Zahlungen buchen

Klicken Sie in der geöffneten Buchhaltung auf den Button Zahlungen, um Zahlungsbuchungen zu erfassen.

Allgemeine Hinweise, die Ihnen die Übersicht beim Buchen erleichtern:

• Saldenkontrolle: Für jedes ausgewählte Konto wird am rechten Fensterrand dessen Saldo vor der Buchung ("Saldo € alt") und nach der geplanten Buchung ("Saldo € neu" als Vorausschau) angezeigt. Somit kontrollieren Sie, wie sich die Buchung auswirken wird, noch bevor Sie diese durchgeführt haben.
• Eingabekontrolle: Während der Erfassung prüft Insomacs automatisch, ob alle erforderlichen Angaben gemacht wurden. Erst wenn dies der Fall ist, betätigen Sie den Button Buchen.
• Tagesjournal: Im oberen (weißen) Fensterbereich ist das Tagesjournal sichtbar. So prüfen Sie stets, insbesondere nach Unterbrechungen, welche Buchung als letzte ausgeführt wurde und fahren dann entsprechend fort. Es werden die letzten 30 Buchungen angezeigt. Die Spalten der Liste sortieren Sie per Kopfklick.
  Ein Rechtsklick auf eine Buchung im Tagesjournal öffnet das kleine Pop-Up-Fenster "Übernehmen". Ein Linksklick darauf übernimmt die Buchung in den Formular-Teil des Fensters, wenn dieser unausgefüllt ist.

Zu den Eingabefeldern für eine Buchung im Einzelnen:

Das Feld Verfahren SKR-Inso (auch SKR-Inso 03+04) ist nur sichtbar, wenn beim Anlegen der Buchhaltung der Kontenrahmen "SKR InsO" des Gravenbrucher Kreis ausgewählt wurde. Voreingestellt ist der Verfahrensstand, der in den Buchhaltungsparametern hinterlegt ist (vgl. Kapitel Buchhaltungs-Parameter). Er kann hier für den Einzelfall angepasst werden.

Die Einstellung des Verfahrensstands dient dazu, dass im Folgenden nur die zutreffenden Konten dargestellt und ausgewählt werden können.

Wenn "AA – Alle" eingestellt wird, erfolgt die Auswahl des I-Gegenkontos ohne Einschränkung auf den Verfahrensstand.

Hinweis: Bei Verfahrensstand "AA - Alle" werden 4-stellig eingegebene Kontonummern nicht automatisch auf sechs Stellen erweitert.

Der Buchungstag ist der Tag, an dem die Buchung von Ihnen gebucht wird. Das aktuelle Tagesdatum ist voreingestellt, kann aber geändert werden.

Zu jeder Buchung muss ein Belegdatum eingegeben werden – etwa das Datum des Kontoauszugs oder sonstigen Beleges. Dieses Belegdatum muss zwingend in der aktuellen Buchungsperiode liegen (zur Buchhaltungsperiode vgl. Akten-Registerkarte "Buchhaltung" > Button Parameter). Ansonsten wird das eingegebene Belegdatum nicht akzeptiert.

Hinweis: Anders als bei allen übrigen Datumsfeldern verfügt Belegdatum nicht über die Datums-Berechnungs- bzw. Ergänzungsautomatik.
Vielmehr genügt es in diesem Feld, dass nur der Tag als Ziffer(n) eingegeben wird. Da der Monat sich zwangsläufig aus den Parametern der Buchhaltung ergibt, werden dann Monat und Jahr automatisch ergänzt (Ausnahme: in den Buchhaltungs-Parametern der Akte ist anderes eingestellt).

Bereich "F" (Finanzkonto)

Geben Sie die Kontonummer des Finanzkonto ein, über das der Umsatz getätigt wurde. Das Konto kann mit den Standardfunktionen, der Taste [F2] oder per Mausklick aus dem Teil-Kontenrahmen ausgewählt werden, der dann nur die hier erlaubten Konten zeigt:

Wenn Sie einen Haken in die nebenstehende Check-Box Buchungsart setzen, wird Ihre Eingabe für die nächste Buchung nicht zurückgesetzt. Wählen Sie hier die Art der Buchung, die erfasst werden soll. Von dieser Einstellung hängen die weitere Verarbeitung und die Auswirkung der Buchung ganz wesentlich ab:

• "Liquidierung": Verkauf eines Vermögenspostens
• "Ausschüttung": Ausschüttung an Gläubiger bezüglich einer Gläubigerforderung bzw. Massegläubiger bezüglich einer Masseverbindlichkeit: Im Bereich "I‑Gegenkonto" steht Ihnen das Feld Forderung zur Verfügung.
• "Vereinnahmung": Geldeingang, der eine Forderung gegen Debitoren ausgleicht: Ausschüttung an Gläubiger bezüglich einer Gläubigerforderung bzw. Massegläubiger bezüglich einer Masseverbindlichkeit. Im Bereich "I‑Gegenkonto" steht Ihnen das Feld Forderung zur Verfügung.
• "Eingang": Geldeingang, der nicht durch Liquidation, Geldtransit zwischen Finanzkonten (siehe unten) oder Ausgleich einer Debitorenforderung entsteht.
• "Ausgang": Geldausgang, der nicht durch Ausschüttung an Gläubiger oder Massegläubiger entsteht, sondern z. B. Zahlung einer Rechnung durch laufenden Geschäftsbetrieb.
• "Geldtransit Eingang": Buchung des Geldeinganges auf ein Finanzkonto, wenn Geld von einem Finanzkonto (Bank, Kasse) auf ein anderes Finanzkonto des Schuldners umgebucht wird (vgl. die nachfolgenden Unterkapitel).
• "Geldtransit Ausgang": analog zu "Geldtransit Eingang": Wird diese Buchungsart gewählt, wenn der Geldausgang bei einer Geldtransit-Buchung zwischen Finanzkonten gebucht wird.
• "Erstattung Eingang": Erstattungen können so verbucht werden. Wurde z. B. zu viel an einen Massegläubiger ausgeschüttet und dieser überweist die Differenz zum korrekten Betrag zurück, erhält man bei dieser Buchungsart im Feld "U-Konto" die Auswahl der Aufwandskonten. Unter Beteiligung kann "Gläubiger" und "Debitor" eingestellt werden. Beim Buchen kann auf die entsprechenden Forderungen verrechnen werden.
• "Erstattung Ausgang": analog zu "Erstattung Eingang"
• "USt. Eingang" und "USt. Ausgang": Geben Sie das Finanzkonto, das vom Geldfluss betroffen ist, als F-Konto an. I‑Gegenkonto ist das übliche Aktiva-/ Passiva-Konto (wegen der Annahme, dass eine Forderung in einer Debitoren- oder Massegläubiger-Unterakte angelegt ist). Das U‑Gegenkonto ist das USt.- respektive Vorsteuer-Konto.
  Hinweis: Falls nur der Steuerbetrag einer Rechnung verbucht wird, geschieht dies über die Buchungsarten "USt. Ausgang" und "USt. Eingang". Im Abschnitt Umsatzsteuer/ Vorsteuer erfolgt die Zuordnung des Steuerkontos über die Auswahl des Steuersatzes. Über das I-Gegenkonto erfolgt die Ausgabe in der Schlussrechnung.
• "Vorsteuererstattung": Wenn Sie diese Buchungsart eingestellt haben, können Sie das Jahr auswählen, für das die Steuerzahlung verbucht werden soll. Buchungen zu dieser Buchungsart werden in der USt.-Erklärung in die Zeile fürs Vorauszahlungssoll übernommen.
  In den Buchhaltungs-Optionen (Akte-Registerkarte "Buchhaltung" > (Button Öffnen und ggf. Auswahl eines Zeitraums) > Bereich "Optionen" > Button Parameter) kann im Parameter-Fenster die Vorbelegung für das I-Gegenkonto bei dieser Buchungsart hinterlegt werden.
• "Umsatzsteuerzahlung": Zahlung der Umsatzsteuer. Buchungen zu dieser Buchungsart werden in der USt.-Erklärung in die Zeile fürs Vorauszahlungssoll übernommen.
  In den Buchhaltungs-Optionen kann im Parameter-Fenster die Vorbelegung für das I‑Gegenkonto bei dieser Buchungsart hinterlegt werden.
• "Verteilung (Automatik)": Beim Buchen einer Ausschüttung wird automatisch ein Buchungssatz pro Forderung erzeugt. Für den Bruttobetrag werden die ausgezahlten Beträge summiert. Insomacs füllt automatisch das Feld Verteilung des I‑Gegenkontos aus und trägt bei der Vorsteuer im U-Gegenkonto "- - - Keine Einstellung in die USt.-VA" ein. Belegdatum, Buchungstext und Buchungsnummer werden in die Verbuchungen (Unterakte > Zahlungen) übernommen. In den Buchhaltungs-Optionen kann im Parameter-Fenster das Default-Konto für "Verteilung (Automatik)" hinterlegt werden.

