frei eingegebene Gebühr oder eine Wertgrundlage markiert ist. Wenn Sie auf den Button klicken, öffnet sich das Wertgrundlagen-Fenster. Hier lässt sich für die in Ihrem Arbeitsalltag häufig benötigten Wertgrundlagen eine zuvor von Ihnen vorgegebene Bezeichnung auswählen. Erstellen Sie hierfür einmalig eine an Ihre Bedürfnisse angepasste Liste von Bezeichnungen, um diese nicht jedes Mal vollständig eingeben zu müssen.

Das Fenster "Wertgrundlagen"

Liste der Wertgrundlagen erstellen und pflegen**

Tipp: Benutzen Sie das Feld Bezeichnung enthält wie ein Schlüsselfeld, in das Sie ein Kürzel (Key) eingeben, um die Eingabe zu beschleunigen.
Das Kürzel besteht aus Buchstaben und/ oder Ziffern sowie einem abschließenden Doppelpunkt, auf den die eigentliche Bezeichnung folgt. Eine zulässige Form sieht folgendermaßen aus:
ABK1: Wertgrundlage 1
ABK2: Wertgrundlage 2
Wenn Sie in das Feld Bezeichnung enthält ABK1 eingeben und zweimal Taste [Enter] drücken, gibt Winmacs in der Liste der Rechnungspositionen Wertgrundlage 1 aus. "ABK1:" wird "abgeschnitten". Nur der Text, der hinter dem Doppelpunkt steht, wird ausgegeben.
Entsprechendes geschieht bei "ABK2: Wertgrundlage2": In der Liste der Rechnungspositionen erscheint Wertgrundlage 2.

Hinweis: Nur wenn Sie das entsprechende Benutzerrecht haben, sehen Sie rechts neben dem Button EXIT noch weitere Buttons.
Begeben Sie sich in RAG User auf das Menüband "Start" > Gruppe "Benutzer" > Button Benutzer und wählen über Suchbegriff den zu berechtigen Benutzer aus (Registerkarte "Rechte" > Produkt "WinMACS"). Hier ist das verfügbare Recht "Vorlagen im Rechnungsfenster verwalten" aus der Kategorie "Allgemein" den "Zugeteilten Rechten" hinzuzufügen.

Legen Sie mit Button Neu eine neue Bezeichnung an. Füllen Sie das Feld Bezeichnung aus und klicken Sie auf den Button OK, um zu speichern. In dem Listen-Bereich erscheint die neue Bezeichnung.

Änderungen an der Bezeichnung einer Wertvorlage nehmen Sie folgendermaßen vor: Markieren Sie den Listeneintrag, klicken Sie auf den Button Bearbeiten und passen Sie den Inhalt im Feld Bezeichnung an. Speichern Sie mit dem Button OK.

Löschen Sie einen markierten Eintrag mit dem Button Entfernen. Entfernen Sie alle Listeneinträge mit dem Button Alle Entfernen.

Tipp:
Nutzen Sie die Importfunktion, um z. B. bei der Inbetriebnahme des Wertgrundlagen-Fensters eine Liste mit den Bezeichnungen einzulesen. Erstellen Sie eine .txt-Datei, in der nach jeder Wertgrundlagen-Bezeichnung ein Zeilenumbruch folgt. Klicken Sie im Wertgrundlagen-Fenster auf den Button Import. Es öffnet sich der Windows-Explorer. Wählen Sie in diesem die zu importierende .txt-Datei per Doppelklick aus. Winmacs fügt die importierten Bezeichnungen zu den ggf. vorhandenen Wertgrundlagen hinzu.

Exportieren Sie die Wertgrundlagen-Liste mit dem Button Export, um die Liste in der txt-Datei zu überarbeiten oder zu ergänzen.

Liste der Wertgrundlagen verwenden

Markieren Sie die benötigte Wertgrundlage aus der Liste und klicken Sie auf den Button Auswahl übernehmen (alternativ: Taste [Enter]). Das Fenster schließt sich.

Tipp: Verwenden Sie den Bereich "Filtern", wenn die Liste länger ist. Geben Sie in das Feld Bezeichnung enthält einen wesentlichen Bestandteil der gesuchten Bezeichnung ein.
Betätigen Sie den Button Filtern oder die Taste [Enter], um nur noch Bezeichnungen angezeigt zu bekommen, die den Eingabetext enthalten. Drücken Sie Taste [Enter], um den markierten Treffer zu übernehmen. Bei mehreren Suchergebnissen kann mit den Pfeil-Tasten die gewünschte Bezeichnung markiert und übernommen werden.

