Zubehör in der Buchhaltung

Im Bereich "Zubehör" in einer geöffneten Buchhaltung finden Sie die Funktionen:

• Überweisungen
• Vergütungsrechner
• Umsatzsteuervoranmeldung
• Umsatzsteuer-Erklärung
• Sammeldruck Konten
• DATEV-Export

Wenn Sie festlegt haben, dass ein aus einer Akte heraus geöffnetes Überweisungsfenster nur Konten mit Aktenbezug berücksichtigt (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung" > Bereich "Verteilungsverzeichnis/ Überweisungen" > Drop-down-Menü "Eigene Konten"), ist der Button Überweisungen sichtbar, mit dem Sie das genannte Fenster öffnen.

USt.-Voranmeldung

Um für eine Akte eine Umsatzsteuer-Voranmeldung durchzuführen, klicken Sie auf den Button USt.-Voranmeldung in der geöffneten Buchhaltung der Akte.

Im Fenster sind die entsprechenden Werte bereits eingetragen.

Hinweis: Guthaben aus Vormonaten oder Nachzahlungen sind dabei nicht berücksichtigt und müssen manuell berücksichtigt werden.

Der Button Druck ruft einen Druck-Dialog für eine tabellarische Übersicht der hier angezeigten Werte auf, die der eigenen Information dient. Im Ausdruck der Umsatzsteuer-Voranmeldung werden auch Finanzamt und Steuernummer ausgegeben.

Der Button ELSTER startet die elektronische Datenübermittlung an das Finanzamt. Insomacs enthält alle notwendigen Komponenten, das heißt Sie müssen dazu keine zusätzliche Software installieren.

Der Button Details listet in einem weiteren Fenster auf, aus welchen Einzelbeträgen sich die jeweiligen Summen zusammensetzen. Es wird nach den Zeilen der USt.-VA differenziert.

Der Button Druck öffnet den Druck-Dialog für die Umsatzsteuerverprobung.

Der Button Gesamt druckt alle Register nacheinander aus.

Der Button Aktualisieren aktualisiert die Liste.

Der Button ZM startet die Übermittlung der Zusammenfassenden Meldung.

Hinweis: Sie können einstellen, dass als Übermittler der USt.-Voranmeldung generell der Verwalter angegeben wird (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Programm-Parameter).

Bereich "Auswertungszeitraum"

Für den Zeitraum stehen zur Auswahl alle Monate einzeln, die vier Quartale eines Jahres, oder ein gesamtes Jahr.

Im Drop-down-Menü Auswahl stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• "vor IE": vor der Insolvenzeröffnung. Es werden nur Buchungen mit entsprechendem Belegdatum für die Umsatzsteuervoranmeldung übernommen. Die getroffene Auswahl wird auch bei den "Details zur USt.-VA." berücksichtigt.
• "nach IE": nach der Insolvenzeröffnung. Es werden nur Buchungen mit entsprechendem Belegdatum für die Umsatzsteuervoranmeldung übernommen. Die getroffene Auswahl wird auch bei den "Details zur USt.-VA." berücksichtigt.
• "vor A. vorl. V."
• "nach A. vorl. V."

USt.-Voranmeldung per ELSTER

Nachdem Sie im Fenster der Umsatzsteuer-Voranmeldung auf den Button ELSTER geklickt haben, erscheint folgendes Fenster:

Die Felder sind voreingestellt gemäß den Angaben aus Insomacs, lassen sich aber hier auch noch individuell abändern.

Hinweis: Wenn Sie in der Kanzlei einen Proxy-Server einsetzen, müssen Sie dessen IP-Adresse erfassen. Klicken Sie dazu auf den Button Einstellungen in der Fenster-Symbolleiste. Dadurch öffnet sich das Fenster "Konfiguration Proxy-Server". Tragen Sie die Angaben für den internen Proxy-Server in die letzten Zeilen ein.

Stellen Sie den Empfänger der Voranmeldung in den Drop-down-Menüs für Land und Finanzamt ein.

Bereich "Anmeldung für"

Stellen Sie den Zeitraum ein, für den Sie die USt.-VA abgeben möchten (Jahr und Monat bzw. Quartal).

Falls Sie einen Übungsfall erstellen, aktivieren Sie von Anfang an die Check-Box TESTFALL, denn bereits mit einem Klick auf den Button Prüfen wird der zu versendende Datensatz erstellt. Nur in einem Testfall werden die übermittelten Daten vom Finanzamtsserver sofort aussortiert und nicht weiter bearbeitet.

Wenn Sie eine bereits abgeschickte Voranmeldung korrigieren möchten, schicken Sie die neuen Daten mit markiertem Feld berichtigte Anmeldung.

Bereich "Ihre Daten"

Hier werden neben Ihrem Namen, Ihrer Anschrift und Steuernummer eingetragen.