Ins Feld Brutto gehört der Gesamtumsatz, der getätigt wurde.

Bereich "I-Gegenkonto"

Wenn Soe doe Check-Box I-Gegenkonto "aktivieren", wird Ihre Eingabe für die nächste Buchung nicht zurückgesetzt.

Gegenkonto im Sinn der Insolvenzbuchhaltung: Das Konto kann mit den Standardfunktionen, der Taste [F2] oder per Mausklick auf den Button (Lupe) ausgewählt werden.

Tipp: Falls die I-Gegenkontonummer 4-stellig eingegeben wird, erfolgt beim Verlassen des Feldes eine Normierung auf die 6-stellige Kontonummer im SKR-InsO. Die 4-stellig eingegebene Kontonummer wird automatisch um die Verfahrensstand-ID ergänzt. Entsprechende Normierungen gibt es auch im Kontoblatt und beim Umbuchen.

Das Drop-down-Menü zeigt je nach der zuvor eingestellten Buchungsart den entsprechend zugelassenen Teilbereich des Kontenrahmens:

• bei "Liquidation": nur die Aktiva-Konten
• bei "Ausschüttung": nur die Passiva-Konten
• bei "Vereinnahmung": nur die Aktiva-Konten
• bei "Eingang": nur die Aktiva-Konten
• bei "Ausgang": nur die Passiva-Konten
• bei "Geldtransit Eingang": nur Neutrale Konten
• bei "Geldtransit Ausgang": nur Neutrale Konten
• bei "Erstattung Eingang": nur die Passiva-Konten
• bei "Erstattung Ausgang": nur die Aktiva-Konten

Falls ein I-Gegenkonto verwendet ohne Zuordnung zu einer Schlussrechnung wird, erscheint der Hinweis: "I-Gegenkonto [Nr.: ...] ohne Zuordnung zur Schlussrechnung".

Tipp: Im KORREKTUR-Modus können über die Saldenliste die bebuchten Aufwand-/ Erlöskonten ohne Zuordnung zur Schlussrechnung ermittelt werden.

Ordnen Sie im Feld Beteiligung ide Beteiligungsart zu, um die anschließende Beteiligten-Auswahl für diesen Vorgang im Feld Suchbegriff ermöglichen. Für die Menüpunkte "Debitor" und "Massegläubiger" steht das aktive Datenbankfeld Forderung (nach Wahl des Suchbegriffs) zur Verfügung.

Ordnen Sie bei Suchbegriff den Beteiligten zu. Ausgewählt werden die Beteiligten der unter Beteiligung eingestellten Art, wie sie auf der entsprechenden Registerkarte der Akte erfasst wurden.

Das Datenbankfeld Forderung ist nur sichtbar, wenn als Buchungsart "Ausschüttung" an Massegläubiger oder "Vereinnahmung" von Debitorenforderung einstellt ist. Der Button (Lupe) öffnet das Fenster "Forderungen", in dem Sie nach einem bestimmten Kriterium filtern können, ohne vorher einen Debitor oder Massegläubiger ausgewählt zu haben: "Leist.Datum" (Leistungsdatum), "Datum", "RE-Nr." (Rechnungsnummer) oder "Pers.Kto" (Personenkonto).

Das I-Gegenkonto wird bei den Beteiligungsarten "Debitor" bzw. "Massegläubiger" automatisch geladen, wenn die Forderung (bzw. Masseverbindlichkeit) aus der Unterakte einer mit Suchbegriff ausgewählten Person übernommen wird. Voraussetzungen dafür sind eine entsprechende Einstellung der Buchhaltungsparameter und (natürlich!) eine bereits erfolgte Erfassung des I-Gegenkontos in der Unterakte.

Bereich "U"

Ins Datenbankfeld U-Gegenkonto kommt das Gegenkonto im Sinn der Unternehmensbuchhaltung (Finanzbuchhaltung). Das Konto kann mit den Standardfunktionen, die Taste [F2] oder per Mausklick aus dem Teil-Kontenrahmen ausgewählt werden, der dann nur die hier erlaubten Konten anzeigt:

Hinweis: Das U-Gegenkonto wird nicht angezeigt und kann demzufolge auch nicht erfasst werden, wenn beim Anlegen der Buchhaltung der Kontenrahmen "SKR InsO" des Gravenbrucher Kreis ausgewählt wurde.

Stellen Sie bei Umsatzsteuer ein, ob und ggf. welche Steuer anfällt. Wenn ein Steuersatz ausgewählt wurde, wird der USt.- und Netto-Betrag ausgerechnet und angezeigt. Wenn das Feld unabhängig von der Buchungsart mit "Keine Einsteuerung in die USt.-VA" vorbelegt sein soll, können Sie dies einstellen in den Buchhaltungs-Parametern.

Das Text ist für den Buchungstext.

Tipp: Hier können Platzhalter eingegeben werden, z. B. ^Quote^5^Name1^LfdNr^ bei Buchungsart "Verteilung (Automatik)".

Tipp: Wenn Sie vor den Eingabefeldern Buchungsart und I-Gegenkonto einen Haken die Check-Boxen setzen, werden die Eingaben für die nächste Buchung nicht zurückgesetzt.

Mit dem Button Buchen verarbeiten Sie die Buchung. Der Button ist jedoch nur aktiv, wenn alle Felder des Buchungsformulars ausgefüllt sind.

Mit dem Button Abbruch verwerfen Sie den Buchungssatz ohne Verarbeitung und das Buchungsformular wird für die nächste Buchung vorbereitet.