Weitere Schritte im Honorar-Fenster

Die übernommene Wertgrundlage steht nun im Feld Bezeichnung (Bereich "Bearbeiten"/ Bereich "Hinzufügen").

Tipp:
Sollten Sie versehentlich eine falsche Auswahl getroffen haben, öffnen Sie mit der Taste [F2] nochmals das Wertgrundlagen-Fenster. Alternativ klicken Sie auf den weiteren Button Wertgrundlage direkt neben dem Feld Bezeichnung.

Tragen Sie nun einen Betrag bei Wert ein und speichern Sie mit dem Button OK. In der Liste der Rechnungspositionen steht nun eingerückt unter der Wertgebühr die Wertgrundlage.

Vorgehen bei Wertgebühren mit mehreren Wertgrundlagen

Der Geschäftswert für eine Wertgebühr berechnet sich als Summe der anhand mehrerer Wertgrundlagen bestimmten anteiligen Geschäftswerte:

• Wenn kein Gesamt-Wert bei der Wertgebühr eingetragen ist (im Bereich "Bearbeiten"/ Bereich "Hinzufügen"), erstellen Sie (über den Button Wertgrundlagen) Wertgrundlage 1, Wertgrundlage 2, etc. Erfassen Sie für jede Wertgrundlage jeweils einen Wert. Winmacs summiert automatisch aus diesen Einzel-Werten den Gesamt-Wert der Wertgebühr.

• Wenn ein Gesamt-Wert bei der Wertgebühr eingetragen ist, erstellen Sie (über den Button Wertgrdlagen) Wertgrundlage 1 und erfassen einen Wert. Wenn Sie nun Wertgrundlage 2 erstellen, schlägt Winmacs die Differenz zum Gesamt-Wert als Wert vor. Dieser kann überschrieben werden, wenn weitere Wertgrundlagen zu berücksichtigen sind. Bei Wertgrundlage 3 würde dann die neue Differenz zum Gesamt-Wert vorgeschlagen, etc.

Der Button Gutschriften öffnet das Fenster "Einzelne Gutschriften zum Ausgleich einer Rechnung", in dem Sie eine vorhandene Rechnung (Neuentwicklung 2021) auswählen können. Rechnungen mit dem Merkmal Gutschrift auf der Registerkarte "Allgemeine Daten" werden nicht angezeigt.

Winmacs erstellt für alle Rechnungspositionen der ursprünglichen Rechnung einzelne Gutschriften. Abschnitte und Summen werden in diesem Zusammenhang jetzt ebenfalls übernommen. Wenn Sie eine komplette Rechnung gutschreiben wollen, müssen Sie somit die Rechnungspositionen nicht einzeln zusammenstellen.

Der Button Endpositionen fügt, soweit erforderlich, für jeden Abschnitt jeweils Kommunikationspauschalen, die Umsatzsteuer, die Endsumme und verschiedene Zwischensummen ein, wodurch die Rechnung formal vervollständigt wird.

Bereich "Neu hinzufügen"

Die Buttons fügen in die Liste der Rechnungspositionen die unten genannten Gliederungspositionen bzw. eine Umsatzsteuer ein – und zwar unterhalb der letzten Rechnungsposition.

Der Button ABTI erzeugt einen Abschnittstitel fpr die Rechnung. Gliedern Sie mit Abschnittstiteln eine Rechnung, um z. B. verschiedene vergütungsrechtliche Angelegenheiten zu trennen.

Der Button ABSU addiert eine Abschnittssumme aus allen davor stehenden Rechnungspositionen bis zu einem Abschnittstitel oder einer anderen Abschnittssumme.

Der Button ZWSU addiert (unabhängig von Abschnittsgrenzen) Zwischensummen aus allen davor stehenden Rechnungspositionen.

Der Button ESU berechnet eine Endsumme anhand aller vorhandenen Rechnungspositionen.

Der Button UST fügt die Umsatzsteuer KV 32014.

Es wird die Gliederungsposition bzw. die Umsatzsteuer unterhalb der markierten Rechnungsposition in die Liste eingefügt, wenn Sie die Taste [Strg] + den Button ABTI oder einen der anderen oben aufgeführten Buttons betätigen.

