Textprozessor

Pfad: Akten-Menüband "Akte" > Gruppe "Dokumentverwaltung" > Button Textprozessor

Wenn Sie ein Dokument an einen einzelnen Empfänger verfassen möchten, starten Sie den Textprozessor über den Button Textprozessor.

Der Textprozessor ist eine der wichtigsten Funktionen von Insomacs. Praktisch jedes Dokument wird ganz oder teilweise vom Textprozessor erstellt.

Tatsächlich arbeiten Sie mit zwei verschiedenen Programmen, nämlich Insomacs, in dem alle Daten verwaltet werden, und Microsoft Word bzw. Microsoft Outlook, in denen Dokumente geschrieben und gedruckt bzw. versendet werden können. Der Textprozessor ist zusammen mit den Rohtexten das Bindeglied zwischen Insomacs und dem Textverarbeitungs-/ E‑Mail-Programm.

Rohtexte sind – sehr vereinfacht dargestellt – Textvorlagen, die aus normalem Text und Platzhaltern bestehen. Die Platzhalter werden durch die jeweiligen Daten der Akte ersetzt, so dass ein für diese Akte passendes Dokument gefertigt wird. Die Möglichkeiten des Textprozessors gehen jedoch viel weiter. So kann er auf bestimmte Sachverhalte in der Akte selbstständig reagieren und Formulierungen anpassen. Er kann Ihnen bei der Erstellung des Dokuments Fragen stellen und auf Ihre Antworten mit unterschiedlichen Formulierungen reagieren usw.
Eine Reihe solcher Rohtexte wird mitgeliefert. Diese und Ihre eigenen Rohtexte werden in Word/ Outlook und mit Hilfe eines weiteren Programms erstellt und verändert, nämlich dem Textgenerator, zu dem es eine gesonderte Beschreibung gibt. Er ist im Lieferumfang Ihres Insomacs-Systems enthalten.

Das Suchfenster für Rohtexte

Wird der Textprozessor gestartet, erscheint zunächst das Suchfenster für die Rohtexte.

Zu dem jeweiligen Suchbegriff des Textes sehen Sie rechts, im unteren weißen Display eine kurze Inhaltsangabe zu diesem Text.
Standardmäßig ist der Suchtyp "beginnt mit" eingestellt. Der blaue Markierungsbalken wird auf den ersten Datensatz, der mit dem Suchtext beginnt, positioniert.
Der Suchtyp "enthält" entspricht dagegen einem Filter. Es werden dann nur noch die Datensätze angezeigt, die den Suchtext enthalten. Der blaue Markierungsbalken steht dann auf dem ersten Datensatz.

Hinweis: Sie können eine Liste aller eingebundener Rohtexte inkl. Kurzbeschreibung ausdrucken: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Rohtexte" > Button Katalog drucken. Um Rohtexte hinzuzufügen oder anzupassen, verwenden Sie: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Rohtexte" > Button Verwalten.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass möglichst alle Personen in der Kanzlei – insbesondere die Verwalter/ Anwälte – den Fundus an Rohtexten kennen. Ansonsten nutzt die ganze Sache nichts, wenn nach wie vor das diktiert und individuell geschrieben wird, was man per Knopfdruck auch den Textprozessor hätte schreiben lassen können!

Der weitere Verlauf hängt ganz vom gewählten Rohtext ab, d. h. es werden möglicherweise Fragen auftauchen, Texteingaben angefordert usw.

Nachdem das neue Dokument erstellt wurde, wird es automatisch in das Textverarbeitungsprogramm Word übergeben (das ggf. selbstständig gestartet wird). Dort können Sie das Dokument erforderlichenfalls ergänzen und dann ausdrucken.

Beispielablauf für den Rohtext "Brief Standard"

Öffnen Sie die Akte, und klicken Sie dort auf den Button Textprozessor. Der Textprozessor startet mit dem Auswahlfenster der Rohtexte.

Wählen Sie "Brief Standard" aus. Anschließend ist bei diesem Rohtext der Empfänger auszuwählen, da dieser sich nicht zwangsläufig aus dem Inhalt des gewählten Rohtextes ergibt:

Hier haben Sie Zugriff auf Adressen, die der Akte zugeordnet sind. Über die letzte Zeile haben Sie Zugriff auf die Adressdatenbanken und damit zu Adressen, die keine Verbindung zur Akte haben.

Hinweis: Wenn Sie in der Drittbeteiligten-Unterakte die Check-Box Korrespondenz mit Vertreter aktiviert haben, steht der Button Drittbeteiligter/ Vertreter zur Verfügung.

Sind bei der gewählten Beteiligungsart mehrere Adressen zugeordnet, werden diese zur Auswahl des konkreten Empfängers angezeigt:

Ist in der jeweiligen Unterakte der gewählten Adresse ein Vertreter zugeordnet und die Check-Box Korrespondenz mit Vertreter markiert, dann wird dieser Vertreter angeschrieben. Nur der Gläubiger wird immer direkt angeschrieben.

Nach dem Sie Ihre Auswahl getroffen und bestätigt haben, wird Word gestartet und der – abhängig vom gewählten Rohtext mehr oder weniger – fertige Text darin angezeigt. Sie können mit allen Word-Funktionen arbeiten und das erzeugte Dokument individuell abändern, ergänzen und schließlich drucken.

In Word wird bei Aufruf über Insomacs automatisch der Button InsoMACS in das Menüband eingefügt. Seit Word 2007 müssen Sie das Menüband "Rummel Software GmbH" am oberen Word-Fensterrand öffnen, um den Button InsoMACS zu sehen. In früheren Word-Versionen sehen Sie diese beiden Buttons direkt in der Symbolleiste.

