Das Register Aufgaben

Wenn Sie im Auswahlbereich das Register "Aufgaben" aufrufen, erhalten Sie eine Liste aller Dokumente, zu denen für Sie Aufgaben bestehen.

Register Aufgaben nur bei Aufgabenverwaltung in WM Doku
Wenn das Register "Aufgaben" nicht sichtbar ist, ist in den Programm-Optionen eingestellt, dass die Aufgaben über Winmacs oder Insomacs verwaltet werden.

Oben wählen Sie aus, welche Aufgaben in der Liste angezeigt werden sollen:

Es werden dort die Aufgaben für den Benutzer dargestellt, der im Feld Benutzer eingetragen ist – standardmäßig steht dort Ihr Benutzerkürzel. Um einen anderen Benutzer einzutragen, klicken Sie auf den Button (Lupe) und markieren ihn im folgenden Fenster.

Wenn die Check-Box erledigte zeigen "aktiviert" ist, werden auch Aufgaben angezeigt, die bereits als erledigt markiert sind. Diese sind am durchgestrichenen Datum in der Datumsspalte erkennbar.

Wenn die Check-Box Nur Aufgaben zu gewählter Akte zeigen "aktiviert" ist, zeigt WM Doku nur Aufgaben zur gewählten Akte an. Gewählt ist die Akte, die auf dem Register "Auswahl" eingetragen ist.

Wenn die Check-Box Nur fällige bis: "aktiviert" ist, erscheinen in der Aufgabenliste nur noch Aufgaben, die bis zum anzugebenden Stichtag fällig waren. Aufgaben mit einem späteren Fälligkeitstag werden ausgeblendet, solange der Haken gesetzt ist.

Wenn die Check-Box Nur Priorität "aktiviert" ist, werden in der Aufgabenliste nur Aufgaben angezeigt, die mit der ausgewählten Priorität gekennzeichnet sind.

Das Filter "enthält" bzw. "beginnt mit" sucht nach der Zeichenfolge (z. B. Datum und Suchbegriff), die hier eingegeben wird, in der aktuellen Dokumentenliste. Alle Dokumente mit einem Aufgabenbetreff, welche die Zeichenfolge nicht enthalten, werden vorübergehend ausgeblendet. Um sie wieder einzublenden muss der Filter-Eintrag wieder entfernt werden, z. B. durch einen Klick auf den Button (Suchfilter entfernen).

Die Buttons beziehen sich auf jeweils auf dasjenige Dokument in der Liste, das Sie markiert haben:

Button (Aufgabe als gelesen markieren) bzw. Tastenkombination [Strg]+[G]: Die Aufgabe zum markierten Dokument wird als gelesen markiert (und der Fettdruck verschwindet). Rufen Sie diese Funktion auf, nachdem Sie eine Aufgabe zur Kenntnis genommen haben. Es wird automatisch ein Eintrag in der Dokumenthistorie erzeugt, um nachvollziehen zu können, wann die Aufgabe gelesen wurde.

Button (Aufgabe als ungelesen markieren): Eine als gelesen markierte Aufgabe wird in den Status "ungelesen" zurückgesetzt.

Button (Aufgabe als erledigt aus der Liste nehmen) bzw. Tastenkombination [Strg]+[G]: Die Aufgabe wird als erledigt gekennzeichnet und damit aus der Liste entfernt und gelöscht. Wenn der Aufgabensteller die Check-Box Rückmeldung bei Erledigung gewählt hat (vgl. Ausführliche Erfassung einer Aufgabe), wird er automatisch über das Nachrichtenfenster informiert. Auch in die Dokumenthistorie wird ein entsprechender Eintrag gestellt.

Button (Aufgabe an anderen Benutzer weiterleiten) bzw. Tastenkombination [Shift]+[F7]

Die markierte Aufgabe kann an einen anderen Benutzer weitergeleitet werden. Es öffnet sich das Aufgabenfenster (vgl. Detail-Angaben zu einer Aufgabe), wo Sie einen neuen Empfänger und ggf. weitere Änderungen eintragen.

Der Button (Aufgabe bearbeiten) ermöglicht die Bearbeitung der markierten Aufgabe.

Der Button (Erstellt eine neue Aufgabe) legt eine neue Aufgabe an.

Der Button (aktuelles Dokument in meinen Posteingang legen) legt das aktuelle Dokument in den eigenen Posteingang.

Der Button (Aufgabenliste anzeigen) öffnet die Aufgabenliste für den gerade an dem Arbeitsplatz aktiven Benutzer.

In der Liste unten werden alle Aufgaben angezeigt, die den zuvor eingestellten Kriterien entsprechen.

• Einträge in Fettdruck sind noch nicht als gelesen markiert und werden in der Liste oben platziert.
• Die farbige Spalte "Pr" kennzeichnet die Priorität der Aufgabe: Rot steht für wichtig, gelb für mittel, grün für niedrig.
• In der Spalte "Datum" steht das Erledigungsdatum, zu dem die Aufgabe abgearbeitet sein soll.
• In der Spalte "Suchbegriff" ist der normale Suchbegriff des Dokuments zu sehen. Wenn das Zeichen ">" vorangestellt ist, handelt es sich um eine Aufgabe ohne Dokument.

Automatische Aufgabenerstellung ohne Detailangaben
Wenn Sie ein neues Dokument in der Aufgabenansicht erstellen, wird automatisch eine neue Aufgabe dafür angelegt. Für diese Aufgabe werden jedoch keine Einzelangaben vergeben. Die entsprechenden Eingabefelder bleiben leer und müssen manuell ergänzt werden.