In den folgenden Unterkapiteln werden Sonderfälle von Zahlungsbuchungen vorgestellt:

• Einzug einer Debitorenforderung
• Ausschüttung an Gläubiger/ Massegläubiger
• Liquidierung
• Anfangsbestände auf Geschäfts- bzw. Hinterlegungskonten
• Geldtransit: Von Bank zu Bank oder Bank zu Kasse
• Der Buchungsassistent

Einzug einer Debitorenforderung

Vorbetrachtung: Die Forderung eines Debitors muss unbedingt in der Debitoren-Unterakte erfasst worden sein, bevor deren Bezahlung gebucht wird. Nur so kann ein Ausgleich bzw. die Verrechnung mit dem Zahlungseingang stattfinden. Andernfalls muss die Buchung zunächst storniert, die Forderung erfasst und dann erneut gebucht werden, um die Verrechnung zu ermöglichen.

Wichtig bei der Erfassung der Forderung ist, dass der Forderung auch eine Konto-Nr. zugewiesen wurde. Genau diese Konto-Nr. muss bei der Verbuchung als I-Gegenkonto eingegeben werden! Im Zweifelsfall müssen Sie nochmals in der Unterakte nach der richtigen Kontonummer nachsehen. Wird versehentlich beim Buchen ein anderes Konto als I‑Gegenkonto gewählt, führt dies zu einer Verschiebung in der Vermögensübersicht.

Bei einer Buchung einer Debitorenforderung über das Fenster "Zahlungsverkehr buchen" sind insbesondere folgende Felder auszufüllen:

Tragen Sie bei F-Konto das Finanzkonto ein, über das der Umsatz getätigt wird.

Stellen Sie bei Buchungsart "Vereinnahmung" ein!

Tragen Sie bei Brutto den Gesamtumsatz ein.

Das I-Gegenkonto ist wie vorstehend beschrieben das Konto, das der Forderung zugeordnet wurde.

Als Beteiligung wird der "Debitor" (Schuldner) als einzig sinnvolle Einstellung vorgeschlagen.

Das Feld Personenkontonummer nur sichtbar für Nutzer von Insomacs PLUS: Wählen Sie die Personenkontonummer aus. Voraussetzung ist, dass in den Buchhaltungs-Parametern der Akte Soll-Versteuerung auf dem Register "Allgemein" eingestellt ist.

Geben Sie bei Suchbegriff den Namen des Debitors ein, von dem die Forderung eingezogen wird. Entfällt die Auswahl, kann zwar gebucht werden. Eine Verrechnung mit der Forderung findet dann aber nicht statt, was daher zu vermeiden ist.

Im Datenbankfeld Forderung können Sie sich alle Forderungen aus der Unterakte des eingestellten Debitors anzeigen lassen und die für die Buchung relevante Forderung auswählen.

Ins Feld U-Gegenkonto kommt das Erlöskonto aus dem Kontenrahmen. I. d. R. dürfte das Konto 8200 Einzug Forderung sinnvoll sein.

Stellen Sie bei Umsatzsteuer ein, ob Umsatzsteuer abgeführt werden muss sowie ggf. den Steuersatz.

Nach dem Buchen mit dem Button Buchen erscheint das Formular, in dem die Verrechnung mit der Debitorenforderung stattfinden kann. Gezeigt werden die Debitorenforderungen zu dem im Buchungsformular gewählten Debitor.

Hinweis: Beim Buchen einer Null-Buchung erscheint folgende Abfrage: "Soll Null-Buchung [Brutto: 0,00 €] erzeugt werden?"

Markieren Sie zunächst mit einem Mausklick die Forderung, mit welcher der Zahlungseingang verrechnet werden soll (falls mehrere Forderungen vorhanden sind). Daraufhin erscheint in Verrechnungsvorschlag der Betrag (maximale Höhe: Zahlungseingang oder noch offener Restbetrag), wobei der Vorschlag abgeändert werden kann. Zahlungen auf mehrere Forderungen können durch Wiederholung der Verrechnungsprozedur gesplittet werden.

Klicken Sie den Button Übernehmen an, um zu sehen, ob ein Skontoabzug gewährt werden kann.

Kann dieser gewährt werden, wird automatisch der Verrechnungsvorschlag € angepasst.

Weisen Sie mit dem Button Verrechnen einer Zahlung in Höhe des Betrages in Verrechnungsvorschlag der noch offenen Forderung zu.

Ein Doppelklick auf die Forderung führt die Verrechnung sofort aus!

Wertberichtigungsautomatik

Wird die Forderung nicht vollständig ausgeglichen, dann wird nach der Verrechnung gefragt, ob eine automatische Wertberichtigung gebucht werden soll. Antworten Sie mit

Drücken Sie den Button Nein, falls der Zahlungseingang lediglich eine Teilzahlung war und noch weitere Zahlungen zu erwarten sind.

Drücken Sie den Button Ja, falls Sie keine weiteren Zahlungen erwarten, wird die Restforderung ausgebucht.

Auswirkung Unterakte Debitor

Der Zusammenhang zwischen Zahlungseingang und Forderung kann in der Unterakte des Debitors auf dem Register "Forderung", dort über den Button Zahlungen sofort dargestellt und nachvollzogen werden.

Ausschüttung an Gläubiger/ Massegläubiger

Vorbetrachtung: Eine Masseverbindlichkeit muss unbedingt vor der Buchung in der Unterakte des Massegläubigers als Forderung erfasst worden sein, damit der Ausgleich bzw. die Verrechnung mit dem Zahlungsausgang stattfinden kann. Andernfalls muss die Buchung zunächst storniert, die Forderung erfasst und dann erneut gebucht werden.

Wichtig bei der Erfassung der Forderung ist, dass der Forderung auch eine Konto-Nr. zugewiesen wurde. Genau diese Konto-Nr. muss bei der Verbuchung als I‑Gegenkonto eingegeben werden! Im Zweifelsfall müssen Sie nochmals in der Unterakte die richtige Kontonummer nachsehen. Wird versehentlich beim Buchen ein anderes Konto als I-Gegenkonto gewählt, führt dies zu einer Verschiebung in der Vermögensübersicht.

Bei der Buchung über das Fenster "Zahlungsverkehr buchen" sind insbesondere folgende Felder auszufüllen:

Tragen Sie bei F-Konto das Finanzkonto ein, über das der Umsatz getätigt wird.

Wählen Sie bei Buchungsart "Ausschüttung".

Tragen Sie bei Brutto Gesamtumsatz ein.

Ins Feld I-Gegenkonto kommt wie vorstehend beschrieben das Konto, das der Forderung zugeordnet wurde.

Im Drop-down-Menü Beteiligung haben Sie die Wahl zwischen den Optionen "Gläubiger" oder "Massegläubiger".

Beteiligter der beteiligte Gläubiger oder Massegläubiger, an den ausgeschüttet wird: Entfällt die Auswahl, kann zwar gebucht werden. Eine Verrechnung mit der Forderung findet dann aber nicht statt, was daher zu vermeiden ist!

Das U-Gegenkonto ist das Kostenkonto aus dem Kontenrahmen, in das die Zahlung aus der Sicht der Unternehmensbuchhaltung sachlich passt.

Stellen Sie bei Umsatzsteuer ein, ob Umsatzsteuer abgeführt werden muss sowie ggf. den Steuersatz.

Nach dem Buchen (Button Buchen) erscheint das Formular, in dem die Verrechnung mit der Gläubigerforderung/ Masseverbindlichkeit stattfinden kann. Gezeigt werden die Forderungen zu dem im Buchungsformular gewählten Beteiligten.

