Wiedervorlagen

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Die Wiedervorlagen-Liste zeigt einen aktenübergreifenden Überblick über alle anstehenden Wiedervorlagen in einem bestimmten Zeitraum an.

Hinweis: Die Liste der Wiedervorlagen können alle Benutzer aufrufen, die das entsprechende Benutzerrecht besitzen (vgl. Benutzerverwaltung, Registerkarte "Rechte"). Wenn die Auflistung im unteren Teil des Fensters nicht sichtbar ist, müssen Sie zunächst auf die Button Aktualisieren klicken. Legen Sie fest, ob Sie stattdessen einen automatischen Listenaufbau bevorzugen (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung" > Bereich "Wiedervorlagen" > Check-Box WV-Liste manuell).

In diesem Formular werden die Wiedervorlagen gesammelt für alle Akten dargestellt und ggf. auch als Liste gedruckt. Neben dem Datum und der Akte kann auch der Grund der Wiedervorlage angezeigt.

Die Liste der angezeigten Wiedervorlagen können Sie per Kopfklick sortieren.
Eine Mehrfachauswahl von Wiedervorlagen ist mittels der anzuklickenden Check-Boxen am linken Listen-Rand möglich.

Stellen Sie mit den Datumsfeldern Anzeige von und bis den Zeitraum ein, für den die Wiedervorlagen gezeigt werden sollen. Als Standardeinstellung ist in beiden Feldern der aktuelle Tag vorgegeben. Wenn Sie in den Datumsfeldern auf den Text klicken, öffnet sich das Fenster "Auswahl Datum".

Wenn die Check-Box erledigte ausblenden "aktiviert" ist, werden alle als erledigt gekennzeichneten Wiedervorlagen ausgeblendet.

Wenn die Check-Box unerledigte vor dem [Anzeige von] anzeigen "aktiviert" ist, werden unerledigte Wiedervorlagen vor dem oben eingestellten Zeitraum mit angezeigt.

Geben Sie in das Datenbankfeld Sachbearbeiter das Kürzel des Sachbearbeiters direkt ein oder wählen Sie über den Button (Lupe) einen Sachbearbeiter aus.

Treffen Sie eine Auswahl in der Liste. Per Doppelklick oder dem Button Ja, diesen bestätigen Sie die Auswahl für die markierte Person. Das Fenster schließt sich und Sie bekommen die entsprechende Wiedervorlagen-Liste angezeigt.
Wollen Sie Wiedervorlagen weiterer KollegInnen angezeigt bekommen, öffnen Sie über den Button (Lupe) erneut das Fenster und markieren eine Person. Dann betätigen Sie den Button Hinzu. Dieser Vorgang ist zu wiederholen, bis alle benötigten Personen in der Wiedervorlagen-Liste berücksichtigt werden.
Alternativ können Kürzel hintereinander mit Semikolon getrennt direkt in das Suchfeld eingetragen werden.

Hinweis: Das Programm "merkt" sich die getroffene Filter-Einstellung. Die Wiedervorlagen-Liste wird beim nächsten Öffnen entsprechend gefiltert angezeigt.

Falls der Name eines Sachbearbeiters hier nicht erscheint, ist die Vergabe der Berechtigungen in RAG User zu prüfen und ggf. zu korrigieren.

Insomacs "merkt" sich die im markierten Aktenfilter Aktenarten. Die Filtereinstellung bestimmt die Anzeige beim nächsten Öffnen des Fensters.

Bereich "Druckoption"

Treffen Sie Einstellungen für einen Ausdruck der Liste:

Im Drop-down-Menü Auswertung stehen folgende Optionen zur Auswahl:

• "gemeinsam"
• "pro Sachbearbeiter"

Im Drop-down-Menü Auflistung stehen folgende Optionen zur Auswahl:

• "nur belegte Tage"
• "alle Tage"

Bereich "Markierte verschieben/ zuweisen"

Dieser Bereich wird erst eingeblendet, wenn Sie mehr als nur eine Wiedervorlage in der Liste mittels Check-Box markiert haben.

Tragen Sie bitte in das Feld zu Datum das Datum ein, auf das die Wiedervorlagen verschoben werden soll.

Der Button (Wiedervorlage verschieben) verschiebt die markierten Wiedervorlagen (nach einer bejahten Sicherheitsabfrage) auf die Termine, der in dem Eingabefeld zu Datum eingetragen worden ist.

Hinweis: Wem der Button zu klein ist, kann auch in der Button-Leiste des Fensters auf den Button verschieben klicken.

