Ein Datenbankfeld erkennen Sie an dem Button (Lupe) rechts daneben. Greifen Sie für Ihren Inhalt auf die Datensätze in der Datenbank von Insomacs zurück. Als Datensätze werden zusammengehörige Daten bezeichnet, z. B. die einer Adresse. Jeder Datensatz ist in der Datenbank unter einem eindeutigen Begriff gespeichert, der in der Regel als Suchbegriff bezeichnet wird. In einem blanken Formularfenster ist das Datenbankfeld oft das einzige aktive Feld, das mit Inhalt gefüllt werden kann.
Wenn Sie die nachfolgenden Ausführungen, in Insomacs nachvollziehen wollen, folgen Sie dem Pfad: Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Akten & Adressen" > Button Adressen.
Es öffnet sich das leere Adress-Fenster. Klicken Sie auf den Button (Lupe) rechts neben dem Datenbankfeld Suchbegriff.
Wie gehen Sie vor?
- Um einen bestimmten Datensatz (Akte oder Adresse) zu öffnen, tippen Sie in das Eingabefeld dessen Suchbegriff ein und bestätigen mit der Taste [Enter]. Es erscheint das Suchfenster.
- Oder: Öffnen Sie gleich das Suchfenster, indem Sie die Taste [F2] drücken bzw. auf den Button (Lupe) klicken.
Das Suchfenster für Daten
Das Suchfenster zeigt eine Liste aller bereits vorhandenen Datensätze an, z. B. Adressen:
In der Liste erscheinen alle Datensätze, die bereits angelegt worden sind, und zwar in alphabetischer bzw. aufsteigender Reihenfolge. Beim Öffnen des Fensters ist immer ein Datensatz durch einen blauen Markierungsbalken hervorgehoben. Zu diesem Datensatz wird in einigen Suchfenstern rechts ein Infobereich mit Vorschau des Inhalts angezeigt.
So lässt sich besser beurteilen, ob der markierte Datensatz wirklich dem gesuchten entspricht.
Ziel der Suche ist, dass der Auswahlbalken auf dem Datensatz steht, der die von Ihnen benötigten Daten enthält. Laden Sie diesen dann in das Datenbankfeld des Formulars:
mit dem Button Ja, diesen, oder mit der Taste [Enter] oder einem Doppelklick auf den markierten Datensatz.
Sie haben mehrere Möglichkeiten den Auswahlbalken zu positionieren, die alternativ und in Kombination anwendbar sind:
Verschieben Sie mit der Taste [nach unten] bzw. der Taste [nach oben] den Auswahlbalken um jeweils einen Datensatz in die entsprechende Richtung. Blättern Sie mit der Taste [Bild nach unten] bzw. der Taste [Bild nach oben] die Liste "seitenweise" vor oder zurück. Benutzen Sie auch die Scrollbalken.
Geben Sie im Suchbegriff-Feld den gesuchten Begriff ein (in der abgebildeten Ausnahme das Suche-Feld zum Kriterium "Suchbegriff"). Nach jedem Tastendruck wird der Auswahlbalken auf dem gerade noch übereinstimmenden nächsten Datensatz positioniert. Oft genügen schon wenige eingegebene Zeichen, um auf dem gewünschten Eintrag zu stehen – oder in dessen Nähe. Eine Feinpositionierung des Auswahlbalkens kann dann mittels der Pfeil-Tasten schneller erfolgen.
Hinweis: In manchen Suchfenstern existiert ein Drop-down-Menü mit der Bezeichnung Kriterium, in dem Sie einstellen, wonach die Liste sortiert wird. Bei Adress-Datensätzen kann statt nach "Suchbegriff" (= Name) auch nach "Ort" oder "PLZ" sortiert werden. Das Ändern des Kriteriums führt zu einem Neuaufbau der Liste. Bitte beachten Sie, dass Sie dann im Suche-Feld ggf. auch Ihre Eingabe ändern müssen. Eine Suche nach dem Namen "Meier" passt z. B. nicht mehr zum Such-Kriterium "Ort".
Tipp: Weitere Informationen zu dem Fenster finden Sie in dem Kapitel Neue Daten (Adressen) anlegen.
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