Markieren Sie zunächst mit einem Mausklick die Forderung, mit welcher der Zahlungseingang verrechnet werden soll (falls mehrere Forderungen vorhanden sind). Daraufhin erscheint in Verrechnungsvorschlag der Betrag (maximale Höhe: Zahlungseingang oder noch offener Restbetrag gemäß der letzten Tabellenspalte "Akt. Gesamt"), wobei der Vorschlag abgeändert werden kann. Zahlungen auf mehrere Forderungen werden durch Wiederholung der Verrechnungsprozedur gesplittet.

Der Button Verrechnen weist eine Ausschüttung in Höhe des Betrages in Verrechnungsvorschlag der noch offenen Forderung zu.

Ein Doppelklick auf die Forderung führt die Verrechnung sofort aus!

Aufsplittung

Sie sollten bei der Aufteilung auf ggf. mehrere Forderungen in der gesetzlichen Folge verrechnen (Kosten, Zinsen, Hauptforderung). Dabei müssen Sie die einzelnen Forderungen nacheinander jeweils mit einfachem Mausklick wählen und jeweils – soweit vom Vorschlag abweichend – den von Ihnen dieser Forderung zugedachten Teilbetrag in Verrechnungsvorschlag eintragen und mit dem Button Verrechnen zuordnen.

Wertberichtigung

Eine Wertberichtigung findet nicht statt. Vielmehr wird gerade aus dem verbleibenden Restbetrag der Forderung am Ende des Verfahrens der Titel für den Gläubiger erstellt.

Auswirkung Unterakte Gläubiger/ Massegläubiger

Dieser Zusammenhang zwischen Ausschüttung und Forderung kann in der Unterakte des Beteiligten auf dem Register "Forderung", dort über den Button Zahlungen sofort nachvollzogen werden.

Liquidierung

Vorbetrachtung: Bei der Liquidierung muss unbedingt vor der Buchung in der Vermögensverwaltung der Akte die zu liquidierende Vermögensposition erfasst worden sein. Andernfalls muss die Buchung zunächst storniert, der Vermögensposten erfasst und dann erneut gebucht werden, damit die Verrechnung stattfinden kann.

Wichtig bei der Erfassung der Vermögensposition ist, dass auch eine Konto-Nr. zugewiesen wurde. Genau diese Konto-Nr. muss bei der Verbuchung als I-Gegenkonto eingegeben werden! Im Zweifelsfall müssen Sie nochmals in der Vermögensverwaltung bei dieser Vermögensposition die richtige Kontonummer nachsehen. Wird versehentlich beim Buchen ein anderes Konto als I-Gegenkonto gewählt, führt dies zu einer Verschiebung in der Vermögensübersicht.

Bei der Buchung über das Fenster "Zahlungsverkehr buchen" sind insbesondere folgende Felder auszufüllen:

Hinterlegen Sie das Finanzkonto, über das der Umsatz getätigt wird.

Wählen Sie als Buchungsart "Liquidierung".

Tragen Sie bei Brutto den Gesamtumsatz ein.

Ins Feld I-Gegenkonto kommt wie oben beschrieben das Konto, das der Forderung zugeordnet wurde.

Der Button Bestand öffnet den Vermögensbestand der Akte, um noch vor dem eigentlichen Verbuchen die Konto-Nr. zur Kontrolle nachzuschlagen.

Verwenden Sie als U-Gegenkonto das Erlöskonto aus dem Kontenrahmen. In diesem konkreten Fall dürfte i. d. R. das Konto 8800 Erlöse aus Anlagenverkauf sinnvoll sein.

Stellen Sie bei Umsatzsteuer ein, ob Umsatzsteuer abgeführt werden muss sowie ggf. den Steuersatz.

Nach dem Buchen (Button Buchen) erscheint das Formular, in dem der Vermögensbestand aufgelistet wird:

Dabei wird der für die Verrechnung maßgebliche Wert "Akt. Gesamt" in der Tabelle abhängig von der Einstellung in Bewertung nach berechnet aus dem

• Liquidationswert abzüglich Zahlungen/ Wertberichtigung (Standard)
• Fortführungswert abzüglich Zahlungen/ Wertberichtigung
• Buchwert abzüglich Zahlungen/ Wertberichtigung

Markieren Sie zunächst mit einem Mausklick (falls mehrere Positionen vorhanden sind) die Vermögensposition, die liquidiert wird und mit der die Zahlung verrechnet werden soll. Daraufhin erscheint in Verrechnungsvorschlag der Betrag (maximale Höhe: Zahlungseingang oder noch aktueller Wert gemäß der letzten Tabellenspalte "Akt. Gesamt"), wobei der Vorschlag abgeändert werden kann. Zahlungen auf mehrere Vermögenspositionen können durch Wiederholung der Verrechnungsprozedur gesplittet werden.

Über den Button Verrechnen weisen Sie der noch offenen Forderung eine Ausschüttung in Höhe des eingestellten Verrechnungsbetrages zu.

Achtung: Ein Doppelklick auf die Vermögensposition führt die Verrechnung sofort aus!

Aufsplittung

Bei einem Zahlungseingang, der mehrere liquidierte Vermögensposten betrifft, müssen Sie die einzelnen Vermögensposten nacheinander jeweils mit einfachem Mausklick wählen und jeweils den von Ihnen diesem Vermögensposten zugedachten Teilbetrag in Verrechnungsvorschlag eintragen und mit dem Button Verrechnen verrechnen lassen.

Wertberichtigungsautomatik

Wird der in Spalte "Akt. Gesamt" stehende Wert nicht vollständig ausgeglichen, dann wird nach der Verrechnung gefragt, ob eine automatische Wertberichtigung gebucht werden soll.

Drücken Sie den Button Nein, wenn der Zahlungseingang nur eine Teilzahlung war. Es sind weitere Zahlungen zu erwarten.

Drücken Sie den Button Ja, wenn weitere Zahlungen nicht erwartet werden. Der Restwert wird mit einer Wertberichtigung ausgebucht.

Hinweis: Der besseren Übersicht wegen sollten Sie einen liquidierten Vermögensposten im Vermögensbestand zur Bearbeitung aufrufen und das Verkaufsdatum sowie den Käufer eintragen.

Auswirkung im Vermögensbestand

Über den Button Zahlungen im Vermögensbestand der Akte (Akte > Button Vermögen) erhalten Sie folgende Auswertung:

Mit dem weiteren Button Zahlungen in dieser Aufstellung können Sie sämtliche Buchungen einsehen, die zum in vorstehender Liste markierten Vermögensposten gehören:

Anfangsbestände

... auf Geschäfts- bzw. Hinterlegungskonten

Praktisch immer haben die Finanzkonten (Bank, Kasse) einen von 0,00 abweichenden Saldo. Dieser muss als Anfangsbestand in das entsprechende Finanzkonto gebucht werden, damit die Salden der Finanzkonten der Realität entsprechen und kontrollierbar sind. Diese Buchungen nennt man üblicherweise Saldovorträge oder Eröffnungsbuchungen.

Eröffnung von Finanzkonten, die ein Guthaben aufweisen

Der hier nachfolgend dargestellte Weg klingt zwar zunächst etwas merkwürdig, ist aber – etwas abstrahiert gedacht – nachvollziehbar und logisch.

Hinweis: Die hier beschriebene Vorgehensweise muss zwingend eingehalten werden, da nur so die Verarbeitung richtig erfolgen kann.

