Überweisungen

Das Zahlungsmodul unterstützt Sie bei der Abwicklung Ihres Zahlungsverkehrs. Dabei wird zwischen zwei grundsätzlichen Verarbeitungsformen unterschieden, die parallel angewendet werden können:

1. Datenaustausch mit der Bank

• per Datenübertragung/ Internet
• per Diskette

2. Formularverarbeitung

• Druck von Scheckformularen
• Druck von Überweisungen

zu 1.: DTA-Zahlungen per Datenaustausch

Warum mit Insomacs?

Das Zahlen per Datenaustausch (DTA) ist schneller und vor allem kostengünstiger (bezügl. der Buchungsgebühr der Bank). Dadurch, dass keine Scheck- oder Überweisungsformulare bedruckt werden müssen, entfällt auch die Anpassung von Rohtexten.

Zwar können Sie Online-Banking auch ohne Insomacs durchführen – der Vorteil von Insomacs ist aber, dass Adressen und Bankverbindungen dort schon hinterlegt sind und automatisch in die Buchungsdaten eingefügt werden. Beim klassischen Online-Banking müssten Sie diese Daten manuell erfassen.

Arbeitsweise/ technische Voraussetzungen

Grundprinzip des DTA-Verfahrens ist, dass die Daten, die üblicherweise auf dem Überweisungsträger stehen, nunmehr für alle auszuführenden Aufträge in einer einzigen Datei mit der Standard-Bezeichnung DTAUS1.TXT gespeichert werden. Abweichende Namen bei der Datei sind möglich, müssen jedoch dann gesondert konfiguriert werden.

Diese Datei muss anschließend der Bank zur Verfügung gestellt werden, um von ihr verarbeitet werden zu können.

Die Übergabe dieser Datei an die Bank kann auf zwei Wegen erfolgen:

• per Datenfernübertragung: Für die Übertragung per DFÜ ist neben einem Internetzugang eine spezielle Software Ihrer Bank erforderlich. Diese (in der Regel kostenlose) Software dient in diesem Fall nur dazu, die von Insomacs-DTA bereitgestellte Datei DTAUS1.TXT an die Bank mit all den dabei verfügbaren Schutzmechanismen wie PIN, TAN, Passwort usw. zu übermitteln.
• oder per Diskette: Für diese Verarbeitung ist außer einer leeren Diskette nichts weiter erforderlich. Sie ist für Anwender gedacht, die zwar DTA betreiben wollen, jedoch nicht über einen DFÜ-/ Internet-Anschluss verfügen. Die Diskette ist der Bank zu übergeben.

zu 2.: Formularverarbeitung

Für den Ausdruck von Überweisungsbelegen und/ oder Schecks sind geeignete Kombinationen von Drucker und Formular erforderlich.

Sowohl Schecks als auch Überweisungen gibt es im

• Endlosträger-Format (Diese sind meist ohne gesonderte Kosten bei den Banken erhältlich. Ein für die Endlosverarbeitung geeigneter (Nadel-) Drucker ist erforderlich.)
• Einzelbogen-Format (z. B. DIN-A4-Bögen mit Überweisungen, Schecks zum Abtrennen mit Mikro-Perforation im Fachhandel. Diese können mit Laser und Tintenstrahldruckern verarbeitet werden.)

Der Ausdruck wird über die entsprechenden Rohtexte gesteuert, die jeweils an das von der Bank bereitgestellte Formular angepasst werden müssen.

Als Standardmuster sind die Rohtexte Scheck.rtf und uberweis.rtf vorhanden.

Verfahren in Insomacs definieren

Das oder die oben genannten Verfahren, die Sie einsetzen möchten, definieren Sie über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Eigene Konten.

Überweisungs- oder Zahlungsauftrag in Insomacs einstellen

Um in Insomacs, egal für welches der oben genannten Verfahren Sie sich entschieden haben, einen Überweisungs- oder Zahlungsauftrag anzuweisen, rufen Sie über das Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Zubehör" > Button Überweisungen auf.

