Aktengeschichte - Funktionen des Kontextmenüs

neu: Es öffnet sich das Fenster zur Eingabe eines neuen Eintrags in die Aktengeschichte.

bearbeiten: Es öffnet sich das Eingabefenster, die Einträge können korrigiert, geändert und /oder erweitert werden. Beispiel: Sie möchten später eine Telefonnotiz hinzufügen.

löschen: Die markierte Zeile wird gelöscht. Bei einer Verknüpfung mit einem Dokument werden Sie gefragt, ob das entsprechende Dokument ebenfalls gelöscht werden soll. Wenn Sie auf "nein" klicken bleibt das Dokument gespeichert, nur die Verknüpfung dazu wird gelöscht. Sie können es dann nicht mehr aus der Aktengeschichte öffnen sondern nur noch aus dem entsprechenden Programm.

Zwischenablage: kopiert markierte Einträge oder verknüpfte Dokumente in die Zwischenablage (z.B. für die schnelle Kopie auf einen Stick)

öffnen: Sie haben die Möglichkeit mehrere Dokumente zu markieren und dann zu öffnen. Zum Markieren mehrerer Dokumente drücken Sie die Strg-Taste und klicken bei gedrückter Taste alle gewünschten Zeilen an.

öffnen mit: Sie erhalten eine Liste mit Programmen, mit denen Sie den Eintrag öffnen möchten. Relevant ist dies bei "exotischen" Programm-Dateien.

Dateipfad öffnen: öffnet den Windows-Explorer mit dem Ordner, in dem sich das Dokument befindet (das Dokument ist markiert)

Über das Kontextmenü "speichern…" haben Sie die Wahl, ob Advoware den Dateinamen des Ursprungsdokuments beibehält und für eine neue Version nur einen fortlaufend nummerierten Index einfügt oder einen völlig neuen Dateinamen gemäß Grundeinstellungen vergibt.

speichern unter: Der Kontextmenübefehl "speichern unter…" speichert markierte Dokumente auf der Festplatte. Anschließend wird der Dateipfad im Dateisystem geöffnet.

Advoware merkt sich jeweils den zuletzt ausgewählten Speicherort.

neue Version (neuer Dateiname): Dieser Befehl erstellt eine Kopie des Dokuments als neue Version und vergibt einen vollständig neuen Dateinamen anhand der Grundeinstellungen der Kanzlei.

neue Version: Dieser Befehl erstellt eine Kopie des Dokuments als neue Version und behält den vorhandenen Dateinamen so weit wie möglich bei. Angehängt wird lediglich ein Index mit einer fortlaufenden Nummer für jede Version. Somit erreichen Sie eine Versionierung, z.B. von Vertragsentwürfen.

Beispiel für Funktion "neue Version (neuer Dateiname)":

Ursprungsdokument: w:\texte\meier123.doc

Version 1: w:\texte\2019\meier200.doc
Version 2: w:\texte\2019\meier456.doc

Beispiel für Funktion "neue Version":

Ursprungsdokument: w:\texte\2014000001\meier123.doc

Version 1: w:\texte\2019\meier123_1.doc
Version 2: w:\texte\2019\meier123_2.doc

in Datenbank speichern: Ausgewählte Dokumente können in der Datenbank gespeichert werden. Hierbei werden die Dokumente von der Festplatte gelöscht. Dies vermeidet zum einen eine doppelte gleichzeitige Bearbeitung, zum anderen können die Dokumente auf diese Weise vor dem Zugriff anderer Mitarbeiter geschützt werden, da für das Speichern und Öffnen eine gesonderte Berechtigung benötigt wird ("Grundeinstellungen" - "Benutzergruppen" - "Aktengeschichte" - "in Datenbank speichern").

In der Datenbank gespeicherte Dokumente werden mit einem gesonderten Symbol gekennzeichnet:

vorher:

nachher:

Sie können den Vorgang jederzeit wieder rückgängig machen und das Dokument wieder von der Datenbank auf die Festplatte übertragen.

