Die Schlüsselfelder

Rechts neben einigen Eingabefeldern ist der Button (Schlüssel) zu sehen:

Schlüsselfelder stehen dort zur Verfügung, wo immer wieder dieselben Inhalte eingetragen werden. Der Button (Schlüssel) wird benutzt, um eine Liste mit den vorhandenen Schlüsseln anzuzeigen (s. u.). Viele Schlüsselfelder von Insomacs werden bereits mit Standard-Schlüsseln ausgeliefert.

Wenn Sie die nachfolgenden Ausführungen, in Insomacs nachvollziehen wollen, folgen Sie dem Pfad: Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Akten & Adressen" > Button Adressen.

Es öffnet sich das leere Adress-Fenster. Klicken Sie auf den Button (Lupe) rechts neben dem Datenbankfeld Suchbegriff. Es öffnet sich das Suchfenster für Adressen.

Klicken Sie in diesem auf den Button Neu. Das Formular des leeren Adressen-Fensters ist nun freigeschaltet. Die zweite Formular-Zeile ist das Schlüsselfeld Anrede A.

Einen bekannten Schlüssel anwenden

Wenn Sie eine Weile mit Insomacs arbeiten, haben Sie die wesentlichen Schlüssel im Kopf und fehlende selbst ergänzt. Der Button (Schlüssel) kommt idealerweise nicht zum Einsatz.

Ein Schlüssel ist eine Abkürzung (ein Buchstabe bzw. Buchstabenkombination) für einen längeren Text.

Wenn Sie einen der vorhandenen Schlüssel in das Eingabefeld tippen und dieses verlassen, trägt Insomacs den abgekürzten, längeren Text ein.

Beispiele:

• Der Schlüssel "F" steht für den Eintrag "Frau".
• Der Schlüssel "H" steht für den Eintrag "Herr".
• Der Schlüssel "RA" steht für den Eintrag "Rechtsanwalt"

Verlassen Sie das Feld mit der Taste [Tab] oder einem Klick in ein anderes Eingabefeld.

(Auch die Taste [Enter] wandelt den Schlüssel in den abgekürzten, längeren Text um. Die Eingabemarke verbleibt im Feld.)

Einen unbekannten Schlüssel anwenden

Drücken Sie im leeren Schlüsselfeld die Taste [F2] – oder: Klicken Sie mit der Maus auf den Button (Schlüssel). Es öffnet sich ein Suchfenster, in dem alle vorhandenen Schlüssel in einer Tabelle angezeigt werden.

Ein Schlüssel ist eine Tabellen-Zeile. In der Spalte "Key" sehen Sie die Abkürzungen; in der Spalte "Inhalt" die abgekürzten längeren Texte, die bei der Anwendung des Schlüssels als Ergebnis ausgegeben werden.

Wenn Sie den benötigten Schlüssel gefunden haben, können Sie ihn gleich von hier aus in das Eingabefeld eintragen.

Sie haben drei alternative Möglichkeiten, dies zu erreichen:

• Machen Sie einen Doppelklick auf die Tabellen-Zeile mit dem gefundenen Schlüssel.
• Klicken Sie einmal auf den gefundenen Schlüssel, so dass der blaue Markierungsbalken auf ihn springt. Klicken Sie auf den Button Ja, diesen.
• Bewegen Sie den blauen Markierungsbalken mit der Taste [nach unten] Zeile für Zeile auf den gefundenen Schlüssel. Drücken Sie die Taste [Enter].

Hinweis: Um einen Schlüssel anzulegen oder zu verändern, müssen Sie das entsprechende Benutzerrecht besitzen (vgl. Benutzerverwaltung).

Gar keinen Schlüssel anwenden

Wenn ein benötigter Schlüssel fehlt – und Sie keinen neuen anlegen dürfen, sind Sie nicht am Ende des Lateins angelangt. Behandeln Sie das Schlüsselfeld als normales Eingabefeld. Tippen Sie einfach den Text ein, den der nicht vorhandene Schlüssel hätte ausgeben sollen.

Einen neuen Schlüssel anlegen

Drücken Sie im leeren Schlüsselfeld die Taste [F2] – oder: Klicken Sie mit der Maus auf den Button (Schlüssel). Es öffnet sich ein Suchfenster, in dem alle vorhandenen Schlüssel in einer Tabelle angezeigt werden.

Klicken Sie auf den Button Neu. Es öffnet sich das Fenster "Schlüssel eingeben/ bearbeiten".

Tragen Sie bei Key die Buchstaben der Abkürzung ein.
Tragen Sie bei Ergebnis den Text ein, der ausgegeben werden soll – und im Suchfenster in der Spalte "Inhalt" angezeigt wird.

Klicken Sie auf den Button OK bzw. die Taste [Enter].

Einen Schlüssel bearbeiten

Markieren Sie in dem Suchfenster, das die vorhandenen Schlüssel auflistet, den Schlüssel, den Sie bearbeiten wollen.

Klicken Sie auf den Button Bearbeiten.

Es öffnet sich das ausgefüllte Fenster "Schlüssel eingeben/ bearbeiten". Ersetzen oder ändern Sie die Einträge in den Eingabefeldern Key und Ergebnis.

Klicken Sie auf den Button OK bzw. die Taste [Enter].