Die Recherche

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Über die Recherche finden Sie Akten oder Adressen, in denen bestimmte Wörter oder Aussagen an beliebigen Stellen enthalten sind.

Nach dem Öffnen des Suchfensters stehen Ihnen zwei Registerkarten zur Verfügung, um nach "Akten" oder "Adressen" zu suchen.

Die Suche läuft jeweils nach dem gleichen Schema ab, egal ob Sie nach Akten, Adressen oder Notarakten suchen: Sie können jeweils suchen nach ...

Auf der Unterregisterkarte "Standard" erfolgt die Suche nach Eintragungen in bestimmten Eingabefeldern, die zu definieren sind.

Auf der Unterregisterkarte "Volltext" erfolgt die Suche nach Eintragungen in beliebigen Feldern.

In allen Textfeldern können Sie mit Platzhaltern arbeiten:

• Der Unterstrich _ steht für ein beliebiges anderes Zeichen (Beispiel: "_aus" findet "Haus", "Maus" und "raus")
• Das Prozentzeichen % steht für beliebig viele Zeichen (Beispiel: "%aus" findet neben den oben genannten auch "Musterhaus")

Bei der Standard-Suche nach Eintragungen in bestimmten Feldern (etwa Sache oder wegen) stellen Sie über das Drop-down-Menü dahinter ein, in welcher Weise der Suchbegriff mit der Eintragung übereinstimmen muss:

• bei "beginnt mit" muss der Suchbegriff mit dem Anfang einer Eintragung übereinstimmen (Beispiel: "ehe" findet "Ehescheidung" und "Eheversprechen", aber nicht "sehen")
• bei "genau" muss der Suchbegriff mit der Eintragung in voller Länge übereinstimmen (Beispiel: "Schrank 1" findet immer nur "Schrank 1", nicht "Schrank 10")
• bei "enthält" kann der Suchbegriff am Anfang, in der Mitte oder am Ende in der Eintragung vorkommen (Beispiel: "aus" findet "Hausbau", "Ausstellung" und "Maus")

Klicken Sie zum Schluss auf den Button Start, um die Suche zu beginnen.

Sofern Sie bei der Standardsuche in den Akten mehr als ein Schlagwort auswählen, findet die Recherche nur Akten, denen jeweils alle ausgewählten Schlagworte zugeordnet sind.

Ergebnisse werden in der Tabelle im unteren Fensterdrittel angezeigt. Die gefundenen Akten (Anzeige mit "AZ Gericht") oder Adressen können entweder direkt per Doppelklick geöffnet werden oder über die entsprechenden Buttons am oberen Fensterrand. Außerdem lässt sich die Ergebnisliste mittels Button Export in eine csv-Datei exportieren, die von einem anderen Programm (z. B. Microsoft Excel) weiterverarbeitet werden kann.

Bei der Suche nach Adressen besteht außerdem die Möglichkeit, an die gefundenen Adressen einen Serienbrief (Button Serienbrief) zu schreiben: Nach der Auswahl eines Rohtexts wird für jede gelistete Adresse ein Dokument in Microsoft Word erzeugt, das im Anschluss ausgedruckt werden kann.

Bereich "Vorlagen für Recherche"

Wenn Sie öfter nach bestimmten Stichwörtern in Akten suchen, erstellen Sie Vorlagen und speichern diese ab. Dazu dient der Bereich "Vorlagen für Recherche" rechts im Fenster (steht nicht für Adress-Suchen zur Verfügung). Es werden dann alle Eintragungen auf der Seite unter einem Suchbegriff gespeichert und können später schnell wieder hergestellt werden.

Tipp: Legen Sie für die Ansicht der Ergebnis-Liste eine kanzleiweite Vorlage (oder gleich mehrere) an. Lesen Sie dazu das Kapitel Auswertungen verwalten.
Stellen Sie bitte hinterher die Vorlage in dem Fenster ein, in dem sie zum Einsatz kommen soll – selbst wenn Sie nur eine Vorlage erstellt haben. Das dafür notwendige Drop-down-Menü finden Sie nach Erstellung der Vorlage links, direkt über der Kopfzeile der Ergebnis-Liste.