Grundgedanke

Verfügt der Schuldner über ein Guthaben bei der Bank, dann stellt dieses Guthaben zunächst einen Vermögensposten dar. Wird ein Vermögensposten verkauft (liquidiert), dann fließt der Erlös einem der Bankkonten zu.

1. Schritt

Der Saldo des Finanzkontos wird als Vermögensposten in der Vermögensverwaltung erfasst. Dabei wird das vorliegende Bankguthaben ohne Vorzeichen (positiv) eingegeben.

Die diesem Vermögensposten zugewiesene Kontonummer darf nicht die Kontonummer des Finanzkontos selbst sein – was zunächst naheliegend wäre –, sondern eines der beiden Konten

• 1248 Eröffnung Geschäftskonten
• 1298 Eröffnung Hinterlegungskonten

Der tatsächliche Saldo muss bei Liquidationswert, Fortführungswert und Buchwert identisch eingegeben werden.

2. Schritt

Jetzt liegt der Anfangsbestand in einem der beiden Eröffnungskonten. Der Vermögensposten wird liquidiert (vgl. Zahlungsverkehr buchen):

Tragen Sie in das F-Konto das zu eröffnende Finanzkonto ein.

Stelen Sie als Buchungsart "Liquidierung" ein.

Ins Feld Brutto kommt der Anfangsbestand des Finanzkontos wie er bei der Erfassung des Vermögenspostens als Liquidations-, Fortführungs- und Buchwert eingegeben worden ist.

Das I-Gegenkonto ist das bei der Erfassung des Vermögenspostens zuvor zugewiesene Eröffnungskonto 1248 oder 1298.

Tragen Sie bei U-Gegenkonto 8300 Übernahme Geldbestände ein.

Stellen Sie bei Umsatzsteuer "- - - Keine Einsteuerung in die USt.-VA" ein.

Im nachfolgend aufgerufenen Verrechnungsdialog wird der Vermögensposten ausgewählt und die Buchung verrechnet. Da alle Beträge übereinstimmen müssen und somit die Aufteilung vollständig ist, wird nach einer Wertberichtigung nicht gefragt.

Eröffnung von Finanzkonten, die einen Sollstand aufweisen

Hierzu öffnen Sie die entsprechende Akten-Buchhaltung und klicken auf den Button Neg. F.-Konten (Eröffnung von negativen Finanzkonten). Im dann sichtbaren Buchungsdialog müssen nur noch das Belegdatum (zu dem die Eröffnungsbuchung ins Konto gestellt werden soll), die Nummern von Finanzkonto und U-Gegenkonto sowie der Brutto €-Betrag (ohne führendes Minus) eingegeben werden. Die restlichen Werte sind voreingestellt und unabänderlich. Nachdem Sie die Buchung über den Button Buchen abgeschickt haben, ist das Finanzkonto mit der Eröffnungsbuchung versehen.

Geldtransit: Von Bank zu Bank oder Bank zu Kasse

Immer dann, wenn von einer Bank zu einer anderen Bank oder von der Bank an die Kasse Geld transferiert wird, ist die hier beschriebene Vorgehensweise erforderlich.

Sie klingt für Anwender, die noch keine EDV-gestützte Buchhaltung kennen, zunächst etwas umständlich – ist aber zwingend erforderlich, wie sich aus nachfolgender Beschreibung hoffentlich ergibt:

Wenn Sie von Bank A (Konto 1200) per Überweisung 1000,00 an Bank B (Konto 1210) schicken, dann erhalten Sie in der Regel zuerst von Bank A einen Kontoauszug, auf dem das Geld abgebucht wird. Meist einige Tage später erhalten Sie dann von Bank B den Kontoauszug, auf dem der Zahlungseingang gebucht ist. Sie haben also zwei Kontoauszüge, die demnach auch zwei Buchungen erforderlich machen.

Sobald der Betrag von Bank A abgebucht wurde, ist er (zur Freude der Banken) weder auf Ihrem Konto der Bank A, noch auf Ihrem Konto der Bank B. Der Betrag ist de facto "unterwegs".

Der gleiche Sachverhalt ergibt sich auch im folgenden Bild:

Sie gehen zur Bank und heben Geld ab, um es in die Kasse zu legen. Während Sie es von der Bank in die Kanzlei tragen, ist es weder auf der Bank noch in der Kasse, sondern in Ihrer "Hosentasche". Dieser "Hosentasche" bzw. dem Ort, an dem sich das Geld befindet, während es von Bank A zur Bank B geschickt wird, entspricht das Konto 1360 Geldtransit.

Damit gestaltet sich die Sache ganz einfach:

Sie erhalten den Kontoauszug von Bank A, auf dem die 1000,00 abgebucht werden. Sie buchen:

Konto 1201 Bank A
Buchungsart Geldtransit Ausgang
Brutto 1000,00
U-Gegenkonto 1360 Geldtransit
Umsatzsteuer keine Einsteuerung in die USt.-VA

Jetzt ist Geld im Geldtransit-Konto (Hosentasche)

Erhalten Sie nun einige Tage später den Auszug von Bank B, auf dem die 1000,00 eingetroffen sind, dann buchen Sie:

Konto 1202 Bank B
Buchungsart Geldtransit Eingang
Brutto 1000,00
U-Gegenkonto 1360 Geldtransit
Umsatzsteuer keine Einsteuerung in die USt.-VA

Da es sich bei der Kasse ebenfalls um Finanzkonten handelt, ist das Vorgehen hier exakt gleich, wenn z. B. Geld von Bank an Kasse oder umgekehrt gebucht wird.

Der Buchungsassistent

Mit Hilfe des Buchungsassistenten sollen Buchungen für die interne Buchhaltung vereinfacht und beschleunigt werden. Der Buchungsassistent liest Kontobewegungen im MT940-Format ein (wie sie z. B. von Bankingsoftware erstellt werden) und automatisiert die Buchungsvorgänge in Insomacs.

Der Assistent verfügt über folgende Methoden:

1. Das Verbuchen von Vorgängen auf einem Bankkonto

2. Das Verbuchen von MT940-Import-Stapeln in der Akte
   Hinweis: Diese Funktion steht nur für Nutzer von Insomacs PLUS zur Verfügung.

3. Das Verarbeiten von Buchungsstapeln, die beim Erzeugen von Gutschriften im Zahlungsträgeraustausch-Modul von Insomacs (SEPA und DTA) gefertigt wurden. Dies ist vor allem hilfreich, wenn Sammelüberweisungen durchgeführt werden und auf dem Bankkonto nur eine Buchung erscheint.

zu a) Verbuchen von Vorgängen auf einem Bankkonto

Mit dieser Funktion übernehmen und verarbeiten Sie automatisch in Insomacs die Daten, die Ihnen von der Bank oder der Banking-Software in Form eines Kontoauszuges übermittelt werden. Im Einzelnen ist es möglich
1. die Daten als Datei in Insomacs zu importieren,
2. die darin enthaltenen Informationen "entschlüsseln" zu lassen,
3. Akten und Rechnungen ermitteln zu lassen und automatisiert zuzuordnen,
4. anhand von Regeln die Gegenkonten zuweisen,
5. so dass es zum Schluss oft genügt, die so vorbereiteten Buchungen nur noch zu bestätigen.