Geben Sie in das Feld zu Sachbearbeiter das Benutzer-Kürzel des Sachbearbeiters ein oder wählen Sie ihn per Button (Lupe) aus.

Der Button (Wiedervorlage Sachbearbeiter zuweisen) weist die markierten Wiedervorlagen (nach einer bejahten Sicherheitsabfrage) dem Sachbearbeiter zu, der in dem Eingabefeld zu Sachbearbeiter eingetragen worden ist.

Hinweis: Wem der Button zu klein ist, kann auch in der Button-Leiste des Fensters auf den Button zuweisen klicken.

Es ist eine Gruppierung: z. B. nach "Datum" möglich.

Im Drop-down-Menü Spalten ein-/ ausblenden können folgende Spalten per Check-Box-Haken in der Tabelle dauerhaft ein- bzw. ausgeblendet werden: "wegen", "Aufbewahrungsort", "Bemerkung", "Eintrag", "letzte Änderung" und "Erledigung".

Wenn die Check-Box Kleine Schriftart "aktiviert" ist, stellt Insomacs die Wiedervorlagen-Liste in einer kleineren Schriftart dar.

Tipp: Legen Sie für die Ansicht der Wiedervorlagen-Liste eine kanzleiweite Vorlage (oder gleich mehrere) an. Lesen Sie dazu das Kapitel Auswertungen verwalten.
Stellen Sie bitte hinterher die Vorlage in dem Fenster ein, in dem sie zum Einsatz kommen soll – selbst wenn Sie nur eine Vorlage erstellt haben. Das dafür notwendige Drop-down-Menü finden Sie nach Erstellung der Vorlage links, direkt über der Kopfzeile der Wiedervorlagen-Liste.

Der Button Druck Liste öffnet den Druck-Dialog für die aktuell angezeigte Liste, in der dargestellten Reihenfolge.

Der Button Druck je SB öffnet den Druck-Dialog zum Ausdruck der Wiedervorlagen für jeden Sachbearbeiter (SB) auf getrennten Blättern. Dies dürfte eine der Standard-Anwendungen sein.

Wenn die Liste neu aufgebaut wird und dies zu lange dauert, kann der Vorgang mit dem Button Abbruch abgebrochen werden.

Der Button Aktualisieren baut die Liste wird neu auf und zeigt dann auch in der Zwischenzeit neu eingetragenen Wiedervorlagen an.

Häufig kann schon aufgrund der Angabe Grund entschieden werden, dass die betreffenden Akten doch nicht benötigt werden, sondern nur mit einer neuen Wiedervorlage versehen im Schrank verbleiben und damit der Aktenumlauf reduziert werden kann. Deshalb können Sie mit dem Button WV ändern bzw. der rechten Maustaste hier direkt ein neues WV-Datum eingeben oder den Grund anpassen und dadurch die ursprünglichen Werte überschreiben.

Hinweis: Der Button steht lediglich für die Änderung einer Wiedervorlage zur Verfügung. Für die Veränderung mehrerer Wiedervorlagen sind der Button verschieben und der Button zuweisen zu verwenden.

Der Button Erledigt oder Tastenkombination [Alt]+[E] kennzeichnet die mit aktivierten Check-Boxen ausgewählte(n) Wiedervorlage(n) als abgearbeitet und entfernt sie aus der Liste (außer auch erledigte ist markiert), wenn die Sicherheitsabfrage entsprechend beantwortet worden ist.

Der Button Akte (oder alternativ Doppelklick auf die Wiedervorlage) ruft die Akte zur markierten Wiedervorlage auf.

Falls Sie Insomacs zusammen mit WM Doku einsetzen, öffnen Sie mit dem Button WM Doku das Dokumenten-Management-System. Dort wird die Insomacs-Akte geöffnet, die der gewählten Wiedervorlage zugeordnet ist, und alle ihre Dokumente werden angezeigt.

Der Button Alle markiert alle Wiedervorlagen.

Der Button Keine hebt die Markierungen der Wiedervorlagen auf.

Der Button Umdrehen markierte Wiedervorlagen verlieren ihre Markierung; unmarkierte werden markiert.

Der Button verschieben nur sichtbar bei Mehrfachauswahl von Wiedervorlagen: Der Button verschiebt die markierten Wiedervorlagen nach Sicherheitsabfrage auf das im Bereich "Markierte verschieben/ zuweisen" angegeben Datum.

Der Button zuweisen nur sichtbar bei Mehrfachauswahl von Wiedervorlagen: Der Button weist die markierten Wiedervorlagen nach Sicherheitsabfrage dem im Bereich "Markierte verschieben/ zuweisen" eingetragenen Sachbearbeiter zu.