In den allermeisten Fällen wird Winmacs in einer bereits seit längerer Zeit bestehenden Kanzlei installiert. Dies bedeutet, dass die Kontostände/ Salden der Finanzkonten und der meisten Sachkonten nicht Null sind und in einer Vielzahl der Akten bereits Gelder bewegt wurden, Ansprüche aus Honorarforderungen bestehen, usw.
Mit der Ausführung der Eröffnungsbuchungen übertragen Sie den buchhalterische Stand der Kanzlei in die Winmacs-Buchhaltung. Dies bedeutet, dass zu einem bestimmten Eröffnungsstichtag eine Momentaufnahme aller Konten und Akten gemacht wird und die sich dabei zeigenden Werte als Saldovorträge in die jeweiligen Bereiche gebucht werden. Die Eröffnung der Finanzkonten sollte als erste Tätigkeit in diesem Bereich vorgenommen werden. Abhängig davon, ob die Buchhaltung genau zum Beginn des Jahres am 1. Januar oder mitten im laufenden Jahr beginnt, haben Sie mehr oder weniger viel Aufwand mit der Eröffnung der Sachkonten.
In jedem Fall müssen Sie alle Aktenkonten eröffnen, bei denen wenigstens einer der drei Salden (steuerfreie Auslagen, Honorar, Fremdgeld) zum Eröffnungsstichtag von Null verschieden ist. Hierbei gibt es unterschiedliche Strategien, wie an entsprechender Stelle erläutert wird.
Falls Sie nach dem Buchen feststellen, dass der von Ihnen ermittelte Saldo für die Eröffnungsbuchung – und damit die bereits gebuchte Eröffnungsbuchung – falsch ist und Sie dem Problem nicht anderweitig auf die Spur kommen, dann gehen Sie vor wie folgt: Führen Sie eine weitere Eröffnungsbuchung aus. Dabei muss der neu zu buchende Betrag addiert mit dem bereits gebuchten Betrag den letztlich richtigen Betrag ergeben.
Übersicht
- Finanzkonten eröffnen
- Sachkonten eröffnen
- Aktenkonten eröffnen
- Strategie für die Eröffnung der Aktenkonten
Finanzkonten eröffnen
Pfad: Hauptfenster-Menüband "Buchhaltung" > Gruppe "Buchungen" > Button Eröffnungen > "Finanzkonto"
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Winmacs gibt bei der Eröffnung von Finanzkonten den Buchungstag, das laufende Buchungsjahr und unabänderlich das Eröffnungskonto 9005 vor.
Nach Eingabe der jeweiligen Finanzkonto-Nummer ermitteln Sie den Saldo, den Ihre Bankkonten und die Kasse genau zum Eröffnungsstichtag ausweisen. Beträge werden an dieser Stelle prinzipiell ohne Vorzeichen eingegeben. Mit der Auswahl in Konto hat geben Sie aber an, ob das Bankkonto ein Guthaben oder einen Sollstand hat (aus der Sicht der Bank!). Ein Guthaben führt z. B. zu einem negativen Saldo dieses Winmacs-Kontos.
Sachkonten eröffnen
Pfad: Hauptfenster-Menüband "Buchhaltung" > Gruppe "Buchungen" > Button Eröffnungen > "Sachkonto"
Winmacs gibt bei der Eröffnung von Sachkonten den Buchungstag, das laufende Buchungsjahr und unabänderbar das Eröffnungskonto 9000 vor.
Nach Eingabe der Kontonummer bei Sachkonto ermitteln Sie den Saldo, den dieses Konto genau zum Eröffnungsstichtag ausweist. Beträge geben Sie ohne Vorzeichen ein. Mit der Auswahl der Buchungsart bestimmen Sie die Buchungsrichtung.
Handelt es sich z. B. um ein Aufwandskonto, dann ist in der Regel die Buchungsart "Geldausgang" zu wählen, da der Sachverhalt einer Geldausgabe dargestellt werden soll.
Handelt es sich z. B. um ein Darlehenskonto wie 0710 Darlehensverbindlichkeiten (Kontotyp "N"), dann ist die Höhe des Restdarlehens mit "Geldeingang" zu buchen. Werden dann im laufenden Betrieb Tilgungen über eines der Finanzkonten geleistet und als Geldausgang mit dem hier eröffneten Konto als Gegenkonto gebucht, reduziert sich der vorgetragene Kontostand solange, bis das Darlehen zurückbezahlt ist und damit der Saldo des Kontos wieder Null ist.
Aktenkonten eröffnen
Pfad: Hauptfenster-Menüband "Buchhaltung" > Gruppe "Buchungen" > Button Eröffnungen > "Aktenkonto Anwalt"
Winmacs gibt bei der Eröffnung von Aktenkonten den Buchungstag, das laufende Buchungsjahr und unabänderbar das Eröffnungskonto 9010 vor.
Dies ist die einzige Stelle in der Winmacs-Buchhaltung, bei der Vorzeichen gesetzt werden müssen. Hierbei gelten die obigen Hinweise über die prinzipielle Bedeutung der Vorzeichen (also: Forderungen immer mit vorangestelltem "-" darstellen). Dies liegt daran, dass bei der Eröffnung eines Aktenkontos gleichzeitig innerhalb der Buchung positive wie auch negative Werte auftreten können.