Geben Sie dort die erforderlichen Daten ein und sammeln Sie die Aufträge. Wenn Sie alle Aufträge erfasst haben, klicken Sie auf den Button Alle erstellen. Näheres erfahren Sie in den folgenden Kapiteln.

Hinweis: Um diese Funktionen nutzen zu können, müssen die Benutzerrechte entsprechend zugewiesen sein (vgl. Kapitel Benutzerverwaltung, Registerkarte "Rechte").

Alle Druckoptionen gelten für das Protokoll. Eine erweiterte Überschrift (Art des Verfahrens, Insolvenzschuldner, Gericht, Aktenzeichen des Gerichts, Insolvenzverwalter, Akte zugeordneter Kanzleistandort, Aktenzeichen der Kanzlei und Eröffnungsdatum des Hauptverfahrens), welche nur beim Aufruf des Fensters ausgehend von einer Akte ausgewählt werden kann, ist zusätzlich auch für den Begleitzettel verfügbar.

Das Ausblenden der Aktenbeteiligungen wirkt nur beim Drucken des Protokolls.

Hinweis: In den Programmeinstellungen können Sie festlegen, dass ein ausgehend von einer Akte geöffnetes Überweisungsfenster nur Konten mit Aktenbezug berücksichtigt (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung" > Bereich "Verteilungsverzeichnis/ Überweisungen" > Drop-down-Menü Eigene Konten). Sie können dann beim Erstellen von Zahlungsaufträgen nur Zahlarten der entsprechenden Konten verwenden und die Liste enthält auch nur die Zahlungsaufträge zu den Konten der Akte.

Buchung eines Stapels Überweisungen

Legen Sie über den Button Neu eine Überweisung an und speichern Sie diese mit dem Button OK ab. Wiederholen Sie den Vorgang für alle Überweisungen, die Sie als Stapel verbuchen wollen.

Der Button ZA erstellen öffnet ein Fenster, in dem Sie Ihre Zahlungsart auszuwählen haben.

Bestätigen Sie die Eingabe mit dem Button OK.

Während des weiteren Dialogs können Sie nachvollziehen, welche Abläufe im Zusammenhang mit der Zahlungsübertragung per SEPA bereits abgelaufen sind.

Ein Informationsfenster erscheint, in dem die Anzahl der einzelnen Transaktionen und die Summe der Beträge aller Einzeltransaktionen innerhalb des Payment-Informations-Blocks (Pflichtfelder!) angezeigt werden.

Geben Sie dann dem Stapel einen SEPA – Dateinamen. Zur leichteren Erkennbarkeit empfiehlt es sich, den vorgeschlagenen Dateinamen zu ersetzen und mit dem Button OK zu bestätigen.

Es öffnet sich in einem Fenster der Druck-Dialog für den Begleitzettel des zu verbuchenden Stapels SEPA-Überweisungen.

Sie können verschiedene Einstellungen für den Ausdruck einstellen. Es stehen Ihnen ein Button Vorschau, Button Abbruch und Button Drucken zur Verfügung. Auf welchem Weg auch immer Sie das Fenster verlassen haben, erscheint die Abfrage, ob die heute verarbeiteten Datensätze angezeigt werden sollen?

Wenn Sie den Button JA wählen, sehen Sie Ihren Stapel. (Das Fenster "Zahlungsübertragung per SEPA" verschwindet.)

Hier können Sie markierte Zahlungsaufträge auch wieder aus dem Stapel entfernen: Button ZA zurück.

In dieses Fenster gelangen Sie auch, wenn Sie im Überweisungsfenster auf den Button Verarbeitete gehen.

Benutzen Sie den Button Stapel. Insomacs meldet Ihnen, dass die angezeigten Buchungen in den Buchungsassistenten übernommen worden sind. Schließen Sie mit dem Button OK die Meldung.

Begeben Sie sich auf der Registerkarte "Buchhaltung" der Akte und betätigen den Button Zahlungen. Im Fenster "Zahlungsverkehr buchen" benutzen Sie den Button Assistenten.

Im Buchungsassistenten (öffnet sich automatisch auf der Registerkarte "Buchungen") sind Einstellungen vorzunehmen.

