Um ein Diktat zu laden, klickt die Schreibkraft auf den einzigen aktiven Button Laden im WM-Voice-Hauptfenster (oder alternativ auf das Menü "Diktat" > "Bestand laden"). Daraufhin erscheint das Schreibpool-Fenster:
Das Fenster besteht im Wesentlichen aus zwei Hälften:
In der oberen Liste ("Netzwerk") sehen Sie die Diktate, die sich auf dem zentralen Netzwerk-Server befinden, und zwar in Spalten sortiert nach ihrer Herkunft, sprich: nach dem Diktanten.
Es werden nur solche Diktanten in den Spalten aufgelistet, für die eine generelle Zuordnung besteht, eventuell weitere vorhandene Diktanten kann der Schreiber nie einsehen. Die Reihenfolge der dargestellten Diktanten richtet sich übrigens nach der Einstellung, die Sie für jede Schreibkraft einzeln unter Benutzerverwaltung: Schreiber zuordnen getroffen haben.
Spaltenbreite individuell anpassbar
Die Breite der Tabellenspalten lässt sich leicht anpassen, falls der Tabelleninhalt abgeschnitten ist: Einfach mit gedrückter Maustaste den Trennstrich im Titelbereich nach links oder rechts ziehen.In der unteren Liste ("Arbeitsplatz") sind alle Diktate aufgelistet, die sich auf dem lokalen Arbeitsplatz-Rechner befinden. Andere WM-Voice-Nutzer besitzen derzeit keinen Zugriff auf diese Diktate.
Welche Diktate in diesen beiden Bereichen im Einzelnen angezeigt werden, regeln die Einstellung in den Listenfeldern darüber:
Bei der Wahl der Option "Meine Diktate" für die Ansicht sieht der Schreiber nur die explizit für ihn bestimmten Diktate, d. h. nur Diktate, in deren Diktateigenschaften er direkt als Schreiber eingetragen wurde. Mit der Ansicht "Alle Diktate" sieht der Schreiber alle vorhandenen Diktate der ihm zugewiesenen Diktanten (nur verfügbar, soweit das Benutzerrecht zugewiesen wurde).
Benutzen Sie das Aktenfilter, um nur noch Diktate anzuzeigen, die einem bestimmten Aktenzeichen zugeordnet sind (vgl. Programmoptionen: Registerkarte "DDE-Server").
Wählen Sie im ersten Drop-down-Menü zur Sortierung aller angezeigten Diktate eines der folgenden Kriterien aus: "Priorität", "Länge", "Akte", "Bezeichnung" oder "Anlagedatum". Im zweiten Drop-down-Menü legen Sie mit den Optionen "Aufsteigend" und "Absteigend" die Sortierreihenfolge fest.
Einstellungen nur während
Sitzung gültig
Einstellungen in diesen
Drop-down-Menüs bleiben während der aktiven Sitzung erhalten. Nach einem
Neustart werden wieder die Standard-Einstellungen herangezogen.
Übrigens erhalten Sie zu jedem Diktat, wenn Sie mit der Maus darüberfahren, nach kurzer Zeit ein kleines Hinweis-Fenster, dem Sie weitere Eigenschaften dieses Diktats entnehmen können, wie z. B. die zugeordnete Akte oder die Länge des Diktats.
In der rechten Spalte sehen Sie jeweils die Notizen zum markierten Diktat. Auch in der jeweiligen Statusleiste wird der Name des gerade markierten Diktats angezeigt.
Reihenfolge der Diktate
Beide Fensterhälften listen die in den jeweiligen Bereichen vorhandenen Diktate auf.
Die Reihenfolge der Diktate bestimmt sich in der Standardeinstellung in erster Linie nach deren Dringlichkeit, aber auch nach deren Alter:
1. Frist (Farbe: rot): Diktate, die innerhalb einer bestimmten Frist
fertig gestellt sein müssen, stehen immer ganz oben in der Liste.
2.
Priorität "hoch" (Farbe: orange)
3. Priorität "mittel" (Farbe:
gelb)
4. Priorität "niedrig" (Farbe: grün): Diktate mit niedriger
Priorität werden also am Ende der Liste des jeweiligen Diktanten
aufgelistet.
Diktate mit der gleichen Prioritätsstufe werden alphabetisch sortiert.
Altern von Diktaten
Damit Diktate mit niedriger
oder mittlerer Priorität nicht völlig vergessen werden, wenn ständig
neue Diktate mit höherer Priorität nachfolgen, ist die Funktion "Altern"
vorhanden. Darüber können Sie einstellen, dass Diktate mit niedriger
oder mittlerer Priorität nach einer gewissen Anzahl von Tagen
automatisch um eine Prioritätsstufe nach oben rutschen
(Programmoptionen: Registerkarte "Anzeige").
Buttons
Mit dem Button Einlegen wird das markierte Diktat geladen, unabhängig davon, ob es sich im (oberer Fensterbereich) oder auf Ihrem lokalen Arbeitsplatz (unterer Fensterbereich) befindet. Gleichbedeutend ist ein Doppelklick auf den Diktatnamen. Ein Diktat, das im Netzwerk liegt, wird zuvor automatisch zum Arbeitsplatz verschoben. Sie können mit der Wiedergabe und dem Schreiben beginnen.
Der Button Bearbeiten ruft die Diktateigenschaften des markierten Diktats auf (das Diktat selbst aber nicht geöffnet).
Der Button Entfernen markierte Diktat wird in den Papierkorb verschoben.
Ein Diktat kann sich entweder im im Netzwerk oder auf dem lokalen Arbeitsplatz befinden. Normalerweise wird der richtige Ort automatisch ausgewählt. In Ausnahmen kann es aber erforderlich sein, ein Diktat manuell zu verschieben. Um ein Diktat vom Netzwerk auf den lokalen Arbeitsplatz zu verschieben, markieren Sie es und klicken dann auf den Button Arbeitsplatz.
Um ein Diktat manuell vom lokalen Arbeitsplatz in das Netzwerk zu verschieben, markieren Sie es und klicken dann auf den Button Netzwerk.
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