Rohtexte

Was ein Rohtext ist und wie er im Grundsätzlichen funktioniert, haben Sie bereits im Kapitel Die "Sprache" der Rohtexte erfahren. Dies soll im Folgenden vertieft werden.

Übersicht

• Aufbau von Rohtexte
• Das Dateiformat von Rohtexten
• Text-Formatierung
• Ausschalten der Silbentrennung!
• Rohtexte bearbeiten: Sprachliche Anpassung
• Rohtexte neu erstellen

Aufbau von Rohtexten

Es gibt im Wesentlichen zwei Arten von Rohtexten: primäre und sekundäre Rohtexte.

Übersicht

• Die Primärtexte
• Die Sekundärtexte

Die Primärtexte

Als Primärtexte werden solche Rohtexte bezeichnet, die in der Auswahlliste des Textprozessors erscheinen und einen Brief, einen Schriftsatz, etc. erzeugen.

Die Sekundärtexte

Sekundärtexte werden eingebunden über den Platzhalter ^LTextname.RTF^, wobei Textname.rtf durch den Dateinamen zu ersetzen ist.

Beispiel: ^L_Gruss.rtf^ fügt die Grußzeile am Schluss des Dokuments ein.

Sekundärtexte sind eigenständige Rohtexte. Im Gegensatz zu den Primärtexten können sie jedoch nicht selbstständig verwendet werden, sondern sie sind immer in Primärtexte integriert. Sie sind eine Art Baustein: Bestimmte Elemente werden in Dokumenten immer wieder benötigt, z. B. die Anschrift des Empfängers, die Ausgabe von Tagesdatum und Betreff oder die gewünschte Grußformel.

Diese gleichbleibenden Elemente bestehen oft aus vielen Textprozessor-Anweisungen und Formatierungen.

Statt nun in allen Rohtexten die einzelnen Anweisungen immer wieder in exakt gleicher Weise einzubauen, werden diese in einen eigenen Rohtext, den sogenannten Sekundärtext, "ausgelagert". Dieser kann dann von anderen Rohtexten, in der Regel Primärtexten, aufgerufen werden (das "L" in der Anweisung oben steht dabei für “Laden”). Die Arbeitsweise des Textprozessors ist dann so, als stünden die ganzen Anweisungen des aufgerufenen Sekundärtextes direkt im aufgerufenen Primärtext.

Der große Vorteil dieser Methode liegt darin, dass die Anpassung eines einzigen Sekundärtextes an die Wünsche des Anwenders bzw. an die Vorgaben des Briefpapiers, sich auf alle Rohtexte auswirkt, die diesen Sekundärtext verwenden. Um z. B. für das verwendete Briefpapier die Ausgabe von Datum, Diktatzeichen und Aktenzeichen anzupassen, müssen lediglich die beiden dafür zuständigen Sekundärtexte _zeichen.rtf und _kzeich.rtf geändert werden. Nach der Initialisierung aller Rohtexte gilt die einmal im Sekundärtext vorgenommene Änderung in allen Primärtexten, die auf diesen Sekundärtext zugreifen.

Hinweis: Alle im Lieferumfang enthaltenen Sekundärtexte haben am Anfang des Dateinamens einen Unterstrich, um Sie eindeutig von den Primärtexten zu unterscheiden. Wenn Sie neue Sekundärtexte erstellen, sollten Sie diese Konvention zur besseren Übersichtlichkeit unbedingt beibehalten.

Ferner ist zu beachten, dass bei Sekundärtexten der Dateiname und sein Suchbegriff in der Rohtext-Verwaltung identisch sein müssen.

Die wichtigsten Sekundärtexte und ihre Bedeutung

Einige wichtige Sekundärtexte sind folgende:

_kopf.rtf

Der Rohtext _kopf.rtf wird von fast jedem Rohtext aufgerufen. Im Auslieferungszustand besteht er nur aus dem ^DIALOG^-Block und einer Anzahl von Zeilenschaltungen.

Durch Wegnahme oder Hinzufügen von Leerzeilen kann der Abstand der Texte vom oberen Blattrand eingestellt werden.

