Die Umbuchungen

Folgende Umbuchungen können durchgeführt werden:

• Umbuchung Aktenkonten
• Umbuchung Sachkonten
• Umbuchung Akte/ Sachkonten
• Geld von Bank zu Bank oder Bank zu Kasse

Umbuchung Aktenkonten

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Buchhaltung" > Gruppe "Buchungen" > Button Umbuchungen > "Anwaltsakten-Umbuchung" bzw. "Notarakten-Umbuchung"

Diese Buchungsart dient der Umverteilung innerhalb einer Akte (von/ zu Auslagen, Fremdgeld oder Honorar), aber auch von einer Akte zu einer anderen Akte. Vorgegeben werden, wie üblich, Buchungstag, ‑monat und ‑jahr sowie das unabänderbare Umbuchungskonto 6000. Das Belegdatum kann wieder in Kurzform (nur Tag des eingestellten Buchungsmonats) eingegeben werden.

Zum weiteren Vorgehen in diesem Buchungsfenster: Stellen Sie sich einfach vor, das umzubuchende Geld fällt von oben nach unten durch das Fenster.

Im oberen Bereich des Fensters steht die Akte, aus der Geld weggenommen wird, im unteren Bereich die Akte, in die das Geld eingebucht wird. Dabei kann es sich auch um die gleiche Akte wie oben handeln. In der Abbildung sind die beiden betroffenen Akten mit einem roten Rahmen hervorgehoben.

Oben geben Sie in einem bzw. auch in mehreren Bereichen (Auslagen, Honorar, Fremdgeld) ein, wie viel Sie dort wegnehmen wollen. Die Summe aller "weggenommenen" Beträge wird im Feld Verteiler angezeigt.

In der unteren Akte können Sie dann den Gesamtbetrag des Verteilers wieder auf die gewünschten Bereiche aufteilen.

Der hier wie eine einzige Buchung erfasste Vorgang löst zwei Buchungen aus: Die erste Buchung bucht den Geldausgang von der oberen Akte an das Umbuchungskonto 6000. Die zweite Buchung bucht einen Geldeingang aus dem Umbuchungskonto 6000 in die untere Akte. Das Umbuchungskonto 6000 muss daher zwangsläufig immer den Saldo Null ausweisen.

Umbuchungen im Mandantenkonto per Drag-and-drop
Nehmen Sie Umbuchungen innerhalb einer Akte zwischen Auslagen, Honorar und Fremdgeld einfach direkt im Mandantenkonto vor (Akten-Menüband "Akte" > Button Konto): Ziehen Sie den Betrag per Drag-and-drop aus der betreffenden Zelle der Buchung oder des Saldos in die neue Spalte. Dann öffnet sich ein Fenster, in dem Sie unter anderem den Buchungstag eintragen müssen – die Umbuchung wird dann vorgenommen (ohne das Umbuchungsfenster zu nutzen).

Bei bilanzierender Buchhaltung sind die automatischen Anpassungen des Formulars zu beachten.

Umbuchung Sachkonten

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Buchhaltung" > Gruppe "Buchungen" > Button Umbuchungen > "Sachkonto-Umbuchung"

Buchen Sie hier Sachkonten um.

Vorgegeben werden Buchungstag, -monat und -jahr sowie das unabänderbare Konto 5000 Umbuchung Sachkonten. Des Weiteren wird als Buchungstext "Umbuchung" vorgegeben.

Im Beispiel oben sehen Sie, wie der mit Buchung Nr. 000005 – zunächst falsch auf Konto 4501 Kfz laufende Betriebskosten gebuchte Betrag auf das richtige "Konto 4502 Kfz-Reparatur/ Wartung" umgebucht wird. Das "zu Unrecht" bebuchte Konto 4501 wird quasi "entlastet" und das richtige Konto 4502 wird richtigerweise belastet.

Der hier wie eine einzige Buchung erfasste Vorgang löst zwei Buchungen aus:

1. In der ersten Buchung wird auf dem dortigen Sachkonto ein Habenstand erzeugt, der aus dem Umbuchungskonto entnommen wird.

2. In der zweiten Buchung wird auf dem dortigen Sachkonto ein Sollstand erzeugt, der an das Umbuchungskonto übergeben wird.

Das kann anhand der Felder Saldo alt und Saldo neu auch geprüft werden, bevor auf den Button Buchen geklickt wird.

Bei bilanzierender Buchhaltung sind die automatischen Anpassungen des Formulars zu beachten.

Umbuchung Akte/ Sachkonten

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Buchhaltung" > Gruppe "Buchungen" > Button Umbuchungen > "Sachkonto/ Anwaltsakten-Umbuchung"

Führen Sie hier eine Umbuchung durch.

