Das Urkunden-Fenster

Übersicht

• Die Registerkarte "Grunddaten"
• Die Registerkarte "Beteiligte"
• Die Registerkarte "Ausfertigungen"
• Die Registerkarte "Bemerkungen"
• Die Registerkarte "Anzeigen/ Registrierungen"
• Die Registerkarte "Dokumente"
• Die Buttons im Urkundenfenster
  
  

Standard vor 2022

• Die Registerkarte "Grunddaten"
• Die Registerkarte "Notiz"

Die Registerkarte "Grunddaten"

Wenn Sie über die Notarakten-Registerkarte "Urkunden" eine Urkunde erstellen oder bearbeiten, öffnet sich das Urkunden-Fenster auf der Registerkarte "Grunddaten".

Die Check-Box Notarvertreter kann erst "aktiviert" werden, wenn eine Urkundenart (s. u.) eingestellt worden ist. Sie besagt, dass ein Notarvertreter die Beurkundung vornimmt.

Im Feld Liste ist ab 1.1.2022: "Urkundenverzeichnis (UVZ)" voreingestellt. Wenn Sie noch eine Urkunde für das Jahr 2021 eintragen müssen, wählen Sie im Drop-down-Menü "Urkundenrolle (UR)" aus.

WM Notar füllt das Feld UVZ-Status automatisch aus. Es dient der reinen Information.

Wird die Check-Box verriegelt "aktiviert", sperrt WM Notar die Urkunde für weitere Bearbeitungen.
Die Verriegelung kann nicht zurückgenommen werden. Danach sind keine weiteren Änderungen mehr möglich.

Wählen Sie im Drop-down-Menü Urkundenart die zutreffende Urkundenart aus:

• "(Sonstige) Beurkundungen und Beschlüsse"
• "Beglaubigungen von Unterschriften oder Handzeichen mit Anfertigung eines Urkundenentwurfs"
• "Beglaubigungen von Unterschriften oder Handzeichen ohne Anfertigung eines Urkundenentwurfs"
• "Bescheinigungen des Notars"
• "Verfügungen von Todes wegen"
• "Vermittlungen von Auseinandersetzungen"

Stellen Sie im Drop-down-Menü Geschäftsgegenstand den vorliegenden Geschäftsgegenstand ein.

Das Feld Zusatz z. Geschäftsgegenstand ist ein Schlüsselfeld für den Zusatz zum Geschäftsgegenstand.

Geben Sie den Wert des Geschäftsgegenstandes an und lassen Sie sich mit dem Button § (rechts neben dem Feld) die Gebührentabelle Notariat anzeigen.

Datum Amtsgeschäft und Ort/Orte Amtsgeschäft sind Datums- bzw. Schlüsselfelder

Die UVZ-Nr. ist für den Import der Daten in das Urkundenverzeichnis zwingend erforderlich. Ohne diese Angabe kann kein Import erfolgen. Klicken Sie auf den Button rechts neben dem Feld, damit die UVZ-Nummer automatisch eingetragen wird.

Die Check-Box Verwahrter Erbvertrag ist nur sichtbar, wenn bei Geschäftsgegenstand "Erbvertrag" eingestellt worden ist.

Beachten Sie auch die Check-Boxen Vollzugsentwurf (§ 2 Abs. 2 Satz 2 UA-GebS), Notariell verwahrter Erbvertrag, Videokommunikation, Relevant für öffentliche Archive und Streng vertraulich.

Die Registerkarte "Beteiligte"

Legen Sie auf den Unterregisterkarten "Partei A" bzw. "Erblasser" (dazu s. o.), "Partei B" und "Sonstige" (Drittbeteiligte) die Vertragsparteien fest.

Eine Partei kann aus mehreren Personen bestehen. Klicken Sie auf den Button Neu, um für eine Partei eine Person anzulegen.

Wählen Sie zunächst einen Beteiligten. Markieren Sie z. B. "Huber, Erwin" und klicken Sie auf den Button OK.

Der Beteiligte wird ins Partei-A-Fenster geladen. Wichtig für den UVZ-Export ist, dass die Pflichtfelder ausgefüllt sind. Diese erkennen Sie an dem Asterisk (*).

Hinweis:
Eine Prüfung, ob die Pflichtfelder gefüllt sind, erfolgt beim UVZ-Export; fehlen Angaben erscheint eine Fehlermeldung.

