WebAkten-Einstellungen

Die allgemeinen Einstellungen, um die Funktionen von WM Web in Betrieb zu nehmen und zu steuern, werden mittels des Hauptfenster-Menübands "Einstellungen" > Gruppe "Schnittstellen" > Button WebAkte vorgenommen.

Nur bei Nutzung von WM Web
Diese Funktionen steht nur zur Verfügung, wenn Sie das Zusatzmodul WM Web nutzen.

Übersicht

• Versicherungen (WebAkte)
• Benutzerverwaltung (WebAkte)
• Arbeitsplatz-spezifische Einstellungen
• Globale Einstellungen

Versicherung (WebAkte)

Eine Auflistung aller Versicherungen, die denen derzeit über die WebAkte kommunizieren können, sind im Fenster am Ende des Pfades Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Schnittstellen" > Button WebAkte > "Versicherungen (WebAkte)" aufgelistet.

Der Button Aktualisieren lädt die neueste Liste aus dem Internet herunter und zeigt sie dann an. Die Daten stehen anschließend an allen WebAkten-Arbeitsplätzen zur Verfügung.

Benutzerverwaltung (WebAkte)

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Schnittstellen" > Button WebAkte > "Benutzerverwaltung (WebAkte)".

Erhalten Sie eine aktenübergreifende Übersicht, welche Personen auf eine oder mehrere WebAkten zugreifen.

Funktion erfordert WM Web Modul und Benutzerrecht
Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn Sie das Zusatzmodul WM Web nutzen (vgl. WebAkte, Registerkarte "Berechtigungen") und das entsprechende Benutzerrecht zugewiesen wurde.

In der Liste sehen Sie eine Übersicht über alle Personen, die auf mindestens eine Ihrer WebAkten zugreifen dürfen. Die erste Spalte "Adresse" zeigt den Winmacs-Suchbegriff zur Adresse, soweit vorhanden.

Die zweite Tabelle am unteren Fensterrand zeigt an, auf welche WebAkten der markierte Benutzer Zugriff hat. Eine Änderung der Zuordnung kann nur in der entsprechende WebAkte auf der Registerkarte "Berechtigungen" durchgeführt werden.

Der Button Aktualisieren aktualisiert die Übersicht, indem die Benutzerliste neu vom WebAkten-Server geladen wird.

Der Button Druck öffnet den Druck-Dialog für die Liste.

Mit dem Button Neu legen Sie einen Benutzer an. Dies ist sinnvoll, um Personen anzulegen, die nicht den entsprechenden Winmacs-Akten zugeordnet sind, aber in die WebAkten Einblick erhalten sollen. Die Zuordnung der Person zur entsprechenden WebAkte erfolgt in dieser auf der Registerkarte "Berechtigungen".

Wenn Sie den Button Bearbeiten betätigen, können die Angaben über den markierten Benutzer verändert werden.

Der Button Entfernen löscht den markierten Benutzer. Er hat dann keinen Zugriff mehr auf die WebAkten.

Mit dem Button Passwort setzen Sie das Passwort für den markierten Benutzer zurück. Er erhält an seine angegebene E‑Mail-Adresse ein neues Passwort zugeschickt. Die Kanzlei erfährt in keinem Fall das Passwort des Benutzers, weder das alte noch das neue.

Für den entsprechenden WebAkten-Nutzer können folgende Felder verwaltet werden:

Der Eintrag im Feld Nachname dient der Identifikation des Nutzers.

Der Benutzername ist der Name, unter dem sich der Benutzer online auf der WebAkte einwählen kann. Sinnvollerweise ist dies der Name, eventuell ergänzt um eine Nummer.

Hinterlegen Sie im Feld E-Mail die E-Mail-Adresse des Benutzers, an die ihm die Benachrichtigungen und das Passwort zugeschickt werden.

Stellen Sie im Drop-down-Menü Forderungskonten ein, wie der Benutzer über Mitteilungen zu WebAkten informiert wird, die eine XML-Datei mit einem Forderungskonto enthalten: in jedem Einzelfall sofort per E‑Mail, nur einmal täglich (gesammelt) oder gar nicht.
Stellen Sie im Drop-down-Menü sonstige Mitteilungen entsprechendes für alle anderen Mitteilungen (außer Forderungskonten), die in WebAkte eingestellt werden.

Datenbankfeld Adresse: Ist die Person in Winmacs, wird hier der Suchbegriff der Winmacs-Adresse zugeordnet.

Arbeitsplatz-spezifische Einstellungen

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Schnittstellen" > Button WebAkte > "Arbeitsplatz-spezifische Einstellungen".