Buttons rechts des Bereichs "Neu hinzufügen"

Der Button Gebühren klappt die Fenster-Erweiterung "Gebühren" aus/ ein.

Der Button Vorlagen klappt die Fenster-Erweiterung "Vorlagen" aus/ ein.

Der Button Konten klappt die Fenster-Erweiterung "Konten" aus/ ein.

Bereich "Zusammenfassung"

Hier werden die einzelnen Einträge aus der Liste der Rechnungspositionen zusammengefasst. Die Werte sind also nur über eine Bearbeitung der Liste der Rechnungspositionen zu ändern.

Die Fenster-Erweiterung Gebühren(katalog)

Bereich "Allgemein"

Voreingestellte Rechtsgrundlage der Abrechnung ist die Option, die auf der Notariatsakten-Registerkarte "Honorar" im Feld Vorgabe Grundlage steht. Zur Wahl stehen die Optionen "GNotKG (Fassung 2021)" und "GNotKG (Fassung 2025)".

Die Wertvorgabe bestimmt, welcher Geschäftswert für neu zur Rechnung hinzugefügte Rechnungspositionen verwendet werden soll.
Die Wertvorgabe können Sie ebenfalls auf der Registerkarte "Allgemeine Daten" und im Bereich "Allgemein" der Fenster-Erweiterung "Vorlagen" anpassen.

Der Gebührenkatalog

• Gliederungselemente für die Rechnung (Fettdruck)

• "Anteil (einzugeben in Prozent)":
  Die Funktionalität ist nützlich bei allen Arten der Aufteilung des Rechnungsbetrags. Der jeweilige Anteil wird anhand der Rechnungspositionen zwischen diesem Anteil und einem eventuell davorstehenden Anteil bzw. dem Rechnungsanfang berechnet. Die Differenz zur Summe der genannten Rechnungspositionen wird abgezogen, um den berechneten Anteil zu erreichen.
  Rechnungspositionen für Zahlungen bleiben bei der Berechnung des Anteils unberücksichtigt. Links über der Liste der Rechnungspositionen kann im Bereich "Bearbeiten" der Anteil % verändert werden.

• Gebühren/ Auslagen
  Hinweis:
  Benutzer mit dem Winmacs-Recht "Sicherheit" > "Administrator" dürfen die mit dem Gebührenkatalog für Notarrechnungen (Neuentwicklung 2021) ausgelieferten Bezeichnungen der Gebühren und Auslagen anpassen (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Rechtsgrundlagen" > Button "Gebührenkataloge" > "Gebühren (alle Neuentwicklungen)". Dies muss unbedingt an einem Notariats-Arbeitsplatz geschehen, da andernfalls der Zugriff auf das RVG beschränkt ist.

Unter dem Gebührenkatalog bekommen Sie eine Beschreibung zu der aktuell fokussierten Gebühr angezeigt. Als Teil dieser Beschreibung sind verschiedene Vorgaben (Gebühr, Gebührensatz, zugehörige Ober- und Untergrenzen) sowie weitere für die Abrechnung relevante Merkmale ersichtlich. Diesen Bereich können Sie vergrößern/ verkleinern, wenn Sie auf den oberen Rand klicken, die linke Maustaste gedrückt halten und nach oben/ unten verschieben. An der Stelle, wo Sie die Maustaste loslassen, verläuft der neue Rand des Textfeldes.

Bereich "Filtern"

Wenn Sie die Nummer der gesuchten Gebühr auswendig wissen, geben Sie diese ins Feld Nummer ein. Da stets die Filterkategorie "beginnt mit" aktiv ist, liefert der eingegebene Anfang einer Nummer eine Auflistung aller Gebühren, deren Nummer mit den eingegebenen Ziffern beginnt.

Sobald Sie ein Wort oder Wortfragment aus der gesuchten Gebührenbezeichnung eingegeben haben, können Sie den Filter für die Bezeichnung noch präziser einstellen. Sie haben die Wahl zwischen "beginnt mit", "enthält" und "genau".

Der Button Filtern startet den Filter-Vorgang. Alternativ können Sie in den Eingabefeldern Nummer bzw. Bezeichnung die Taste [Enter] drücken. Das erste Filterergebnis können Sie mittels der Taste [Enter] übernehmen.

Tipp:
Um die Anzeige der herausgefilterten Gebühren zu beenden, klicken Sie nochmals auf den Button Filtern (oder löschen den Text aus den Eingabefeldern und betätigen die Taste [Enter]).