Ab der Umsatzsteuervoranmeldung Januar 2025 werden die Felder Wirtschafts-Id-Nr. und Regelbesteuerung eingeblendet und müssen ausgefüllt werden.

Hinweis: Diese Felder können auf der Akten-Registerkarte "Schuldner" > Unterebene "Rechtsform" vorbelegt werden.

Tipp: Um Rückfragen zu erleichtern, können Sie Namen und Telefonnummer des Verwalters hinterlegen und übermitteln. Klicken Sie dazu auf den Button Parameter in der Akten-Buchhaltung.

Vorgehen

1. Überprüfen Sie alle eingetragenen Daten und klicken Sie auf den Button Prüfen. Es wird eine interne Plausibilitätskontrolle gestartet. Eventuelle Unstimmigkeiten werden zu Korrekturzwecken im Memofeld am unteren Fensterbereich angezeigt.

2. Nach erfolgreicher Plausibilitätskontrolle erhalten Sie über den Button Vorausschau eine Druckvorschau des Übertragungsprotokolls. Hier prüfen Sie noch einmal die zu übermittelnden Daten oder drucken Sie zur Kontrolle aus. Schließen Sie anschließend das Vorschaufenster.

3. Anschließend klicken Sie auf den Button Senden. Die Daten werden über das Internet direkt an das zuständige Finanzamt übermittelt.

Nach erfolgreicher Übermittlung erscheint eine Bestätigung und der Druck-Dialog öffnet sich, um das Übertragungsprotokoll auszudrucken.

Tipp: Falls Sie Übertragungsprotokolle in die Historie der Akte übernehmen möchten (automatisch oder erst nach Rückfrage), stellen Sie dies ein über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Programm‑Parameter.

Hinweis: Beim Versenden der USt.-VA über die ERIC-Elster-Schnittstelle werden die Einstellungen in den Buchhaltungsparametern aktualisiert; denn auf der dortigen Registerkarte "USt.-VA/ Schlussrechnung" können veraltete Angaben zu Zeitraum, das Jahr zur nächsten USt.-VA und der Sachbearbeiter, der für die USt.-VA zuständig ist, voreingestellt sein.

Umsatzsteuer-Erklärung

Um für eine Akte eine Umsatzsteuer-Voranmeldung durchzuführen, klicken Sie in der geöffneten Buchhaltung der Akte auf den Button USt.-Erklärung.

Sie werden aufgefordert den Betrag für die Zeile Vorauszahlungssoll zu prüfen.

Nehmen Sie die Erinnerung zur Kenntnis und bestätigen diese mit dem Button OK. Dann gelangen Sie zum Fenster "Umsatzsteuererklärung".

Bereich "Daten senden an"

Geben Sie das (Bundes-)Land und Finanzamt an, bei dem Sie die Steuererklärung einzureichen haben.

Bereich "Umsatzsteuererklärung"

Im Drop-down-Menü Auswahl stehen folgende Optionen zur Auswahl: "vor IE" (vor Insolvenzeröffnung) und "nach IE" (nach Insolvenzeröffnung).

Geben Sie die Steuernummer ein.

Wählen Sie das Formular von dem Jahr, für das Sie die Umsatzsteuererklärung zu machen haben.

Falls Sie einen Übungsfall erstellen, aktivieren Sie von Anfang an die Check-Box TESTFALL, denn bereits mit einem Klick auf den Button Prüfen wird der zu versendende Datensatz erstellt. Nur in einem Testfall werden die übermittelten Daten vom Finanzamtsserver sofort aussortiert und nicht weiter bearbeitet.

Wenn die Check-Box berichtigte Anmeldung "aktiviert" ist, erfolgt eine Berichtigung der bereits eingereichten Umsatzsteuererklärung.

A. Allgemeine Angaben

Die Eingabemöglichkeiten für die Adresse sind selbsterklärend.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Hausnummer (Hnr.) und der Hausnummer-Zusatz jeweils in einzelne Felder rechts der Straßeneingabe (Straße) einzutragen sind.

Die aktivierte Check-Box Im Ausland ansässiger Unternehmer erzeugt Registerkarte "Anlage UN" im rechten Fensterbereich, neben "Umsatzsteuererklärung".

Anlage UR erzeugt die Registerkarte "Anlage UR" (innergemeinschaftliche Umsätze) im rechten Fensterbereich, neben "Umsatzsteuererklärung".

im Drop-down-Menü Berechnung nach stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• "vereinbarte und vereinnahmte Entgelte"
• "vereinbarte Entgelte"
• "vereinnahmte Entgelte"

Ab der Umsatzsteuererklärung 2025 werden die Felder Wirtschafts-Id-Nr. und Regelbesteuerung eingeblendet und müssen ausgefüllt werden.

Hinweis: Diese Felder können auf der Akten-Registerkarte "Schuldner" > Unterebene "Rechtsform" vorbelegt werden.