Die Möglichkeit, Dokumente in der Datenbank zu speichern, bietet einige Vorteile:

    Datensicherheit (z.B. Schutz vor "Verschlüsselungstrojanern")

    Berücksichtigung der Dokumente bei der Sicherung der Datenbank (z.B. über das Sicherungsprogramm rbackup.exe)

    direkter Zugriff auf die Dokumente bei überörtlichen Sozietäten auch bei separaten (lokalen) Speicherpfaden

    Möglichkeit zur Einspielung einer Datenbanksicherung auf ein Notebook, auf dem z.B. lokal gearbeitet werden kann, wenn die Kanzleidatenbank nicht zur Verfügung steht (auf Reisen, am Wochenende etc.)

Auf gleiche Weise, wie Dokumente in der Datenbank gespeichert werden, können diese wieder zurück auf die Festplatte geladen werden:

Eine Alternative besteht darin, in der Datenbank gespeicherte Dokumente per Doppelklick im schreibgeschützten Modus zu öffnen. Die Dokumente werden dann im temporären Ordner geöffnet und können jederzeit eingesehen werden. Hierbei bleibt das Originaldokument in der Datenbank gespeichert. Möchten Sie z.B. ein Word-Dokument auf diese Weise bearbeiten und anschließend zur Aktengeschichte hinzufügen, müssen Sie das Dokument über "Datei - Speichern unter" in einem anderen Ordner speichern und anschließend in die Aktengeschichte importieren. Das bearbeitete Dokument steht dann neben dem Originaldokument separat in der Aktengeschichte.

Was passiert, wenn ein Dokument aus der Datenbank geladen wird, und der ursprüngliche Speicherort an dem aktuellen Rechner nicht existiert (Beispiel: Speicherort in der Kanzlei = "W:\Texte2020"; Notebook hat kein Laufwerk "W:")? In diesem Fall erscheint ein Dialog, an dem Sie den neuen Speicherort angeben können. Gleiches gilt, wenn ein Dokument bereits unter dem Dateinamen existiert. Ein versehentliches Überschreiben anderer Dokumente ist somit ausgeschlossen.

in andere Akte kopieren: Diese Funktion kopiert den Eintrag in eine andere Akte. Ist mit dem Eintrag ein Dokument verknüpft, so wird dieses physikalisch unter neuem Namen kopiert. Änderungen am Dokument in der neuen Akte wirken sich daher nicht auf das Original in der Ursprungsakte aus. Sie können mit gedrückter Maustaste mehrere Einträge kopieren und en bloc kopieren.

Bei der Verschiebung von Einträgen in eine andere Akte werden bereits zugeordnete Aufgaben/Fristen/Auslagen/Überweisungen ebenfalls der neuen Akte zugeordnet.

in andere Akte verschieben: Dieser Befehl verschiebt den Eintrag in eine andere Akte. Der Eintrag wird aus der Ursprungsakte entfernt und ist nur in der Akte sichtbar, in die verschoben wurde.

umbenennen: Ändert den Speicherpfad und/oder den Namen der Datei.

importieren/exportieren: Der Kontextmenübefehl "Dokumente exportieren" speichert markierte Dokumente auf der Festplatte. Anschließend wird die HTML-Datei (Inhaltsverzeichnis) geöffnet.

Neu beim Import von Dokumenten ist die Option, dass die Dokumente auf der Festplatte an ihrem Speicherort belassen werden:

EGVP-Nachricht erstellen: Sie haben die Möglichkeit, Dateianhänge per EGVP an das Gericht zu senden. Lesen Sie dazu mehr im Kapitel Datenaustausch zwischen Advoware und EGVP.

signieren und EGVP-Nachricht erzeugen: Sie haben die Möglichkeit, Dateianhänge vor der Übermittlung an das EGVP vom Programm signieren zu lassen:

als Anlage per beA an..: Sie haben die Möglichkeit, Ihr Dokument als Anlage per beA zu versenden. Wählen Sie hierzu im Untermenü den Empfänger aus:

als PDF-Anlage per beA an…: Sie haben die Möglichkeit, Ihr Dokument ins PDF umzuwandeln und als Anlage per beA zu versenden. Wählen Sie hierzu im Untermenü den Empfänger aus:

signieren: Sie können sämtliche Dokumente qualifiziert elektronisch signieren. Lesen Sie dazu das Kapitel Aktengeschichte - Dokumente signieren.

Eine bereits vorhandene Signaturdatei wird bei der mehrfachen PDF-Erstellung über das Kontextmenü der Aktengeschichte automatisch gelöscht (diese würde durch die Änderung des PDF ungültig werden).

signieren und per E-Mail an: Hierbei werden die Anhänge signiert (s.o.), die E-Mail selbst aber nicht. Lesen Sie dazu das Kapitel Aktengeschichte - Dokumente signieren.