Der Button Übernehmen übernimmt die markierte Gebühr in die Liste der Rechnungspositionen.

Katalog-Einträge in die Liste der Rechnungspositionen übernehmen

Jeder Benutzer hat seine besonderen Vorlieben; der eine arbeitet lieber mit Tastaturbefehlen, der andere zieht die Computer-Maus vor. Damit Sie für sich die angenehmste Arbeitsweise finden, werden Ihnen hier verschiedene Möglichkeiten genannt, wie Sie Listeneinträge von "rechts" nach "links" befördern können.

Hinweis:
Einige Rechnungspositionen für Gebühren und Auslagen müssen bearbeitet werden, bevor sie sich in die Liste der Rechnungspositionen übernehmen lassen. Dies betrifft auch alle "freien Eingaben".

a) Ohne den Einsatz von Taste [Strg]

Sie haben bereits nach einer nummerierten Gebühr, einer Vorlage oder einem Aktenkonto gefiltert. Der Fokus steht immer auf dem ersten Filter-Ergebnis. Trifft dieses nicht zu, gehen Sie mit der Maus auf das passende Filter-Ergebnis. Der markierte Listen-Eintrag (rechts) wird unter die letzte Rechnungsposition (links) geschrieben bei:

• einem Doppelklick
• dem Betätigen von der Taste [Enter]
• einem Klick auf den Button Übernehmen
• Drag-and-drop in die Liste der Rechnungspositionen

Tipp:
Wenn Sie per Drag-and-drop eine Gebühr von rechts im Bereich "Bearbeiten" (links) fallen lassen, ändert dieser seine Bezeichnung zu "Hinzufügen" – und Sie können die Gebühr bearbeiten. Fügen Sie mit dem Button OK den bearbeiteten Datensatz in die Liste der Rechnungspositionen ein.

Mit der Taste [F2] filtern Sie den Gebührenkatalog und haben die Möglichkeit den ersten Eintrag des Filterergebnisses mit der Taste [Enter] zu übernehmen.

b) Mit gedrückter Taste [Strg]

Sie wollen die neue Rechnungsposition nicht am Ende der Liste links stehen haben, sondern an einer bestimmten Stelle.

Unter dem markierten Listeneintrag links (!) wird geschrieben bei:

• einem Doppelklick
• dem Betätigen von der Taste [Enter]
• einem Klick auf den Button Übernehmen

Über dem markierten Listeneintrag links (!) wird geschrieben:

• bei Drag-and-drop in die Liste der Rechnungspositionen.

c) Mit gedrückter Taste [Shift]

Beim Hinzufügen wird das Bearbeiten ermöglicht:

• Taste [Shift] + Optionen unter a) Ohne Einsatz von der Taste [Strg]
• Tastenkombination [Shift]+[Strg] + Optionen unter b) Mit gedrückter Taste [Strg]

Liste der Rechnungspositionen bearbeiten

Mit gedrückter Taste [Shift] können Sie mehrere Rechnungspositionen durch Anklicken als Block markieren. Diese lassen sich dann:

• Button Entfernen.
• bei gedrückter Taste [Strg] mittels Button (aufwärts) bzw. (abwärts) verschieben.

Die Fenster-Erweiterung “Vorlagen”

Zweck der Fenster-Erweiterung "Vorlagen"

Für jede Rechnung neu die Gebühren von üblichen notariellen Geschäften zusammenzustellen kostet unnötig viel Zeit. Aus diesem Grund greift man am besten auf eine oder auch mehrere möglichst passende Vorlagen zurück. Diese lädt man aus der Fenster-Erweiterung "Vorlagen" rechts nach links in die Liste der Rechnungspositionen.

Wie Sie aus der Fenster-Erweiterung "Vorlagen" rechts Datensätze in die Liste der Rechnungspositionen links befördern, lesen Sie bitte hier nach.

Natürlich benötigen Sie die Fenster-Erweiterung auch, um neue Vorlagen zu erstellen:

a) aus einer Liste Rechnungspositionen (Rechnung)

b) aus einer bereits vorhandenen Vorlage:

• plus neue Gebühren aus dem Katalog
• minus einzelne Gebühren aus der Vorlage
• plus neue Gebühren aus dem Katalog, minus einzelne Gebühren aus der Vorlage

Bereich "Allgemein"

Die Wertvorgabe bestimmt, welcher Geschäftswert für die aus den Vorlagen hinzugefügten Rechnungspositionen gelten soll. Die Wertvorgabe passen Sie ebenfalls auf der Registerkarte "Allgemeine Daten" und im Bereich "Allgemein" des Gebührenkatalogs an.