Von der Einstellung bei Personentyp hängt das angezeigte Formular im Fenster ab. Zur Wahl stehen:

• "natürliche Person": Die Angaben in den folgenden Feldern werden alle aus der Adresse hierhin übertragen, sofern sie in der Adresse eingetragen worden sind.
• "Organisation"
• "Freie Bezeichnung"

In die Felder geb. am und in gehören Geburtstag und -ort der Person.

Bei Geb.Name geben Sie ggf. den Geburtsnamen der Person ein.

Beruf ist für die Berufsbezeichnung der Partei vorgesehen.

Für den Güterstand stehen folgende Eingaben zur Auswahl:

• "gesetzlich"
• "Gütertrennung"
• "deutsch-französischer Wahlgüterstand"
• "Errungenschaftsgemeinschaft"
• "Gütergemeinschaft"
• "modifizierte Zugewinngemeinschaft"

Die UST-ID Nummer wird beim Hinzufügen des Urkundenbeteiligten aus den Adressdaten übernommen: Registerkarte "Sonstiges" des Adress-Fensters > Unterregisterkarte "Steuerdaten".

Geben Sie hier die Steuer-ID ein.

Tragen Sie die Identifikationsart ein, wie die Partei ihre Identität nachgewiesen hat.

Hinterlegen Sie bei Ausweis Art und Nummer des Ausweises, der zur Identifikation dient.

Bei Behörde geben Sie die Behörde ein, die den Ausweis ausgestellt hat.

Ausstellungs- und Gültigkeitsdatum des Ausweises werden in den Feldern ausgestellt am und gültig bis hinterlegt.

Das Feld Freitext Vertreter ist nur bei der Einstellung Liste "Urkundenrolle" notwendig. Tragen Sie hier komplexere Vertreter-Regelungen ein. Es kommt z. B. vor, dass eine Notarfachangestellte Erklärungen für jemanden in einer Urkunde abgibt. Wenn der von ihr Vertretene, z. B. der Geschäftsführer einer GmbH, die Erklärungen auch nicht im eigenen Namen abgibt, lässt sich dies hier in die Urkunde eintragen.

Hinweis:
Spätere Änderungen von Adressdaten im Winmacs-Adressbestand haben keine Auswirkungen auf die Angaben zu Beteiligten zur Urkunde, das heißt die Urkundenrolle bleibt unverändert.

Klicken Sie am unteren Fensterrand auf den Button Neu, um festzulegen, wer durch den gerade angelegten Beteiligten vertreten wird.

Wählen Sie wie oben z. B. die Firma "ELEKTRO MÜLLER" aus, die Erwin Huber als Vorstand vertritt. Die Daten werden in das folgende Fenster geladen.

Achten Sie bitte darauf, dass die mit Asterisk markierten Pflichtfelder für den UVZ-Export ausgefüllt sind.

Hinweis:
Eine Prüfung, ob die Pflichtfelder gefüllt sind, erfolgt beim UVZ-Export. Fehlen Angaben, erscheint eine Fehlermeldung.

Verlassen Sie das Fenster mit dem Button EXIT.

Im Partei-A-Fenster erscheint nun im Bereich "handelnd für" die Firma Elektro Müller GmbH&Co KG. Schließen Sie auch diesen mit dem Button EXIT.

Auf der Registerkarte "Beteiligte" wird "Huber, Erwin" als Datensatz auf der Unterregisterkarte "Partei A" angezeigt.

Wenn für eine Partei mehrere Datensätze hinterlegt werden, sind die folgenden Buttons von Bedeutung.

Der Button (Beteiligten nach oben) verschiebt bei gedrückt gehaltener Taste [Strg] den markierten Beteiligten in der Liste um eine Position nach oben verschoben.

Der Button (Beteiligten nach unten) verschiebt bei gedrückt gehaltener Taste [Strg] den markierten Beteiligten in der Liste um eine Position nach unten.

Der Button (alphabetisch sortieren) sortiert die Liste der Beteiligten alphabetisch.

Die Registerkarte "Ausfertigungen"

Legen Sie mit dem Button Neu eine neue Angabe zu einer Ausfertigung an. Geben Sie das Datum und den Empfänger der Ausfertigung ein. Auch eine Bemerkung ist vorgesehen. Aktivieren Sie ggf. die Check-Boxen vollstreckbar, auszugsweise, weitere vollstreckbare.

Speichern Sie mit dem Button OK Ihre Eingaben. In der Liste erscheint der Datensatz. Anpassen (Button Bearbeiten) und löschen (Button Entfernen) ist möglich. Die hier hinterlegten Angaben zu den Ausfertigungen werden mit dem Export an das Urkundenverzeichnis übergeben.