Selbst ohne die Erkennung (Nr. 3 oben) würde der Buchungsvorgang erheblich beschleunigt werden, da Belegdatum und Betrag stets zuverlässig erkannt werden und die auf dem Kontoauszug stehende Buchungsinformation in Insomacs zumindest sichtbar ist. Allein dadurch sind Sie in der Lage, die Buchungen, ohne den klassischen Kontoauszug durchzuführen. Eingabefehler, Zahlendreher sowie vergessene Buchungen usw. gehören der Vergangenheit an.

Die Voraussetzung zur Nutzung dieser Funktion ist, dass Sie die Kontoauszugsdaten im so genannten "MT940"-Format von Ihrer Bank erhalten. Jede Bank sollte dazu in der Lage sein; fragen Sie ggf. die Berater Ihres Instituts.

Legen Sie für jedes zu verarbeitende Konto einen Ordner in Ihrem Windows-System an, der sowohl von der Bankensoftware als auch von Insomacs aus zu erreichen ist. Es ist sinnvoll, wenn auf diesen Ordner nur Mitarbeiter der Buchhaltung Zugriffsrechte besitzen (beauftragen Sie dies ggf. über Ihren System-Administrator).

Tipp: Da der Buchungsassistent während des Buchungsvorganges zusätzlich zum Buchungsdialog geöffnet bleiben muss, ist für die Arbeitsplätze, an denen gebucht wird, ein besonders großer Bildschirm empfehlenswert.

Konfiguration – vor dem ersten Start

Um den Buchungsassistenten zu starten, klicken Sie oben auf den Button Assistent.

Es öffnet sich ein neues Fenster. In ihm müssen Sie zunächst einmalig die Bankkonten anlegen, über die Sie MT940-Daten erhalten. Wechseln Sie dazu auf die letzte Registerkarte "Konten definieren":

Legen Sie hier Ihre Bankkonten, für die Sie die MT940-Dateien erhalten, nacheinander über Button Neu an und füllen Sie jeweils die Eingabefelder aus:

Geben Sie bei Suchbegriff eine eindeutige Bezeichnung des Kontos (z. B. Bankname) ein.

Ordnen Sie das korrespondierende Finanzkonto in Ihrem Kontenrahmen zu!

Tragen Sie bei Import-Ordner den Ordner ein, in dem Ihre Bankingsoftware die MT940-Datei für dieses Konto speichert (der Button dahinter bzw. die Taste [F2] öffnen ein Fenster des Windows-Explorers, um diesen Ordner per Mausklick auszuwählen). Bei mehreren Banken müssen entsprechend verschiedene Ordner verwendet werden (wie im Bild oben).

Wenn die Bankingsoftware immer den gleichen Dateinamen verwendet, dann ist es sinnvoll, diesen Dateinamen im Feld Import-Datei einzutragen. Häufig werden die Datei-Namen aber von der Bankingsoftware automatisch neu vergeben – dann bleibt dieses Feld leer und Sie müssen die Datei beim Import jeweils neu auswählen.

Verarbeiten der Bankdaten/ tägliche Vorgehensweise

1. Import der Datei

Zunächst müssen Sie in Ihrer Bankingsoftware den aktuellen Kontoauszug bereitstellen – als Datei in den dafür vorgesehenen und bei der Konfiguration benannten Ordner. Auch mehrere Auszüge, die in einer gemeinsamen Datei gespeichert werden, können durch den Buchungsassistenten eingelesen werden.

Rufen Sie dann aus dem geöffneten Buchungsdialog "Zahlungsverkehr" heraus den Buchungsassistenten auf und wählen Sie dort die zweite Registerkarte "Stapel/ Importieren".

Wählen Sie im Feld Import-Konto das passende Bankkonto aus, das Sie zuvor bei der Konfiguration auf der Registerkarte "Konten definieren" angelegt haben. Wenn der Dateiname nicht vordefiniert ist, wählen Sie die im Import-Ordner liegende Datei aus (mit Hilfe des Buttons dahinter bzw. mit der Taste [F2]).

Führen Sie den Import der Datei mit einem der Buttons am unteren Fensterrand in Abhängigkeit vom Dateiformat aus:

• Button MT940 bei .sta, .txt oder .mt940
• Button CAMT bei xml-Dateien: CAMT.053 bzw. CSV-CAMT V8.
• Button DTVF

Die Datei wird eingelesen und in der Ta­bel­le angezeigt. Die vorangestellte ID ist eine automatisch hochgezählte Sta­pel­num­mer. Die Datei wird sofort gelöscht, um eine Mehrfachverarbeitung zu verhindern.

2. Erkennung der Buchungen

Wechseln Sie nach dem Dateiimport auf die erste Registerkarte "Buchungen".

Wählen Sie dort im Feld Anzeige Buchungen die Option "zu einem Konto" aus (Standard-Einstellung) und wählen Sie anschließend im Feld Buchungen das Konto aus, dessen Buchungen Sie sehen bzw. erkennen lassen wollen:

Die Tabelle zeigt dann die Inhalte der importierten Bankdatei an – unter anderem mit Belegdatum, Betrag, Adresshinweis (d. h. Name des an diesem Vorgang Beteiligten) und Buchungstext. Das sind die Daten, die Sie auch auf dem Kontoauszug lesen würden und daraus erkennen sollen, um welche Art Buchung es sich handelt, welches Sachkonto oder welche Akte es betrifft.

Klicken Sie nun oben links auf den Button Erkennen. Anhand der verfügbaren Informationen versucht Insomacs die Buchung aufzubereiten – es finden jedoch noch keine Verbuchungen statt. Es wird dabei insbesondere im Buchungstext nach erkennbaren Aktenzeichen oder Rechnungsnummer gesucht; wiederkehrende Buchungen werden anhand von definierbaren Regeln erkannt. Mehr dazu später.

So kann das Fenster aussehen, nachdem der Assistent die Erkennung durchgeführt hat:

3. Kontrollieren und Verarbeiten der Buchungen

Schieben Sie den Assistenten etwas zur Seite – wie erwähnt ist ein großer Bildschirm sehr zweckdienlich –, so dass Sie den noch geöffneten Buchungsdialog sehen können. Lassen Sie aber auch den Assistenten offen.

Im Assistenten muss der Fokus (blauer Auswahlbalken) auf der ersten Buchung stehen, die noch nicht verarbeitet wurde. Klicken Sie dann im anderen Fenster, dem Buchungsdialog, unten auf den Button Vorlauf.

Die vom Buchungsassistenten verfügbaren Informationen dieser Buchung werden automatisch in den Buchungsdialog übertragen – je nach Erkennungsgüte nicht nur das Belegdatum und der Betrag, sondern auch die Akte, das Gegenkonto ggf. auch der Buchungstext.

Die Informationen, die Sie sonst als Buchungstext auf dem Kontoauszug lesen können, werden im Memofeld am unteren Dialogrand eingeblendet. Fehlende Angaben können Sie jetzt noch ergänzen. Bei Aktenbuchungen muss die Verteilung auf Auslagen, Honorar und Fremdgeld vorgenommen werden.

Sind Sie damit fertig, wird die Buchung nach dem Klick auf den Button Buchen weiterverarbeitet.

Zusätzlich wird im Buchungsassistent automatisch die Buchungsnummer eingetragen, die diese Buchung gerade erhalten hat. Damit wird die Buchung auch als verarbeitet gekennzeichnet.
Der Balken im Assistenten positioniert sich auf die nächste, noch nicht gebuchte Zeile:

Die nächste Buchung wird automatisch vom Assistenten in den Buchungsdialog geholt. Kontrollieren und ergänzen Sie diese, bevor Sie sie wiederum mit dem Button Buchen abschließen.