PDF erstellen: Markierte Dokumente werden in eine PDF-Datei umgewandelt. Die Originaldatei bleibt erhalten. In der ersten Spalte der Aktengeschichte finden Sie dann das Symbol der Ursprungsdatei (z.B. Word, Excel) und in der zweiten Spalte das Symbol für PDF-Dateien.  

Informationen zu den Optionen für die PDF-Umwandlung finden Sie im gesonderten Kapitel Aktengeschichte- Optionen für die PDF-Umwandlung von Word-Dokumenten.

Dokumente vergleichen: Sie können Dokumente im Viewer miteinander vergleichen, in dem Sie zwei Dokumente markieren und per Rechtsklick im Kontextmenü auf "Dokumente vergleichen" klicken.

PDFs zusammenfassen: Oft müssen mehrere PDF-Dateien geöffnet werden, um zum Beispiel den Verlauf eines Mandats zu verfolgen. In der Taskleiste sind dann zahlreiche PDFs, man verwechselt unter Umständen die Reihenfolge und ist genervt. Um dies zu vermeiden können mehrere PDF-Dokumente zu einem zusammengefasst werden.

Markieren Sie alle PDF-Dokumente, die zusammengefasst werden sollen. (Beim Anklicken die Strg-Taste gedrückt halten, so können auch nicht zusammenhängende Zeilen markiert werden)

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten Zeilen und dann auf "PDFs zusammenfassen". Aus den einzelnen PDFs wird zusätzlich eine gesamte Datei erstellt.

Falls ein Dokument in den Dokumenteigenschaften unter Windows ein Sicherheitsmerkmal verzeichnet hat, kann dieses PDF nicht zusammengefasst werden. Für die PDF-Zusammenfassung ist es daher unabdinglich, dass bei dem Dokument unter den Dokumenteigenschaften "keine Sicherheit" und "alle zulässig" steht.

 

"als Anlage per E-Mail an" und "als PDF-Anlage per E-Mail an"

Wählen Sie, ob Sie die Originaldatei versenden möchten oder die PDF-Datei. Wenn Sie die PDF-Variante wählen, wird beim Erstellen der E-Mail die anzuhängende Datei in eine PDF-Datei umgewandelt. Bei jedem Versand wird eine aktuelle PDF-Datei erstellt, so dass immer die aktuelle Version versendet wird, wenn die Originaldatei verändert wurde.

Tipp: Sollten Sie einmal sowohl das PDF als auch das Original benötigen, können Sie beide über den Kontextmenübefehl "Zwischenablage" - "markierte Dokumente" in die Zwischenablage kopieren. Danach können Sie eine E-Mail erstellen und können beide Dokumente aus der Zwischenablage als Anhang in eine Mail einfügen.

E-Mail an mehrere Beteiligte: ermöglicht den Versand einer Mail an mehrere Aktenbeteiligte in zwei unterschiedlichen Varianten

Variante 1: Jeder ausgewählte Empfänger erhält eine separate Mail (Vorteile: Übernahme des Betreffs aus der Akte und der Briefanrede). Bei dieser Variante besteht die Option zur Vergabe eines einheitlichen Betreffs für alle Empfänger (überschreibt den Betreff aus der Akte).

Variante 2: Für alle Empfänger wird nur eine einzige Mail erzeugt. Die Empfänger erhalten die Nachricht optional Cc oder Bcc (z.B. können Sie dem Mandanten eine Mail an die gegnerische Partei Bcc, also unsichtbar, senden). Sie können bei der Auswahl einen Betreff vergeben. Als Briefanrede erscheint als Voreinstellung "Sehr geehrte Damen und Herren".

Kennwort: Für vertrauliche Dokumente können Sie ein Kennwort zum Öffnen eines PDF-Anhangs vergeben. Während ein beim Beteiligten (Adressmodul Seite 2) hinterlegtes Kennwort nur für den Versand an diesen einen Beteiligten berücksichtigt wird und nur für den E-Mail-Anhang gesetzt wird (und nicht für das in der Aktengeschichte gespeicherte Dokument selbst), bleibt bei dieser Option der Passwortschutz auch nach dem Versenden erhalten. Daher ist diese Option auch geeignet, um den Inhalt vor anderen Mitarbeitern zu schützen oder zum Versand an mehrere Empfänger.