Da dieser Sekundärbaustein von fast jedem Primärtext aufgerufen wird, eignet sich _kopf.rtf auch sehr gut dafür, generelle Steuerungen unterzubringen.

Solche generellen Steuerungen können über Word-Makros erfolgen.
Erstellen Sie dazu in Word ein Makro, ähnlich wie z. B. kopfein, das die Steuerung des Briefpapiers vornimmt. Durch dieses Makro wird entweder auf der ersten Seite eine entsprechende Datei als Kopftext eingebunden, oder es wird die Schachtwahl beim Drucker gesteuert usw. – eben alles, was notwendig ist, damit am Ende nur noch der Druckvorgang gestartet werden muss.
Dieses Makro sollte durch den entsprechenden Befehl hier im Sekundärbaustein _kopf.rtf aufgerufen werden.

Beispiel:

^DIALOG^
^RunMakro.kopfein^
^E^

Auch können hier andere Funktionen eingesetzt werden, wenn diese in jedem Dokument aufgerufen werden sollen.

_KOPFAN1.RTF

Dieser Rohtext dient der Ausgabe der Empfängeranschrift eines Dokuments im dafür vorgesehenen Bereich des Umschlagfensters. Dieser sehr wichtige Sekundärtext lädt wiederum einen weiteren Sekundärtext nach, nämlich

_ZEICHEN.RTF

Die Ausgabe von Datum, Diktatzeichen, eigenem Aktenzeichen und ggf. Empfänger-Zeichen erledigt dieser Baustein. Er muss in der Regel bei der Installation an die eigene Gestaltung angepasst werden.

_GRUSS.RTF

Hierin wird die Grußzeile am Schluss des Dokuments gespeichert (in der Regel "Mit freundlichen Grüßen, Name").

Das Dateiformat von Rohtexten

Die Rohtexte müssen im Rich-Text-Format (Abk. RTF, Dateiendung ".rtf") abgespeichert werden.

Wenn Sie den Textgenerators zur Rohtexterstellung verwenden, geschieht dies automatisch.

Wenn Sie einen Rohtext ohne Textgenerator, sondern "nur" im Textverarbeitungsprogramm Word erstellen, achten Sie unbedingt darauf, den Text mit "Speichern unter" zu sichern und als Dateityp "Rich Text Format (*.rtf)" zu wählen.

Text-Formatierung

Änderungen der Formatierung, Schriftart usw. dürfen niemals vor dem ersten DIALOG-Block beginnen.

Platzhalter können hinsichtlich der Schrift, der Attribute wie Fettschrift, Unterstreichung usw. so behandelt werden, als wären sie bereits der spätere Inhalt. Dabei müssen die Platzhalter-Anweisungen stets als Ganzes behandelt werden, d. h. sowohl das anfängliche als auch das abschließende Hütchen muss in die Formatierung eingeschlossen werden. Eine Attributänderung/ Schriftänderung und dergleichen zwischen den Hütchen darf in keinem Fall erfolgen!

Um mehrere Rohtexte auf einmal neu zu formatieren, ist die Makro-Funktion sinnvoll: vgl. Menü "Makro".

Ausschalten der Silbentrennung

Bei der Erstellung der Rohtexte sollte die automatische Silbentrennung von Word ausgeschaltet werden. Zumindest darf keine Anweisung von einer Silbentrennung betroffen sein, da der Textprozessor sonst den ggf. getrennten Befehl nicht mehr erkennen kann.

Sprachliche Anpassungen von Rohtexten

Sehr einfach zu bewerkstelligen ist die sprachliche Anpassung der mitgelieferten Texte an Ihren eigenen Stil.

Hierzu rufen Sie über das Menü "Rohtext" > "Öffnen" einen vorhandenen Text auf und erfassen die Änderungen, ohne sich mit den Platzhaltern, den Hütchen-Anweisungen zu befassen. Also: Ändern Sie keine Eingaben, die in Hütchen gesetzt sind, löschen Sie keine Hütchen und fügen Sie auch keine hinzu.