Sobald Sie alle Einträge aus dem Stapel fertig gebucht haben, erscheint ein entsprechender Hinweis. Danach sollten Sie den Stapel löschen, damit er das nächste Mal nicht erneut importiert wird.

Weitere Hinweise zum Verarbeiten von Bankkonto-Daten

• Unterbrechung des automatischen Vorlaufs:
  Die Automatik wird unterbrochen, wenn Sie den Buchungsassistenten schließen oder im Buchungsdialog

• den Gesamtumsatz ändern. Das ist der Fall, wenn Sie eine Buchung splitten müssen, also einen einzelnen Umsatz im Bankkonto auf mehrere Buchungen in Insomacs verteilen müssen

• auf den Button Abbruch klicken.

In diesen beiden Fällen können Sie den automatischen Vorlauf wieder mit dem Button Vorlauf starten.

• Arbeitsunterbrechung:
  
  Wenn Sie den Stapel nicht bis zum Schluss verbucht haben und Ihre Arbeit unterbrechen, können Sie den Stapel später erneut aufrufen. Der Balken positioniert sich dann auf der ersten Buchung ohne Buchungsnummer und Sie können die Verbuchung einfach fortsetzen.

• Wenn der Stapel fertig gebucht wurde:
  
  Es liegt in Ihrem Ermessen, wann Sie den durchgebuchten Stapel und seine Buchungen auf der Registerkarte "Stapel/ Importieren" auswählen und über den Button Entfernen löschen. Ein automatisches Löschen findet nicht statt.

Die Erkennungsleistung des Buchungsassistenten verstehen und optimieren

Die Bedeutung der Farben im Buchungsassistenten:

• Grün: die Buchung wurde komplett erkannt - Rechnungsnummer und Aktennummer sind eindeutig oder eine Regel (siehe unten) wurde zuverlässig angewandt und das Gegenkonto ermittelt
• Gelb: Aktennummer oder Rechnungsnummer wurden erkannt
• Rot: die Buchung konnte nicht aufbereitet werden

Die Check-Box Erkennungshinweis zeigen (am unteren Fensterrand) blendet eine zusätzliche Spalte mit Erklärungen ein, wie die Entscheidung des Buchungsassistenten zustande gekommen ist. Mit der Maus in der Überschriftenzeile können Sie die Spaltenbreite einstellen.

Es kann keine Garantie für die Richtigkeit der Buchungen übernommen werden – falsche Erkennungen hinsichtlich der Aktenzuordnung sind möglich! Vor der eigentlichen Verbuchung sollte daher jede Buchung noch einmal kontrolliert werden.

Das Fehlen von Nullen in den Aktenzeichen ist unproblematisch – die Akte "13/004711" wird z. B. auch gefunden, wenn der Buchungstext nur "13/4711" enthält.

Grenzen der Erkennungsleistung

Der Buchungstext wird in einzelne Worte zerlegt. Als Trennzeichen wertet der Buchungsassistent Leerzeichen, Komma, Punkt und Semikolon. Damit eine gewisse Sicherheit vorhanden ist, werden nur Zeichenfolgen als mögliche Aktenzeichen verarbeitet, die mindestens 6 Zeichen lang sind. Ein Aktenzeichen "11/13" würde also verworfen und nicht erkannt, aber "11/013" würde untersucht werden.

Taucht als Aktenzeichen "3 C 5689/13" auf, dann wird dies aufgrund der Leerzeichen derzeit in drei Elemente zerlegt, nämlich in "3", "C" und "5689/13". Aktuell ist dies als Problem erkannt, aber keine Lösung vorhanden. Deshalb ist die Option externe Aktenzeichen auswerten mit Vorsicht zu behandeln. Im Beispiel würde, soweit vorhanden, die Akte "005689/13" zugeordnet werden (und mit der Option gedrehte Akten auch eine "13/005689"), da der Teil "5689/13" als mögliches Aktenzeichen gewertet wird.

Hinweis: Möglicherweise ist Ihnen die Erkennung der Aktenzeichen zu unsicher. Das Erkennen anhand der Aktenzeichen kann daher optional auch ausgeschaltet werden – entfernen Sie dann bei den Buchhaltungs-Parametern die Markierung von Aktenzeichen/ Rechnungsnummern auswerten. Bei der Erkennung werden dann nur noch die vergleichsweise sicheren Regeln angewendet. Diese werden nachfolgend beschrieben.

Regeln anwenden, Buchungen sicher erkennen

Vor allem im Bereich der Sachkonto-Buchungen können häufig wiederkehrende Buchungen anhand des Betrages, des Beteiligten oder des Buchungstextes eindeutig zugeordnet werden.

Beispiel: Immer dann, wenn eine Zahlung an die Telekom mit einer bestimmten Kundennummer erfolgt, dann ist klar, dass dies die Telefonrechnung ist, die z. B. mit dem Buchungstext "Telefonkosten" auf das Konto 4710 gebucht werden soll.

Daraus lässt sich eine Regel entwickeln, die auf der Registerkarte "Regeln verwalten" eingetragen wird:

Einmal erfasste Regeln sind dauerhaft – also auch für zukünftige Erkennungen – verfügbar. Es können beliebig viele Regeln erstellt werden (Einzelheiten s. u.).

Wird bei unserem Beispielstapel die Erkennung mit dieser Regel wiederholt, ist diese Buchung komplett aufbereitet zur automatischen Verbuchung. Es sollten also Regeln für alle wiederkehrenden Zahlungsvorgänge wie Miete, Gehälter, Versicherungen und z. B. auch Wartungsverträge entwickelt werden, um ein hohes Maß an Erkennung zu erzielen.

Es sollte auch zukünftig immer wieder auf ggf. neue Buchungen geachtet werden, die neue Regeln erlauben, um das System insgesamt zu optimieren.

Regeln erstellen im Detail

Bei Richtung kann eingestellt werden, ob die Regel nur bei Geldeingang oder Geldausgang oder in beiden Fällen angewendet werden soll.

Der Bank-Buchungstext wird auf die hier hinterlegten Text/ Zeichenfolge hin geprüft, ob diese Zeichenfolge bzw. dieses Wort vorkommt. Zusätzlich kann eingestellt werden, ob der Buchungstext mit diesem Wort beginnen muss, ob nur genau dieses Wort der komplette Buchungstext sein darf oder ob das Wort an einer beliebigen Stelle stehen kann – letzteres dürfte häufig die sinnvollste Auswahl sein.

Hinterlegen Sie im Adress-Hinweis den Namen des Beteiligten. Auch hier wird die Position des Suchbegriffs eingestellt; sinnvoll ist meist die Einstellung "beginnt mit" oder "genau".

Die Regel trifft nur zu, wenn genau der bei Umsatz hinterlegte Betrag umgesetzt wird. Bei der Voreinstellung "0,00" bleibt der Betrag beliebig. Vorzeichen werden nicht erfasst.

Wenn die Regel zu einer Erkennung führt, dann soll als Gegenkonto das hier angegebene Konto eingesetzt werden.

Bei erfolgreicher Erkennung soll der hier angegebene Buchungstext verwendet werden. Dieses Feld kann aber auch leer bleiben, der Buchungstext muss dann im Buchungsdialog ergänzt werden.

