Wenn zu einer Akte ein neues Dokument gefertigt wird, öffnet sich nach dessen Bearbeitung im Textprogramm Word und der Rückkehr zu Insomacs der Historie. Dort gibt es die Option, den Status des Dokuments auf "Korrekturvorlage" zu setzten und einen Sachbearbeiter anzugeben.
Die organisatorische Idee ist, dass die Texte vom Schreibpersonal zunächst geschrieben, jedoch (noch) nicht gedruckt werden. Anschließend sieht der inhaltlich verantwortliche Sachbearbeiter den Text am Bildschirm durch und korrigiert ihn gegebenenfalls. Erst danach wird das Dokument ausgedruckt. Dies ist eine Möglichkeit, Papier einzusparen. Allerdings sei auch darauf hingewiesen, dass prüfendes Lesen am Bildschirm manchmal als schwerer empfunden wird als auf bedrucktem Papier.
Über das Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Auswertungen" > Button Korrekturtexte bekommen Sie alle Dokumente aufgelistet, die den Status "Korrekturtext" besitzen, die also bereits geschrieben sind und auf Korrektur warten.
Hinweis: Nutzer von Documents bekommen rechts der Spalte "Priorität" die Spalte "externe Dokumente" angezeigt, in der auch gesetzte Sperren für die Dokumente erkennbar sind.
Standardmäßig werden nur die Korrekturtexte, die an einen selbst gerichtet sind, angezeigt. Um im Datenbankfeld Texte für einen anderen Benutzernamen auswählen zu können, muss das entsprechende Benutzerrecht in der Benutzerverwaltung RAG User vergeben sein.
Im Drop-down-Menü Prio stehen die Optionen "hoch", "mittel" und "niedrig" zur Wahl.
Tipp: Legen Sie
für die Ansicht der Korrekturtext-Liste eine kanzleiweite Vorlage (oder
gleich mehrere) an. Lesen Sie dazu das Kapitel Auswertungen
verwalten.
Stellen Sie bitte hinterher die
Vorlage in dem Fenster ein, in dem sie zum Einsatz kommen soll – selbst
wenn Sie nur eine Vorlage erstellt haben. Das dafür notwendige Drop-down-Menü
finden Sie nach Erstellung der Vorlage links, direkt
über der Kopfzeile der Korrekturtext-Liste.
Der Button Text ruft den in der Liste markierten Text im Textprogramm auf, so dass er bearbeitet werden kann. Nach der Rückkehr zu Insomacs (über den Button InsoMACS in Word) kann der Korrektur-Status neu gesetzt werden.
Hinweis: Dies
gilt normalerweise auch für externe Dokumente in Documents.
Wenn
externe Dokumente in Ihrer Kanzlei zum Bearbeiten nur aus Documents
geöffnet werden können, wird nach Betätigung des Button
Text der Link zum Dokument im DMS aufgerufen. Je nach
Voreinstellung im DMS, öffnet sich der Outlook oder der Standard DESK.
Dort kann dann das angezeigte Dokument u. a. zum Bearbeiten geöffnet
werden.
Wenn der in der Liste markierte Text mit einer Akte verknüpft ist, kann diese mit dem Button Akte direkt geöffnet werden.
Wenn der in der Liste markierte Text mit einer Adresse verknüpft ist, öffnet der Button Adresse diese direkt.
Wenn das Fenster der Korrekturtexte länger (z. B. im Hintergrund) geöffnet bleibt, aktualisiert sich der Inhalt in regelmäßigen Abständen. Wie groß dieses Intervall sein soll, kann festgelegt werden über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Global auf der Registerkarte "Textsteuerung".
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