Advoware bietet Ihnen einen vorgefertigten Kontenrahmen mit den wichtigsten Konten. Damit Sie jedoch effektiv und sinnvoll arbeiten können, empfehlen wir diesen zu überarbeiten und ihren kanzleispezifischen Bedürfnissen anzupassen. Nur so können Sie die mit der Finanzbuchhaltung angebotenen Listen und Auswertungen (Summen- und Saldenliste, Betriebswirtschaftliche Auswertungen, Umsatzlisten nach Referat und Sachbearbeiter etc.) nutzen. Eine zweckmäßige Einrichtung des Kontenrahmens ist in jeder Buchhaltung "die halbe Miete". Überlegen Sie sich daher genau, welche Konten Sie benötigen! Sollten Sie dabei Schwierigkeiten haben oder nur geringe Kenntnisse in der Buchhaltung haben, wenden Sie sich an Ihren Steuerberater und richten Sie die Konten gemeinsam ein.
Bei Unklarheiten sollten Sie immer einen "Finanzexperten" wie zum Beispiel einen Steuerberater hinzuziehen. Auch wenn Sie die Buchhaltungsdaten Ihrem Steuerberater übergeben möchten, sollten Sie unbedingt die Konten abstimmen.
Die Konten GuV-Konto, USt.-Verr.-Konto, Anfangsbestand und Schlussbestand, dürfen nicht gelöscht werden, damit Advoware den automatischen Jahresabschluss durchführen kann (Siehe Jahresabschluss und Anfangsbestände buchen). Löschen Sie niemals diese Konten!
Buchen Sie niemals auf die Konten GuV-Konto und USt.-Verr.-Konto, alle Buchungen werden beim Jahresabschluss gelöscht.
Um einen neuen Eintrag einzufügen, klicken Sie auf "Neu".
• Es erscheint eine schwarz umrandete Zeile. Geben Sie die Kontonummer, Kontoname (achten Sie auf die Länge des Namens, dieser darf höchstens 64 Zeichen enthalten) etc. ein.
• Klicken Sie auf "Neu", um weitere Konten anzulegen. Wenn Sie alle Konten angelegt haben, klicken Sie auf "Ok". Das Fenster wird dann geschlossen.
Achtung: Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie vor oder nach der Eingabe der Kontonummer und der Kontobezeichnung keine Leerzeichen eingeben!
• Um einen bereits vorhandenen Eintrag zu löschen, markieren Sie den Eintrag durch Anklicken mit der Maus am rechten Fensterrand, neben der Bildlaufleiste. Die Zeile ist nun markiert.
• Klicken Sie anschließend auf "Löschen".
Achtung: Löschen Sie nur Konten, auf denen Sie noch nichts gebucht haben! Ansonsten kontaktieren Sie die Hotline!
• Um einen Eintrag aus der Tabelle zu ändern, klicken Sie die entsprechende Zeile an, und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
• Klicken Sie auf "Ok", um die Änderungen zu speichern.
Achtung: Damit das neu angelegte Konto in der Summen- und Saldenliste und im Modul "Buchungen erfassen" erscheint, klicken Sie einmal auf "Summen- und Saldenliste" oben auf "Anzeige festlegen" und auf "Ok". Es erscheint eine Liste aller Konten, Sie können diese aber ignorieren.
In der Grundeinstellung Kontenrahmen finden Sie folgende Spalten:
Kto.-Nr.
Bei Rechtsanwälten üblich ist ein Nummernsystem mit vier Ziffern. Erlaubt sind bis zu sechs Ziffern. Empfohlen wird eine Nummerierung, die sich an den DATEV-Kontenrahmen SKR anlehnt. Wenn Sie mit DATEV arbeiten, halten Sie sich am besten an diese Vorgaben. Fragen Sie Ihren Steuerberater welche Konten Sie einrichten sollen.
Achten Sie beim Eingeben unbedingt darauf, dass Sie vor und nach der Ziffer keine Leerzeichen eingeben.
Verändern Sie möglichst nicht die Konten der Klasse 9, sonst kann es sein, dass die Übernahme der Bestände zum Jahreswechsel nicht funktioniert. In diesem Fall müssen dann die Abschlusskonten neu zugeordnet werden.
Kontoname
Kontennamen sind frei wählbar und dürfen bis zu 50 Zeichen lang sein. Achten Sie unbedingt darauf nach dem letzten Zeichen kein Leerzeichen einzufügen.
Steuerschlüssel
Damit die Umsatz- bzw. Vorsteuer automatisch herausgerechnet und verbucht werden kann, können Sie mit den entsprechenden Steuerschlüssel-Nummern (je nach Prozentsatz) festlegen, wie viel Steuer automatisch herausgerechnet werden soll.