Wenn die Check-Box Vorlagen mit Originaldaten (ohne Anpassungen) übernehmen "aktiviert" ist, deaktivieren Sie die Anpassung der aus der Vorlage zu übernehmenden Rechnungspositionen an die aktuelle Rechnung (Geschäftswert) und sehen somit die Originaldaten der Vorlage. Diese Funktionalität ist insbesondere beim Bearbeiten bereits vorhandener Vorlagen hilfreich.

Hinweis:
Bitte beachten Sie den Hinweis zu § 91 GNotKG in der Spalte "Besonderheiten". Sofern die Anwendung der Ermäßigung in der aktuellen Rechnung abweicht, findet eine Neuberechnung aller aus der Vorlage übernommenen Wertgebühren statt. Dies geschieht auch beim Übernehmen mit Originaldaten.

Nur wenn Sie das entsprechende Benutzerrecht haben, sehen Sie nachfolgende Buttons und den Bereich "Bearbeiten".

Hinweis:
In RAG User begeben Sie sich auf das Menüband "Start" > Gruppe "Benutzer" > Button Benutzer und wählen über Suchbegriff den zu berechtigenden Benutzer aus (Registerkarte "Rechte" > Produkt "WinMACS"). Hier ist das verfügbare Recht "Vorlagen im Rechnungsfenster verwalten" aus der Kategorie "Allgemein" den "Zugeteilten Rechten" hinzuzufügen.

Klicken Sie auf den Button Neu. Sobald Sie einen Suchbegriff und optional einen Beschreibungstext eingegeben und mit dem Button OK bestätigt haben, wird eine neue Vorlage mit allen in der Liste der Rechnungspositionen enthaltenen Einträgen erstellt.

Tipp:
Es empfiehlt sich, geladene und bearbeitete Vorlagen stets als neue Vorlagen mit neuem Suchbegriff abzuspeichern. Dann gehen die ursprünglichen Daten nicht durch Überschreiben verloren und Sie können noch zur alten Version der Ausgangsvorlage zurückkehren. Löschen Sie diese erst, wenn Sie sich sicher sind, dass Sie diese nicht mehr benötigen.

Button Bearbeiten (rechts in der Fenster-Erweiterung "Vorlagen")

1. Variante: Suchbegriff und Beschreibung ändern.

• Klicken Sie auf den Button Bearbeiten (rechts in der Fenster-Erweiterung "Vorlagen").
• Nehmen Sie die Änderungen in den genannten Eingabefeldern vor.
• Bestätigen Sie diese mit dem Button OK.

2. Variante: Suchbegriff, Beschreibung und Rechnungspositionen ändern.

Grundsätzlich müssen alle zukünftigen Rechnungspositionen auf der linken Seite stehen.

• Entfernen Sie ggf. Rechnungspositionen.
• Setzen Sie ggf. einen Haken in die Check-Box Vorlagen mit Originaldaten (ohne Anpassungen) übernehmen.
• Klicken Sie auf den Button Übernehmen, um den aktuellen Stand der Vorlage zu übernehmen.
• Ändern und/ oder ergänzen Sie Rechnungspositionen nach Wunsch.
• Klicken Sie auf den Button Bearbeiten (rechts in der Fenster-Erweiterung "Vorlagen").
• Klicken Sie auf den Button Neuzuordnung.
• Nehmen Sie die Änderungen in den Feldern Suchbegriff und Beschreibung vor.
• Bestätigen Sie diese mit dem Button OK.

Der Button Entfernen entfernt die markierte Vorlage rechts aus der Liste der Vorlagen. Wenn Sie diese zuvor in die Liste der Rechnungspositionen geladen haben, bleibt sie dort (zur weiteren Bearbeitung) stehen.

Der Button OK speichert die Neuanlage oder Bearbeitung einer Vorlage ab.

Der Button Abbruch bricht die Neuanlage bzw. die Bearbeitung einer Vorlage ab.

Der Button Neuzuordnung wird erst aktiv, wenn der Button Bearbeiten aktiviert ist. Sobald Sie den Button Neuzuordnung gedrückt haben, bekommen Sie folgenden Text im Bereich "Bearbeiten" angezeigt: "Vorlage wird den Rechnungspositionen auf der linken Seite entsprechen." Mit dem Button OK werden die zuvor erfolgten Anpassungen in die Vorlage übernommen. Bei einem Klick auf den Button Abbruch erfolgt keine Änderung der Vorlage.

