Um ein neues Diktat anzulegen, klicken Sie zuerst auf den Button Neu (oder wahlweise auf das Menü "Diktat" > "Neu anlegen").
Rollenabhängige Anzeige Button
Neu oder Text
Der Button Neu ist nur
zu sehen, wenn die angemeldete Person das Recht besitzt, Diktate zu
sprechen. Ist die angemeldete Person dagegen ein Schreiber, steht an
dieser Stelle stattdessen Button Text (Die
Schreibkraft).
Es öffnet sich dann folgendes Fenster, in das Sie die Diktateigenschaften eintragen.
Diktateigenschaften
Nachträgliche Änderung der
Diktateigenschaften erfordert Benutzerrecht
Die
Diktateigenschaften können Sie jederzeit einsehen und auch nachträglich
verändern: Entweder in der Diktate-Übersicht (dort Diktat markieren und
den Button Bearbeiten betätigen) oder bei einem geladenen Diktat (Menü
"Bearbeiten" >
"Diktat-Eigenschaften"). Voraussetzung ist jedoch, dass
das entsprechende Benutzerrecht
zugewiesen wurde.
Vergeben Sie für jedes Diktat eine möglichst kurze und prägnante Bezeichnung als Namen. Dann können auch andere WM-Voice-Benutzer schnell auf den Inhalt schließen.
Das Datumsfeld Anlagedatum enthält das Datum, an dem das Diktat angelegt wurde. Bei einer Neuerfassung wird das aktuelle Tagesdatum vorgegeben.
Durch einen Klick auf den Button (Lupe) rechts des Datenbankfelds Akte öffnet sich das Suchfenster der Akten bzw. Adressen der konfigurierten DDE-Partner von WM Voice. Wahlweise können Sie das Aktenzeichen oder den Suchbegriff hier auch direkt eingeben, wenn sie es kennen.
Feldbeschriftung individuell
konfigurierbar
Die Beschriftung dieses Eingabefeldes
lässt sich individuell anpassen und zum Beispiel von "Akte" zu "Adresse"
ändern: vgl. Kapitel "Programmoptionen": Registerkarte "Winmacs/
Dokument".
Im Drop-down-Menü Priorität stellen Sie die Dringlichkeitsstufe ein, mit der das Diktat von der Schreibkraft bearbeitet werden muss. Es steht hier zur Verfügung:
- "Niedrig" ist standardmäßig voreingestellt
- "Mittel"
- "Hoch"
- "Frist" (mit Datum)
Eine nachträgliche Änderung dieser Einstellung ist nur durch den Diktanten selbst möglich.
Beachten Sie, dass sich die Priorität mit fortschreitendem Alter der Diktate selbst höher stellt, wenn Sie entsprechende Einstellungen getoffen haben.
Falls unter Priorität "Frist" eingestellt wurde, geben Sie hier im Datumsfeld das Fristdatum und daneben im Listenfeld Frist Uhrzeit die Uhrzeit an, bis wann das Diktat fertig geschrieben sein muss. Eine nachträgliche Änderung dieser Einstellung ist nur durch den Diktanten selbst möglich.
Geben Sie das Benutzerkürzel des Diktanten ein. Der Diktant ist der Benutzer, der das Diktat anlegt. Eine Änderung ist nicht möglich.
Ins Feld Schreiber kommt das Kürzel der
Schreibkraft, an die das Diktat nach dem Sprechen weitergeleitet
wird.
Falls das Eingabefeld leer bleibt, wird das Diktat an alle dem
Diktanten zugewiesenen Schreibkräfte weitergeleitet. Dies dürfte der
Regelfall sein.
Wenn es sich um ein vertrauliches Dokument handelt,
das nur von einer bestimmten Schreibkraft bearbeitet werden soll, ist
deren Kürzel einzutragen. Alle anderen Schreibkräfte sehen das Diktat
dann nicht in deren Schreibpool.
Nur Schreibkräfte des Diktanten
auswählbar
In der Liste stehen nur diejenigen
Schreibkräfte zur Auswahl, die dem Diktanten generell über
"Extras" > "Verwaltung" zugeordnet
wurden (vgl. Kapitel Benutzer).
Wenn der Diktant einen speziellen Schreiber einsetzen möchte, sieht er im Auswahlfenster auch die jeweilige Gesamtlänge aller den Schreibern bisher zugewiesenen Diktate, die noch ungeschrieben sind. Dadurch kann er zu einer besseren Auslastung der Schreiber beitragen.
Eine Änderung dieses Feldes durch einen Schreiber ist nur
eingeschränkt möglich, nämlich nur für solche Diktate, die sich im
Netzwerk befinden, nicht auf einem lokalen Arbeitsplatz.
Falls
jedoch ein anderer Schreiber als der hier eingetragene sich das Diktat
holt, wird automatisch dessen Benutzerkürzel hier eingetragen. Damit
kann der Diktant erkennen, welcher Benutzer das Diktat tatsächlich
schreibt.
Die Check-Box Kompression verwenden ist
wichtig für den Einsatz einer Spracherkennungssoftware. Eine Änderung
nach dem Anlegen eines Diktats ist nicht mehr möglich.
Wenn diese
Check-Box "aktiviert" ist, wird das Diktat in
datenkomprimierter Form gespeichert. Das bedeutet, dass die Dateigröße
des Diktats stark reduziert wird, etwa auf ein Hundertstel. Dadurch wird
weniger Festplattenspeicher benötigt und der Transfer innerhalb des
Netzwerks deutlich beschleunigt. Nachteil ist, dass die akustische
Qualität leidet. Für das menschliche Gehör spielt diese
Qualitätseinschränkung zwar keine Rolle, jedoch werden Probleme
auftreten, falls Sie die Spracherkennungssoftware Dragon Naturally
Speaking verwenden möchten. Für diese ist eine komprimierte Qualität
nicht ausreichend, so dass Sie bei der beabsichtigten Nutzung von Dragon
das Häkchen entfernen müssen. Wie stark und in welchem Format das Diktat
komprimiert wird, geben Sie in den Programmoptionen auf der
Registerkarte "Aufnehmen"
ein.
Kennzeichnen Sie mit der Check-Box Exklusiv für
Schreiber "private" Diktate, die für alle anderen
Schreiber unsichtbar sind. Die Check-Box kann nur
"aktiviert" werden, wenn ein
Schreiber eingetragen ist. In diesem Fall ist
das Diktat nur für den gewählten Schreiber sichtbar; alle anderen
Schreiber sehen dieses Diktat generell nicht.
Ausnahme: Wenn ein
solches exklusives Diktat in den Papierkorb verschoben wird, ist es dort
allgemein sichtbar. Allerdings: Mit einem eventuellen Wiederherstellen
wird auch das Exklusiv-Recht wieder hergestellt, so dass die
Vertraulichkeit gewahrt bleibt.
Das weiße Feld darunter ist ein freies Feld für Bemerkungen, in dem Sie Notizen eintragen können. Klicken Sie einfach mit der Maus hinein, so dass Sie die blinkende Eingabemarke sehen, und schreiben Sie los.
Nachdem Sie die Diktateigenschaften fertig ausgefüllt haben, klicken Sie auf den Button Einlegen, um das Diktat zu besprechen. Beantworten Sie die Frage, ob Sie das Diktat speichern möchten, mit dem Button Ja. Es wird ein "leeres" Diktat erzeugt und in den Rekorder "eingelegt".
Das WM-Voice-Hauptfenster ist wieder zu sehen. Weiter geht es mit dem Kapitel Diktat sprechen und ändern.
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