Um in der Buchhaltung einer Akte arbeiten zu können, müssen Sie diese zuvor öffnen (Akten-Registerkarte "Buchhaltung" > Button Öffnen).
Neue Buchhaltung mit aktenspezifischem Kontenrahmen erstellen
Beim ersten Öffnen der Buchhaltung werden Sie von Insomacs gefragt, welchen Kontenrahmen und welche sonstigen Parameter die neue Buchhaltung verwenden soll. Diese Angaben finden Sie später im Bereich "Optionen" der Buchhaltung (Akte-Registerkarte "Buchhaltung" > (Button Öffnen und ggf. Auswahl eines Zeitraums) > Bereich "Optionen"). Als Vorschlag ist in dem Drop-down-Menü Auswahl zunächst ein neuer aktenspezifischer Kontenrahmen eingestellt, der mit für die Akte kopierten Daten arbeitet und von Ihnen verändert werden kann, ohne dass sich die Änderungen in anderen Akten auswirken. Es werden ein Kontenrahmen und zusätzlich die sonstigen Parameter kopiert.
Als Quelle der Kopie des neuen aktenspezifischen Kontenrahmens stehen drei verschiedene Arten von Datenpaketen bereit. Wählen Sie eines der drei Optionsfelder aus:
Standard-Buchhaltungsparameter (KO/ InsO) verwenden: Bei der Installation von Insomacs wurde eine Standard-Buchhaltung als Vorgabe mitgeliefert, die bereits über einen Insomacs-Standard-Kontenrahmen verfügt und weitgehend den DATEV-Normen entspricht.
Buchhaltungsparameter aus einer bereits erstellten Buchhaltung übernehmen: Wenn Sie in einer anderen Akte bereits Anpassungen am Kontenrahmen und den sonstigen Parametern der Buchhaltung vorgenommen haben, können Sie diese als Ausgangspunkt der neuen Buchhaltung verwenden. Nach dem Klicken auf den Button OK haben Sie dann die Möglichkeit, eine Akte mit einer vorhandenen Buchhaltung auszuwählen.
Standard-Buchhaltungsparameter mit SKR-Inso verwenden: Der Kontenrahmen SKR-InsO des Gravenbrucher Kreises ist deutlich umfangreicher als der Insomacs-Standard-Kontenrahmen und enthält 6-stellige Kontonummern. Mit der Nutzung dieses Kontenrahmens erfüllen Sie die Erfordernisse der Grundsätze Ordnungsgemäßer Insolvenzverwaltung (GOI) des Verbandes der Insolvenzverwalter Deutschlands e. V. (VID).
Im Drop-down-Menü stehen zur Auswahl: "InsO", "InsO 03", "InsO 04", "InsO (2021) 03" und "InsO (2021) 04".
Hinweis: Die beiden letzten Ziffern der Kontonummer bilden den jeweiligen Verfahrensabschnitt ab. Hierzu können Sie in den Parametern der Buchhaltung eine Voreinstellung für die aktuell bei Buchungen zu verwendenden Ziffern treffen, wobei jedoch eine individuelle Änderung bei jeder Buchung möglich bleibt. Von Insomacs werden dann nur die für den Verfahrensabschnitt in Frage kommenden Konten zur Auswahl angeboten.
Wenn die Check-Box ZEFIS Schlussrechnung "aktiviert" ist, erscheint in der Schlussrechnung eine Verwertungsübersicht, die einige Gerichte fordern. Die Check-Box wird nur für den Kontenrahmen SKR-Inso eingeblendet.
Hinweis: Sie können diese Einstellung auch nachträglich in den Parametern der Buchhaltung vornehmen.
Wenn die Check-Box Aachener Modell "aktiviert" ist, wird bei der Struktur der Verzeichnisse gemäß den §§ 151 bis 153 InsO das Aachener Modell berücksichtigt.
Neue Buchhaltung mit globalem Kontenrahmen erstellen
Als zweite Variante können Sie sich in dem Drop-down-Menü Auswahl für einen globalen Kontenrahmen entscheiden. Ein globaler Kontenrahmen kann mehreren Akten zugeordnet werden, so dass sich Änderungen an diesem Kontenrahmen in allen Akten auswirken, die den globalen Kontenrahmen verwenden. Für die sonstigen Parameter der Buchhaltung werden Standardwerte verwendet, deren spätere Veränderung sich nur in der betreffenden Akte auswirkt.
Im Datenbankfeld Kontenrahmen stehen neben den mit Insomacs gelieferten Standard-Kontenrahmen alle für die globale Verwendung freigegebenen Kontenrahmen der einzelnen Akten für Sie zur Auswahl.
Neue Buchhaltung mit globalem Kontenrahmen und sonstigen Parametern der zugehörigen Akte erstellen
Das Drop-down-Menü Auswahl bietet Ihnen als dritte Variante einen globalen Kontenrahmen mit Übernahme der sonstigen Parameter der zugehörigen Akte. Änderungen an einem mehreren Akten zugeordneten globalen Kontenrahmen wirken sich in allen Akten aus, die den globalen Kontenrahmen verwenden. Die sonstigen Parameter werden kopiert, so dass spätere Veränderungen nur die jeweilige einzelne Akte betreffen.
Mit Hilfe des Datenbankfelds InsoAkte geben Sie eine Akte an, die einen für die globale Verwendung freigegebenen Kontenrahmen verwendet.
Öffnen der bereits erstellten Buchhaltung
Beim Öffnen einer vorhandenen Buchhaltung erscheint nach Ihrem Klick auf den Button Öffnen ein Fenster zur Auswahl des Zeitraums der Buchungen.
Hinweis: In den Programm-Parametern der Buchhaltung ist eine Check-Box vorhanden, welches Ihnen das Deaktivieren dieser Auswahl ermöglicht (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Programm‑Parameter > Bereich “Buchhaltung" > Journaldatenbank für Zeitraum (von – bis) öffnen). Wenn Sie den Haken entfernen, dann wird immer die gesamte Buchhaltung der Akte geladen.
Bei umfangreichen Buchhaltungsdaten können Sie das Laden beschleunigen, indem Sie den für Sie aktuell relevanten Zeitraum in den Datumsfeldern von und bis angeben. Bitte bedenken Sie, dass Sie dadurch auch die für Auswertungen verfügbaren Daten einschränken. Mit den Vorgabewerten "00.00.00" wird die gesamte Buchhaltung geladen.
Schließen der geöffneten Buchhaltung
Beim Schließen des Aktenfensters wird auch die Buchhaltung automatisch geschlossen. Falls Sie die Buchhaltung manuell schließen möchten, klicken Sie auch auf den Button Schließen.
Löschen der Buchhaltung einer Akte
Die vorhandene Buchhaltung einer Akte sollten Sie üblicherweise nicht insgesamt löschen. Falls dies doch einmal erforderlich ist, befindet sich in einer geöffneten Buchhaltung bei aktiviertem KORREKTUR-Modus von Insomacs ein Button Löschen.
Hinweis: Um den KORREKTUR-Modus zu verwenden, ist das entsprechende Recht erforderlich, welches in der Benutzerverwaltung RAG User zugeteilt wird.
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