Adressen sind zunächst ein eigenständiger, von den Akten unabhängiger, Datenbestand, d. h. die Adressdaten sind nicht starr einer bestimmten Akte zugeordnet. Insoweit unterscheidet sich die Adresse von den anderen, oben dargestellten Datenstrukturen ganz erheblich.
Eine Adresse, z. B. die eines Stamm-Mandanten, kann beliebig vielen Akten zugeordnet sein.
Vielmehr kann die selbe Adresse, z. B. die eines Stamm-Mandanten, beliebig vielen Akten zugeordnet sein.
Der Vorteile liegen auf der Hand:
Ändert sich z. B. die Anschrift, dann muss nur eine einzige Adresse geändert werden. Alle Akten, denen die Adresse zugeordnet worden ist, sind damit "aktualisiert".
Zu jeder Adresse lassen sich ganz einfach Aktenbeteiligungen, Honorarforderungen oder Forderungen bzgl. steuerfreier Auslagen anzeigen.
Andererseits können Sie einer bestimmten Akte beliebig viele Adressen als Mandant, Gegner oder Drittbeteiligte zuordnen. Es ergibt sich also – stark vereinfacht – folgendes Bild:
Der Akte 1 sind die Adressen A und B als Mandanten zugeordnet. Mehrere Adressen können jeweils als Mandanten, Gegner oder Drittbeteiligte einer bestimmten Akte zugeordnet sein.
Die Adresse A ist sowohl der Akte 1 als auch den Akten 2 und 3 als Mandant zugeordnet. Eine Adresse kann also auch unterschiedlichen Akten als Mandant, Gegner oder Drittbeteiligter zugeordnet sein.
Es sind auch Adressen erlaubt, die keiner Akte zugeordnet sind.
Konsequenzen dieser Struktur
1. In der Dateneinheit "Adresse" darf direkt keine Information enthalten sein, die nur für ein bestimmtes Mandat zutreffend ist, da diese Adresse auch für alle übrigen Akten gültig sein muss, an denen sie ggf. beteiligt ist.
2. In der Dateneinheit "Akte" dürfen direkt keine Informationen enthalten sein, die nur für einen bestimmten Mandanten gültig sind, da es mehrere Mandanten geben kann. Gleiches gilt für Gegner und Drittbeteiligte.
1. Beispiel: Rechtsschutzversicherung
In der
Adresse darf die Schadennummer der Rechtsschutzversicherung nicht
enthalten sein, da diese sich von Mandat zu Mandat ändert. Andererseits
wäre ein Feld "RS-Schadennummer" in der Akte nicht ausreichend, da es –
soweit mehrere Mandanten in der Akte geführt werden, die jeweils
rechtsschutzversichert sind – zu jedem dieser Mandanten eine
Schadennummer geben kann.
2. Beispiel: Gegenanwalt
In der Adresse des
Gegners kann der Gegenanwalt nicht enthalten sein, da der – enttäuschte
Gegner – bei einem weiteren Fall gegen ihn ggf. einen anderen Anwalt
beauftragt hat, als den in der noch laufenden älteren Sache tätigen. In
der Akte jedoch kann auch nicht "der" Gegenanwalt enthalten sein, denn
sind mehrere Personen auf der Gegenseite, kann nicht ausgeschlossen
werden, dass diese unterschiedliche Anwälte beauftragt haben.
Die Lösung: Personen- und aktenspezifische Unterakten
Um diese Daten, die also sowohl von der Akte als auch von der Adresse abhängig sind, eindeutig und sicher verwalten zu können, wurde das Datengebilde "Unterakte" eingeführt.
Bei jeder Zuordnung einer Adresse zu einer Akte – in obigem Bild also für jeden Pfeil – wird automatisch eine solche Unterakte angelegt, die solche Daten enthält, die genau für diese Adresse in genau dieser Akte gültig sind. Dies gilt sowohl für die Zuordnung als Mandant als auch für die Zuordnung von Gegnern und Drittbeteiligten.
Die Unterakten unterscheiden sich jedoch in ihrem Inhalt und Aussehen, je nachdem, ob es sich um die Unterakte eines Mandanten, Gegners oder Drittbeteiligten handelt.
Verknüpfung mit