Wichtig: die Steuerschlüssel werden ebenfalls in den Grundeinstellungen festgelegt. (Grundeinstellung "Steuerschlüssel"). Drucken Sie sich am besten die dort hinterlegte Tabelle aus, so dass Sie beim Zuordnen der Schlüssel im Kontenrahmen keinen Fehler machen. Fragen Sie unbedingt einen Steuerberater, wenn Sie sich bei der Vergabe der Steuerschlüssel unsicher sind. (z.B.: 7 oder 19% Vorsteuer ...)
Beispiel:
4100 Lohn. Lohnsteuer: 0 = keine Vor- oder Umsatzsteuer
4930 Bürobedarf: 9 = 19 % Vorsteuer, wird auf Konto 1575 (Vorsteuer 19 %) verbucht
4940 Fachliteratur: 8 = 7 % Vorsteuer wird auf Konto 1571 (Vorsteuer 7 %) verbucht
Geben Sie hier für jedes Konto, bei dem automatisch Umsatz- bzw. Vorsteuer herausgerechnet werden soll, den entsprechenden Steuerschlüssel ein. (Umsatzkonten = Umsatzsteuer; Ausgabekonten = Vorsteuer)
Mand.-Buchh.
Wie schon oben erwähnt werden manche Konten - wie z. B. "Honorar-" oder "Fremdgeld" - sowohl in der Finanz- als auch in der Mandantenbuchhaltung geführt. Um Buchungen auch in der Mandantenbuchhaltung zu erfassen, klicken Sie in die Spalte "Mand.-Buchh.". Es erscheint ein Pfeil, klicken Sie darauf und wählen Sie aus der Liste das entsprechende Konto aus:
Fremdvergütung: Bei der Fremdvergütung handelt es sich um Honorar, das aus Kosten resultiert, die im Zusammenhang mit Mandat angefallen sind, zum Beispiel die Aktenversendungspauschale.
Umbuchung: Bei Umbuchungen, z.B. von Fremdgeld auf Vergütung, wird ein "Zwischenkonto" benötigt. Zu diesem Zweck ist ein entsprechendes Konto anzulegen und im Kontenrahmen mit "Umbuchung" in der Spalte <Mand.-Buchh.> zu bezeichnen. Dieses Konto darf nach einer Umbuchung keinen Saldo aufweisen.
Vergütung: Auf diesem Konto wird immer der komplette Rechnungsbetrag gebucht, abzüglich der durchlaufenden Posten, inklusiv Fremdvergütungen.
Fremdgeld: Zahlungen, die höher sind, als die Konten Fremdvergütung, Vergütung und durchlaufende Posten werden auf diesem Konto gebucht.
durchlaufende Posten: Hierbei handelt es sich um steuerfreie Auslagen
Mehr dazu im Kapitel Buchung eingeben
BWA
Mit den betriebswirtschaftlichen Auswertungen (s. Finanzbuchhaltung - Abschluss - Betriebswirtschaftliche Auswertungen) haben Sie die Möglichkeit, sich über die Kosten- und Umsatzverteilung Ihrer Kanzlei zu informieren. Wählen Sie für jedes Konto eine Kostenart aus, die Berücksichtigung in den betriebswirtschaftlichen Auswertungen finden soll. Um ein reelles Ergebnis zu erzielen sollten Sie alle Konten berücksichtigen.
Abschluss
Bei einem Klick in die Spalte <Abschluss> erscheint ein Listenfeld mit der Auswahl "Abschluss", "Einnahme", "Ausgabe" oder "Bestand".
Einnahme -und Ausgabekonten finden Berücksichtigung in der Einnahmenüberschussrechnung, Bestandskonten nicht. Beim Jahresabschluss werden bei Bestandskonten die Anfangsbestände übernommen, Ein –und Ausgabekonten fangen dann wieder bei null an.
Ordnen Sie unbedingt ihr Konto zu! Fehlt hier eine Angebe gibt es Fehlermeldungen beim Verarbeiten der Buchungen und kann zu falschen Kontoständen führen.
Um zum Jahresende diese automatischen Buchungen durchführen zu können, benötigt Advoware Abschlusskonten. Diese sind unter der Kontenklasse 9 schon vorgegeben: Die Konten GuV-Konto, USt.-Verr.-Konto, Anfangsbestand und Schlussbestand dürfen auf keinen Fall geändert werden.
Spalte 1) = Summen- und Saldenliste
Aktivieren Sie das Kontrollfeld, wenn das Konto beim Erstellen der Summen- und Saldenliste in der Gewinn- und Verlustrechnung berücksichtigt werden soll und das Ergebnis beeinflusst.
