Klicken Sie in der Programmstartleiste auf "Aktenverwaltung" - "Honorar" - "Auslagenerfassung" (Strg + Umschalt + "A").
In der Auslagenerfassung können Sie nach dem Zeitraum, dem Modus, der Art, dem Status und dem Sachbearbeiter filtern.
Die Höhe der Dokumentenpauschale ist in derselben Angelegenheit und in gerichtlichen Verfahren in demselben Rechtszug einheitlich zu berechnen. Advoware geht davon aus, dass für jeden Angelegenheit nach § 15 RVG eine neue Akte angelegt wird. Dies hat Auswirkungen auf die Berechnung von Fotokopien. Die Summierung erfolgt immer pro Akte.
Beispiel: Wenn Sie z.B. in einer Akte zwei Rechnungen schreiben und in beiden Rechnungen je 30 Kopien nach 7000 a RVG VV abrechnen, berechnet Advoware für die erste Rechnung 30 Kopien á 50 Cent und für die zweite Rechnung 20 Kopien á 50 Cent und 10 Kopien á 10 Cent.
Die Erfassung steuerpflichtiger Auslagen erfolgt über ein Auslagenblatt. Alle Auslagenarten werden in einer Tabelle angezeigt. Es müssen nur die Anzahlen bzw. Beträge eingetragen werden. Für den Vorgang der Auslagenerfassung lesen Sie das nachfolgende Kapitel Erfassung von steuerpflichtigen Auslagen.
Advoware verbucht die Auslagenpauschale im Gegensatz zu anderen steuerpflichtigen Auslagen im Honorarkonto und nicht als Merkposten.
Bei der Erstellung einer Rechnung werden erfasste Auslagen automatisch in der Tabelle "Auslagen" berücksichtigt und können direkt dort abgerechnet werden. Sie können die Auslagen über das Druckersymbol auch separat als Anhang ausdrucken.
Hier noch einige Hinweise:
• Die Vorgabe für die Portokosten hinterlegen Sie in den Grundeinstellungen unter "amtliche Vorgaben".
• Über das Kontextmenü können Sie die Kilometerpauschale in jeder Abrechnung frei festlegen (z.B. aufgrund einer Vergütungsvereinbarung):
Über das Kontextmenü können Sie z. B. für Kilometer nur einen Anteil angeben:
• Sämtliche Dokumente des Postausgangs können Sie halbautomatisch "en bloc" in die Auslagenerfassung übernehmen (Siehe Kapitel "Auslagen erfassen").
• Über die Grundeinstellung Aktenverwaltung" - "Honorar" - "Standardwerte für Listen" - "Auslagenarten (Merkposten) können Sie eigene steuerpflichtige Auslagenarten frei definieren. Dies ermöglicht z.B. die Erfassung von Auslagen ohne "VV-Nummer", beispielsweise eine vereinbarte Pauschale.
• Über die Grundeinstellung Aktenverwaltung" - "Honorar" - "Standardwerte für Listen" - "Auslagentexte (Merkposten) können Sie häufig verwendete Texte eingeben.
• Wenn Sie nicht zu den Kunden gehören, die für jede Instanz eine gesonderte Akte erstellen, müssen einige Besonderheiten bei der Erfassung von Kopien beachtet werden. Aufgrund der komplizierten gesetzlichen Vorschrift Ziff. 7000 Nr. 1 VV RVG müssen Kopien dann pro Angelegenheit gezählt werden. Lesen Sie hier das Kapitel Erfassung von steuerpflichtigen Auslagen, dort "Sonderfall Kopien".
• Wenn Sie in der Finanzbuchhaltung Auslagen auf ein Sachkonto buchen und Sie das Optionsfeld "in Auslagenerfassung übernehmen" anklicken, wird die Buchung direkt netto als "sonstige Auslagen" in die Auslagenerfassung gebucht und kann in der Rechnung abgerechnet werden.
• Bei den Abrechnungen im Zeithonorarmodal besteht die Möglichkeit, die Abrechnung der Auslagen auf einen ausgewählten Zeitraum zu beschränken.