Die Registerkarte "Bemerkungen"

Haben Sie einen Nachtrag zu einer früheren Urkunde errichtet, die noch nicht im UVZ eingetragen wurde, also Urkunden vor 2022, wird der Verweis hier erfasst.

Ebenso wird das Datum der Abgabe in die besondere amtliche Verwahrung einer Verfügung von Todes wegen unter Bemerkungen hinterlegt.

Klicken Sie auf den Button Neu und geben Sie in das Feld Bemerkung einen freien Text ein. Speichern Sie mit dem Button OK. Die Bemerkung erscheint unterhalb des Eingabefelds in einer Liste. WM Notar nummeriert die Bemerkungen automatisch durch. Verschieben Sie eine markierte Bemerkung innerhalb der Liste, indem Sie bei gedrückt gehaltener Taste [Strg] auf einen der beiden Pfeil-Buttons klicken, bis die Bemerkung richtig positioniert ist.

Die Registerkarte "Anzeigen/ Registrierungen"

In den entsprechenden Fällen kann hier die Registrierungsnummer im Zentralen Testamentsregister bzw. im Zentralen Vorsorgeregister sowie das Datum der Absendung der Anzeige bei der Finanzverwaltung hinterlegt werden.

Beachten Sie, dass die Registrierung der Anzeige an das Finanzamt derzeit noch nicht die Verpflichtung des Vermerks auf der Urschrift nach § 18 Abs 4 GrEStG erfüllt.

Das Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Datensätzen funktioniert wie auf den zuvor besprochenen Registerkarten.

Im Drop-down-Menü Typ stehen folgende Optionen zur Wahl:

• "Finanzamtsanzeige"
• "Zentrales Testamentsregister"
• "Zentrales Vorsorgeregister"

Füllen Sie das Datumsfeld Datum mit dem Tag der Anzeige/ Registrierung aus.

Das Datenbankfeld Finanzamt dient der Auswahl des zuständigen Finanzamts.

Das Drop-down-Menü Stelle blendet sich nur beim Typ "Finanzamtsanzeige" ein:

• "Grunderwerbsteuerstelle"
• "Körperschaftsteuerstelle"
• "Erbschaft- und Schenkungsteuerstelle"

Das Eingabefeld Register-Nr. erscheint, wenn als Typ "Zentrales Testamentsregister" oder "Zentrales Vorsorgeregister" eingestellt worden ist.

Die Registerkarte "Dokumente"

Auf der Registerkarte "Dokumente" sind zunächst noch keine Dokumente hinterlegt. Klicken Sie am unteren Rand des Fensters auf den Button Neu. Es öffnet sich die Historie der Notariatsakte im Auswahlmodus, der genauso funktioniert, wie bei der Erstellung von PDF-Akten aus Anwaltsakten.

Hinweis:
Das Fenster dient der Auswahl und nicht der Bearbeitung von Historieneinträgen.

Hier stehen Ihnen in der Listen- und Gruppenansicht der Historie folgende Filter zur Verfügung: das Typenfilter, das allgemeine Filter und die Filterfunktion der Historienstruktur.

Der Button Alle markiert alle Einträge aus der Historie. In der Gruppenansicht werden alle Gruppen aufgeklappt und die dazugehörigen Einträge markiert.

Der Button Vorschau öffnet das Vorschau-Fenster zu den Historieneinträgen.

Der Button Übernehmen übernimmt einzig und allein

• die durch Einfach- oder Mehrfachauswahl markierten Historieneinträge
• die mit dem Button Hinzu in die Versandliste beförderten Historieneinträge

in das Urkunden-Fenster auf die Registerkarte "Dokumente". Beim Einsatz von Documents werden auch externe Dokumente berücksichtigt.

WM Notar übernimmt automatisch für die Bezeichnung der Dokumente die Bezeichnungen der korrespondierenden Historieneinträge. Eine nachträgliche Anpassung ist möglich. Markieren Sie dazu das entsprechende Dokument und klicken Sie auf den Button Bearbeiten am unteren Fensterrand.

Überschreiben Sie ggf. den Inhalt des Titel-Feldes.

Aktivieren Sie bei einem Hauptdokument, d. h. einer Urkunde, auf jeden Fall die Check-Box Hauptdokument. Das Original der Urkunde wird gescannt in PDF/A-1b-Format.

Nicht-Hauptdokumente sind Anlagen zur Urkunde, z. B. Vollmachten, Pläne etc.