Sobald Sie das Dokument abgeschlossen und gedruckt haben, brauchen Sie lediglich auf den Button zu klicken. Dadurch wird das Dokument gespeichert und geschlossen sowie zurück zu Insomacs gewechselt.

Speichern Sie das Dokument und verlassen Sie Word ausschließlich auf diese Weise. Speichern Sie das Dokument nie über eine andere Methode von Word ab. Denn sonst kann Insomacs nicht mehr auf dieses Dokument zugreifen und den Textbestand aktualisieren.

Hinweis: Bezüglich des Dateinamens des Dokuments brauchen Sie sich keine Gedanken zu machen, die Verwaltung des Dokuments wird von Insomacs übernommen.

Hinweis: Es soll an dieser Stelle nochmals der eindringliche Hinweis darauf erfolgen, dass durch eine intensive Nutzung des Textprozessors und der Verwendung möglichst vieler Rohtexte die Effektivität Ihrer Kanzlei bezüglich der Schreibleistung ganz erheblich gesteigert werden kann. Dies kann und wird aber nur dann geschehen, wenn Sie den folgenden Punkten hinreichende Wichtigkeit und Zeit beimessen:

• Die mitgelieferten Rohtexte sollten Sie an Ihren Stil anpassen.
• Es sollten neue, Ihrem individuellen Bedarf entsprechende Rohtexte erstellt werden.
• Es müssen alle Personen über den Bestand an Rohtexten informiert sein und diese auch benutzen.

Rohtext-Liste strukturieren

Die Rohtexte des Textprozessors lassen sich übersichtlich in einer Baumstruktur zusammenfassen. Dabei kann ein Rohtext immer nur einem Zweig oder Unterzweig zugeordnet werden.

Beispiel: Richten Sie in der Baumstruktur einen Zweig "Gerichte" mit den Unterzweigen "Berichte", "Rechnungen" und "anderes" ein. Sortieren Sie den Rohtext "GER BERICHT" unter dem Zweig "Berichte" ein und den Rohtext "GER SCHLUSSRECHNUNG" unter "Rechnungen". Dadurch finden Sie die Rohtexte später schnell nach Themen sortiert wieder.

Verwaltet werden die Zuordnungen über das Suchfenster der Rohtexte, das Sie über die Akte, den Button Textprozessor, öffnen. Dort befindet sich in der rechten oberen Ecke ein Bereich, der aus zwei Registerkarten besteht:

Die Registerkarte "Zuordnung"

Hierüber können alle zugeordneten Rohtexte eines Zweigs angezeigt werden. Auch die Zuordnung von Rohtexten zu einem Zweig erfolgt hier. Im Einzelnen:

Der Button Filter zeigt nur noch diejenigen Rohtexte an, die dem markierten Zweig der Baumstruktur zugewiesen sind. Alle anderen Rohtexte werden ausgeblendet. Als sichtbares Zeichen, dass nicht alle Rohtexte angezeigt werden, erhält die Baumstruktur einen roten Hintergrund.

Der Button Hinzu fügt den aktuell markierten Rohtext (links) dem aktuell markierten Zweig (rechts) hinzu. Setzen Sie zuerst beide Markierungen und klicken Sie danach auf den Button.

Der Button Entfernen entfernt die Verknüpfung eines Rohtexts von dem markierten Zweig. Der Button ist nur verfügbar, wenn der markierte Rohtext (links) auch tatsächlich mit dem markierten Zweig (rechts) verknüpft ist.

Tipp: Sie können einen Rohtext immer nur einem Zweig oder Unterzweig zuordnen. Sie können dies umgehen, indem Sie die Rohtextdatei kopieren und unter einem anderen Rohtextnamen neu hinzufügen.

Die Registerkarte "Struktur ändern"

Auf dieser Registerkarte legen Sie eine Baumstruktur an oder überarbeiten eine vorhandene. Diese Funktion steht nur Benutzern zur Verfügung, denen das entsprechende Benutzerrecht in der Benutzerverwaltung RAG User zugewiesen ist.

Der Button Neu fügt einen neuen Zweig in die Baumstruktur ein. Die Bezeichnung für den neuen Zweig muss eingetragen werden.

Button Bearbeiten: Die Bezeichnung eines vorhandenen, markierten Zweigs kann geändert werden.

Der Button Entfernen löscht einen vorhandenen, markierten Zweig.

Der Button OK speichert den jeweiligen Vorgang ab; Button Abbruch bricht ihn ab.

Um einen Unterzweig zu erzeugen, ist der darüber liegende Zweig per Mausklick zu markieren. Über den Button Neu wird der Name des neuen Unterzweigs eingegeben. Dann ist die Check-Box Untereintrag von zu aktivieren (im Feld Untereintrag von wird der übergeordnete Zweig bereits angezeigt).

Anpassen der Baumstruktur von bereits vorhandenen Zweigen per Drag-and-drop

Um einen vorhandenen Zweig einfach an eine andere Stelle innerhalb der Baumstruktur zu verschieben, können Sie auch mit der Maus arbeiten: Halten Sie die Taste [Strg] gedrückt. Fahren Sie gleichzeitig mit der Maus auf einen Zweignamen, drücken Sie die Maustaste und halten sie diese so lange gedrückt, bis der Mauszeiger über dem neuen Zielort steht. Lassen Sie die Maustaste los und damit den Zweig "fallen".

Um einen Unterzweig wieder zu einem Zweig erster Ordnung machen möchten, lassen Sie ihn auf eine freie Stelle unterhalb des letzten Zweigs fallen.