Bereich "Bearbeiten"

Das Eingabefeld Suchbegriff für die Vorlage wird erst aktiv, wenn Sie über den Button Neu eine neue Vorlage erzeugen oder eine alte bearbeiten (Button Bearbeiten).

Unterhalb der Vorlagenliste befindet sich ein Feld, in dem die Beschreibung der jeweils markierten Vorlage angezeigt wird. Es empfiehlt sich, eine Beschreibung oder Bearbeitungshinweise gleich bei der Neuanlage eingeben. Natürlich lässt sich zu jedem Zeitpunkt im Bearbeitungs-Modus der Beschreibungstext einfügen oder ändern.

Bereich "Filtern"

Geben Sie den Suchbegriff der Vorlage ein, nach der Sie filtern wollen.

Bei Beschreibung haben Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten: "beginnt mit", "enthält", "genau". Es wird der Beschreibungstext für die Vorlagen ausgewertet, den Sie für jede markierte Vorlage unterhalb des Listenbereichs sehen.

Der Button Filtern startet den Filter-Vorgang. Alternativ können Sie in den Eingabefeldern Suchbegriff bzw. Bezeichnung die Taste [Enter] drücken. Das erste Filterergebnis können Sie mittels der Taste [Enter] übernehmen.

Zurücksetzen der Gebührenfilteranzeige
Um die Anzeige der herausgefilterten Gebühren zu beenden, klicken Sie nochmals auf den Button Filtern (oder löschen den Text aus den Eingabefeldern und betätigen die Taste [Enter]).

Der Button Übernehmen übernimmt die markierte Vorlage in die Liste der Rechnungspositionen übernommen. Wie Sie Vorlagen aus der Vorlagen-Liste sonst noch nach links in die Liste der Rechnungspositionen befördern, lesen Sie bitte im hier nach.

Einfluss von § 91 GNotKG auf Vorlagen
Bitte beachten Sie bei der Auswahl einer Vorlage in der Liste die Spalte "Besonderheiten". Wenn sich dort der Eintrag "§ 91 GNotKG" befindet, wissen Sie, dass die Rechnungspositionen der Vorlage aus einer Rechnung stammen, deren Check-Box Berechnung der Wertgebühren mit Gebührenermäßigung § 91 GNotKG auf der Registerkarte "Allgemeine Daten" aktiviert war. Sollte diese Check-Box in der aktuellen Rechnung abweichend eingestellt sein, findet eine Neuberechnung aller aus der Vorlage übernommenen Wertgebühren statt. Dies geschieht auch beim Übernehmen mit Originaldaten.

Die Fenster-Erweiterung "Konten"

Bereich "Allgemein"

Wählen Sie das zur Akte gehörende Konto aus, dessen Daten Sie als Rechnungspositionen übernehmen möchten:

• "Auslagen-/ Kostenkonto"
• "Kopienkonto"

Auslagen-/ Kostenkonto: Zum Führen des Kosten- und Auslagenkontos begeben Sie sich in der Notarakten-Menüband "Akte" auf den Button Auslagen.

Buchungs-Katgeorien
Hier werden Ihnen Buchungen der folgenden Kategorien angezeigt:

• Sonstige mit Umsatzsteuer
• Sonstige ohne Umsatzsteuer
• Vereinbarung Fahrtkosten (km)
• Nr. 32004 KV Post
• Nr. 32004 KV Telekommunikation
• Nr. 32006 KV Fahrtkosten eigenes Fahrzeug (km)
• Nr. 32007 KV Fahrtkosten anderes Verkehrsmittel
• Nr. 32008 KV Abwesenheit
• Nr. 32009 KV Geschäftsreise sonstige Auslagen
• Nr. 32010 KV Vergütung Übersetzer Zeugen
• Nr. 32011 KV Daten automat. Abrufverfahren
• Nr. 32012 KV Haftpfl.vers. Verlangen Beteiligter
• Nr. 32013 KV Haftpflichtversicherung
• Nr. 32015 KV sonstige Aufwendungen mit USt.
• Nr. 32015 KV sonstige Aufwendungen ohne USt.

Andere Kategorien können nur im "klassischen" Honorar-Fenster in die Rechnung übernommen werden.