Stellen Sie im Drop-down-Menü Typ den Dokument-Typ ein:

• "Sonstiges Papierdokument"
• "Sonstiges elektronisches Dokument"
• "Reinschrift"
• "Elektronischer Vermerk nach § 44a / § 44b BeurkG"
• "Papier-Vermerk nach § 44a / § 44b BeurkG"
• "Sonstige elektronische Eigenurkunde"

Speichern Sie die Anpassungen mit dem Button OK.

Löschen Sie ggf. ein markiertes Dokument mit dem Button Entfernen.

Der Button (Beteiligten nach oben) verschiebt bei gedrückt gehaltener Taste [Strg] den markierten Beteiligten in der Liste um eine Position nach oben verschoben.

Der Button (Beteiligten nach unten) verschiebt bei gedrückt gehaltener Taste [Strg] den markierten Beteiligten in der Liste um eine Position nach unten verschoben.

Der Button (alphabetisch sortieren) sortiert die Liste der Beteiligten in alphabetischer Reihenfolge.

Zeigen Sie das markierte Dokument mit dem Button Öffnen im entsprechenden Programm an.

Die Buttons im Urkunden-Fenster

Um nach Eingabe aller Daten schließlich die Urkunde zu erstellen, klicken Sie auf den Button Textprozessor. Es öffnet sich das Suchfenster für Rohtexte, in dem Sie den Rohtext der gewünschten Urkunde auswählen. Die Urkunde wird mit dem Textprozessor in Microsoft Word erzeugt und kann dort weiterverarbeitet und ausgedruckt werden.

Eigene Urkundentexte als Rohtext nutzen
Entwerfen Sie auch eigene Urkunden-Texte und binden Sie im Suchfenster als Rohtext ein.

Die folgenden Buttons sind nur aktiv, wenn auf der Registerkarte "Grunddaten" das Drop-down-Menü Liste auf "Urkundenverzeichnis (UVZ)" gestellt ist.

Benutzerrechte für nachfolgende Funktionen erforderlich
Eine Nutzung der nachfolgenden Funktionen erfordert entsprechende Berechtigungen, die in RAG User verwaltet werden.

Legen Sie mit einem Klick auf den Button UVZ-Export die Daten und Dokumente im Export-Verzeichnis ab. Die Urkunde erhält den UVZ-Status "exportiert" (Registerkarte "Grunddaten"). Der Pfad zum Export-Verzeichnis ist in den Einstellungen von Winmacs hinterlegt: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Global > Registerkarte "Verzeichnisse" > XNP-Export. Im Urkundenverzeichnis XNotarPlus (XNP) gibt es die Möglichkeit jeden Exportvorgang zu importieren.

Vermerken Sie in WM Notar den erfolgreichen Import einer Urkunde in das Urkundenverzeichnis, indem Sie auf den Button UVZ‑Importiert klicken. Dadurch wird der UVZ-Status auf der Registerkarte "Grunddaten" aktualisiert. Der neue Status "In Vorbereitung (XNP)" wird dabei auch für die entsprechenden Einträge im Urkundenverzeichnis übernommen.

Die rechtsverbindliche "Eintragung" erfolgt ausschließlich im Urkundenverzeichnis. Weisen Sie mit diesem Button UVZ-Eingetragen nach der rechtsverbindlichen Eintragung der Urkunde den UVZ-Status "eingetragen" zu (Registerkarte "Grunddaten"). Damit ist die Urkunde verriegelt.

Der Button HR-Export exportiert die UVZ-Nr., den Rechtsträger und die Beteiligten für eine neue Handelsregisteranmeldung.

Der Pfad zum Export-Verzeichnis ist in den Einstellungen von Winmacs hinterlegt: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Global > Registerkarte "Verzeichnisse" > XNP-Export. Im Urkundenverzeichnis XNotarPlus (XNP) gibt es die Möglichkeit jeden Exportvorgang zu importieren.

Stellen Sie ggf. vorher die aktuell benötigte xjustiz-Version für den HR-Export in Winmacs ein: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung" > Bereich "Bereich "XNotar Plus - HR Export".

Standard vor 2022

Die Registerkarte "Grunddaten"

Vorbereitung von Urkunden vor Beurkundung
Wenn Sie eine Urkunde schon vor dem Termin vorbereiten möchten, gehen Sie so vor: Füllen Sie alle bekannten Angaben vorab ein, lassen Sie aber die Felder Beurkundung am und UR-Nummer leer. Erst am Tag der Beurkundung ergänzen Sie diese beiden Felder und erstellen dann die Urkunde.

