Adressen

In die Adressverwaltung gelangen Sie über die Tastenkombination Strg + B ("B" wie "Beteiligte") oder über "Aktenverwaltung" - "Adressen".

In der Adresse können Sie sowohl den jetzigen Familiennamen, als auch den Geburtsnamen eines Beteiligten eintragen. Wenn sich der Name zwischenzeitlich geändert hat (Bsp. wegen Heirat oder Scheidung), können Sie diesen Namen als Suchnamen eingeben. Den Namen können Sie dann über die erweiterte Suche (F8-Taste) suchen.

In Advoware werden die personenbezogenen Daten wie Adressen, Kommunikations- oder Bankverbindungen in getrennten Tabellen gespeichert und verwaltet. Dies ermöglicht eine redundanzfreie Datenhaltung von Kontaktpersonen (Ansprechpartnern), Eheleuten und anderen Personenmehrheiten.

Bei der Anlage von Personenmehrheiten wird zunächst keine eigene Adresse benötigt. Ansprechpartner werden direkt bei der Firma geführt. Die Angabe einer abweichenden Adresse ist selbstverständlich möglich, z.B. für Außendienstmitarbeiter oder getrennt lebende Ehepartner. Im Falle eines Umzugs muss daher meist nur eine einzige Adresse oder Telefonnummer geändert werden.

Für Ansprechpartner geben Sie nur die reinen personenbezogenen Daten wie Name, Anrede und Kontaktdaten ein. In den Kontextmenüs der Akte stehen optional sowohl die Daten (Anschrift, Telefon, E-Mail, …) der übergeordneten Firma als auch des Ansprechpartners zur Verfügung. Sämtliche Ansprechpartner oder Kontaktpersonen stehen in Tabellenform zur Verfügung und können von Akte zu Akte mit einem einfachen Mausklick als Aktenbeteiligte übernommen werden. Kontaktpersonen geben Sie in der Adresse des übergeordneten Aktenbeteiligten in der Tabelle "Kontaktpersonen" in der Spalte "Name" im Format "Nachname, Vorname" ein.

Sie können beliebig viele Telekommunikationsnummern, Adressen mit Gültigkeitsdatum und Bankverbindungen eingeben.

Für natürliche Personen werden zum Teil andere Datenfelder als für Personenmehrheiten angezeigt. Die Steuerung erfolgt über die Rechtsform. Eine Sonderrolle spielen Eheleute und Lebensgemeinschaften (Siehe weiter unten in diesem Kapitel).

Die Steuerung, ob einer Rechtsform eine natürliche Person zugeordnet wird oder nicht, erfolgt über die Grundeinstellung "Aktenverwaltung" -  "Adressen" - Standardwerte für Listen" - "Rechtsform".