Kopienkonto

Zum Führen des Kopienkontos begeben Sie sich in der Notarakten-Menüband "Akte" auf den Button Kopien.

Abschnittssummen für folgende Kopie-Arten
Für die folgenden Kopie-Arten bildet Winmacs innerhalb eines Abschnitts jeweils eine Summe:

• S/W-Kopien allgemein
• S/W-Kopien Nr. 32000 KV auf Antrag allgemein
• S/W-Kopien Nr. 32001 KV Nr. 1 ohne Antrag externer Verbleib
• S/W-Kopien Nr. 32001 KV Nr. 2 auf Antrag Beurkundungsverfahren
• S/W-Kopien Nr. 32001 KV Nr. 3 auf Antrag Erstellung Entwurf
• S/W-Kopien Nr. 32003 KV größer DIN A3
• Farbkopien allgemein
• Farbkopien Nr. 32000 KV auf Antrag allgemein
• Farbkopien Nr. 32001 KV Nr. 1 ohne Antrag externer Verbleib
• Farbkopien Nr. 32001 KV Nr. 2 auf Antrag Beurkundungsverfahren
• Farbkopien Nr. 32001 KV Nr. 3 auf Antrag Erstellung Entwurf
• Farbkopien Nr. 32003 KV größer DIN A3<
• exakte Kosten Nr. 32003 KV größer DIN A3

Die Buttons rechts der Kontenliste

Der Button (alle Markierungen setzen) markiert alle Listenelemente.

Der Button (alle Markierungen aufheben) hebt alle Markierungen auf, deaktiviert zugleich den Vorschlag für Markierungen.

Der Button (Markierungen umkehren) kehrt die Markierungen um.

Button (Vorschlag für Markierung deaktivieren): Die Vorschläge für die zu übernehmenden Einträge sind immer beim Öffnen der Fenster-Erweiterung "Konten der Akte" aktiv und werden durch die Auswahl einer anderen Zeile in der Liste der Rechnungspositionen aktualisiert. Ein Klick auf den Button deaktiviert den Vorschlag für Markierungen. Die Haken bleiben in den Check-Boxen erhalten. Gelöscht werden sie mit dem Button (alle Markierungen aufheben) (s. o.).

Vorschläge
Im Auslagen-/ Kostenkonto betrifft der Vorschlag nur steuerpflichtige oder nur steuerfreie Einträge, abhängig davon, ob sich die links ausgewählte Rechnungsposition über der Rechnungsposition für die Umsatzsteuer befindet. Für die Einträge des Kopienkontos vergleicht der Vorschlag die Zuordnung zu einer Gruppe oder konkreten Adresse mit dem aktuell festgelegten Rechnungsempfänger.

Bereich "Filtern"

Geben Sie den gewünschten Anzeige-Zeitraum in die Datumsfelder Datum von und Datum bis ein. Das Datum von muss nicht unbedingt ausgefüllt werden, um Ergebnisse für Datum bis zu erhalten. Umgekehrt gilt dasselbe.

Abschnitt nach Zeitraum
Wenn für einen Abschnitt ein Zeitraum angegeben ist, filtert Winmacs bei Auswahl einer Rechnungsposition des Abschnitts die Daten entsprechend.

Im Drop-down-Menü Abrechnung haben Sie folgende Optionen: "alle", "nicht abgerechnet" und "abgerechnet".

Der Button Filtern startet den Filter-Vorgang. Alternativ können Sie in den Eingabefeldern Datum bis bzw. Abrechnung die Taste [Enter] drücken. Um die Anzeige der herausgefilterten Gebühren zu beenden, klicken Sie nochmals auf den Button Filtern (oder löschen den Text aus den Eingabefeldern und betätigen die Taste [Enter]).

Der Button Übernehmen übernimmt das markierte Aktenkonto in die Liste der Rechnungspositionen. Wie Sie Einträge aus Konten der Akte sonst noch nach links in die Liste der Rechnungspositionen befördern, lesen Sie bitte im Kapitel Gebührenkatalog nach.

Auswirkungen der Übernahme abgerechneter Daten
Beim Übernehmen bereits abgerechneter Daten in die aktuelle Rechnung wird die bestehende Zuordnung dieser Daten zu einer anderen Rechnung aufgehoben. Für die andere Rechnung lassen sich dann keine neuen Dokumente mit Einzelnachweis erstellen.