Aktivieren des Urkundenfensters
Damit Sie dieses Fenster bei Neuanlage einer Urkunde ausfüllen können, müssen Sie zuerst das Eingabefeld Vertragsart Kennung mittels Drop-down-Menü ausfüllen. Sonst bleibt das übrige Fenster deaktiviert.

Erst mit Vergabe der Urkunden-Nummer wird die Urkunde in der Urkundenrolle ausgegeben.

Wenn Sie die Check-Box verriegelt aktivieren, sperrt Winmacs die Urkunde für weitere Bearbeitungen.

Die Verriegelung kann nicht zurückgenommen werden. Danach sind keine weiteren Änderungen mehr möglich.

Geben Sie den Gegenstand des Geschäfts (Spalte 4 der Urkundenrolle) an. Unter dem Eingabefeld befindet sich ein Memo-Feld, in das Sie ggf. eine längere Bezeichnung des Gegenstandes eingeben können. Dieser kann in der Urkundenrolle ausgegeben werden.

Folgende Kennungen stehen im Drop-down-Menü Vertragsart Kennung zur Auswahl:

• "sonstige Beurkundungen"
• "Erbvertrag"
• "Grundstückskaufvertrag"
• "Testament"
• "Beglaubigung mit Entwurf"
• "Beglaubigung ohne Entwurf"
• "Vermittlung von Auseinandersetzungen"
• "Wechsel- und Scheckprotest"

Die Kennungen stehen in direktem Zusammenhang mit denen im Geschäftsbericht geforderten Kategorien unter Urkundengeschäfte.
Als Ausnahme hiervon ist der Grundstückskaufvertrag zu sehen, der zur einfacheren Erstellung des Kaufvertrags über den Textprozessor angeboten wird, im Geschäftsbericht aber als "sonstige Beurkundungen" gewertet wird.

Anpassung des Urkunden-Fensters an Erbverträge
Bei der Einstellung "Erbvertrag" ändert sich in der unteren Fensterhälfte die Beschriftung der Unterregisterkarte "Partei A" in "Erblasser", damit diese Bezeichnung auf der Urkunde ausgegeben werden kann.

Behandlung von Erbverträgen im Verzeichnis
Bei der Einstellung "Erbvertrag" erscheint unter dem Feld UR-Nummer die bereits aktivierte Check-Box Eintrag im Erbverzeichnis. Diese Check-Box ist zu deaktivieren, wenn der Erbvertrag nach der Beurkundung in die amtliche Verwahrung des Amtsgerichts gegeben wird. Dieser darf nicht im Erbvertragsverzeichnis stehen.
Zusätzlich kann im Erbvertragsverzeichnis die Abgabe des Erbvertrags in die amtliche Verwahrung des Amtsgerichts eingetragen werden.

Der Wert des Geschäfts dient auch als Basis der Berechnung von Honorar und/ oder Gebühren. Der Button § rechts neben dem Feld öffnet den Gebührenrechner Notariat.

Im Datumsfeld Beurkundung am erfassen Sie den Ausstellungs-Tag der Urkunde (Spalte 2 der Urkundenrolle).

Das Feld Bemerkung UR ist für Bemerkungen zur Urkunde, die in die Spalte 5 der Urkundenrolle übernommen werden.

Das Feld UR-Nummer ist für die laufende Urkundennummer bestimmt, die über die Taste [F2] oder per Mausklick auf den Button dahinter eingesetzt werden kann (Spalte 1 der Urkundenrolle).
Die Eingabe einer Urkundennummer ist nur dann nicht möglich, wenn die Vergabe von Urkundennummern in dem Notariat gesperrt ist. Dann bekommen Sie folgenden Hinweis eingeblendet:

Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Kapitel Urkunde verriegeln.

Automatische Vergabe von Urkundennummern deaktivierbar
Die automatische Vergabe der Urkundennummer kann (fürs Klonen von Urkunden) deaktiviert werden: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Akten-Eigenschaften" > UR-Nummer vergeben > "Nein".

Im Feld nächste UR-Nr. wird zu Informationszwecken die Nummer angezeigt, die für die nächste angelegte Urkunde verwendet wird.

Die Felder Abgabedatum und Abgabe Gericht betreffen Erbverträge und Testamente, die bei Gericht hinterlegt werden.

Die Registerkarte "Notiz"

Diese Registerkarte "Notiz" des Urkunden-Fensters ist nur sichtbar, wenn Sie auf der Registerkarte "Grunddaten" im Drop-down-Menü Liste "Urkundenrolle (UR)" eingestellt haben.