Wählen Sie im Menü "Rohtext" > "Schließen mit Speichern", um den geänderten Rohtext zuerst abzuspeichern und danach zu schließen. Um stattdessen die Änderungen zu verwerfen, gehen Sie auf "Rohtext" > "Schließen ohne Speichern".

Speichern Sie, wenn Sie fertig sind, den Text ausschließlich über den Textgenerator. Verwenden Sie hier nicht die Word-Funktion "Speichern".

Rohtexte neu erstellen

Die einfachste Methode, einen neuen Rohtext zu erstellen, ist es, einen ähnlichen Rohtext zu öffnen und diesen vor Beginn der Änderungen unter einem neuen Namen über das Menü "Rohtext" > "Speichern unter" abzuspeichern und in den Rohtextbestand aufzunehmen.

Der neue Textname darf acht Zeichen lang sein, keine Umlaute und Sonderzeichen enthalten und wird vom Textgenerator automatisch mit der Endung ".RTF" versehen. Später arbeiten Sie nicht mehr mit diesem Dateinamen, sondern verwenden stattdessen den Suchbegriff. Versuchen Sie dennoch einen aussagekräftigen Namen zu finden.

Durch den Button Weiter und die Bejahung der Frage, ob der Text in den Rohtextbestand aufgenommen werden soll, öffnet ein Fenster wie dieses:

Der neue Textname erscheint als Suchbegriff und kann dem Schema des vorhandenen Rohtextbestandes angepasst werden.

Das Feld Dateiname wird mit dem Namen der Word-Datei im RTF-Format ausgefüllt, die den Rohtext enthält.

Hinweis: Wenn es sich um einen Sekundärtext (s. u.) handelt, müssen Suchbegriff und Dateiname übereinstimmen. Der Dateiname muss immer mit einem Unterstrich "_" beginnen.

Klasse bestimmt den Bereich, aus dem heraus der Rohtext aufgerufen werden kann. Ein Rohtext der Klasse "Forderungssache" kann zum Beispiel nur aus dem Forderungsbereich der Akte aufgerufen werden.
"Sekundär" bezeichnet ein Textbaustein, der in einem anderen Rohtext eingebettet ist und nicht allein als solcher aufgerufen werden kann (Beispiel: Kopfbereich oder Grußzeile).

Gruppe ordnet den Rohtext einer Gruppe in der strukturierten Rohtext-Liste zu (optional).

Wählen Sie als Destination das Textprogramm aus, an das der erzeugte Text übergeben werden soll. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

• "Word Textprogramm": Wenn mit diesem Rohtext ein Dokument erzeugt wird, wird es immer in Microsoft Word angezeigt.
• "E-Mail": Wenn mit diesem Rohtext ein Dokument erzeugt wird, wird es immer in Microsoft Outlook angezeigt.
• "Fragen": Bei jedem Erzeugen eines Dokuments aus diesem Rohtext heraus wird der Benutzer gefragt, ob es im Word oder Outlook dargestellt werden soll.

Als Status steht zur Auswahl:

• "Standardeinstellung"
• "Löschautomatik"
• "Korrekturvorlage"
• "Aufbewahrung"

Bereich "Sekundärtexte "Suchen und Ersetzen""

Hier ist automatisch eine der beiden Optionen eingestellt. I. d. R. sind keine Änderungen vorzunehmen. In Insomacs (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Textprogramm") können ggf. auch Voreinstellungen getroffen werden.

Im Feld Bemerkungen/ Hinweise haben Sie Platz für eine Erläuterung, welchen Zwecken der Rohtext dient. Die Hinweise werden auch bei der Auswahl der Rohtexte vor einer Texterzeugung angezeigt

Hilfe im Problemfall

Für den anfallenden Schriftverkehr besteht jederzeit die Möglichkeit, auf den ursprünglich mitgelieferten Rohtext zurückzugreifen. Denn gerade bei den ersten Versuchen, einen Rohtext zu überarbeiten, kann es durchaus passieren, dass das Schriftstück nicht in der gewünschten Form erfolgreich fertiggestellt werden kann.