Aktengeschichte (elektronische Akte)

Klicken Sie in der Programmstartleiste auf "Aktenverwaltung" - "Akten" - "Aktengeschichte" (Tastenkombination: Strg + H)

Sie erhalten einen Überblick aller wichtigen Vorgänge zu einer Akte wie zum Beispiel An- und Ablagedatum, ausgehende Schriftsätze, Maßnahmen der Zwangsvollstreckung, gescannte Eingangspost "eingehende Schriftsätze: Telefonate und E-Mails.

Über die  blenden Sie zur Akte gespeicherte Termine, Fristen und Wiedervorlagen sowie Rechnungen und Zahlungen ein- und aus. Somit haben Sie stets einen umfassenden Überblick über den aktuellen Stand, z.B. beim Anruf eines Mandanten. Mit "E-Mail-Benachrichtigungen anzeigen" sind die die Benachrichtigungen gemeint, die versendet werden, weil in der online Akte neue Einträge vorhanden sind.

Weitere Optionen:

    Dateien auf Existenz prüfen (empfohlen): In den Spalten "Typ" und "Typ2" erscheinen Programmicons für die mit Dokumenten verbundenen Anwendungen (z.B. die Symbole für PDF oder Word). Dieser Vorgang kostet relativ viel Zeit, da das Programm Zeile für Zeile prüfen muss, ob das Dokument vorhanden ist. Wenn Sie remote auf Ihre Daten zugreifen oder generell einen langsamen Aufbau für sehr umfangreiche Akten beklagen, schalten Sie diese Option ab.

    Icons ausblenden: Auch der Vorgang des "Zeichnens" der Symbole kostet Zeit, wenn auch nicht so viel wie die Existenzprüfung.

    Stellen Sie die farbliche Darstellung der Ordner ab, wenn es "Ihnen zu bunt wird". Auch hier gewinnen Sie ein wenig an Geschwindigkeit.

    Informationen zu den Optionen für die PDF-Umwandlung finden Sie im gesonderten Kapitel Aktengeschichte - Optionen für die PDF-Umwandlung von Word-Dokumenten.

    nach Änderungen aktualisieren: Ist die Option deaktiviert, erfolgt nach Ausführen einiger Aktionen keine unmittelbare Aktualisierung der gesamten Tabelle, sondern nur der im letzten Vorgang bearbeiteten Zeilen.

Beispiele:

    Nach Bearbeitung/Änderung eines Eintrags wird ein geändertes Datum richtig angezeigt, es erfolgt jedoch keine unmittelbare Neusortierung der Tabelle, auch wenn diese ansonsten nach Datum sortiert wird.

    Nach der Zuordnung von Einträgen aus der Tabelle in Ordner per "Drag & Drop" erfolgt eine Aktualisierung der Ordnerstruktur, aber die Einträge werden vor der nächsten Aktualisierung nicht farblich neu hervorgehoben.

    Nach einer Bearbeitung/Änderung erfolgt keine unmittelbare Berücksichtigung der in der Symbolleiste ausgewählten Filter. Ist beispielsweise unter "Art" der Eintrag "online Akte …" ausgewählt und werden die Einträge aus der online Akte entfernt, werden die Einträge nicht unmittelbar aus der Tabelle entfernt. Die Zeilen werden korrekt gekennzeichnet.

    beim ersten Aufruf aktualisieren: Ist dieses Häkchen gesetzt, wird die Tabelle nach dem Öffnen des Moduls sofort mit Daten gefüllt. Dies ist in den allermeisten Fällen sicher gewünscht. Ein Szenario für ein Abschalten dieser Option ist beispielsweise, wenn Sie bei sehr umfangreichem Datenbestand erst einmal die voreingestellten Filter setzen möchten, um das Anzeigeergebnis einzugrenzen (z.B. bei bevorzugtem Arbeiten mit dem Modus "alle Akten").

    bei allen Aufrufen aktualisieren: Ist dieses Häkchen gesetzt, wird eine bereits geöffnete Tabelle nach Rückwechsel aus einem andere Modul automatisch aktualisiert. Dadurch ist gewährleistet, dass in der Zwischenzeit neu hinzugekommene Einträge (auch von anderen Mitarbeitern) nicht übersehen werden.