Spalte 2) = Sammelkonto
Sie können mehrere Konten einer Kontengruppe zu einem Sammelkonto zusammenfassen (z.B. die Umsatz- oder Finanzkonten).
Beispiel: Sie legen für alle Aufwendungen (Kosten) das Sammelkonto 4 mit der Bezeichnung Aufwand an. Alle Konten, die Sie anlegen und mit einer vier beginnen, werden dann unter dem Sammelkonto 4 der Nummer nach sortiert. Sie können die Sammelkonten noch präzisieren: wenn Sie die ersten zwei Zahlen (z.B. 42) eingeben, werden alle Konten, die mit diesen beiden Ziffern beginnen, zusammengefasst. Wenn Sie also ein Sammelkonto für Ihre Bankkonten erstellen möchten, um einen gesamten Finanzüberblick zu erhalten, sollten alle Bankkonten mit denselben zwei Anfangszahlen beginnen. Sie haben folgenden Vorteil: Sie können sich die Beträge aller Unterkonten zusammengefasst auf dem Sammelkonto anzeigen lassen.
Achtung: Damit das neu angelegte Konto beim Buchen erscheint, klicken Sie einmal auf "Listen" - "Summen- und Saldenliste" - "Anzeige festlegen" (oben). Es erscheint eine Liste mit allen Konten, klicken Sie auf "Ok" und schließen Sie das Fenster wieder.
Spalte 3) = DATEV - Export
Advoware ermittelt aus den vorhandenen Informationen den Datev Buchungsschlüssel (der unter Umständen von Advoware abweicht, da dieser in Advoware frei konfigurierbar ist) und überträgt diesen zusammen mit dem Bruttobetrag jeder Buchung an Datev. Um Probleme bei der Übertragung zu vermeiden, sollte jedes Automatikkonto von Datev in dieser Spalte ein Häkchen besitzen.
Sollten Sie schon gebucht haben und möchten nachträglich Häkchen setzen, rufen Sie bitte Ihre zuständige Hotline an.
Übergeben werden Bruttobeträge. Da über die Schnittstelle die Datev verwendet Buchungsschlüssel übertragen werden, ist diese Vorgehensweise unproblematisch.
Spalte 4) = Anlagekonten
Aktivieren Sie das Kontrollfeld, wenn das Konto ein Anlagekonto ist, welches Anlagegüter aufnimmt.
Wählen Sie im Feld "BWA" den Wert "Abschreibungen" für alle Sachkonten, welche als Abschreibungskonten verwendet werden sollen.
Anlage EÜR
Wenn Sie Ihren Kontenrahmen (in der Regel einmalig) auf das
Formular abgestimmt haben, füllt Advoware die Anlage automatisch für Sie
aus. Eine Anleitung hierzu erhalten Sie, wenn Sie auf klicken.
USt.-Voranmeldung
Hier können Sie direkt auf im Formular vorgegebene Kennziffern buchen. Wenn Sie Umsätze oder Ausgaben in Ihrer Kanzlei haben, die nicht unter der geläufigen Einnahmenüberschussrechnung fallen (z.B. steuerfreie Umsätze mit Vorsteuerabzug, innergemeinschaftliche Erwerbe, andere Steuerbeträge etc.) und in der Umsatzsteuervoranmeldung gesondert erscheinen müssen, haben Sie die Möglichkeit, die entsprechende Zeilennummer einzugeben.
In der Regel sind in der Spalte USt.-Voranmeldung keine Eingaben erforderlich. Tragen Sie hier nur etwas in Abstimmung mit der Hotline ein!
Zur Anpassung Ihres Kontenrahmens verfahren Sie wie folgt:
• Halten Sie sich das aktuelle Formular für die Voranmeldung bereit. Falls Sie keines zur Hand haben, können Sie es in Advoware ausdrucken. Klicken Sie hierzu auf "Finanzbuchhaltung" - "Abschluss" - "Ust.-Voranmeldung". Advoware öffnet das Formular als PDF-Datei, das Sie ausdrucken sollten.
• Wechseln Sie in den Kontenrahmen.
• Nehmen Sie sich das Formular zur Hilfe. Das Formular enthält am linken Rand fortlaufend nummerierte Zeilennummern. Im Kontenrahmen geben Sie die Zeilen für das gewünschte Konto ein.
Kontrollieren Sie sorgfältig die Voranmeldung. Buchungsfehler können zu einem falschen Ergebnis führen. So ist es zum Beispiel fehlerhaft, wenn Sie auf einem Konto, dem der Steuerschlüssel 0 zugewiesen wurde, nachträglich einen Steuersatz auswählen.