Die Ermittlung der Salden erfolgt durch die Abrechnung des gesamten Aktenkontos in den Bereichen steuerfreie Auslagen, Honorar und Fremdgeld. Dabei dürfen die Buchungen jedoch nur bis zum Eröffnungsstichtag berücksichtigt werden, denn alle Buchungen ab (einschließlich) diesem Tag werden ja anschließend in der normalen Buchhaltung nachgebucht. Während die Salden für Auslagen und Fremdgeld in einem ordentlich geführten Aktenkonto – meist auf dem Handaktenbogen – einfach durch Addition zu ermitteln sind, muss hinsichtlich der Honorarsalden die Akte in den meisten Fällen nach gestellten Rechnungen durchsucht werden.
Auslagen
Hat die Kanzlei Geld verauslagt und noch nicht wieder erhalten, dann besteht eine Forderung der Kanzlei. Der Betrag wird deshalb mit negativem Vorzeichen eingegeben. Hat ein Mandant dagegen einen Vorschuss bezahlt, der noch nicht für die Einzahlung der Gerichtskosten verbraucht wurde, dann ist dieses "Guthaben" ohne Vorzeichen, d. h. positiv einzugeben.
Honorar
Besteht in der Akte eine Honorarforderung, d. h. Sie erwarten den Eingang von bereits angefordertem Honorar, dann ist in eben dieser Höhe der Betrag mit negativem Vorzeichen einzugeben. Ihre Rechnung stellt eine Forderung dar. Wenn die Zahlung eintrifft, wird diese positiv verbucht, damit der Honorarsaldo Null ausweist, d. h. weder Forderungen noch Überschüsse verbleiben. Wurde bereits ein Vorschuss bezahlt, der noch nicht durch eine Abrechnung "verbraucht" wurde, dann ist dieser ohne Vorzeichen, d. h. positiv einzugeben.
Fremdgeld
Ist Fremdgeld eingegangen, aber noch nicht wieder ausbezahlt, ist der Betrag positiv einzubuchen. In dem eher seltenen Fall, dass Sie Fremdgeld auszahlen, bevor Sie es selbst erhalten haben, ist der Betrag mit negativem Vorzeichen einzugeben.
Sind alle drei Salden auf Null, wird keine Eröffnungsbuchung ausgeführt.
Saldoermittlung nur mit
tatsächlichen Buchungen
Bei der Ermittlung der
Aktensalden, die zu eröffnen sind, dürfen nur Geldbewegungen
berücksichtigt werden, die vor dem Eröffnungsstichtag tatsächlich
stattgefunden haben. In vielen Kanzleien ist es leider üblich, dass bei
Scheckzahlungen das mandantenbezogene Konto bereits beim Ausstellen des
Schecks bebucht wird, anstatt erst zum Zeitpunkt der tatsächlichen
Abbuchung. Wird ein kurz vor dem Eröffnungsstichtag ausgestellter, aber
noch nicht abgebuchter Scheck bei der Ermittlung des Saldovortrages
berücksichtigt, der dann nach dem Eröffnungsstichtag tatsächlich
eingelöst und abgebucht wird, führt dies zwangsläufig zu einem falschen
Saldo des Aktenkontos.
Eröffnungsstichtag im
Aktenkonto markieren
Es hat sich bewährt, dass im
Aktenkonto der Handakte tatsächlich ein Strich dort gezogen wird, wo der
Eröffnungsstichtag chronologisch einzuordnen wäre! Verhindern Sie so
ziemlich sicher, dass eine Buchung aus jüngster Vergangenheit, die eben
doch nach dem Eröffnungsstichtag liegt, versehentlich bei der Ermittlung
der Salden mitberechnet wird.
Bei Fehlern
Haben Sie bei der Ermittlung der Saldovorträge einen Fehler gemacht und diesen bereits gebucht, dann gehen Sie vor wie folgt:
Führen Sie eine weitere Eröffnungsbuchung aus. Dabei muss der neu zu buchende Betrag addiert mit dem bereits gebuchten Betrag den letztendlich richtigen Betrag ergeben.
Beispiel: Haben Sie Auslagen mit -300,00 eröffnet, eigentlich waren es aber nur -250,00, dann müssen Sie eine weitere Buchung mit (+) 50,00 ausführen.
Strategie für die Eröffnung der Aktenkonten
Der Idealfall bestünde darin, sämtliche Aktenkonten innerhalb weniger Tage zu eröffnen. In der Praxis lässt sich dies jedoch meist nicht umsetzen, da parallel der laufende Kanzleibetrieb bewältigt werden muss.
Bewährt hat sich folgendes Vorgehen: Führen Sie zunächst für alle im Kontoauszug enthaltenen Akten die Eröffnungsbuchungen durch und verbuchen Sie erst danach den Kontoauszug. So vermeiden Sie häufige Wechsel zwischen den Buchungsformularen.
Kennzeichnung der eröffneten Akten
Damit Sie zukünftig sofort erkennen, ob die Akte bereits eröffnet ist oder nicht, empfiehlt sich eine entsprechende Kennzeichnung der Akte, z. B. einen roten Klebepunkt auf dem Aktendeckel oder Ähnliches. Dies könnte auch der empfohlene Strich im Mandantenkonto sein.
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