Der Button Details öffnet die Umsatzsteuerverprobung für das gesamte Jahr geöffnet (vgl. USt.-Voranmeldung).

Der Button 1. Prüfen zeigt ggf. zu verbessernde Eingabe-Fehler im weißen Feld unten links an: z. B. "Fehler in ERiC, XmlDatei konnte nicht erstellt werden. Keine Steuernummer angegeben".

Wenn die automatische Prüfung nichts zu beanstanden hat, dann wird der Button 2. Vorschau aktiv. Erst wenn man die Vorschau betrachtet hat, kann es mit dem Button 3. Senden weitergehen.

Sammeldruck Konten

Die in einem auswählbaren Zeitraum liegenden Umsätze mehrerer Konten können Sie im Fenster "Sammeldruck Konten" ausdrucken. Öffnen Sie das genannte Fenster durch einen Klick auf den Button Sammeldruck Konten in der geöffneten Buchhaltung einer Akte (Akten-Registerkarte "Buchhaltung" > Bereich "Zubehör").

Die Steuerelemente im Gruppenfeld Auswertungszeitraum ermöglichen Ihnen, anzugeben, für die Umsätze welches Zeitraums Sie sich interessieren.

Bereich "Auswertungszeitraum"

Ist die Check-Box Konten – nur Buchungen (Zahlungen) aktiviert, werden im Ausdruck bebuchter Konten nur Kontoblätter mit Buchungen (Buchungsnummern <> 000000) gedruckt.

Bereich "Druckoptionen"

Wenn Sie einen Haken bei inkl. interne Konten setzen, werden die internen Konten (Umbuchungskonto aus Buchhaltungsparameter: 2300, 2720, 80001, 80002, 9010, 9011, 9012, 9013 und 9014) wahlweise mit ausgedruckt.

Bereich "Spalten ein-/ ausblenden"

Sie können in der Datensatzliste Spalten ein- und ausblenden.

Klicken Sie auf den Button Alle, um für alle Konten der Akte Kontoblätter mit den Umsätzen des ausgewählten Zeitraums zu drucken. Wenn keine Umsätze vorhanden sind, wird das jeweilige Konto mit den Kopfdaten und dem Saldo 0,00 berücksichtigt.

Mit dem Button Bebuchte beschränken Sie das Ausdrucken auf Konten, für die im ausgewählten Zeitraum auch Umsätze vorliegen.

Durch Klicken auf den Button Gewählte drucken Sie nur die von Ihnen gewählten Konten der Akte aus. Nutzen Sie zuvor den Doppelklick in der Liste, um Konten für das Drucken auszuwählen.

Mit dem Button Aktualisieren laden Sie die Buchhaltungsdaten noch einmal.

Bereich "Druckoptionen"

Sie entscheiden sich ggf. für eine kleine Schriftart, eine erweiterte Überschrift (Art des Verfahrens, Insolvenzschuldner, Gericht, Aktenzeichen des Gerichts, Insolvenzverwalter, Akte zugeordneter Kanzleistandort, Aktenzeichen der Kanzlei und Eröffnungsdatum des Hauptverfahrens), die graue Hinterlegung jedes zweiten Umsatzes oder die zusätzliche Angabe der Belegnummer.

DATEV-Export

Es ist möglich, Ihre Buchhaltungsdaten in einem Format zu exportieren, das Ihr Steuerberater leicht weiterverarbeiten kann. Begeben Sie sich dazu auf die Akten-Registerkarte "Buchhaltung" und betätigen im Bereich "Zubehör" den Button DATEV‑Export.

Hinweis: Diese Funktionen steht nur zur Verfügung, wenn Sie das Zusatzmodul Insomacs PLUS besitzen.

Um die Möglichkeit eines DATEV-Exports einzurichten, müssen Sie vorab folgendes durchführen:

• die Lizenz von Insomacs PLUS in der Benutzerverwaltung RAG User (auf dem Server) einspielen
• Auf jedem Arbeitsplatz, von dem später ein DATEV-Export durchführt werden soll, muss das entsprechende Setup-Programm ausgeführt werden. Dadurch wird die Schnittstelle auch für diesen Arbeitsplatz aktiviert. Es werden automatisch die Einstellungen vorgenommen, die Sie in den Arbeitsplatz-Einstellungen (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Sonstiges") vorfinden.
• In den Optionen (Akten-Registerkarte "Buchhaltung" > Bereich "Optionen" > Button Parameter) > Registerkarte "DATEV") müssen die Daten, die Sie von Ihrem Steuerberater erhalten haben, eingetragen werden (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Parameter > Registerkarte "DATEV").

Um einen DATEV-Export durchzuführen, öffnen Sie das Fenster wie oben angegeben und ergänzen Sie die restlichen Felder. Starten Sie dann den Export über den Button Export. In der unteren Fensterhälfte wird daraufhin das Export-Protokoll angezeigt. Die exportierten Daten befinden sich im angegebenen Ordner.