Diese Buchungsart wird vorrangig für zwei Vorgänge benötigt:

• Verbuchen von zunächst unklaren Zahlungsvorgängen
• Ausbuchen von uneinbringbaren Auslagen

Als Ziel-Konto sind nur solche Konten erlaubt, deren Kontotyp "K" (Korrekturkonto) ist. Im Standardkontenrahmen sind dies die beiden folgenden Konten:

"9990 unklare Zahlungsvorgänge"

Wenn Sie früher einen nicht zuordenbaren Geldeingang auf Ihrem Bankkonto zunächst auf das Konto 9990 unklare Zahlungsvorgänge gebucht haben, verwenden Sie die Umbuchen-Funktion, um die Zahlung in die zutreffende Akte umzubuchen.

Die Buchung erfolgt genau so wie bei einer normalen Buchung des Zahlungsverkehrs, nur dass es sich bei Konto 9990 nicht um ein Finanzkonto handelt.

"4750 uneinbringbare Auslagen"

Haben Sie Gerichtskosten oder ähnliche Auslagen verauslagt und sehen keine reelle Chance mehr auf Erstattung, müssen diese Auslagen vor der Ablage der Akte ausgebucht werden. Dadurch werden die Beträge als Kanzleikosten erfasst, sodass sie sich zumindest noch gewinn- und damit steuermindernd auswirken.

Über Sachkonto/ Akten-Umbuchung und dort die Buchungsart "ME Mandantenkonto-Eingang" und dem "Konto 4750 uneinbringbare Auslagen" wird in der Akte der fehlende Betrag eingebucht, um den Saldo der Auslagen auf Null zu bringen.

Einziger Unterschied zu einer "normalen" "ME"-Zahlungsbuchung ist, dass es sich bei dem Konto 4750 nicht um ein Finanzkonto handelt.

Geld von Bank zu Bank oder Bank zu Kasse

Immer dann, wenn von einer Bank zu einer anderen Bank oder von der Bank an die Kasse Geld transferiert wird, gehen Sie bitte unbedingt in der nachfolgend beschriebenen Weise vor.

• Beispiel 1: Wenn Sie von Bank A (Konto 1201) per Überweisung 1.000,00 € an Bank B (Konto 1202) senden, erhalten Sie i. d. R. zunächst von Bank A einen Kontoauszug, auf dem der Betrag abgebucht ist. Einen Tag später folgt der Kontoauszug von Bank B, auf dem der Zahlungseingang gebucht ist. Damit liegen zwei Kontoauszüge vor, die entsprechend zwei Buchungen erforderlich machen. Ab dem Zeitpunkt der Abbuchung bei Bank A befindet sich der Betrag – zur Freude der Banken – weder auf dem Konto bei Bank A noch auf dem Konto bei Bank B, sondern ist de facto unterwegs.

• Beispiel 2: Der gleiche Sachverhalt lässt sich auch mit einem einfachen Beispiel erklären: Sie heben bei der Bank Bargeld ab, um es anschließend in die Kasse zu legen. Während Sie das Geld von der Bank in die Kanzlei bringen, befindet es sich weder auf dem Bankkonto noch in der Kasse, sondern vorübergehend bei Ihnen. Diese "Zwischenstation" entspricht dem Ort, an dem sich Geld während einer Überweisung von Bank A zu Bank B befindet. Buchhalterisch wird dieser Zustand über das Konto 1360 Geldtransit abgebildet.

Damit gestaltet sich die Sache ganz einfach (erklärt am Beispiel 1):

• Bei der Abbuchung:
  Sie erhalten den Kontoauszug von Bank A, auf dem die 1000,00 € abgebucht werden. Sie buchen:
  
  Konto: 1201 Bank A
  Gegenkonto: 1360 Geldtransit
  Buchungsart: "SA Sachkonto Ausgang"
  Betrag: 1000,00
  Damit ist das Geld im Geldtransit-Konto (quasi in der Hosentasche).

• Bei der Einbuchung:
  Erhalten Sie nun einige Tage später den Auszug von Bank B, auf dem die 1000,00 € eingetroffen sind, dann buchen Sie:
  
  Konto: 1202 Bank B
  Gegenkonto: 1360 Geldtransit
  Buchungsart: "SE Sachkonto Eingang"
  Betrag: 1000,00

Da es sich sowohl bei der Kasse wie auch z. B. bei dem Gerichtskostenstempler ebenfalls um Finanzkonten handelt, ist das Vorgehen hier exakt gleich, wenn z. B. Geld von Bank an Kasse oder an Gerichtskostenstempler gebucht wird.