Tipp: Texte können von der Registerkarte "Buchungen" leicht hierher kopiert werden:
Halten Sie dort die Taste [Strg] gedrückt, während Sie mit der linken Maustaste auf einen Text klicken. Dieser Text wird dann in die Zwischenablage kopiert, so dass Sie ihn hier in eines der Felder Adress-Hinweis oder Text/ Zeichenfolge einfügen können (z. B. per Rechtsklick mit der Maus und "Einfügen").

Alle Regelkriterien wirken kumulativ. Wenn Sie also z. B. monatlich mehrere Lastschriften vom gleichen Zahlungsempfänger haben, die anhand einer gleichbleibenden Nummer oder gleichbleibender Beträge unterschieden werden können, dann kann dies einfach verarbeitet werden:

Beispiel 1: Es liegen zwei Abbuchungen von "OMV TANKSTELLE OCHENBRUCK" vor. Unterscheidbar sind die beiden Abbuchungen durch eine unterschiedliche Karten- bzw. Kundennummer, die irgendwo im Buchungstext erscheinen. Darüber können dann zwei unterschiedliche Aufwandskonten und Buchungstexte gesteuert werden.

Beispiel 2: Ein Versicherungsunternehmen zieht jeweils per Lastschrift zwei unterschiedliche Versicherungen ein. Der Adresshinweis ist in beiden Fällen gleich. Der Buchungstext ist "unübersichtlich", aber die gleichbleibenden Beträge unterscheiden sich und werden deshalb zusätzlich zum Adresshinweis gesetzt.

Mit dem Button zurücksetzen könnte die Erkennung einer einzelnen Buchung revidiert werden. Das wäre z. B. dann sinnvoll, wenn bereits bei der Sichtung erkannt wird, dass z. B. eine falsche Akte zugewiesen wurde.
Um alle Buchungen des sichtbaren Stapels zu revidieren (nach Rückfrage), klicken Sie diesen Button an, während Sie die Taste [Strg] gedrückt halten.

zu b) Das Verbuchen von MT940-Import-Stapeln in der Akte

Hinweis: Diese Funktion steht nur für Nutzer von Insomacs PLUS zur Verfügung.

Sie aktivieren die Akten-Registerkarte "Buchhaltung" durch Button Öffnen und gehen auf Button Zahlungen.

Im Fenster "Zahlungsverkehr buchen" ist der Button Assistent anzuklicken.

In diesem wählen Sie (auf der Registerkarte "Buchungen") die Anzeige Buchungen "zu einem globalen Stapel" aus und ordnen einen Stapel über den Button (Lupe) hinter dem Eingabefeld Buchungen zu.

Mit Button Ja, diesen schließen Sie die Wahl des markierten Stapels ab.

Im Buchungsassistenten wird Ihnen der erste Kontoauszug des Stapels angezeigt.

Wenn Sie im noch geöffneten Fenster "Zahlungsverkehr buchen" auf den Button Vorlauf klicken, werden die Daten geladen.

Neben dem Button Vorlauf wird Ihnen der Text des Kontoauszuges angezeigt.

Wie gewohnt füllen Sie das Fenster "Zahlungsverkehr" aus – bis der Button Buchen aktiv wird.

Nach dem Buchen wird automatisch über den Button Vorlauf der nächste Kontoauszug des Stapels zum Verbuchen geladen.

zu c) Verarbeiten von Buchungsstapeln aus dem Zahlungsträger-Austausch:

Im Folgenden geht es um die Verarbeitung von Buchungsstapeln, die beim Erzeugen von Gutschriften im Zahlungsträgeraustausch-Modul von Insomacs (SEPA und DTA) gefertigt wurden. Dies ist vor allem hilfreich, wenn Sammelüberweisungen durchgeführt werden und auf dem Bankkonto nur eine Buchung erscheint.

Einmalige Vorbereitung

Stellen Sie sicher, dass dem jeweiligen Bankkonto die korrespondierende Kontonummer des Kontenrahmens zugeordnet ist (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Eigene Konten). Soweit Sie mehrere Buchhaltungen betreiben, muss auch die zutreffende Buchhaltungs-ID eingetragen sein (ansonsten mit Standardwert "0").

Vorbereitung beim Erfassen der Überweisungen

Bereits bei der Erfassung der Überweisungs-Gutschriften (DTA und SEPA im Zahlungsträgeraustausch) können Sie bei Sachkonto-Ausgängen angeben, auf welches Konto in Ihrem Kontenrahmen diese Zahlung später verbucht werden soll. Bei Zahlungen bezüglich Akten entfällt dies. Zusätzlich ist es möglich, hier bereits den späteren Buchungstext für den Vorgang zu erfassen.

Wenn Sie alle Gutschriften angelegt haben, erzeugen Sie die Datei wie üblich über den Button ZA erstellen oder den Button Alle erstellen.

Erzeugen des Stapels

Entscheiden Sie dann:

• ob Sie die verarbeiteten Buchungen ansehen wollen (Klick auf den Button Ja) oder
• ob Sie im Zahlungsträgeraustausch-Fenster die gerade erzeugten Buchungen noch einmal anzeigen wollen (Klick auf den Button Verarbeitete):

Das Fenster listet alle Überweisungen auf, die im angegebenen Zeitraum (vorgegeben ist der aktuelle Tag) gefertigt wurden. Wurde an diesem Tag nur genau dieser Zahlungslauf getätigt, erscheinen alle Buchungen automatisch in blauer Schrift. Wenn mehrere Zahlungsläufe (Sammelüberweisungen) an diesem Tag getätigt wurden, dann klicken Sie bitte eine einzelne Überweisung an, die in dem gewünschten Stapel sein soll. Alle anderen Überweisungen, die im selben Zahlungslauf waren, werden dann ebenfalls in blauer Schrift dargestellt.

Mit einem Klick auf den Button Stapel erzeugen Sie einen Buchungsstapel für den Buchungsassistenten. Er enthält alle Buchungen, die durch blaue Schrift markiert sind.

Anschließend werden Sie darüber informiert, mit welcher Bezeichnung der Stapel an den Buchungsassistenten übergeben wurde.

Dieser Stapel mit allen Überweisungs-Informationen ist nun im Buchungsassistenten sichtbar:

Wenn Sie die DTA-/ SEPA-Datei an die Bank übermitteln und diese verarbeitet wird, dann wird Ihr Bankkonto in den folgenden Tagen entsprechend belastet.

Sobald Sie diese als Buchung erkennen, unterbrechen Sie mit dem Button Abbruch den automatischen Vorlauf, da ja die Sammelbuchung in ihre Einzelbuchungen aufgeteilt werden muss.

Öffnen Sie stattdessen den Buchungsassistenten und wählen Sie auf der Registerkarte "Buchungen" im Feld Anzeige Buchungen die Option "zu einem Stapel", anschließen im Feld Buchungen zu genau den Stapel, der zu der zu verarbeitenden Sammelbuchung passt. Ergänzen Sie bitte das Belegdatum , bevor Sie den Vorlauf starten.

Die Buchungen werden im Buchungsdialog vorgegeben – die Verarbeitung kann wie beim Verarbeiten von importierten Kontoauszugsdaten vorgenommen werden.

Im Übrigen erfolgt das Verarbeiten von Buchungsstapeln so wie das Verbuchen von Einzelbuchungen.