Folgende Felder bzw. Check-Boxen auf der Akten-Registerkarte "Sonstiges" haben nur informativen Charakter. Aktivieren Sie die Check-Box Beratungshilfe und/ oder PKH gewährt (Prozesskostenhilfe gewährt), wenn dies der Fall ist. Bei gewährter Prozesskostenhilfe kann das Datum eingetragen werden, ab dem sie gewährt wird (PKH seit). Auch eine PKH Ratenzahlung, das Datum ihres Endes und die verbleibende Differenz (Rest) zwischen Regelgebühr und festgesetzter PKH können erfasst werden.
Dagegen sind die beiden nachfolgenden Check-Boxen im Bereich "Buchhaltung" von teilweise weitreichender Bedeutung für die Steuerung von Abläufen in Winmacs:
Die Check-Box Mdt. Vorsteuerabzug wird "aktiviert", wenn deer Mandant zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Sowohl im Bereich Honorarrechnung als auch bei Forderungen wird damit gesteuert, ob die (Honorar-) Forderungen gegen andere Personen als den Mandanten als Netto-Betrag (also ohne MwSt.), oder Brutto ausgewiesen werden. Im Honorar- und Forderungs-Bereich kann das MwSt.-Kennzeichen ebenfalls gesteuert werden.
Ist bereits in der Adresse des Mandanten die Check-Box aktiviert, berücksichtigt dies Winmacs hier bei der Zuordnung der Adresse zur Akte. Eine nachträgliche Änderung hier in der Akte oder in der Adresse wirkt sich nicht auf das jeweils andere Fenster aus. Mit anderen Worten: Der Adress-Datensatz lässt sich nicht nachträglich aus der Akte heraus überschreiben und umgekehrt.
Blenden Sie die Check-Box
Saldo geprüft bei Bedarf ein:
Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe
"System-Parameter" > Button Programm >
Registerkarte "Akten-Eigenschaften"
> Kontrolle Aktenkonto und dahinter
Vorgabe "Saldo geprüft". Bedarf besteht, wenn
bei der Aktenanlage die Saldovorträge nicht sofort gepflegt werden.
Aktivieren Sie die Check-Box
erst nach der Überprüfung des Saldos.
Die Check-Box
Honorar mit MWST ist standardmäßig
"aktiviert". Die Kanzlei erhält MwSt. auf das Honorar.
Es geht nicht darum, ob Sie die MwSt. vom Mandanten oder Dritten
erhalten. Das wird durch das vorgenannte Kennzeichen gesteuert.
Diese Check-Box
ist grundsätzlich immer markiert, es sei denn:
- Sie haben ein Auslandsmandat.
- Sie gehen in eigener Sache z. B. gegen den Mandanten vor, da Sie in beiden Fällen überhaupt keine MwSt. berechnen dürfen.
Die Check-Box Kostenstelle wird nur angezeigt, wenn Sie das Arbeiten mit Kostenstellen eingerichtet haben:
Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter > Registerkarte "Sonstiges" > Kostenstellen "aktiviert"
Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Akten-Eigenschaften" > mit Kostenstelle "aktiviert"
Hier erfassen Sie für Buchungen die Vorbelegung des Felds Kostenstelle, wenn Sie Zahlungen in Bezug auf die Akte buchen.
Hinterlegen Sie ggf. einen Hinweis für die Buchhaltung: Wenn während der Buchung des Zahlungsverkehrs die Akte ausgewählt wird, erscheint der Hinweis in einem eigenen Fenster und muss bestätigt werden.
Die Felder AZ Staatsanwalt, AZ Behörden und AZ sonstiges dienen zur Erfassung des Aktenzeichens der Staatsanwaltschaft, einer Behörde (z. B. Bußgeldstelle) bzw. eines weiteren Aktenzeichens.
Den Feldern frei 1 bis frei 6 ist keine feste Bedeutung zugeordnet. Nehmen Sie beliebige Einträge vor. Ein durch den Textprozessor verarbeiteter Rohtext kann auf diese Felder gezielt zugreifen. Passen Sie die Beschriftung der Felder und der dazugehörigen Hilfstexte an: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Akten-Eigenschaften" an.
Die Felder Code 1 bis Code 4 stehen Ihnen frei zur Verfügung. Beschriften Sie diese nach Ihren Vorstellungen (das heißt: Code 1 etc. wird ersetzt durch Ihre Beschriftung). Passen Sie die Beschriftung an: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Akten-Eigenschaften".
In erster Linie dienen diese Felder der Codierung der Akten, um über den Reportgenerator bestimmte Akten herauszufiltern. Ein Beispiel zur Codierung von Adressen ist das Feld Code im Adressformular auf der Registerkarte "Anschrift".
Beispiel:
Code 1 wird in Sachgebiet, Code 2 in Region und Code 3 in Herkunft der Mandate umbenannt. Auf der Akten-Registerkarte "Sonstiges", vergeben Sie z. B. nach Ihrer internen Regelung folgende Kennziffern.
Für "Sachgebiet" (also ehemals Code 1):
10 einvernehmliche
Scheidung
11 nicht einvernehmliche Scheidung
20 Forderung
30
Arbeitsrecht Arbeitnehmer als Mandant
31 Arbeitsrecht Arbeitgeber als Mandant
40 Mietrecht Mieter als
Mandant
41 Mietrecht Vermieter als Mandant
Für "Region" (also ehemals Code 2):
00 Nürnberg
01 Fürth
02 Lauf
03 Schwabach
Und für Herkunft (also ehemals Code 3):
S Stammkunde
E
Empfehlung
Z aufgrund des Zeitungsinserats
L Laufkundschaft
Dann lassen Sie im Reportgenerator z. B. alle Akten herausfiltern, in denen Sie in Nürnberg einen Arbeitnehmer vertreten – oder feststellen, wie viele Mandate Sie durch eine Zeitungsanzeige tatsächlich gewonnen haben.
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