Treffen Sie hier die Einstellungen für den Betrieb von WM Web, die nur für den gewählten Arbeitsplatz gelten sollen und deshalb von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz abweichen können.

Der Button Install ist nur dann rechts neben dem Button EXIT sichtbar, wenn der Winmacs-Arbeitsplatz noch nicht für WM Web vorbereitet ist: Normalerweise werden die benötigten Dateien automatisch bei einem Neustart von Winmacs installiert. Bei Problemen kann die Installation auch über den Button angestoßen werden.

Tragen Sie ins Feld Web-Download den Ordner ein, in dem Anhänge von WebAkten-Mitteilungen gespeichert werden.

Tragen Sie ins Feld ScanMACS-Export den Ordner ein, wohin das Dokumenten-Management-System WM Doku seine Dokumente exportiert und von wo Sie automatisch in die WebAkte importiert werden sollen.

Stellen Sie mit den Optionsfeldern Aktenhistorie zu neuen Mitteilungen ein, ob und wie neue Mitteilungen in die Winmacs-Aktenhistorie eingetragen werden sollen. Jedoch ist dieser Bereich nur dann relevant, wenn Sie eine individuelle, Arbeitsplatz-spezifische Einstellung gewählt haben. Ansonsten werden die systemweiten Einstellungen für jeden Arbeitsplatz übernommen: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung". Im Einzelnen bedeuten:

• "Automatisch": Jede Mitteilung wird ohne Nachfrage als neuer Historieneintrag gespeichert.
• "Manuell": Sie werden bei jeder neuen Mitteilung gefragt, ob Sie diese in die Aktenhistorie übernehmen möchten.
• "Keine": Neue Meldungen werden nicht in der Aktenhistorie gespeichert und es erfolgt auch keine Nachfrage.

Die Check-Box mit angemeldetem Benutzer vorbelegen ist standardmäßig "deaktiviert", da normalerweise die Kanzlei-Adresse als Absender für die GDV-Mitteilungen an eine Versicherung verwendet wird, die Sie in den globalen Einstellungen der WebAkte eingegeben haben. Wenn Sie dies nicht wollen, sondern wenn stattdessen der vollständige Name des jeweiligen Winmacs-Benutzers voreingetragen sein soll, so wie er in der Benutzerverwaltung hinterlegt ist, aktivieren Sie die Check-Box.

Legen Sie im Schlüsselfeld Rechtsschutz die Standard-Betreffzeile für Ihre neue Meldungen an die Rechtsschutzversicherung fest. Der hier eingetragene Betreff wird jeweils vorgeschlagen, kann aber im Einzelfall abgeändert werden.

Legen Sie mit dem Schlüsselfeld Schadenmanager die Standard-Betreffzeile für neue Meldungen an Kfz-Versicherungen fest.

Legen Sie im Schlüsselfeld Rechnung die Standard-Betreffzeile für die Übermittlung von Rechnungen an Versicherungen fest.

Globale Einstellungen

Die generellen System-Einstellungen für den Betrieb von WM Web in der gesamten Kanzlei werden erfasst über den Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Schnittstellen" > Button WebAkte > "Globale Einstellungen".

Die Registerkarte "Verbindungsparameter"

Geben Sie auf der Registerkarte "Verbindungsparameter" die Daten ein, die Sie nach der Anmeldung zur WebAkten-Nutzung von e.Consult erhalten haben.

Die Registerkarte "Kanzlei-Stammdaten (GDV)"

Erfassen Sie unter "Kanzlei-Stammdaten (GDV)" Ihre eigene Anschrift. Diese wird standardmäßig als Absender der elektronischen Nachrichten an den GDV verwendet, die Sie im Einzelfall vor der Übermittlung noch abändern. Vergessen Sie dabei nicht die Eingabe Ihrer Telefonnummer und E‑Mail-Adresse.

Die Registerkarte "Zusatz (Zentralruf/ ADAC)"

Geben Sie auf der Registerkarte "Zusatz (Zentralruf/ ADAC)" die Kennung und das Passwort ein, die Sie bei der Registrierung beim GDV erhalten haben. ADAC-Partner können hier auch ihre Partner-Nummer angeben.

Die Registerkarte "RVG-Kostennote"

Tragen Sie die Bankverbindung der eigenen Kanzlei auf der Registerkarte "RVG-Kostennote" ein, zumindest dann, wenn über den Rechtsschutzmanager Rechnungen an die Rechtsschutzversicherung gestellt werden.