Ersetzen Sie in Anzeigen zu Buchungen die Eingabe "zu einem Konto" durch "zu einem Stapel". Stellen Sie Jahr auf das Jahr, in dem Sie den Stapel angelegt haben.
Wählen Sie unter Buchungen zu dem Stapel aus, den Sie verbuchen wollen.
Auch das Belegdatum ist auszufüllen.

Fahren Sie auf dem Fenster "Zahlungsverkehr buchen" fort.

Mit dem Button Vorlauf wird der erste Zahlungsauftrag aus dem Stapel in das Fenster geladen. Füllen Sie das Fenster "Zahlungsverkehr buchen" vollständig aus. Mit der Taste [Enter] oder dem Button Buchen verbuchen Sie den Stapeleintrag. Dieser erscheint dann im oberen Bereich des Fensters.
Automatisch wird der nächste Zahlungsauftrag aus dem Stapel geladen. Wiederholen Sie den letzten Schritt bis der Stapel abgebaut, d. h. vollständig verbucht ist.

Tipp: Damit der beschriebene Ablauf bei sehr großen Stapeln sich nicht als zu arbeitsaufwändig erweist, lässt sich auch ein kompletter Stapel auf einmal verbuchen. Klicken Sie dazu neben dem Button Vorlauf auf den Button Automatik.

Übersicht

• DTA-Zahlungen per Datenaustausch (Einführung)
• DTA-Zahlungen durchführen

Zahlungsaufträge erfassen

Im Fenster für den Zahlungsverkehr können Sie mit dem Button Neu, dem Button Bearbeiten und dem Button Entfernen neue Zahlungsaufträge erfassen, diese nachträglich nochmals bearbeiten oder wieder löschen.

In der Tabelle im unteren Bereich sehen Sie, welche Zahlungsaufträge bereits erfasst sind und zur Weiterverarbeitung (Druck, DTA) anstehen.

Wird ein neuer Zahlungsauftrag erfasst oder ein vorhandener bearbeitet, werden die einzelnen Eingabefelder wie folgt ausgefüllt. Dabei unterscheidet sich der Aufbau des Formulars bei der Erfassung von Scheck-Aufträgen (dann Anschrift, keine Bankverbindung) von den DTA bzw. Überweisungsaufträgen (keine Anschrift, dafür Bankverbindung).

Zusammen mit dem Feld Adressart hat der Button Empfänger wählen die Aufgabe, aus den bereits in Insomacs gespeicherten Daten den Empfänger der Zahlung zu übernehmen.
In Adressart wählen Sie zunächst, aus welcher Gruppe von Adressen der Empfänger gewählt werden soll:

• Adressen (also Gläubiger, Massegläubiger usw.)
• Anwälte

Mit dem Button Empfänger wählen erhalten Sie dann das gewohnte Suchfenster, in dem Sie den konkreten Empfänger auswählen und wie üblich bestätigen. Damit werden dessen Daten in diesen Zahlungs-Dialog übernommen.
Selbstverständlich erfassen Sie auch ohne diese Übernahmefunktion einen Zahlungsauftrag – Sie müssen dann die entsprechenden Felder manuell ausfüllen.

Wählen Sie die Zahlart* aus. Dabei stehen die Verfahren zur Auswahl, die Sie zuvor unter "Eigene Konten" konfiguriert haben.
Abhängig von der Grundform (Scheck, Überweisung, DTA) des gewählten Verfahrens wird dann der Rest des Formulars ausgefüllt, d. h. bei Schecks die Anschrift bzw. bei DTA/ Überweisungen die Bankverbindung.

Die restlichen Felder sind selbsterklärend.

Zahlungsaufträge weiterleiten

Die angesammelten Zahlungsaufträge sollten in der Regel gegen Ende des Arbeitstages verarbeitet werden, also die Überweisungen und Schecks gedruckt und ggf. die DTA-Datei erstellt und versandt werden.

Mit dem Button ZA löschen werden alle Zahlungsaufträge (ZA) nur einer bestimmten Zahlungsart gelöscht, mit dem Button Alle löschen die Aufträge aller Zahlungsarten, also de facto alle in der Liste stehenden Zahlungsaufträge entfernt.