Kurzbrief an: Advoware bietet die Möglichkeit zur automatischen Übernahme der zur Kenntnisnahme markierten Dokumente als "Anlagenverzeichnis" in den Kenntnisnahmezettel. Eine Anleitung finden Sie im Kapitel Kenntnisnahmezettel.

Falls Sie über das Zusatzmodul "Advoware online Akte" verfügen, können Sie über das Kontextmenü alle oder markierte Einträge der Aktengeschichte freigeben, wieder entfernen und als "gelesen" markieren.

Aufgaben/Fristen zum Dokument: Über das Kontextmenü der Aktengeschichte können Sie zu jedem Dokument eine oder mehrere Aufgaben oder Fristen erstellen und an einen Mitarbeiter delegieren:

Wenn Sie mehrere Aufgaben erstellen, können Sie diese auf der zweiten Ebene des Kontextmenüs öffnen:

Außerdem können Sie auch Aufgaben für mehrere markierte Dokumente erstellen:

Dies ist auch im Posteingang möglich.

Wurde zu einem Dokument eine Aufgabe erteilt, die noch nicht erledigt wurde, ist dies wie bisher an einem gesonderten Symbol ersichtlich:

Neu ist, dass das Symbol nur auf eine Aufgabe hinweist, sofern mindestens eine bestehende Aufgabe noch nicht erledigt wurde. Wurden alle Aufgaben zu diesem Dokument erledigt, erscheint wieder das ursprüngliche Symbol:

Wurde zur Erhöhung der Anzeigegeschwindigkeit die Option "Icons ausblenden" aktiviert, weist ein Sternchen auf die Existenz einer unerledigten Aufgabe hin:

mit PDF:     

ohne PDF:  

Wenn der Mitarbeiter, an den die Aufgabe delegiert wurde, die Aufgabe öffnet, kann das Dokument direkt aus der Aufgabe zur Bearbeitung geöffnet werden:

Zeithonorar: Dieser Befehl öffnet den Dialog zur Zeiterfassung. Das Datum des Eintrags und der Art des Vorgangs sind schon mit den Daten des Eintrags vorbelegt.

Anrufen: Einträge aus dem Zusatzmodul Advoware Telefonie können Sie direkt anrufen, sofern die Telefonnummer erkannt wurde (das Programm wählt für Sie).

Verlauf: Zeigt für Fristen, WV, Aufgaben und Maßnahmen den bisherigen Lebenslauf an.

drucken: Dieser Befehl druckt das Dokument mit der in Windows zugeordneten Anwendung (sofern diese einen Druckbefehl über einen Stapelverarbeitungsbefehl unterstützt). Es besteht ebenfalls die Option zum Ausdruck der angezeigten Aktengeschichte (gesamte Tabelle). Dieser Befehl öffnet ein Fenster mit zwei Registern: Im Register "Allgemein" bestimmen Sie den Drucker, welche Zeilen und /oder Spalten gedruckt werden sollen und was im Druck angezeigt werden soll. Im Register "Seitenlayout" legen Sie di Seitenränder fest und in welchem Format die Übersicht gedruckt werden soll.

    PDF-Dokument drucken: Ob eine PDF-Datei gedruckt werden kann, hängt von dem von Ihnen verwendeten PDF-Programm ab. Es funktioniert, wenn Sie eine PDF-Datei aus dem Windows-Explorer über die rechte Maustaste drucken können. Wenn der Druckbefehl dort nicht vorhanden ist, erwägen Sie die Installation eines PDF-Programms, dass die Möglichkeit unterstützt.

Bonitätsanfrage anzeigen: Advoware bietet die kostenpflichtige Möglichkeit, über das Kontextmenü der Beteiligten eine Bonitätsanfrage für Privatpersonenan die Creditreform in Echtzeit zu stellen. Informationen hierzu erhalten Sie im Kapitel Bonitätsanfragen Creditreform".

drehen…: ermöglicht das Drehen von PDF-Dokumenten für die Anzeige in der Dokumentenvorschau  (Szenario: eingehende Faxe wurden falsch herum gescannt)

wichtig: hebt besonders wichtige Einträge farblich hervor (erspart aufwendige Suche bei vielen Einträgen)