Eine beA-Nachricht beginnen Sie üblicherweise in der Akte, zu der sie gehört. Die Dokumente, die Sie in der Akte auswählen, werden zu Anhängen, das Aktenzeichen wird übernommen, und die Nachricht wird aus dem beA-Postfach der Akte versendet. Dieser Artikel zeigt den vollständigen Ablauf für ausgehende Nachrichten: Eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter bereitet die Nachricht vor und markiert sie als Sendebereit; die Anwältin bzw. der Anwalt prüft sie im Ordner Entwürfe und versendet sie.
Dies ist der zweite von drei Artikeln zum beA in Amberlo:
- Kanal einrichten
- Nachricht aus einer Akte versenden (dieser Artikel)
- Eingehende Nachricht bearbeiten
Im Beispiel wird ein Schriftsatz aus der Akte GG24 IN 01/26 über den Kanal GG24 an das Postfach des Kanals HH24 gesendet.
Voraussetzungen
- Für das sendende Postfach ist ein beA-Kanal eingerichtet (siehe Kanal einrichten).
- Die Akte enthält die Dokumente, die Sie versenden möchten.
- Ihr Benutzer hat für das Postfach die beA-Berechtigung zum Senden. Ohne sie ist die beA-Aktion in der Akte deaktiviert.
Nachricht aus der Akte beginnen
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Öffnen Sie Akten und dort die gewünschte Akte.
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Öffnen Sie in der linken Leiste der Akte Dokumente.
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Markieren Sie ein oder mehrere Dokumente. Über der Liste erscheint die Auswahlleiste; ihr letztes Symbol ist Über beA versenden.
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Klicken Sie auf Über beA versenden und wählen Sie den Kanal (das Postfach), aus dem die Nachricht versendet wird. Angeboten werden alle beA-Kanäle, die Sie eingerichtet haben; im Beispiel GG24.
Das Formular Nachricht senden öffnet sich in einem Dialog; die ausgewählten Dokumente sind bereits angehängt und die Akte ist verknüpft. Während Sie arbeiten, wird automatisch ein Entwurf gespeichert; der Zeitpunkt der letzten Speicherung steht oben rechts (Zuletzt gespeichert).
Nachricht vervollständigen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kanal * | Das beA-Postfach, aus dem die Nachricht versendet wird. Vorbelegt mit dem gewählten Kanal; Sie können jedes andere Postfach wählen, für das Sie berechtigt sind. |
| Aktennummer des Absenders | Ihr eigenes Aktenzeichen. Es wird aus der Akte übernommen und ist schreibgeschützt. |
| Betreff * | Betreff der Nachricht (max. 1000 Zeichen). Vorbelegt mit Draft message – ersetzen Sie ihn. |
| Empfänger * | Der beA-Empfänger. Klicken Sie in das Feld, um die beA-Empfängersuche zu öffnen (siehe unten). Eine SAFE-ID wird nie von Hand eingegeben. |
| Aktennummer des Empfängers | Das Aktenzeichen des Empfängers (max. 200 Zeichen). |
| Anhänge | Die Anhänge, siehe unten. |
| Empfangsbestätigung | Fordert ein elektronisches Empfangsbekenntnis (eEB) an. Erst aktiv, wenn mindestens ein Anhang vorhanden ist. |
* Pflichtfeld. Sendebereit und Senden bleiben deaktiviert, bis alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
Eine beA-Nachricht hat keinen Freitext: Der Inhalt steht im angehängten Schriftsatz.
Empfänger suchen
Klicken Sie in das Feld Empfänger. Darunter öffnet sich die beA-Empfängersuche mit den Feldern Vorname, Nachname, Name der Abteilung, Stadt und Postleitzahl. Geben Sie mindestens ein Kriterium ein und klicken Sie auf Suchen…; rechts werden die passenden Postfächer aufgelistet. Klicken Sie auf einen Treffer, um ihn als Empfänger zu übernehmen; Löschen leert die Suchkriterien.
Der gewählte Empfänger steht im Feld Empfänger. Mit × entfernen Sie ihn, die Lupe öffnet die Suche erneut.
