Die Schnellanlage eines Mandats
Öffnen Sie im Hauptfenster-Menüband "Start" das Drop-down-Menü unter dem Button Mandate. Klicken Sie dort auf den Button Neu. Es öffnet sich ein neues Akten-Fenster mit automatisch vergebener Registernummer (RegNr.). Darüber blendet sich ein Suchfenster für Referate. Wählen Sie das passende Referat mit einem Doppelklick in der Liste aus. Das Fenster schließt sich. In dem Datenbankfeld Referat des Akten-Fensters steht das ausgewählte Referat. Füllen Sie nun den Rubrum-Block und die Formulare der Registerkarten mit Inhalten.
Alternative Wege zur Mandat-Anlage
Ausgangspunkt für die "entschleunigte" Mandat-Anlage ist immer ein leeres Akten-Formular ohne Registernummer. Rufen Sie dieses auf eine der folgenden Weisen auf:
über Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Akten & Adressen" > Button Mandate
über Hauptfenster-Menüband "Kanzlei" > Gruppe "Akten & Adressen" > Button Mandate
über die Tastenkombination [Strg]+[M]
Vergabe der neuen Registernummer
Wenn Sie einen der drei Wege zur Aktenanlage beschreiten, bei denen die Registernummer noch vergeben werden muss, wählen Sie eine der drei folgenden Vorgehensweisen:
- Öffnen Sie mit dem Button (Lupe) hinter
RegNr. das "Suchfenster für Akten".
Vergewissern Sie sich ggf. hier, dass es die Akte nicht doch schon
gibt.
Klicken Sie dann im Suchfenster auf den Button Neu. Dadurch wird eine neue Akte unter der nächsten freien Registernummer angelegt.
Definieren der nächsten
Registernummer
Die nächste verwendete Registernummer
definieren Sie unter Hauptfenster-Menüband
"Einstellungen"> Gruppe "Kanzlei" >
Button Stammdaten > Registerkarte "Nummern".
Alternativ: Drücken Sie die Taste [F4], nachdem Sie in das Eingabefeld RegNr. gesprungen sind. Damit wird eine neue Akte mit einer eindeutigen Nummer angelegt.
Oder (ausnahmsweise): Sie selbst vergeben eine Registernummer. Dies ist meistens sinnvoll, wenn Sie einen bereits bestehenden Aktenbestand in Winmacs einpflegen. Dabei sollten Sie jedoch darauf achten, die bestehenden Aktennummern in das ggf. abweichende Standard-Format von Winmacs zu transformieren (also mit vorangestellter Jahrgangsnummer).
Sobald Sie die Registernummer in das Feld RegNr. eingeben und mit der Taste [Enter] bestätigen, öffnet sich das Suchfenster für die Akten. Drücken Sie dort den Button Abbruch bzw. die Taste [Esc], um das Suchfenster zu schließen. Beantworten Sie die nachfolgende Frage, ob (unter der eingegeben Registernummer) neue Daten angelegt werden sollen, mit dem Button Ja.
Unabhängig von der gewählten Methode ist jetzt eine neue Akte mit der neuen Registernummer angelegt. Die neue Akte ist geöffnet und bereit zum Ausfüllen.
Aktendaten bis auf
Registernummer änderbar
Abgesehen von der
Registernummer können jederzeit alle Daten der Akte geändert und ergänzt
werden, z. B. zugeordnete Adressen.
Benutzerrecht zum Löschen von
Akten im Suchfenster erforderlich
Löschen Sie eine
Akte, indem Sie die entsprechende Zeile im Akten-Suchfenster markieren
und dann auf den Button Entfernen klicken. Dafür
benötigen Sie das passende Benutzerrecht (vgl. Benutzerverwaltung).
Das Löschen jeder Akte wird in einem Protokoll festgehalten
("Loschpr.txt" im Winmacs-Verzeichnis. Gespeichert werden das ehemalige
Aktenzeichen, Löschdatum und -uhrzeit, Benutzerkürzel und benutzte
Workstation).
Automatische Anlage und Synchronisation von Akten in Documents
Wenn die DMS-Synchronisation für den angemeldeten Benutzer verfügbar ist, werden die allgemeinen Daten der Anwaltsakten automatisch aus Winmacs nach Documents (also in einer Richtung) synchronisiert:
beim Anlegen und Ändern von Anwaltsakten in Winmacs.
ggf. auch beim Öffnen des Akten-Fensters in Winmacs, sofern Altakten oder wegen unterbrochener Verbindung noch nicht synchronisierte Daten zu übertragen sind.
Beim vollständigen Löschen einer Akte in Winmacs, z. B. mit dem Button Entfernen im Akten-Suchfenster, werden alle Dokumente der zugehörigen DMS-Akte in Documents zum Löschen markiert. In Winmacs werden weitere mit der DMS-Synchronisation dieser Dokumente zusammenhängende Daten gelöscht (Signatur-Dateien, Prüfprotokolle zu Signaturen, Datensätze der Tabelle "DmsSyncLog"). Die DMS-Akte bleibt erhalten und sollte später in Documents gelöscht werden.
Löschen von Akten beim Einsatz
von Documents
Nur wenn Sie unmittelbar nach der
Akten-Anlage in Winmacs eine Akte löschen, wird diese auch in Documents
entfernt. Damit soll verhindert werden, dass durch die versehentliche
Anlage von Akten mehrere Akten mit derselben Registernummer im DMS
entstehen.
Änderungen der Akten in Documents werden von Winmacs nicht berücksichtigt und später überschrieben.
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