Sie können mit Button ZA erstellen eine bestimmte, dann zu wählende Zahlungsart erstellen lassen, z. B. alle Schecks bezüglich der Bank A drucken lassen, während die Schecks von Bank B und die DTA-Aufträge noch nicht verarbeitet werden sollen.

Es ist damit möglich, relativ häufig die gerade angesammelten Schecks zu verarbeiten, während die Überweisungen und DTA-Aufträge nur einmal am Ende des Bürotages verarbeitet werden.

Mit Button Alle erstellen werden nacheinander die einzelnen Zahlungsauftragsarten verarbeitet. Z. B. erst die Schecks von Bank A, dann die von Bank B, dann die DTA-Aufträge von Bank C usw.

Der konkrete Ablauf der Verarbeitung ist bei den Zahlungsarten mit Belegdruck (Überweisung, Scheck) und DTA selbstverständlich unterschiedlich.

Im Einzelnen:

Die nachfolgend beschriebene Verarbeitung ist bei der Einzelverarbeitung mit dem Button ZA erstellen und gesammelten Verarbeitung mit dem Button Alle erstellen praktisch gleich.

• Zahlung per Datenträgeraustausch (DTA): Wenn Sie DTA per Disketten betreiben, sollten Sie vor dem Start der Verarbeitung eine leere, entsprechend beschriftete Diskette einlegen. Sie können solche Disketten wiederverwenden, ohne diese zu löschen, die bereits für dieses DTA-Verfahren verwendet wurden. Die noch auf der Diskette befindliche ältere Datei DTAUS1.TXT wird dabei gelöscht.
  Der Vorgang der Erstellung der Datei DTAUS1.TXT wird am Bildschirm erkennbar Schritt für Schritt ausgeführt. Wohin diese Datei geschrieben wird (Datei, Verzeichnis), hängt von der Konfiguration (s. o.) der Zahlungsart ab.

• Zahlungsarten mit Belegdruck: Es wird ein "Seriendokument" an das Textprogramm überstellt, das für jeden Zahlungsauftrag eine entsprechende Seite enthält. Das Dokument wird aus dem Textprogramm heraus gedruckt.
  Bei Rückkehr zu Insomacs wird vorgeschlagen, das Auftragsprotokoll zu drucken. Dieses ist die Aufstellung aller mit diesem Auftrag verarbeiteten Zahlungsaufträge.
  Abschließend erscheint die Abfrage, ob die gerade verarbeiteten Aufträge gelöscht werden können. Dies ist üblicherweise mit dem Button Ja zu beantworten, da ein weiterer Verarbeitungslauf (d. h. nochmaliger Druck der Schecks z. B.) ja nicht stattfinden soll. Sie sollten jedoch vor der positiven Beantwortung überprüfen, ob der Ausdruck wirklich erfolgreich war und ggf. so lange die Abfrage am Bildschirm stehen lassen, bis der Ausdruck beendet ist.

Hinweis: Nach dem Schreiben der Datei auf dem Zieldatenträger wird der Inhalt verifiziert, d. h. nochmals eingelesen und mit der Quelle verglichen. Damit soll sichergestellt werden, dass – zumindest unmittelbar nach diesem Vorgang – der Inhalt der Datei unbeschädigt und in Ordnung ist. Eine etwa vorhandene Beschädigung der Diskette würde sofort bemerkt und gemeldet.

Sobald die Datei erstellt ist, wird der Ausdruck des DTAUS-Protokolls vorgeschlagen. Dieses Protokoll muss bei DTA per Diskette zwingend unterschrieben und zusammen mit der Diskette der Bank geliefert werden.

Danach wird – wie beim Belegdruck – ein Auftragsprotokoll für Sie erstellt, auf dem jede einzelne mit diesem DTA-Lauf veranlasste Zahlung protokolliert ist. Abschließend – ebenfalls analog zum Belegdruck – wird gefragt, ob die gerade verarbeiteten Zahlungsaufträge gelöscht werden können.