Anhänge
Die Liste Anhänge zeigt für jeden Anhang:
- den Typ: Anhang (eine Anlage) oder Rechtsdokument (der Schriftsatz). Dokumente aus der Akte werden als Anhang übernommen; stellen Sie den Schriftsatz auf Rechtsdokument um.
- ein Symbol zum Herunterladen und eines zum Löschen
- Pfeile nach oben/unten – die Anhänge werden in der angezeigten Reihenfolge übermittelt.
Um weitere Dokumente aus der Akte hinzuzufügen, klicken Sie unter Dokumente aus der Akte auswählen auf Durchsuchen. Der Dialog Einfügen von Dateien aus dem Amberlo-Speicher öffnet sich im Ordner der Akte: Markieren Sie die Dokumente und bestätigen Sie mit OK. Auf diesem Weg lassen sich nur Dokumente anhängen, die bereits in dieser Akte abgelegt sind.
Nachdem Sie Typ oder Reihenfolge geändert haben, klicken Sie auf Anhänge aktualisieren, um die Anhangsliste zu speichern.
Die beA-Regeln für Anhänge werden beim Senden geprüft: Dateinamen mit
höchstens 84 Zeichen (90 bei Signaturdateien) und nur den Zeichen
a-z A-Z ä ö ü Ä Ö Ü ß 0-9 _ -, keine doppelten Dateinamen,
höchstens 200 MB und 1000 Dateien je Nachricht, keine
.exe .com .bat .cmd .lnk .ini. Dokumente, die per beA
eingegangen sind, sind bereits unter beA-konformen Namen
gespeichert.
Das vollständig ausgefüllte Formular:
Übergeben oder senden
In der Fußzeile des Formulars haben Sie vier Möglichkeiten:
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| Sendebereit | Speichert die Nachricht und setzt ihren Status von Entwurf auf Sendebereit. Noch wird nichts gesendet – dies ist die Übergabe an die Person, die sendet. |
| Senden | Sendet die Nachricht sofort (erfordert die Sendeberechtigung für das Postfach). |
| Schliessen und Entwurf behalten | Schließt das Formular; die Nachricht bleibt als Entwurf in Entwürfe. |
| Verwerfen | Löscht den Entwurf nach einer Rückfrage. |
Im Beispiel klickt die Mitarbeiterin auf Sendebereit. Amberlo bestätigt: Die Nachricht ist sendebereit und kann nun von einer dazu berechtigten Person gesendet werden.
Im Ordner Entwürfe prüfen und senden
Die Anwältin öffnet Kanalnachrichten → Kanal GG24 → Entwürfe und klickt auf den Filter-Chip Sendebereit. Es werden nur freigegebene Nachrichten angezeigt; der Filter wird pro Benutzer gespeichert. Das Badge eEB beantragt kennzeichnet Nachrichten, die ein Empfangsbekenntnis anfordern.
Wählen Sie die Nachricht aus, sehen Sie Kopfdaten und Anhänge; ein Klick auf einen Anhang zeigt ihn als Vorschau, sodass sich der Schriftsatz prüfen lässt, ohne das Formular zu öffnen. Die Aktionen sind Löschen, Bearbeiten (öffnet das Formular erneut), Verschieben und Senden.
Klicken Sie auf Senden und bestätigen Sie die Rückfrage Bist du dir sicher? mit Senden.
Die Nachricht verschwindet aus dem Filter Sendebereit …
… und erscheint unter Gesendet, weiterhin mit dem Badge eEB beantragt. Validierungsbericht öffnen öffnet das Prüfprotokoll der Übermittlung.
Schlägt eine Übermittlung fehl, bleibt die Nachricht mit einer Fehlermeldung unter Sendebereit, sodass Sie sie korrigieren und erneut senden können.
Hinweis: Zum Senden ist keine Signatur erforderlich. Die qualifizierte elektronische Signatur ist eine eigene Funktion und wird gesondert beschrieben.
Sobald der Empfänger das angeforderte eEB beantwortet, wird der eEB-Status an der gesendeten Nachricht angezeigt, wie unter beA – eEB-Status von Nachrichten beschrieben. Gesendete Nachrichten und ihre Anhänge werden automatisch archiviert, siehe beA – Archivierung von Nachrichten, Anhängen und Prüfprotokollen.
Nächster Schritt
Weiter geht es mit Eingehende Nachricht bearbeiten.