Historienstruktur

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Service" > Gruppe "Historienstruktur" > Button Historienstruktur verwalten

Wenn in den Akten oder Adressen eine Struktur für die Historie verwendet werden soll, die immer gleich zusammengesetzt ist, haben Sie die Möglichkeit, solche Vorlagen zu hinterlegen:

1. Beginnen Sie auf der mittleren Registerkarte "Vorlagen verwalten". Legen Sie hier eine oder mehrere Vorlagen für Historienstrukturen an, indem Sie zunächst nur Namen für die Vorlage(n) definieren.

2. Um eine Vorlage mit einer Baumstruktur zu füllen, wechseln Sie zur Registerkarte "Struktur bearbeiten".
Laden Sie unter Vorlage eine der zuvor angelegten Vorlagen. Legen Sie in ihr einen Knoten an, indem Sie auf den Button Neu klicken. Legen Sie einen Unterknoten an, indem Sie den bestehenden Knoten markieren und dann Untereintrag von markieren.

3. Falls Sie eine der Vorlagen generell jeder Akte oder jeder Adresse hinzufügen möchten, wechseln Sie zur dritten Registerkarte "Struktur zuweisen". Hier wählen Sie eine Datenbank aus, der die Struktur generell zugewiesen werden soll (z. B. "Akten") und den Namen der Vorlage. Sobald Sie nun auf den Button Start klicken, wird die gewählte Historienstruktur in sämtliche Aktenhistorien kopiert.
Eine Umsortierung der bisherigen Historieneinträge in die neue Struktur findet jedoch nicht statt. Dazu nutzen Sie die nachfolgende Funktion:

Hinweis: Es besteht die Möglichkeit, die Dokumentenstruktur von WM Doku auch für Insomacs zu verwenden. Bitte kontaktieren Sie bei Interesse den technischen Support.

Historieneinträge einsortieren: Nachdem Sie eine Historienstruktur angelegt haben, lassen Sie die bestehenden Historieneinträge automatisch in die neue Struktur einsortieren. Das geschieht anhand von Schlüsselworten, die Sie selbst festlegen. Öffnen Sie dazu das Hauptfenster-Menüband "Service" > Gruppe "Historienstruktur" > Button Historienstruktur verwalten.

Bestimmen Sie mit dem Drop-down-Menü Datenbank zunächst, ob die folgenden Einstellungen für (jeweils alle) Akten oder Adressen gelten sollen.

Wählen im Datenbankfeld Vorlage eine Vorlage einer Historienstruktur aus, die angewendet werden soll.

Wählen Sie aus der gewählten Vorlage einen Eintrag (Knoten) aus, in den solche Historieneinträge einsortiert werden sollen, die den kritischen Text enthalten.

Geben Sie im Feld kritischer Text den Text ein, der in einem Historieneintrag stehen muss, damit dieser Eintrag in den gewählten Knoten verschoben wird.

Standardmäßig muss der kritische Text am Anfang eines Historieneintrags stehen, um erkannt zu werden. Wenn der kritische Text an einer beliebigen Stelle eines Eintrag erkannt werden soll, aktivieren Sie diese Check-Box an beliebiger Stelle.

Starten Sie dann die Umsortierung der Historieneinträge in die neue Historienstruktur, indem Sie auf den Button Start klicken.