Alle Einträge, also auch angezeigte Dokumente, Wiedervorlagen, Termine und Fristen, ändern Sie direkt aus der Aktengeschichte per Doppelklick. Ausnahme: Bei Rechnungen wird die Rechnung angezeigt. Um die Rechnungspositionen selbst zu ändern, wechseln Sie in das Modul "bisherige Rechnungen" und ändern die Rechnung über das Kontextmenü.

Dokumente, die mit anderen Programmen erstellt wurden (z.B. Word, Excel, Outlook) erkennen Sie an dem entsprechenden Programmsymbol in der ersten Spalte. Mit einem Doppelklick auf dieses Symbol öffnen Sie das Programm und die angeklickte Datei zur Bearbeitung.

Sie können Notizen und Bemerkungen hinzufügen (beachten Sie die Rechtevergabe unter den Grundeinstellungen "Kanzleiorganisation" - "Mitarbeiter" und "Kanzleiorganisation" - "Benutzergruppen). Weiterhin können Sie jeden Eintrag der Aktengeschichte direkt mit einer Wiedervorlage oder einer Aufgabe verknüpfen, ohne das Modul wechseln zu müssen.

Dateien können aus dem Windows-Dateisystem importiert werden: Ziehen Sie die Datei(en) aus dem Windows-Explorer bei gedrückter linker Maustaste in die Aktengeschichte und lassen Sie die Maus los. Es öffnet sich automatisch das Fenster zum Eintrag neuer Vorgänge zur Aktengeschichte. Hier können Sie Einträge vornehmen und evtl. die Datei anderen Mitarbeitern zur Sichtung vorlegen. Nach dem Klicken auf OK wurde die Datei mit den entsprechenden Vermerken zur Aktengeschichte hinzugefügt.

Wenn Sie eine Excel-Datei zur Aktengeschichte hinzufügen möchten, gehen Sie in Excel auf "Datei"-"Datei öffnen" Wechseln Sie in das Advoware-Verzeichnis (meist w:\Advoware). Öffnen Sie die Vorlage "Advoware.xlt". Schließen Sie die Vorlage wieder. Sie haben jetzt dauerhaft eine Symbolleiste mit einem Advoware-Symbol. Über dieses Symbol kann die aktuelle Excel-Datei in die Aktengeschichte übernommen werden.

Im Dialogfenster "Aktengeschichte" befinden sich fünf Register, die nachfolgend erläutert werden.

Register Allgemein

Hier finden Sie allgemeine Angaben wie Aktenzeichen mit Rubrum, Datum, Art des Vorgangs und Bemerkungen. Das Feld Bemerkungen bietet unbegrenzten Platz zum Hinzufügen wichtiger Informationen oder Zusammenfassungen von Telefongesprächen.

Die "Schloss-Funktion" neben der "Art des Vorgangs" verhindert, dass ein manuell eingegebener Eintrag beim Import mehrerer Dateien oder E-Mails wieder vom Programm überschrieben wird. Auf diese Weise können Sie viele zusammengehörige Dateien importieren, ohne jedes Mal den "Art des Vorgangs" ändern zu müssen.

Das Symbol für die Auswahl eines Speicherortes aus dem Dateisystem wurde gestrichen. Dokumente sind per "Drag & Drop" mit der Maus oder über die Schaltfläche "Import" zu importieren.

Register vorlegen an…

Diese Übersicht zeigt an, welchem Mitarbeiter die Datei vorgelegt werden soll und wer sie schon kontrolliert hat. Lesen Sie hierzu das Kapitel Posteingang.

Wenn Sie das Dokument nach der Bearbeitung speichern, hält Advoware das aktuelle Speicherdatum des Servers fest. Beim Zeigen mit der Maus auf einen Schriftsatz in der Aktengeschichte erscheint das Datum der letzten Änderung als Quickinfo (gelbes Kästchen).

Register online Akte

Kunden, die das Zusatzmodul online Akte erworben haben, können hier Freigaben erteilen oder entziehen und bekommen Informationen, ob ein Dokument vom Mandanten abgerufen oder wann es vom Mandanten hochgeladen wurde.